Od ponad wieku wykres Gantta odgrywał kluczową rolę w pomyślnym realizowaniu projektów oraz prowadzeniu ich od rozpoczęcia do ukończenia. Projekty budowlane, śluby wyjazdowe, tworzenie zawartości, nowe witryny internetowe i niemal każdy projekt,mający początek i koniec, prawdopodobnie zyskają na stosowaniu wykresu Gantta.
Kompleksowy przewodnik po wykresach Gantta
Czym dokładnie jest wykres Gantta?
Wykres Gantta to chronologiczny wykres słupkowy, przystępna oś czasu, która przekształca szczegóły dotyczące projektu w przejrzyste odzwierciedlenie wizualne. Wykresy Gantta są silnie powiązane z zarządzaniem projektem typu kaskadowego. Innymi słowy, każdy etap projektu musi zostać ukończony, zanim będzie można rozpocząć kolejny krok, a etapy nigdy nie są powtarzane.
Jest to plan liniowy, w przeciwieństwie do planu Agile, w którym potrzeby i wymagania ulegają zmianom oraz są dodawane do projektu po pojedynczych przebiegach i ciągle dostarczanych opiniach. Do utworzenia skutecznego wykresu Gantta będzie on musiał zawierać ważne informacje, takie jak:
- Zakres
- Zadania
- Zależności
- Poziom wysiłku (czas) na zadanie
- Zasoby (osoby)
- Kamienie milowe
Dzięki przyjaznemu dla użytkownika oprogramowaniu do zarządzania projektem, tworzenie wykresu Gantta nigdy jeszcze nie było prostsze, nawet dla nowicjusza. Wykresy Gantta są stale w pierwszej piątce najczęściej używanych i pożądanych funkcji w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Warto o tym pamiętać, gdy weźmiemy pod uwagę fakt, że około 9,9% każdej złotówki jest marnowane z powodu niewystarczającej efektywności projektu. To 99 złotych na każdy zainwestowany tysiąc.
Jedną z największych przeszkód w każdym projekcie jest jego rozrastanie się, czyli niemożność kontrolowania lub dopasowania się do czasu, kosztu i zasobów projektu. Ostatnia ankieta wśród kierowników projektu wykazała, że w 52% projektów ukończonych w ciągu ostatnich 12 miesięcy wystąpiło rozrastanie się, co jest znaczącym wzrostem w porównaniu z 43% zgłoszonymi pięć lat temu.
Niemal wszystkie projekty mogą odnosić korzyści ze stosowania wykresów Gantta, ponieważ pozwalają one uprościć zadania zarządzania projektem, utrzymywać je wszystkie w zakresie oraz łatwiej osiągać sukces. Przyjrzyjmy się kilku scenariuszom, w których wykres Gantta może sprawić ogromną różnicę:
Scenariusz: jeśli arkusz kalkulacyjny jest niewystarczający lub nadmiarowy
Uproszczone zarządzanie projektami.
Wszyscy zarządzają projektami. Program Microsoft Project oferuje zaawansowane możliwości i proste zarządzanie, aby można było pomyślnie zrealizować dowolny projekt.
Nawigowanie po wyjątkowo dużym arkuszu kalkulacyjnym oraz wprowadzania w nim zmian może być przytłaczające, albo po prostu przerażające dla Ciebie i osób biorących udział w projekcie. Ponadto nie ma w nim funkcji, takich jak zależności lub planowanie dynamiczne.
Ten zalew informacji można przekształcić w bardziej atrakcyjną graficznie postać, aby nadać zadaniom przejrzystości. Pozwoli to usprawnić koordynację, podejmowanie decyzji, przepływ pracy i nie tylko przez udostępnienie oznaczonej kolorami, graficznej osi czasu od początku do końca. Jest to niezwykle ważne, gdy weźmiemy pod uwagę fakt, że firmy odnoszące sukcesy zwykle mają znacznie wyższy odsetek projektów ukończonych pomyślnie (92%) w porównaniu z tymi, które osiągają gorsze wyniki (32%), oraz marnują o 21 razy mniej pieniędzy z tytułu niewystarczającej efektywności projektu.
Scenariusz: jeśli wiele osób jest zaangażowanych w projekt
Używanie wykresów Gantta online jest bardzo korzystne, gdy są wymagane stałe aktualizacje, aby informować wszystkich na bieżąco. Utworzenie osi czasu online zapewnia płynność i aktualność oraz, w przeciwieństwie do statycznego arkusza kalkulacyjnego, może ułatwić szybkie udostępnianie zadań oraz nadchodzących kamieni milowych wszystkim osobom biorącym udział w projekcie.
Możesz tworzyć dostosowywalne widoki, wprowadzać zmiany w czasie rzeczywistym w celu natychmiastowej kontroli wersji, używać prostej funkcji przeciągania i upuszczania oraz korzystać z dostępnych narzędzi, takich jak funkcje raportowania. W miarę lepszego poznawania wykresów Gantta zaczniesz dostrzegać jeszcze więcej korzyści, takich jak możliwość przechwytywania zależności oraz korzystania z harmonogramów automatycznych, co jest niemożliwe w przypadku samego arkusza kalkulacyjnego.
Dobra wiadomość jest taka, że jeśli już przechowujesz dużo planów projektowych w arkuszach kalkulacyjnych, na przykład w programie Excel, wiele programów ułatwia importowanie tych danych programu Excel w celu szybkiego tworzenia wykresu Gantta.
Gdy śledzisz projekt codziennie, co tydzień, miesiąc lub rok, używanie wykresów Gantta daje wszystkim zaangażowanym osobom wysoce wizualny i zrozumiały sposób śledzenia własnych zadań. Ponadto pozwala to utrzymać wszystko w określonym zakresie, otworzyć kanały komunikacji oraz udostępnić większość zasobów. Wszystkie te elementy są krytyczne do utrzymywania elastyczności i skuteczności, aby móc pomyślnie realizować cele strategiczne.
Zacznij pracę z platformą Microsoft 365
To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.
Powiązana zawartość
Produktywność
Pięć typów narzędzi do współpracy zwiększających produktywność
Produktywność
Wyznaczanie celów a planowanie celów: Opracowywanie strategii trwałego sukcesu firmy
Produktywność
Nowoczesne rozwiązania punktów końcowych: czym są i dlaczego ich potrzebujesz
Produktywność
Odblokowywanie potencjału: Jak działa transformacja przy użyciu narzędzi AI do zwiększania produktywności
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.
Obserwuj platformę Microsoft 365