Projectbeheer: traditioneel, herhalend of hybride?

Net als de meeste projectmanagers en organisaties heb je waarschijnlijk moeite om de optimale aanpak voor oplevering te kiezen. De meesten van ons beseffen dat traditionele methoden geen garantie bieden voor een geslaagde oplevering en zijn daarom altijd op zoek naar een betere manier.

Agile of iteratieve ontwikkeltechnieken krijgen de laatste jaren veel positieve aandacht, omdat ze een aanzienlijke verbetering zouden zijn, met als resultaat een succesvollere projectoplevering. Daarom vraagt jouw organisatie zich, net als de meeste organisaties tegenwoordig, waarschijnlijk af waar en hoe deze agile of iteratieve ontwikkeltechnieken het beste kunnen worden gebruikt om zowel de tijdigheid als het succes van projectoplevering te verbeteren.

Kort gezegd worden bij iteratieve ontwikkelingstechnieken de functionaliteiten van een project in kleine delen (of iteraties) gepland, ontwikkeld en geïmplementeerd. De sleutel tot een geslaagde iteratieve oplevering is dat elk klein deel effectief werkt als een kleiner miniproject onder de paraplu van het totale project. Daardoor kan bij elke iteratie van een miniproject de benodigde inspanning beter worden gepland voor het voltooien van een iteratie van twee weken dan voor een plan van twee jaar. Omdat we in perioden van twee weken plannen, kunnen we de planning voor de komende twee weken bovendien gemakkelijk aanpassen aan eventuele vastgestelde wijzigingen.

Casestudy: Agile versus traditionele aanpak

Ik wil even pauzeren om een niet-technische situatie te beschrijven waarin meer succes werd behaald met een agile methode dan met een traditioneel plan.

Laten we een voorbeeld nemen van het plannen van de activiteiten van een hele dag. Dat is het project. Net als bij een groot project zijn er veel onzekerheden en risico's: we weten niet wat er na de lunch gaat gebeuren dat ons plan zou kunnen beïnvloeden, maar doorgaans stellen we een uitgebreid plan op voor wat we elk uur van de dag gaan doen, vanaf het moment dat we om 6 uur ’s ochtends opstaan tot we om 11 uur ’s avonds naar bed gaan.

Om 9 uur ’s ochtends lopen we al achter op schema omdat we door het verkeer te laat op het werk zijn aangekomen en om 10 uur worden we verzameld voor een spoedvergadering. Tegen de middag was de enige voltooide taak van de dag dat we op kantoor waren aangekomen en zelfs dat was al later dan gepland.

Laten we dit nu behandelen als een agile project waarbij we alleen de volgende iteratie plannen: het huis verlaten om weg te gaan (dus de verhalen zijn: douchen, ontbijten en de kinderen naar school brengen). Dit werd allemaal succesvol op tijd en binnen budget opgeleverd.

Dus plannen we met vertrouwen de volgende iteratie, namelijk op aankomen op kantoor (naar het busstation rijden, de forensentrein naar het station nemen en vervolgens met de stadsbus naar kantoor gaan).

Dit verloopt minder soepel: bij het eerste verhaal (naar het busstation rijden) doen zich problemen voor door het verkeer, dus wijzigen we gebruikersverhaal in 'naar kantoor rijden' en spreken we af de andere twee verhalen uit het iteratieplan te schrappen. Bij aankomst plannen we de volgende iteratie. Halverwege de planningscyclus wordt echter een nieuw verhaal toegevoegd (de spoedvergadering) en die neemt de hele volgende iteratie in beslag.

Na de lunch wordt het wat rustiger en kunnen we de achterstand onder ogen zien en aan de taken met de hoogste prioriteit beginnen; in de middag ronden we twee iteraties af, zodat we de taken met de hoogste prioriteit hebben afgehandeld.

Als we ons aan het oorspronkelijke plan hadden gehouden, zouden we deze taken met de hoogste prioriteit nooit hebben afgerond omdat deze naar de volgende dag zouden zijn verschoven vanwege de vertraging in het plan die werd veroorzaakt door het pendelverkeer naar kantoor.

Wat is de beste aanpak: agile, traditioneel of hybride?

Het is juist deze flexibiliteit om je te kunnen aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften waarin agile of iteratieve methoden uitblinken en waarom veel organisaties hiermee aan de slag gaan. MAAR is jouw organisatie echt klaar om volledig voor agile te gaan? Uit ervaring weet ik dat er vaak veel belemmeringen zijn voor een ingebruikname van agile op grote schaal, vooral vaste organisatiebeleidsregels die vaak niet helemaal compatibel zijn met agile methoden.

Beleidsregels zoals de eis dat er een definitief budget, een overzicht van de te realiseren voordelen en een streefdatum moeten zijn voordat een project kan worden goedgekeurd, zijn belangrijk (maar niet echt agile). Op organisatiebeleidsregels voor implementatie die moeten worden gevolgd om ervoor te zorgen dat bestaande werkzaamheden geen gevolgen ondervinden, zijn cruciaal (maar zeker niet agile).

Daardoor worstelen veel organisaties met hoe ze bepaalde belangrijke traditionele processen kunnen behouden terwijl ze zich aanpassen aan iteratieve methoden. Het antwoord is een hybride opleveringsmodel. Delen van het project kunnen met traditionele beheermethoden worden opgeleverd, andere delen kunnen iteratief zijn.

Hybride opleveringsmodel

Het meest voorkomende hybride model dat ik ben tegengekomen, ondersteunt traditionele manieren voor het starten en plannen van projecten, gevolgd door een reeks iteraties met onderbrekingen voor traditionele implementatieactiviteiten voor releases die ook weer worden gevolgd door een reeks iteraties en traditionele implementatie.

In dit model ontwikkel ik een traditionele, resultaatgebaseerde structuur voor werkspecificatie, waarmee de kernresultaten worden geïdentificeerd die in de organisatie nodig zijn voor goedkeuring van het project, zoals projectcharter, projectbeheerplan en projectbudget.

Deze eerste resultaten kunnen met behulp van traditionele methoden worden ontwikkeld en beheerd om het management te laten zien dat dit project zinvol is en dat het de moeite waard is om er middelen in te investeren.

Als het project is goedgekeurd, kan er vervolgens worden overgegaan naar een iteratieve aanpak waarbij een backlog met verhalen wordt bijgehouden en de verhalen met de hoogste prioriteit worden geselecteerd en volledig uitgewerkt in de volgende iteratie. De weergave van het project verandert van de traditionele Gantt-diagramweergave naar een interactief bord voor slepen en neerzetten, zodat verhalen dynamisch aan iteraties kunnen worden toegewezen.

De producteigenaar kan op elk moment, vaak dagelijks, verhalen aan de backlog toevoegen, verwijderen of wijzigen om in te spelen op de veranderende bedrijfsbehoeften.

Aan het einde van elke iteratie nemen we even de tijd om de successen en mislukkingen te evalueren en brengen we wijzigingen aan om de nodige verbeteringen door te voeren. Daarna, en dat is het belangrijkst, bekijken we de productbacklog en selecteren we de belangrijkste verhalen als kandidaten voor de volgende iteratie. Deze aanpak zorgt ervoor dat het project zich altijd richt op de meest geschikte werkzaamheden met de hoogste toegevoegde waarde.

Tijdens elke iteratie kan het team gebruikmaken van agile-principes, zoals de dagelijkse stand-up, en de status bespreken van de verhalen die voor de huidige iteratie op het programma staan. Zo heeft het team volledige controle over het werk dat binnen een iteratie wordt uitgevoerd, terwijl het project als geheel actueel blijft en beschikbaar is voor enterprise-rapportage op basis van resourcecapaciteit en de portfolio- en programmastatus.

Een essentieel onderdeel van de agile-principes is het vermogen om de uiteindelijke oplossing in kleine releases te implementeren. Het voordeel hiervan is dat je voorlopige functionaliteit kunt gebruiken om enkele van de verwachte bedrijfsvoordelen zo snel mogelijk te realiseren.

Bovendien biedt dit het voordeel dat de oplossing in een vroeg stadium kan worden gevalideerd, zodat eventuele aanpassingen gemakkelijk kunnen worden verwerkt in de overige verhalen in de productbacklog. Zodra er in de iteraties voldoende taken met hoge prioriteit zijn afgerond, wordt voor het project weer teruggekeerde naar een traditionele cyclus en worden de vereiste standaardimplementatietaken voor de organisatie uitgevoerd.

Probeer Microsoft Project gratis

Probeer Microsoft Project één maand gratis uit

Meer informatie

Deze activiteiten op het gebied van oplevering en implementatie worden gepland en beheerd met traditionele methoden en zorgen ervoor dat gedefinieerde processen worden gevolgd om eventuele gevolgen voor de lopende bedrijfsvoering bij de implementatie van nieuwe projecten tot een minimum te beperken.

Nu de eerste release is afgerond, wordt teruggekeerd naar agile werkwijzen en wordt begonnen met een nieuwe reeks iteraties om de ontwikkeling van de resterende verhalen voort te zetten.

Hoewel deze gefaseerde aanpak voor het combineren van agile en traditionele aanpakken het meest voorkomt, kun je aanpakken ook combineren om specifieke vereisten voor projectoplevering te ondersteunen. Ik heb bijvoorbeeld een project geleid waarbij zeer strenge nalevings- en validatie-eisen golden bij het implementeren van een nieuw product in een zeer sterk gereguleerde sector. Daarom werd het grootste deel van mijn project gepland en beheerd met behulp van traditionele methoden.

Er was echter een onderdeel van het project op het gebied van business intelligence waarbij mijn bedrijf de enorme hoeveelheid prestatiegegevens analyseerde die het systeem genereerde. Voor dit onderdeel was een agile aanpak het meest geschikt. Voor het BI-gedeelte van het project, dat parallel liep aan het traditionele werk, selecteerden we de verhalen met de hoogste prioriteit, die in een sprint van drie weken konden worden afgerond, en voltooiden we een iteratie.

Aangezien veel van deze verhalen verkennend van aard waren, maakten we vaak nieuwe verhalen, voor verder onderzoek en om specifieke prestatierapporten op te stellen. Die werden dan toegevoegd aan de backlog voor beoordeling tijdens de volgende sprint.

Met deze aanpak had ik één projectschema waarmee ik ervoor zorgde dat ik alle vereiste rapportage- en regelgevingsstappen voltooide, terwijl er ook een zeer flexibele aanpak mogelijk bleef voor het ontwikkelen van het niet-gereguleerde onderdeel voor bedrijfsrapportage van het project.

Door al het werk in één planning onder te brengen, kregen we één overzicht van alles wat er in dit project gebeurde:

De informatie die ik nodig had om de toewijzing van middelen aan de meest geschikte taken (traditioneel of agile) te beheren, was direct beschikbaar

De mogelijkheid om krachtige wekelijkse en maandelijkse statusrapporten te maken, was direct beschikbaar

Agile is een uiterst krachtige aanpak voor projectoplevering die aanzienlijke voordelen zou moeten bieden voor de totale toolset voor het uitvoeren van projecten van je organisatie. Deze toolset kan op zichzelf worden gebruikt, als onderdeel van een gefaseerde implementatieaanpak of worden geïntegreerd in een hybride opleveringsstructuur.

Het komt erop aan de agile-principes toe te passen die je organisatie helpen om projecten succesvol af te ronden terwijl je ook vasthoudt aan de traditionele processen die je organisatie tot op heden succesvol hebben gemaakt.

Steve Caseley heeft meer dan 35 jaar ervaring met Microsoft Project en is al sinds de eerste release een actief gebruiker van Microsoft Project. Hij is redacteur van verschillende boeken over Microsoft Project en best practices op het gebied van projectmanagement. Hij is Principal Consultant bij Sensei Project Solutions, waar hij grote organisaties helpt om uitmuntendheid in projectoplevering te bereiken met behulp van de Microsoft PPM-toolset (Project Portfolio Management).

GERELATEERDE PRODUCTEN
Office 365

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo krijg je overal en altijd meer gedaan.

Koop nu

Verwante inhoud

Beheer mijn bedrijf

Waarom zijn projectmanagers niet populair bij leidinggevenden?