På vei inn i KI-ens gullalder i forretningskommunikasjon
Med fremveksten av KI som den mest transformative teknologien i denne tiden, tar ledere i bruk KI og de omveltende konsekvensene for virksomheten.
KI kan hjelpe virksomheter med å redusere kostnader, fremme kreativitet, øke produktiviteten på en sikker måte og utvikle ferdighetene til dem som bruker den. En nylig studie fra Icertis viste at 80 % av ledere i toppledelsen forventer at generativ KI vil påvirke bunnlinjen i løpet av de neste fem årene. Virksomheter bruker allerede KI til kreativitet, KI i markedsføring, KI til logistikk og produksjon og KI til kundeservice, og denne trenden vil fortsette.
Kom i gang med KI for møter
Bedriftsledere kan møte utfordringer med endringsledelse når de introduserer ideen om å bruke KI på jobb. En effektiv måte å begynne å bygge en kultur for KI-adopsjon på er å bruke KI-verktøy til fysiske og nettbaserte møter.
Ingen vil sitte fast i et møte, særlig ikke hvis det er dårlig planlagt, dårlig ledet eller enda verre – unødvendig.
Møter drevet av KI-verktøy hjelper folk med å bruke tid og ressurser mer effektivt, og gir høyere produktivitet. KI-møteverktøy tar seg av rutineoppgaver og tidkrevende oppgaver, og gir folk mer rom til å samarbeide, innovere og påvirke resultatene positivt.
Før vi ser nærmere på fordelene med hvordan KI-teknologi kan gjøre store og små virksomhetsmøter mer effektive, skal vi se på hvordan de fungerer.
Slik bruker du KI for møter
KI-teknologi for virksomhetsmøter kan bidra til å forbedre samarbeid og kommunikasjon på flere måter, og gir målbare fordeler for folk og organisasjoner. Hovedfunksjonen til KI-møteverktøy er intelligent automatisering av rutineoppgaver som:
- Planlegging og omplanlegging av møter basert på deltakernes tilgjengelighet i kalenderen
- Sende varsler, påminnelser og oppfølgingskommunikasjon.
- Bruke KI til møtereferater.
- Få tilgang til forretningsdata.
- Gi undertekster og oversettelser i sanntid.
- Generere en transkripsjon.
- Opprette handlingspunkter.
- Tildele og følge opp oppgaver.
- Avdekke relevante innsikter.
- Identifisere forbedringer.
- Økt sikkerhet.
Låse opp fordelene med KI i møter
Møter kan være en kilde til inspirasjon, kreativitet og bidrag – men noen ganger kan de føles som slit. Team kan jobbe mer effektivt ved å bruke KI til å automatisere oppgaver, holde en nøyaktig og sikker oversikt og oppsummering av diskusjonen, gi innsikt og forslag til forbedringer, og tildele og følge opp handlingstrinn.
Ledere kan legge til rette for mer effektive møter ved å bruke KI-teknologi. KI-møteverktøy kan løfte møteopplevelsen for folk på konkrete måter ved å ta seg av disse oppgavene:
Håndtere planlegging og agendaer, ta notater og transkribere møtedetaljer:
- Koordinere flere kalendere for å finne tidspunkt og dato for møtet.
- Lag en agenda.
- Book et rom for møter på kontoret.
- Opprett og del en videokonferanse-kobling.
- Bruk KI til møtenotater.
- Effektiviser kortfattet kommunikasjon.
- Opprett transkripsjoner og undertekster i sanntid.
- Tildel handlingspunkter og følg opp.
Tilpass deltakeropplevelsen:
- Tilpasse støtte og forslag til ressurser for hver deltaker basert på preferansene deres.
- Opprette en kanal for å gi og motta tilbakemeldinger for å oppmuntre til jevnlig forbedring.
- Dele møtedetaljer på tvers av kontinenter og språk for å støtte globalt samarbeid.
- Analysere samtalemønstre for å forstå hvordan team kommuniserer og løser problemer sammen, og hjelpe ledere med å løse bekymringer raskt.
- Identifisere kunnskapshull og foreslå læringsmuligheter som er tilpasset den enkelte.
- Samle kunnskap og innsikt ved hjelp av KI for samarbeid.
Bygge konsensus for å sikre at alle er på samme side:
- Beholde og dele presise møtetranskripsjoner og avdekke mønstre, innsikt og løsninger.
- Identifisere talere og måle stemning for å avdekke hindringer, friksjon og muligheter for å forbedre fremdriften.
- Gå dypere inn i forståelsen av viktige diskusjonspunkter og emner for å legge til rette for produktivt samarbeid og rettidig beslutningstaking.
Bygg en buffer mot cybertrusler:
- Bidra til å beskytte møtedata mot manipulering og avlytting fra tredjeparter med ende-til-ende-kryptering.
- Noen verktøy tilbyr biometrisk autentisering for å bekrefte identiteten til deltakerne.
- Overvåke nettverkstrafikk for å oppdage avvik og mistenkelig aktivitet.
- Identifiser potensielle risikoer for møtplattformen.
La oss se nærmere på noen av KI-verktøyene og teknologiene som gir virksomheter intelligent møtestøtte.
Utforsk ulike typer KI-baserte møteverktøy og teknologier
Programvareløsninger som bruker KI til å forbedre møteproduktivitet og effektivitet, har flere funksjoner. De mest populære KI-baserte møteverktøyene bruker en kombinasjon av disse teknologiene:
KI-basert møtetranskribering Ved hjelp av talegjenkjenning og naturlig språkbehandling konverterer transkripsjonsverktøy tale til tekst, eller tekst til tale, i sanntid eller etter møtet. Dette gjør det mulig for deltakere å følge med og gå gjennom møteinnholdet og flyten, noe som er særlig nyttig for dem som kommer sent eller ikke kan delta. KI-transkribering kan søke etter talere og nøkkelord eller setninger og hente ut informasjon, for eksempel data som samles inn under et møte eller handlingspunkter. Transkribering er særlig nyttig for teammedlemmer med nedsatt hørsel eller syn.
KI-baserte møteplanleggere Disse verktøyene bruker KI til automatisk å finne den beste datoen og det beste tidspunktet for møtet basert på deltakernes kalender tilgjengelighet. Verktøyene kan ta hensyn til individuelle preferanser og tilpasse opplevelsen, for eksempel ved å tilby oversettelser eller teksting når det trengs eller etter ønske.
KI-baserte virtuelle møteassistenter Disse verktøyene tilbyr en samling tjenester. KI-baserte møteassistenter oppretter agendaer automatisk, tar notater (hvem liker vel ikke tanken på en KI-basert møtenotattaker), oppsummerer hovedpunkter, sender påminnelser og følger opp kommunikasjonen.
KI-basert sanntidsoversettelse av språk Ved å bruke KI til å oversette tale og tekst til flere språk muliggjør disse verktøyene kommunikasjon på tvers av kulturer i sanntid, fjerner språkbarrierer, gjør samarbeid smidigere og bidrar til inkludering.
KI-baserte møtesammendrag og analyse Som å ha en terapeut for møter bruker KI-verktøy data fra møtet til å fremheve hovedtemaer, oppsummere viktige saker, løfte frem innsikt, analysere trender og anbefale forbedringer. Verktøy kan måle deltakernes engasjement, stemning og den samlede effekten av møtet.
KI-drevne chatboter Som en viktig del av enkelte KI-møteverktøy bruker chatboter støyreduksjon og ekkodemping for å fjerne bakgrunnsstøy, forbedre lydkvaliteten og gjøre møteopplevelsen bedre.
KI-stemmeassistenter KI-stemmeassistenter er viktige for oversettelse, og gjør også stemmestyring mulig, slik at deltakere kan samhandle med møteplattformen uten tastatur. Denne funksjonen kan være nyttig for personer med bevegelsesutfordringer.
Følg Microsoft 365