Iesācēja rokasgrāmata par BPMN lietošanu uzņēmējdarbībā
Kas ir BPMN?
Redzēšana pārliecina. Attēls ir tūkstoš vārdu vērts. Parādiet, nevis stāstiet. Tieši tādi izteicieni kā šis ir padarījuši biznesa procesu modelēšanas notāciju (BPMN) ārkārtīgi populāru daudzos dažādos uzņēmumu, nozaru un profesiju veidos. Bet kas īsti ir BPMN un kā tas darbojas?
Īsumā BPMN ir standartizēta plūsmas diagrammu metode, kas ļauj veidot un kopīgot viegli saprotamas diagrammas. Šīs diagrammas var vizuāli modelēt biznesa procesa soļus no sākuma līdz beigām.
BPMN adreses maiņas procesa diagrammas piemērs (augšā)
Lai gan procesu modelēšanai ir pieejamas vairākas metodes, BPMN ir ātri kļuvis par de facto standartu procesu modelēšanā, un tam ir labs iemesls.
Kādas ir tā iespējas?
Viena no nozīmīgākajām BPMN priekšrocībām ir spēja veidot plūsmas diagrammas tik vienkāršas vai tik sarežģītas, cik nepieciešams. Tas ļauj biznesa ieinteresētajām personām visos līmeņos (tehniskām un netehniskām) tās viegli saprast.
Tieši šī īpašība, visticamāk, izskaidro BPMN popularitāti. 2016. gada aptaujā tika konstatēts, ka 64% uzņēmumu ir ieinteresēti ieviest BPMN, lai vienkāršotu savus biznesa procesus. Mērķis lielākajai daļai uzņēmumu ir vienkāršs: ietaupīt naudu, samazinot izmaksas un uzlabojot produktivitāti.
Kāpēc tas ir vajadzīgs?
Likmes ir augstas. Aplūkojiet šos 2018. gada uzņēmumu aptaujas datus:
- 37% respondentu ziņoja, ka viņu organizācijās vienlaikus notiek vairāki augsta līmeņa biznesa procesu projekti
- 93% aptaujāto organizāciju piedalās daudzos procesu uzlabošanas projektos
- 79% norādīja, ka izmanto procesu programmatūras rīkus, lai modelētu procesus, kurus viņi analizēja un plānoja mainīt
- Turklāt 65% aptaujāto piekrita vai pilnībā piekrita, ka BPMN procesi un tehnoloģijas ir palīdzējuši viņu organizācijām uzlabot efektivitāti, daudzpusību un klientu apmierinātību
- Tomēr lielākā daļa respondentu (52%) norādīja, ka viņi uzņēmuma procesus modelē vai dokumentē tikai reizēm
Papildus efektivitātes uzlabošanai citi būtiski iemesli biznesa procesu darba atbalstam ir šādi:
- Klientu apmierinātības palielināšana
- Uzlabot organizācijas reaģētspēju
- Uzlabot biznesa koordināciju un kontroli
- Ieviest jaunu produktu vai uzņēmējdarbības virzienu
- Atbilstība jaunajiem noteikumiem
- Reaģēšana uz unikāliem notikumiem, piemēram, apvienošanos vai pārņemšanu
No IT, finanšu pakalpojumiem, apdrošināšanas un ražošanas līdz izglītībai, telekomunikācijām, mazumtirdzniecībai, datoru un programmatūras nozarei — jebkurš uzņēmums var gūt labumu no uzlabotiem biznesa vai organizatoriskajiem procesiem.
Kā tiek izmantots BPMN?
BPMN mērķis ir sniegt ikvienam skaidru procesa pārskatu no sākuma līdz beigām. Tas palīdz nodrošināt vizuālu ceļu, kas savieno posmus un parāda biznesa darbību secību, kas nepieciešama, lai no viena procesa gala nokļūtu līdz otram.
Šeit ir dažas priekšrocības, ko uzņēmumi var gūt, izmantojot BPMN:
- Vienkāršāka saziņa un sadarbība mērķa sasniegšanai
- Vienkāršs darbību vizuāls attēlojums
- Iespēja pielāgoties, ņemot vērā ieinteresēto personu lomas (piem., analītiķi, procesu dalībnieki, vadītāji, izstrādātāji, ārējās komandas un konsultanti)
- Problēmu identificēšana procesos, kurām var būt nepieciešams risinājums
- Ieskats potenciālajās uzlabojumu jomās
- Veicināt augstākas kvalitātes rezultātus
Procesu modelēšanas piemēri
Uz uzņēmējdarbību orientēts
Daudzi profesionāļi un organizācijas vēlas modelēt ļoti augsta līmeņa, uz cilvēkiem vērstu procesu. Šādā gadījumā, izmantojot tikai dažus simbolus, ir nepieciešamas mazāk padziļinātas BPMN zināšanas, tāpēc notācija ir vienkārša. Savukārt šos modeļus var arī pielāgot tā, lai tie būtu ļoti detalizēti IT un citiem tehniskajiem iesaistītajiem.
Šeit ir tikai daži piemēri procesu veidiem, ko šīs plūsmas diagrammas var vizuāli attēlot:
- Klientu zvanu sūdzību apstrāde
- Produktu pārdošana tiešsaistē
- Ražošanas darbplūsma
- Apdrošināšanas atlīdzību prasību apstrāde
- Darbinieku pieņemšanas plūsmas shēmas
- Darbinieku ievadīšanas metodes
BPMN procesa ar vārtejas diagrammu piemērs
Izmēģiniet Visio bez maksas 1 mēnesi
Pēc viena mēneša bezmaksas izmēģinājumversijas perioda tiks iekasēta atbilstošā abonēšanas maksa. Nepieciešama kredītkarte. Atceliet jebkurā laikā, lai pārtrauktu turpmākos maksājumus.
Uz tehnisko pusi orientēts
Kā minēts iepriekš, varat veidot diagrammas ar tādu detalizācijas pakāpi, kāda nepieciešama. Piemēram, attēlojot ar IT saistītus procesu plūsmas, kodu un citus elementus:
- B2B tīmekļa pakalpojumi
- Koda izpildes vizualizēšana programmā
- Tīmekļa vietnes vai lietojumprogrammas struktūras ilustrēšana
- Redzēt, kā apmeklētāji pārvietojas tīmekļa vietnē
- Datu plūsmas attēlošana sistēmās, piemēram, datu ievadē, procesoros un sakaru tīklos
Sarežģītākās versijās varēsiet modelēt sarežģītus biznesa notikumus, piemēram, ziņojumus, taimerus, biznesa noteikumus un kļūdu nosacījumus. Izpētīsim vēl dažas no šīm sarežģītākajām BPMN versijām.
BPMN 2.0 elementi un simboli
BPMN notācijai ir piecas pamata elementu kategorijas, un katrā no tām ir daudz dažādu formu un simbolu. Īss pārskats:
Plūsmas objekti
Tie attēlo uzvedību biznesa procesā un ietver:
- Darbības: personas vai sistēmas veikts darbs vai uzdevumi (attēloti kā noapaļots taisnstūris).
- Notikumi: kas notiek procesa laikā: sākuma, starpnotikumi un beigu notikumi (attēloti kā apļi).
- Vārtejas: attēlo secības plūsmas ceļu procesā (attēlotas kā rombi). Papildu detaļās var iekļaut lēmumu punktus.
Datu objekti
Tās sniedz informāciju par datiem procesā. Datus attēlo četros veidos:
- Datu ievades (attēlotas kā lapa ar vienu nolocītu stūri un labo bultu) ir uz datiem atkarīgi uzdevumi. Tās nevar virzīties tālāk, līdz ir savākti konkrēti dati.
- Datu izvades (attēlotas kā lapa ar vienu nolocītu stūri un pilnu labo bultu) izmanto, lai parādītu, kad process ģenerē datus.
- Datu apkopošana (attēlota kā lapa ar vienu nolocītu stūri un trim pilnām līnijām apakšējā centrā) ir jebkura datu apkopošanas darbība, kas nepieciešama procesā (piem., aptauja).
- Datu krātuves (attēlotas kā konteiners) izmanto kā vietu jebkuru no procesa iegūto datu glabāšanai.
Objektu savienošana
Tās savieno plūsmas objektus savā starpā vai ar citu informāciju un parāda procesa plūsmu:
- Secības plūsmas (attēlotas ar vienlaidus bultiņu pa labi) parāda veikto darbību secību.
- Ziņojumu plūsmas (attēlotas kā pārtraukta bultiņa pa labi ar apli kreisajā pusē) parāda ziņojumus un plūsmas secību starp dalībniekiem.
- Asociācijas (attēlotas kā punktota līnija) savieno tekstu un artefaktus ar notikumu.
Peldjoslas
Šis termins apzīmē baseinus un joslas.
- Baseins: viena procesa “konteiners”.
- Joslas: tās klasificē darbības baseinā. Attēlotas horizontāli vai vertikāli, tās sadala kopu sadaļās, lai parādītu atbildību un notikumu atrašanās vietu.
Artefakti
Tās sniedz papildu informāciju par procesu. Ir divu veidu artefakti:
- Grupas: attēlotas kā iegrieztas rūtiņas; tās apņem elementu grupu, lai parādītu, ka tie ir saistīti.
- Teksta anotācijas: tās ir vienkārši piezīmes (kurām priekšā ir viena kreisā iekava), ko lasītāji var viegli redzēt, neatverot detalizētu skatu. Pazīstami arī kā komentāri.
Vienkāršojiet BPMN ar programmatūru
Veidojot plūsmas diagrammu, nav nepieciešams izgudrot riteni no jauna, jo īpaši tad, ja tikai sākat strādāt ar BPMN.
Izmantojot programmatūras rīku, varēsiet ātrāk izveidot diagrammas un padarīt biznesa procesu modeli efektīvāku. Noteikti izvēlieties programmatūru, kas ļauj jums:
- Sāciet diagrammu veidošanu ātri, vienkārši izveidojot profesionālas. BPMN plūsmas diagrammas ar gatavām veidnēm un paraugiem.
- Piešķiriet diagrammām profesionālu, pievilcīgu izskatu ar gatavām tēmām un efektiem.
- Izmantojiet intuitīvās iespējas, piemēram, vilkšanu un nomešanu, līdzināšanu un novietošanu, kā arī automātisko savienošanu, lai efektīvāk veidotu shēmas.
- Strādājiet satura ekosistēmā, kas nodrošina BPMN 2.0 pamatelementu kopu un vēl vairāk, ietverot simtiem grafiski atšķirīgu simbolu.
- Izmantojiet atbalsta līmeni, kas ļauj izveidot gan pamata BPMN diagrammas, gan detalizētākas diagrammas ar izņēmumu loģiku, resursu un lomu informāciju, pamata datu plūsmas informāciju un saziņas informāciju starp dalībniekiem.
- Pārbaudiet, vai nav kļūdu, validējot diagrammu atbilstoši 76 loģiskajiem noteikumiem, kas saistīti ar vizuālo pareizību saskaņā ar BPMN 2.0 standartu, un tiek parādīts pārskatāmo problēmu saraksts.
- Ielādējiet savu pielāgoto ar vizuālo pareizību saistīto loģisko noteikumu kopu.
- Kopīgojiet savu darbu kā drošu tīmekļa saiti, pielikumu, attēlu vai PDF failu un tiešsaistē atbildiet uz komentāriem.
- Sadarbojieties ar citiem, izmantojot koprediģēšanu, komentēšanu un anotēšanu.
- Līdzrediģējiet diagrammas kopā ar savu komandu, lai uzturētu vienotu patiesības avotu un samazinātu versiju konfliktus.
- Skatiet, kurš strādā ar konkrētām diagrammas daļām, saņemiet paziņojumus par izmaiņām un izvēlieties, kad šīs izmaiņas sapludināt galvenajā failā.
- Integrējiet ar datiem saistītas diagrammas Power BI informācijas panelī. Šī integrācija var palīdzēt veicināt operacionālo un biznesa inteliģenci, lai varētu labāk saprast kopainu.
- Automatizējiet biznesa procesu darbplūsmas paši, paātrinot izveides procesu un atbrīvojot IT vairāk laika stratēģiskām iniciatīvām
- Piekļūstiet shēmām gandrīz no jebkuras vietas pārlūkprogrammā vai iPad® programmā.
Padomi darba sākšanai
Sākot no pieredzējušiem biznesa procesu īpašniekiem līdz analītiķiem, vienkāršākus biznesa procesus ir vērts padarīt saprotamākus neatkarīgi no tā, cik vienkārši vai sarežģīti tie var būt. Ja informācija šķiet mazliet pārlieku apjomīga, paturiet prātā: varat izveidot vienkāršu BPMN plūsmas diagrammu un pēc tam to pakāpeniski papildināt.
Ja vēlaties to redzēt darbībā, ir pieejamas daudzas veidnes un pamācību videoklipi, kas palīdzēs izveidot pamata diagrammu, un pēc tam varēsiet pievienot vairāk detaļu, kad jutīsieties drošāk. Varat uzzināt vairāk par BPMN atbilstošu procesu un programmatūras izmantošanu, izmantojot šo soli pa solim izstrādāto ceļvedi.
Microsoft 365 komanda ir fokusējusies uz resursu koplietošanu, lai palīdzētu jums uzsākt, vadīt un attīstīt savu uzņēmumu.
Darba sākšana ar Visio
Izmantojot Visio, vizualizējiet un apspriediet idejas, informāciju un procesus no praktiski jebkuras vietas un jebkurā ierīcē.
Saistītais saturs
Produktivitāte
Kā izvēlēties visefektīvāko blokshēmu
Produktivitāte
Padomi tīkla shēmas kartēšanai
Produktivitāte
Kā uzlabot produktivitāti, izmantojot procesu kartēšanu un automatizāciju
Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.
Sekot produktam Microsoft 365