Forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen for å utvikle bedriften din

Hvorfor kommunikasjon er viktig på arbeidsplassen

Effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen er avgjørende for at mange små bedrifter skal lykkes. Tydelig kommunikasjon mellom ledere og ansatte er nøkkelen til å nå målene i tide og innenfor budsjettet. Gode kunderelasjoner, ansattes produktivitet og innovasjon, og et behagelig arbeidsmiljø er alle avhengige av teamets evne til å kommunisere tydelig, åpent og i tråd med bedriftens policyer. I tillegg bidrar det å fremme et miljø som støtter effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen til å forbedre engasjementet blant ansatte, øke produktiviteten, øke kundetilfredsheten og utvikle bedriften din.

Forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen

Skap mer meningsfull kommunikasjon mellom ledere og ansatte

Når det gjelder effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen, er det opp til bedriftseiere og ledere å gå foran. En vanlig strategi er å planlegge regelmessige møter, men hvordan får du hvert møte til å telle? Vurder først hvilken type møte du planlegger – idémyldre, diskuter og bestem, utform og opprett, 1:1-møte, eller teambuilding og sosialisering. Utform deretter møtet bevisst for å maksimere effektiviteten og verdien. Når du for eksempel planlegger et «diskuter og bestem»-møte, må du sørge for at alle viktige interessenter er til stede. Start møtet ved å dele en strukturert agenda som inkluderer et tidsmål for hver inndeling. Søk proaktivt etter ulike perspektiver i løpet av møtet, og sørg for å dokumentere avgjørelsene sammen med hver persons ansvar og gjøremål.

Lytting er en annen viktig lederferdighet som bidrar sterkt til å forbedre kommunikasjonsferdighetene på arbeidsplassen. Ledere som rangerer lytting høyt er betydelig mer effektive enn de som bruker mer tid på å snakke. Lyttestrategier som bidrar til å få frem det beste i de ansatte inkluderer å booke regelmessige 1:1-møter, stille gode spørsmål og gjennomtenkte oppfølgingsspørsmål, vurdere ikke-verbale signaler og vise at du bryr deg. Når alt kommer til alt, gir det å lære seg å lytte godt uttelling når det gjelder å beholde ansatte, engasjement og trivsel. 

En annen måte å holde de ansatte engasjerte og glade på er å gi dem verktøyene de trenger for å gjøre jobben sin effektivt – og det begynner med å velge riktig kommunikasjonsteknologi på arbeidsplassen.

Øk produktiviteten til ansatte med et system for samordnet kommunikasjon

La det ikke være noen tvil om at teknologi er en fantastisk ting, men den bør velges og brukes klokt. I stedet for å ha et separat intranett for ansatte, et sosialt intranett, et arbeidsområde for prosjektledelse, Direkte­meldinger, private chatterom, e-post og videokanal for intern arbeidsplasskommunikasjon, velg et system for samordnet kommunikasjon (UC) som gir deg alt du trenger på ett praktisk sted. Et system for samordnet kommunikasjon hjelper små bedrifter med å vokse ved å forbedre organisasjonen, effektiviteten og kommunikasjonen mellom ansatte og med kunder. 

Med et system for samordnet kommunikasjon minimerer du forvirringen og øker sannsynligheten for at de ansatte faktisk bruker verktøyene som er tilgjengelige for dem. Men hvilke verktøy er egentlig nødvendige?

• E-post: E-post er en av de beste måtene å nå folk i og utenfor organisasjonen på. Bare pass på å velge en skybasert e-postklient. På denne måten får du tilgang til meldingene dine fra alle enheter, meldingene sikkerhetskopieres i skyen, og sikkerheten blir alltid oppdatert.

• Samarbeidsarbeidsområde: Med muligheten til å koble til via Direkte­meldinger og videokonferanser, pluss muligheten til å dele og samarbeide på filer i sanntid, kan en sikker og effektiv arbeidsområdeapp hjelpe ansatte med å samarbeide på prosjekter, snakke gjennom problemer og bygge tillit og arbeidsrelasjoner som gjør at du kan utvikle arbeidsplasskommunikasjonen og kulturen du trenger for å lykkes. Og fordi ansatte gjør alt dette via en app på stasjonær datamaskin, bærbar datamaskin, nettbrett eller telefon, betyr det at du står fritt til å ansette de beste talentene – enten de bor i nærheten eller på den andre siden av verden.

• Løsninger for arbeidsflyt- og oppgavestyring: Å holde seg organisert er avgjørende for enhver organisasjon, men når du driver en liten bedrift med få ansatte, kan prioriteringene endre seg raskt, skape forvirring og sette produktiviteten i stå. Arbeidsflyt- og oppgavestyringsprogramvare gir deg imidlertid mulighet til å utvikle prosjektplaner som hjelper alle i gruppen med å forstå hva de prioriterer, hvilke oppgaver som må fullføres, og når oppgavene forfaller. Programvaren leverer til og med statusoppdateringer og gjør det mulig for gruppemedlemmer å dele filer.

Kommuniser med ansatte og spør dem hva de ønsker og trenger

Selv om kulturer på arbeidsplassen har en tendens til å utvikle seg organisk, kan det å skape et rom som virkelig er inkluderende, samarbeidende, glad og produktivt, kreve litt finpussing. Dessverre, når de blir spurt direkte, gir mange ansatte ikke gjennomtenkte, ærlige svar på spørsmål om arbeidsplassen – enten fordi de er bekymret for mangel på anonymitet eller fordi de bare trenger tid til å vurdere emnet.