Zarządzanie projektami: tradycyjne, iteracyjne, czy hybrydowe?

Tak jak większość kierowników projektów (i organizacji) prawdopodobnie masz problem z wyborem optymalnego podejścia do realizacji. Większość z nas wie, że tradycyjne podejścia nie gwarantują powodzenia realizacji i cały czas szuka lepszego sposobu.

Techniki zwinnego lub iteracyjnego tworzenia oprogramowania w ostatnich latach są bardzo chwalone jako duży krok naprzód, który przekłada się na większy sukces realizacji projektu. Dlatego, tak jak większość dzisiejszych organizacji, Twoja firma prawdopodobnie zastanawia się, gdzie i jak najlepiej wykorzystać te techniki zwinnego lub iteracyjnego tworzenia oprogramowania, aby poprawić zarówno terminowość, jak i skuteczność realizacji projektów.

W skrócie techniki iteracyjne planują, tworzą i wdrażają funkcje projektu w małych porcjach (czyli iteracjach). Kluczem do skutecznej realizacji iteracyjnej jest to, że każdy niewielki fragment funkcjonuje w praktyce jako mniejszy, samodzielny projekt, mieszczący się w ramach całego przedsięwzięcia. Dzięki temu dla każdej iteracji można lepiej zaplanować nakład pracy potrzebny do realizacji dwutygodniowej iteracji niż dwuletniego planu. Poza tym, ponieważ planujemy w dwutygodniowych odstępach, możemy łatwo dostosować plan na kolejne dwa tygodnie, aby uwzględnić wszelkie wykryte zmiany.

Analiza przypadku: zwinność kontra tradycyjne podejście

Chcę na chwilę przerwać, żeby opisać nietechniczną sytuację, w której większy sukces osiągnięto, stosując podejście zwinne zamiast tradycyjnego planu.

Posłużmy się przykładem planowania całodniowych zajęć – to właśnie jest nasz projekt. Podobnie jak w dużym projekcie, wiąże się to z dużą niepewnością i ryzykiem: nie wiemy, co wydarzy się po lunchu i może wpłynąć na nasz plan, ale tradycja mówi, że tworzymy szczegółowy plan tego, co będziemy robić w każdej godzinie dnia, od pobudki o 6:00 do pójścia spać o 23:00.

Do 9:00 jesteśmy spóźnieni, bo korki spowolniły nam dojazd do pracy; o 10:00 zostajemy wezwani na pilne spotkanie; a do południa jedynym wykonanym zadaniem było dotarcie do biura, i nawet to było opóźnione.

Teraz potraktujmy to jak projekt zwinny, w którym planujemy tylko następną iterację: przygotowanie się do wyjścia z domu (czyli historie to: prysznic, śniadanie i odprowadzenie dzieci do szkoły). Wszystko to zostało zrealizowane na czas i w ramach budżetu.

Zatem z pewnością planujemy następną iterację, czyli dotarcie do biura (dojazd do centrum przesiadkowego, przejazd pociągiem podmiejskim do stacji, a potem autobusem miejskim do biura).

To nie działa zbyt dobrze: pierwsza historia (dojazd do centrum przesiadkowego) ma problemy z ruchem, więc zmieniamy historię użytkownika na dojazd do biura i uzgadniamy, że pozostałe dwie historie można usunąć z planu iteracji. Po przybyciu planujemy następną iterację. Ale w środku cyklu planowania pojawia się nowa historia (pilne spotkanie) i zajmie nam całą następną iterację.

W końcu, po lunchu, wszystko się uspokaja i możemy spojrzeć na rejestr oraz zacząć pracę nad zadaniami o najwyższym priorytecie; udaje nam się ukończyć dwie iteracje dotyczące najważniejszych elementów po południu.

Gdybyśmy trzymali się tradycyjnego planu, nigdy nie ukończylibyśmy tych elementów o najwyższym priorytecie, bo zostałyby przełożone na następny dzień z powodu opóźnienia planu spowodowanego dojazdem do biura.

Jaki jest najlepszy sposób — zwinny, tradycyjny czy hybrydowy?

To właśnie ta elastyczność pozwalająca dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych jest mocną stroną metod zwinnych lub iteracyjnych i dlatego wiele organizacji je wdraża. ALE czy Twoja organizacja jest naprawdę gotowa na pełne przejście na zwinność? Z mojego doświadczenia wynika, że często pełnemu wdrożeniu zwinności przeszkadza wiele czynników, a szczególnie mocno utrwalone zasady organizacyjne, które często nie są w pełni zgodne z podejściem do zwinności.

Zasady takie jak wymaganie sztywnego budżetu, oświadczenia o uzyskaniu korzyści i daty docelowej zanim projekt zostanie zatwierdzony, są ważne, ale nie są tak naprawdę zwinne. Podobnie organizacyjne zasady wdrożeniowe, których trzeba przestrzegać, aby nie wpływać na istniejące operacje, są kluczowe, ale zdecydowanie nie są one zwinne.

W rezultacie wiele organizacji ma problem z tym, jak zachować niektóre kluczowe „tradycyjne procesy”, jednocześnie dostosowując się do metod iteracyjnych. Odpowiedzią jest hybrydowy model realizacji. Część projektu można realizować metodami tradycyjnymi, a część iteracyjnie.

Hybrydowy model realizacji

Najczęstszy model hybrydowy, z którym się spotkałem, obejmuje tradycyjne rozpoczęcie projektu i planowanie, a potem serię iteracji z przerwami na tradycyjne działania wdrożeniowe związane z wydaniami, po czym następuje kolejna seria iteracji i tradycyjne wdrożenie.

W tym modelu tworzę tradycyjną strukturę podziału pracy (WBS) opartą na efektach, która identyfikuje podstawowe rezultaty potrzebne w organizacji do zatwierdzenia projektu, takie jak karta projektu, plan zarządzania projektem i budżet projektu.

Te wstępne rezultaty można opracować i zarządzać nimi metodami tradycyjnymi, aby pokazać kierownictwu, że ten projekt jest właściwy i warto w niego inwestować zasoby.

Po zatwierdzeniu projektu można przejść do podejścia iteracyjnego, w którym jest utrzymywana lista zadań, a historie o najwyższym priorytecie są wybierane i w pełni rozwijane w następnej iteracji. Widok projektu zmienia się z tradycyjnego wykresu Gantta na interaktywną tablicę typu „przeciągnij i upuść”, która umożliwia dynamiczne przypisywanie historii do iteracji.

W dowolnym momencie, często codziennie, właściciel produktu może dodawać, usuwać i zmieniać historie na liście zadań, aby odzwierciedlić zmieniające się potrzeby biznesowe.

Na koniec każdej iteracji zatrzymujemy się i przeprowadzamy retrospektywę sukcesów i niepowodzeń, a potem wprowadzamy zmiany, aby wdrożyć potrzebne usprawnienia. Następnie – co najważniejsze – dokonujemy przeglądu rejestru produktu i wybieramy najważniejsze historie jako kandydatki do kolejnej iteracji. To podejście zapewnia, że projekt cały czas pracuje nad najbardziej właściwymi zadaniami o największej wartości.

W każdej iteracji zespół może stosować zasady zwinne, takie jak codzienne spotkanie na chwilę, i omawiać status historii zaplanowanych na bieżącą iterację. Dzięki temu zespół ma pełną kontrolę nad pracą wykonaną w ramach iteracji, a jednocześnie cały projekt pozostaje aktualny i dostępny do raportowania w całym przedsiębiorstwie pod kątem dostępności zasobów oraz statusu portfela i programu.

Jedną z kluczowych zasad zwinności jest możliwość wdrażania docelowego rozwiązania w małych wydaniach. Ma to tę zaletę, że można korzystać z wstępnej funkcjonalności, aby jak najszybciej osiągnąć część zakładanych korzyści biznesowych.

Poza tym daje możliwość wczesnej weryfikacji rozwiązania, dzięki czemu wszelkie korekty można łatwo uwzględnić w pozostałych historiach w rejestrze produktów. Dlatego, gdy tylko w iteracjach zostanie ukończona wystarczająca liczba historii o wysokim priorytecie, projekt wróci do tradycyjnego cyklu i zrealizuje standardowe zadania wdrożeniowe wymagane przez organizację.

Wypróbuj bezpłatnie program Microsoft Project

Wypróbuj program Microsoft Project przez jeden miesiąc bezpłatnie

Dowiedz się jak

Te działania związane z wydaniem i wdrożeniem będą planowane i kontrolowane przy użyciu tradycyjnych podejść, a także zapewnią przestrzeganie zdefiniowanych procesów, aby ograniczyć wpływ na istniejące operacje podczas wdrażania nowych projektów.

Po zakończeniu pierwszego wydania projekt wraca do podejść zwinnych i zaczyna realizować kolejną serię iteracji, aby kontynuować rozwój pozostałych historii.

Choć to „fazowe” podejście do łączenia metod zwinnych i tradycyjnych jest najczęstsze, można łączyć te podejścia, aby spełnić określone wymagania dotyczące realizacji projektu. Na przykład zarządzałem projektem, który wymagał bardzo wysokiego poziomu zgodności i weryfikacji podczas wdrażania nowego produktu dla bardzo silnie regulowanej branży. Dlatego większość mojego projektu była planowana i kontrolowana przy użyciu metod tradycyjnych.

Jednak w projekcie była część związana z analizą biznesową, w której moja firma przetwarzała ogromną ilość danych o wydajności generowanych przez system; tę część najlepiej wspierało podejście zwinne. W przypadku składnika BI projektu (realizowanego równolegle z tradycyjnymi pracami) wybieraliśmy historie o najwyższym priorytecie — takie, które można było ukończyć w trzytygodniowym sprincie — i kończyliśmy iterację.

Ponieważ wiele z tych historii miało charakter eksploracyjny, często tworzyliśmy nowe historie — albo do dalszej eksploracji, albo do przygotowania konkretnych raportów wydajności. Po prostu dodawaliśmy je do zaległości do rozważenia w następnym sprincie.

Dzięki takiemu podejściu miałem jeden harmonogram projektu, który zapewniał realizację wszystkich wymaganych kroków związanych ze sprawozdawczością i regulacjami, a jednocześnie pozwalał na bardzo elastyczne podejście do tworzenia nieregulowanego składnika raportowania biznesowego projektu.

To, że cała praca była w jednym harmonogramie, dawało jeden obraz wszystkiego, co działo się w tym projekcie:

Od razu miałem dostęp do informacji potrzebnych do zarządzania przydziałem zasobów do najbardziej odpowiednich zadań (tradycyjnych lub zwinnych)

Miałem też możliwość tworzenia zaawansowanych tygodniowych i miesięcznych raportów statusowych

Zwinne podejście to niezwykle skuteczna metoda realizacji projektów, która może przynieść Twojej organizacji znaczące korzyści w całym zestawie narzędzi do realizacji projektów. Można z niego korzystać samodzielnie, jako część etapowego podejścia do realizacji lub jako element hybrydowej struktury realizacji.

Kluczem jest przyjęcie zasad zwinnych, które pomogą Twojej organizacji osiągać sukcesy w dostarczaniu efektów, przy jednoczesnym przestrzeganiu tradycyjnych procesów, które do tej pory pomagały jej odnosić sukcesy.

Steve Caseley ma ponad 35 lat doświadczenia w usłudze Microsoft Project i od pierwszej wersji jest aktywnym użytkownikiem tej usługi. Jest redaktorem kilku książek związanych z usługą Microsoft Project i najlepszymi rozwiązaniami do zarządzania projektami. Jest głównym konsultantem w firmie Sensei Project Solutions, gdzie pomaga dużym organizacjom osiągać doskonałość w realizacji projektów, korzystając z zestawu narzędzi Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

POWIĄZANE PRODUKTY
Office 365

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz

Powiązana zawartość

Zarządzaj moją firmą

Dlaczego dyrektorzy nienawidzą kierowników projektów?

Przeczytaj więcej

Szczegółowe informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym, aby omówić swoją sytuację.