BPMN naudojimo versle vadovas pradedantiesiems
Kas yra BPMN?
Suprasite tik pamatę. Vienas vaizdas pasako daugiau nei tūkstantis žodžių. Ne pasakokite, o parodykite. Būtent tokios frazės pavertė verslo procesų modeliavimo notaciją (BPMN) labai populiaria daugelyje skirtingų verslų, sektorių ir profesijų. Bet kas tiksliai yra BPMN ir kaip ji veikia?
Trumpai tariant, BPMN yra standartizuotas struktūrinės schemos metodas, leidžiantis kurti ir bendrinti lengvai suprantamas diagramas. Šios schemos gali vaizdžiai modeliuoti verslo proceso žingsnius nuo pradžios iki pabaigos.
BPMN adreso keitimo proceso diagramos pavyzdys (aukščiau)
Nors yra keli procesų modeliavimo metodai, BPMN greitai tapo faktiniu procesų modeliavimo standartu, ir tam yra gera priežastis.
Kokios yra jo galimybės?
Vienas svarbiausių BPMN pranašumų yra galimybė kurti tokias struktūrines schemas, kokio paprastumo ar sudėtingumo reikia. Todėl įvairių lygių verslo suinteresuotosioms šalims – tiek techninėms, tiek netechninėms – jas lengva suprasti.
Būtent ši savybė tikriausiai ir paaiškina BPMN populiarumą. 2016 m. apklausa parodė, kad 64 % įmonių domisi BPMN diegimu, kad supaprastintų savo verslo procesus. Daugumai įmonių tikslas paprastas: sutaupyti mažinant išlaidas ir didinant našumą.
Kodėl to reikia?
Kartelė iškelta aukštai. Pažvelkite į šiuos 2018 m. įmonių apklausos duomenis:
- 37 % respondentų nurodė, kad jų organizacijose vykdomi keli aukšto lygio verslo procesų projektai
- 93 % apklausoje dalyvavusių organizacijų vykdo daug procesų tobulinimo projektų
- 79 % teigė, kad naudoja procesų programinės įrangos įrankius, kad modeliuotų procesus, kuriuos analizavo ir planavo keisti
- Be to, 65 % apklaustųjų sutiko arba visiškai sutiko, kad BPMN procesai ir technologijos padėjo jų organizacijoms didinti efektyvumą, lankstumą ir klientų pasitenkinimą
- Tačiau dauguma respondentų (52 %) teigė, kad savo įmonės procesus modeliuoja arba dokumentuoja tik retkarčiais
Be efektyvumo didinimo, kitos svarbios priežastys remti verslo procesų darbą yra šios:
- Klientų pasitenkinimo didinimas
- Organizacijos reagavimo gerinimas
- Verslo koordinavimo ir kontrolės gerinimas
- Naujo produkto ar verslo krypties pristatymas
- Naujų reglamentų atitiktis
- Reagavimas į išskirtinius įvykius, pavyzdžiui, susijungimą ar įsigijimą
Nuo IT, finansinių paslaugų, draudimo ir gamybos iki švietimo, telekomunikacijų, mažmeninės prekybos, kompiuterių ir programinės įrangos – kiekviena įmonė gali pasinaudoti patobulintais verslo ar organizaciniais procesais.
Kaip naudojama BPMN?
BPMN tikslas – suteikti visiems aiškų proceso vaizdą nuo pradžios iki pabaigos. Ji padeda pateikti vaizdinį kelią, kuris sujungia spragas ir parodo verslo veiklos seką, reikalingą pereiti nuo vieno proceso galo prie kito.
Štai keli BPMN naudojimo pranašumai, kuriuos gali gauti įmonės:
- Lengvesnis bendravimas ir bendradarbiavimas siekiant tikslo
- Paprastas žingsnių vaizdavimas
- Galimybė pritaikyti pagal suinteresuotųjų šalių vaidmenis (pvz., analitikai, procesų dalyviai, vadovai, kūrėjai, išorinės komandos ir konsultantai)
- Problemų procesuose, kurias gali reikėti spręsti, identifikavimas
- Įžvalga apie galimas tobulinimo sritis
- Aukštesnės kokybės rezultatų skatinimas
Procesų modeliavimo pavyzdžiai
Orientuota į verslą
Daugelis specialistų ir organizacijų nori modeliuoti labai aukšto lygio, į žmones orientuotą procesą. Šiuo atveju užtenka kelių simbolių, todėl reikia mažiau gilių BPMN žinių, o notacija yra paprasta. Priešingai, šiuos modelius taip pat galima pritaikyti taip, kad jie būtų itin detalūs IT ir kitoms techninėms suinteresuotosioms šalims.
Štai tik keli pavyzdžiai procesų, kuriuos šios struktūrinės schemos gali vaizdžiai pavaizduoti:
- Klientų skambučių skundų tvarkymas
- Produktų pardavimas internetu
- Darbo eigos kūrimas
- Draudimo išmokų prašymų apdorojimas
- Darbuotojų įdarbinimo struktūrinės schemos
- Parengimo metodai
BPMN proceso su šliuzo diagrama pavyzdys
Išbandykite „Visio“ nemokamai 1 mėn.
Pasibaigus vieno mėnesio nemokamai bandomajai versijai, turėsite mokėti taikomą prenumeratos mokestį. Reikalinga kredito kortelė. Atšaukite bet kuriuo metu, kad sustabdytumėte būsimus mokesčius.
Orientuota į techniką
Kaip minėta anksčiau, diagramas galite kurti tokio detalumo, kokio reikia. Pavyzdžiui, vaizduoti į IT orientuotus procesų srautus, kodavimą ir kita:
- B2B žiniatinklio paslaugos
- Kodo vykdymo programoje vaizdavimas
- Svetainės arba programos struktūros iliustravimas
- Matymas, kaip lankytojai naršo svetainėje
- Duomenų srauto sistemose, pvz., duomenų įvedimo, procesorių ir ryšio tinklų, rodymas
Dar sudėtingesnėse versijose galėsite modeliuoti sudėtingus verslo įvykius, tokius kaip pranešimai, laikmačiai, verslo taisyklės ir klaidų sąlygos. Panagrinėkime daugiau šių sudėtingesnių BPMN versijų.
BPMN 2.0 elementai ir simboliai
BPMN notacija turi penkias pagrindines elementų kategorijas, o jose – daug skirtingų formų ir simbolių. Štai trumpa apžvalga:
Srauto objektai
Jie rodo elgseną verslo procese ir juos sudaro šie elementai:
- Veiklos: žmogaus arba sistemos atliekamas darbas ar užduotys (vaizduojamos kaip stačiakampis su užapvalintais kampais).
- Įvykiai: tai, kas vyksta proceso metu: pradinis, tarpinis ir pabaigos įvykis (vaizduojami kaip apskritimai).
- Šliuzai: vaizduoja sekos srauto kelią procese (vaizduojami kaip rombai). Papildoma informacija gali apimti sprendimo taškus.
Duomenų objektai
Jie pateikia informaciją apie proceso duomenis. Duomenys vaizduojami keturiais būdais:
- Duomenų įvestys (vaizduojamos kaip lapas su užlenktu kampu ir rodykle į dešinę) yra užduotys, kurios priklauso nuo duomenų. Jos negali judėti toliau, kol nesurinkti tam tikri duomenys.
- Duomenų išvestys (vaizduojamos kaip lapas su užlenktu kampu ir vientisa rodykle į dešinę) naudojamos parodyti, kada procesas generuoja duomenis.
- Duomenų rinkimas (vaizduojamas kaip lapas su užlenktu kampu ir trimis vientisomis linijomis apačioje centre) yra bet koks procesui reikalingas duomenų rinkimo veiksmas (pvz., apklausa).
- Duomenų saugyklos (vaizduojamos kaip konteineris) naudojamos kaip vieta bet kokiems iš proceso gautiems duomenims saugoti.
Jungiami objektai
Jos sujungia srauto objektus tarpusavyje arba su kita informacija ir parodo proceso eigą:
- Sekos srautai (rodomi vientisa rodykle į dešinę) nurodo atliekamų veiksmų tvarką.
- Pranešimų srautai (rodomi brūkšniuota rodykle į dešinę su apskritimu kairėje pusėje) nurodo pranešimus ir srauto seką tarp dalyvių.
- Sąsajos (rodomos taškine linija) susieja tekstą ir artefaktus su įvykiu.
Takai
Šis terminas nurodo telkinius ir takus.
- Telkinys: vieno proceso „konteineris“.
- Takai: suskirsto veiklą telkinio viduje. Rodomi horizontaliai arba vertikaliai, jie padalija sritį į sekcijas, kad būtų matoma atsakomybė ir įvykių vieta.
Artefaktai
Suteikia papildomos informacijos apie procesą. Yra dviejų tipų artefaktai:
- Grupės: rodomos kaip įrantos dėžutės, jos apjuosia elementų grupę, kad būtų matyti jų ryšys.
- Tekstiniai komentarai: tai tiesiog pastabos (pradedamos vienu kairiuoju skliaustu), kurias skaitytojai gali lengvai matyti nesigilindami. Dar vadinami komentarais.
Supaprastinkite BPMN naudodami programinę įrangą
Kuriant struktūrinę schemą, nereikia išradinėti dviračio iš naujo, ypač jei tik pradedate dirbti su BPMN.
Naudodami programinės įrangos įrankį galėsite greičiau kurti diagramas ir efektyviau modeliuoti verslo procesus. Įsitikinkite, kad pasirenkate programinę įrangą, kuri leidžia jums:
- Greitai pradėti braižyti profesionalias schemas. BPMN struktūrinės schemos su paruoštais šablonais ir pavyzdžiais.
- Suteikti diagramoms profesionalią, patrauklią išvaizdą naudojant paruoštas temas ir efektus.
- Išnaudoti intuityvias funkcijas, pvz., nuvilkimo, lygiavimo ir padėties nustatymo, ir automatinio prijungimo, kad kurtumėte diagramas efektyviau.
- Dirbti turinio ekosistemoje, kurioje pateikiamas pagrindinis BPMN 2.0 formų rinkinys ir daugiau, o tai sudaro šimtus grafiškai skirtingų simbolių.
- Turėti palaikymo lygį, kuris leidžia kurti ir pagrindines BPMN schemas ir detalesnes diagramas su išimčių logika, išteklių ir vaidmenų informacija, pagrindine duomenų srauto informacija bei dalyvių tarpusavio ryšio informacija.
- Tikrinti, ar nėra klaidų, patvirtinant schemą pagal 76 logines taisykles, susijusias su vizualiniu tikslumu pagal BPMN 2.0 standartą, ir gaunant peržiūrėtinų problemų sąrašą.
- Įkelti savo pasirinktinį su vizualiniu tikslumu susijusių loginių taisyklių rinkinį.
- Lengvai bendrinti savo darbą kaip saugų žiniatinklio saitą, priedą, vaizdą ar PDF ir atsakyti į komentarus internete.
- Bendradarbiauti su kitais naudojant redagavimą vienu metu, komentavimą ir paaiškinimus.
- Bendradarbiauti kuriant diagramas su komanda, kad išlaikytumėte vieną tiesos versiją ir sumažintumėte versijų konfliktų skaičių.
- Matyti, kas dirba su konkrečiomis diagramos dalimis, gauti pranešimus apie pakeitimus ir pasirinkti, kada tuos pakeitimus sujungti į pagrindinį failą.
- Integruoti su duomenimis susietas schemas į „Power BI“ ataskaitų sritį. Ši integracija gali padėti skatinti operacinę ir verslo analizę, kad geriau suprastumėte bendrą vaizdą.
- Automatizuoti verslo procesų darbų eigas patiems, paspartinant kūrimo procesą ir paliekant IT daugiau laiko strateginėms iniciatyvoms
- Pasiekti diagramas beveik iš bet kurios vietos naršyklėje arba „iPad®“ programėlėje.
Patarimai, kaip pradėti
Nuo patyrusių verslo procesų savininkų iki analitikų, kiekvienas gali gauti naudos iš paprastesnių verslo procesų, nesvarbu, kokie paprasti ar sudėtingi jie būtų. Jei informacija atrodo kiek per daug sudėtinga, prisiminkite tai: galite sukurti paprastą BPMN struktūrinę schemą ir po to ją plėtoti.
Jei norite pamatyti, kaip tai veikia, yra daug šablonų ir mokomųjų vaizdo įrašų, kurie padės sukurti pagrindinę schemą; tada galėsite pridėti daugiau informacijos, kai jausitės užtikrinčiau. Galite sužinoti daugiau apie BPMN atitinkantį procesą ir programinę įrangą šiame nuosekliame vadove.
„Microsoft 365“ komanda yra sutelkusi dėmesį į išteklių bendrinimą, kad galėtumėte pradėti, vykdyti ir plėtoti verslą.
Pradėkite naudoti „Visio“
Naudodami „Visio“ vizualizuokite ir teikite idėjas, informaciją ir procesus iš beveik bet kurios vietos naudodami bet kokį įrenginį.
Susijęs turinys
Produktyvumas
Kaip pasirinkti efektyviausią struktūrinę schemą
Produktyvumas
Patarimai, kaip sudaryti tinklo schemą
Produktyvumas
Kaip padidinti produktyvumą naudojant procesų žemėlapius ir automatizavimą
Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.
Sekite „Microsoft 365“