Hybride werken is de standaard geworden voor miljoenen mensen. Veel mensen werken een of meer dagen per week vanuit huis. Daardoor hebben ze meer tijd voor hobby's, om slaap in te halen of om tijd door te brengen met familie en vrienden, in plaats van in de file te staan. Het goede nieuws is dat deze grotere flexibiliteit geen invloed heeft gehad op de productiviteit. Volgens de Microsoft Work Trend Index geeft 87 procent van de hybride werknemers aan productief te zijn op het werk. De productiviteitscijfers in Microsoft 365 blijven stijgen1.
21 tips voor thuiswerken
Hoe je thuis kunt werken
Dat betekent nog niet dat thuiswerken makkelijk is. Voor veel mensen kan het lastig zijn om op die manier verbonden te blijven met de bedrijfscultuur. Zonder duidelijke grenzen kan werk bovendien steeds meer inbreuk maken op het privéleven van werknemers. Zorg goed voor jezelf en blijf gefocust met de volgende tips om vanuit huis te werken. Hier vind je de ultieme gids met 20 praktische tips voor werken op afstand, zodat je optimaal kunt werken, zelfs als dat aan de keukentafel is.
1. Kies een werkplek
Als je overal werkt, kun je nergens ontspannen. Kies een werkplek in je huis, al is maar een hoekje van je keuken. Het fysieke onderscheid tussen de plek waar je werkt en ontspant helpt je tijdens werktijd over te schakelen naar een professionele werkhouding. Dan kun je je daarna weer richten op persoonlijke relaties, het huishouden en andere activiteiten.
2. Houd je aan een schema
Bepaal je werktijden thuis, zodat je niet de hele avond blijft werken. Je schema hoeft niet van 9:00 tot 17:00 uur te lopen. Kies gewoon vaste werktijden en houd je eraan. Door deze routine in te slijpen, geef je je hersenen, net als bij het inrichten van een thuiskantoor, het signaal dat het tijd is om te werken of te ontspannen. Zo weten gezinsleden ook wanneer ze je kunnen verwachten.
3. Zorg dat je de juiste hulpmiddelen hebt
Als je je afvraagt hoe je effectief en efficiënt vanuit huis kunt werken, maken de juiste benodigdheden het verschil. Dit heb je nodig:
- Een computer, toetsenbord, muis en een extra beeldscherm (optioneel, maar handig).
- Software voor videoVergaderingen en groeps-chats.
- Online cloudopslag om op afstand toegang te krijgen tot bestanden.
- Oordopjes, een geluiddempende koptelefoon of een headset met microfoon.
- Een comfortabele, ondersteunende bureaustoel.
- Goede verlichting, zowel voor jezelf als voor anderen die videogesprekken met je voeren.
- Andere kantoorbenodigdheden, zoals een waterfles, koffiemok, zakdoekjes, een schaar, verpakkingstape, pen en papier, en persoonlijke spulletjes.
4. Ga douchen en kleed je aan
Waarom zou je je aankleden als je toch nooit iemand ziet? Het is verleidelijk om je hygiëne en uiterlijke verzorging te laten versloffen als je op afstand werkt, maar dat heeft niet alleen invloed op hoe je eruitziet, maar ook op hoe je je voelt. Een douche in de ochtend kan ervoor zorgen dat je je frisser voelt dan wanneer je direct na het opstaan je laptop opent. Door aandacht te besteden aan je uiterlijk laat je zien dat je jezelf waardeert en zorg verdient. Ook als niemand je ziet, voel je je zelfverzekerd en ben je klaar voor onverwachte videogesprekken.
5. Zorg dat je keuken goed gevuld is
Herinner je je nog de keuken op kantoor met gratis snacks en een luxe espressomachine? Het is tijd om in je eigen keuken te investeren. Schaf een waterkoker of koffiezetapparaat aan en zorg dat je genoeg van je favoriete dranken in huis hebt. Leer hoe je je perfecte drankje maakt en vul je voorraadkast met allerlei snacks en lekkernijen. Zo heb je alles wat je nodig hebt om je dag goed te beginnen.
6. Stel het juiste geluidsniveau in
Een voordeel van thuiswerken is dat je geen last hebt van praatgrage collega’s of andere afleidingen zoals op kantoor. Bepaal of je van stilte houdt of achtergrondgeluid of muziek nodig hebt om je te concentreren. Zijn er thuis luidruchtige kinderen en huisdieren? Koop dan een apparaat voor achtergrondgeluid of overweeg een geluiddempende koptelefoon.
7. Stel richtlijnen op voor je gezin
Als kinderen je thuis zien werken, betekent dat toch dat je altijd met ze kunt spelen? Schep duidelijkheid door je gezinsleden te vertellen wanneer je werkt en wanneer je pauzeert. Bepaal hoe je ervoor zorgt dat ze stil zijn tijdens belangrijke Vergaderingen. Je kunt ze bijvoorbeeld een paar minuten van tevoren waarschuwen of een bordje aan je deur hangen. Heb je jonge kinderen en een partner thuis? Plan Vergaderingen dan niet op hetzelfde moment, zodat een van jullie op de kinderen kan letten.
8. Plan je dag
Sommige mensen staan graag vroeg op en zijn direct klaar om aan de slag te gaan, terwijl anderen drie keer op de sluimerknop drukken en pas ergens na de lunch op hun creatiefst zijn. Denk na over wanneer je het productiefst bent en plan je werkdag op basis van je energieniveau. Reserveer tijd in je agenda om ongestoord te werken en gebruik statusberichten om te laten weten wanneer je bezig bent.
9. Beperk afleidingen
Het is verleidelijk om tijdens het werk op internet te gaan surfen en de tijd uit het oog te verliezen. Help jezelf gefocust te blijven door een timer in te stellen, bijvoorbeeld op 15 minuten om het nieuws te lezen. Gebruik software of browserextensies die sociale media tijdens werktijd blokkeren. Plan boodschappen en andere zaken tijdens de lunch of na het werk om onderbrekingen zo veel mogelijk te beperken.
10. Plan pauzes
Niemand kan elke dag de hele dag gefocust blijven. Een van de vele praktische tips voor thuiswerken is om af en toe tijd in te plannen om even helemaal los te komen van het werk. Zet pauzes in je agenda, zodat je je hoofd leeg kunt maken en iets hebt om naar uit te kijken, zoals:
- Een ommetje maken door de buurt.
- Lunchen met je gezin.
- Een bezoekje aan je favoriete koffiezaak.
- Tien minuten naar schattige dierenfilmpjes kijken.
- Een middagsnack.
11. Rek je uit en kom in beweging
Thuiswerken betekent dat je niet naar een vergaderruimte, printer of het kantoor van een collega hoeft te lopen. Daardoor heb je minder redenen om af en toe op te staan en je uit te rekken. Voorkom pijnlijke spieren en vermoeidheid door thuis rond te lopen, naar buiten te gaan om te kijken of je post hebt en gedurende de dag rekoefeningen te doen. Je lichaam zal je dankbaar zijn.
12. Let op je houding
Een 'tech-nek' is de voorovergebogen houding en de spanning die je kunt voelen doordat je de hele dag voorovergebogen achter een scherm zit. Merk je dat je houding verslechtert tijdens het thuiswerken? Hier zijn een paar ideeën:
- Werk niet in bed of op de bank.
- Stel je stoel en beeldschermen zo af dat je armen en benen een hoek van 90 graden maken, je beeldschermen op ooghoogte staan, je rug recht is en je voeten plat op de vloer staan.
- Doe enkele eenvoudige oefeningen, zoals je hoofd van de ene naar de andere kant kantelen, je schouders heen en weer rollen en wat rek- en strekoefeningen.
- Ga naar een chiropractor of massagetherapeut als dat mogelijk is.
- Gebruik een ergonomisch toetsenbord of een zachte polssteun voor je toetsenbord en muis.
Een crashcursus in Microsoft 365 met Teams
Help je organisatie te groeien, zelfs als hybride werk nieuwe uitdagingen oplevert. Download een crashcursus in Microsoft 365 met Teams om te leren hoe je de productiviteit en betrokkenheid kunt verbeteren en tegelijkertijd je gegevens kunt beschermen.
13. Communiceer bewust
Als je thuiswerkt, zijn er geen spontane gesprekken op de gang en het is lastig om non-verbale signalen op te merken tijdens chats. Daarom is het extra belangrijk om duidelijk en uitgebreid te communiceren en het juiste kanaal voor je gesprekken te kiezen. Hier vind je enkele tips om te bepalen welk communicatiekanaal je op welk moment moet gebruiken:
- Chatberichten: chats bieden een directe en informele manier om met een of meer personen te praten. Het is een goede manier om de voortgang van een lopend project te bespreken, snel input van iemand te krijgen of gewoon contact te maken met een collega. Houd bij het chatten rekening met de statusberichten van anderen. Als iemand geconcentreerd aan het werk is, kun je beter even wachten met pingen.
- E-mail: e-mail is een uitstekend kanaal voor formele, schriftelijke communicatie. Als je de uitkomst van een vergadering wilt vastleggen of je mening over een complex onderwerp wilt geven, is e-mail misschien wel het juiste hulpmiddel. E-mail kan echter omslachtig worden wanneer meerdere mensen een beslissing proberen te nemen of een meningsverschil proberen op te lossen. Als mensen het na meerdere e-mails nog steeds niet eens zijn, kun je overwegen om het gesprek te vervolgen in een telefoongesprek of vergadering.
- Telefoon: je kunt met twee of meer mensen bellen. Bellen is een goed middel om overeenstemming te bereiken of een dringend probleem te bespreken. Omdat je de intonatie kunt horen, helpen telefoongesprekken misverstanden tot een minimum te beperken.
- Videovergadering: met videoVergaderingen kunnen twee of meer mensen op verschillende locaties verbinding maken en samenwerken. En omdat je mensen kunt zien, is het gemakkelijker om non-verbale communicatie te interpreteren. Met de meeste videovergaderingssoftware kun je je scherm delen en op een whiteboard werken, om een persoonlijke vergadering zo goed mogelijk na te bootsen. Als je een videogesprek plant, moet je ervoor zorgen dat deze voor iedereen productief is. Als er meerdere deelnemers zijn, maak je een agenda en zorg je ervoor dat iedereen zijn of haar rol begrijpt.
14. Controleer je video
Zorg ervoor dat je er goed uitziet tijdens videogesprekken en dat er niets afleidends op de achtergrond te zien is. Je hoeft geen perfect ingerichte boekenkast te hebben, want sommige apps voor videoVergaderingen maken je achtergrond wazig. Zet vóór Vergaderingen je camera aan om te controleren of je goed verlicht bent en pas de verlichting zo nodig aan. Als je uiteindelijk in comfortabele huiskleding werkt, bewaar je een extra overhemd in de buurt voor last-minute videogesprekken.
15. Zorg dat je schoonmaakmiddelen in huis hebt
Iets wat niemand je vertelt als het om effectief en efficiënt thuiswerken gaat, is dat je bureau stoffig wordt. Houd een microvezeldoekje of doek bij de hand om je beeldschermen schoon te maken. Stel minstens één keer per maand een herinnering in om alles van je bureau te halen, alles af te stoffen of af te nemen en vervolgens weer alles terug te zetten. Spuitbussen met perslucht zijn ook handig om kruimels en stof uit je toetsenbord te verwijderen.
16. Wees proactief in het leggen van contacten
Het is normaal om je af en toe eenzaam en afgesloten te voelen wanneer je thuiswerkt. Wacht niet tot anderen contact met je opnemen, maar plan regelmatig overlegmomenten met je manager en team. Vraag om wat je nodig hebt en laat het weten als je ergens mee worstelt, zodat anderen je kunnen helpen. Als je iemand mist, reserveer dan 15 minuten in diens agenda om bij te praten. Als je genoeg hebt van videogesprekken, bel je iemand terwijl je een wandeling maakt.
17. Bescherm gevoelige informatie
Thuiswerken kan informeel aanvoelen, omdat je geen bedrijfsbadge nodig hebt om binnen te komen, maar vertrouwelijke werkinformatie moet wel vertrouwelijk blijven. Laat gezinsleden je werkcomputer niet gebruiken en volg aanbevolen procedures, bijvoorbeeld als het gaat om het regelmatig wijzigen van wachtwoorden. Zorg er bij gevoelige telefoongesprekken voor dat anderen je niet kunnen horen en ontkoppel slimme Bluetooth-apparaten. Laat je werkapparaten niet onbeheerd achter, thuis of in de openbare ruimte. Installeer software-updates zodra ze beschikbaar zijn, zodat je apparaten niet kwetsbaar zijn voor cyberbeveiligingsbedreigingen en vermijd onbeveiligde draadloze verbindingen.
18. Gebruik afwezigheidsberichten
Met e-mail, chat en video is het logisch dat je direct antwoord verwacht van collega’s, maar soms moet je even weg voor een afspraak. Werk je status bij in je app voor groeps-chats voordat je je bureau langer dan een paar minuten verlaat, bij voorkeur met het tijdstip waarop je terug bent en je tijdzone (zo is 'Ik ben om 1 uur CET weer terug' beter dan 'Ik ben even een uurtje weg'). Vermeld indien nodig je telefoonnummer in je afwezigheidsbericht, zodat collega’s je kunnen bereiken als het dringend is.
19. Sta af en toe even stil bij hoe het met je gaat
Vraag jezelf na een maand of twee af of dit een geschikte manier van werken voor je is. Wat vind je fijn en wat vind je vervelend aan je thuiswerkplek? Probeer je kantoor naar een andere kamer te verplaatsen, dichter bij een raam te gaan zitten, een kussen op je stoel te leggen of je bureau anders in te richten. Als je al langere tijd volledig op afstand werkt en het kantoor mist, kun je overwegen om, als dat mogelijk is, één of twee dagen per week naar kantoor te gaan.
20. Wees mild voor jezelf
Gun jezelf wat, we zijn mensen, geen robots. Wees niet te streng voor jezelf als je moeite hebt om je te concentreren of op volle kracht te werken. Zelfs met deze praktische tips voor thuiswerken heeft iedereen weleens een mindere dag. Doe gewoon je best en heb aandacht voor jezelf en je team.
Volgende stappen
Thuiswerken kan je leven verrijken, of je dat nu één keer per week of elke dag doet. Je bent minder tijd kwijt aan woon-werkverkeer en hebt meer mogelijkheden voor hobby's en contact met je familie en vrienden. Hoewel het in het begin lastig kan zijn om te leren hoe je je thuis op je werk concentreert, kunnen hybride en externe werkvormen je met de juiste inrichting en praktische tips meer controle over je tijd geven en leiden tot meer tevredenheid met je werk.
Werk samen en houd contact terwijl je op afstand werkt met een gratis app voor groeps-chats, of ga direct aan de slag met een uitgebreide suite met zakelijke apps waarmee je productief blijft.
Het Microsoft 365-team is gericht op het delen van resources om je te helpen je bedrijf te starten, te runnen en te laten groeien.
- [1]
“Hybrid Work Is Just Work. Are We Doing It Wrong?” Work Trend Index, Microsoft,
22 september 2022, p. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
Aan de slag met Microsoft 365
Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo krijg je overal en altijd meer gedaan.
Verwante inhoud
Bedrijfsproductiviteit
Acht manieren om aan te sturen op de ingebruikname van frontlijntechnologie
Mijn bedrijf beheren
Hybride cloudbeveiliging verbeteren met een Zero Trust-framework
Mijn bedrijf beheren
Wat is een zeer klein bedrijf?
Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.
Microsoft 365 volgen