Žengimas į DI naudojimo verslo komunikacijoje aukso amžių
DI tampant labiausiai šią epochą keičiančia technologija, lyderiai jį priima ir mato jo metamorfinį poveikį verslui.
DI gali padėti verslui mažinti išlaidas, skatinti kūrybiškumą, saugiai didinti produktyvumą ir tobulinti jį naudojančių žmonių įgūdžius. Neseniai „Icertis“ atliktas tyrimas parodė, kad 80 % aukščiausio lygio vadovų tikisi, jog generuojamasis DI paveiks jų rezultatus per ateinančius penkerius metus. Įmonės jau naudoja DI kūrybai, rinkodarai, užsakymų vykdymui ir gamybai, taip pat klientų aptarnavimui, ir ši tendencija tęsis.
Darbo su DI susitikimams pradžia
Verslo lyderiams gali kilti pokyčių valdymo iššūkių, kai pristatoma idėja naudoti DI darbe. Veiksmingas būdas pradėti kurti DI naudojimo kultūrą – naudoti DI įrankius asmeniniams ir internetiniams susitikimams.
Niekas nenori įstrigti susitikime, ypač jei jis neefektyviai suplanuotas, pravestas ar, dar blogiau – nebūtinas.
DI įrankiais pagrįsti susitikimai padeda žmonėms efektyviau naudoti laiką ir išteklius, taip didindami produktyvumą. DI susitikimų įrankiai perima įprastas ir daug laiko reikalaujančias užduotis, suteikdami žmonėms daugiau erdvės bendradarbiauti, diegti naujoves ir teigiamai veikti rezultatus.
Prieš gilinantis į tai, kaip DI technologija gali padaryti didelių ir mažų įmonių susitikimus veiksmingesnius, pažiūrėkime, kaip ji veikia.
Kaip naudoti DI susitikimams
DI technologijos verslo susitikimuose gali padėti pagerinti bendradarbiavimą ir komunikaciją keliais būdais, suteikdamos apčiuopiamos naudos žmonėms ir organizacijoms. Pagrindinė DI susitikimų įrankių funkcija – išmaniai automatizuoti įprastas užduotis, tokias kaip:
- Susitikimų planavimas ir perplanavimas pagal dalyvių kalendoriuose esančias laisvas vietas
- Pranešimų, priminimų ir tolesnės komunikacijos siuntimas.
- DI naudojimas susitikimų protokolams.
- Prieiga prie verslo duomenų.
- Tiesioginių aprašų ir vertimų pateikimas realiuoju laiku.
- Transkripcijos generavimas.
- Veiksmų kūrimas.
- Užduočių priskyrimas ir stebėjimas.
- Aktualių įžvalgų atradimas.
- Tobulintinų sričių identifikavimas.
- Saugos stiprinimas.
DI pranašumų susitikimuose išnaudojimas
Susitikimai gali būti įkvėpimo, kūrybiškumo ir indėlio šaltinis, tačiau kartais jie gali atrodyti varginantys. Komandos gali dirbti efektyviau naudodamos DI užduotims automatizuoti, kad būtų išsaugotas tikslus ir saugus pokalbio įrašas bei santrauka, pateikiamos įžvalgos ir tobulinimo pasiūlymai, o veiksmai priskiriami ir stebimi.
Lyderiai gali padėti rengti dar produktyvesnius susitikimus naudodami DI technologiją. DI susitikimų įrankiai gali apčiuopiamai pagerinti žmonių susitikimų patirtį ir už juos atlikti šias užduotis:
Tvarkyti planavimą ir darbotvarkes, užsirašyti pastabas ir transkribuoti susitikimo informaciją:
- Derinti kelis kalendorius, kad būtų suplanuotas susitikimo laikas ir data.
- Sukurti dienotvarkę.
- Rezervuoti kambarį susitikimams biure.
- Sukurti ir bendrinti vaizdo konferencijų saitą.
- Naudoti DI susitikimų pastaboms.
- Racionalizuoti glaustą komunikaciją.
- Kurti transkripcijas ir aprašus realiuoju laiku.
- Priskirti veiksmus ir sekti eigą.
Suasmeninti dalyvių patirtį:
- Tinkinti pagalbą ir išteklių pasiūlymus kiekvienam dalyviui pagal jo pageidavimus.
- Sukurti kanalą, per kurį galima teikti ir gauti atsiliepimus, kad būtų skatinamas nuolatinis tobulėjimas.
- Dalytis susitikimo informacija skirtinguose žemynuose ir skirtingomis kalbomis, kad būtų palaikomas visuotinis bendradarbiavimas.
- Analizuoti pokalbio modelius, kad būtų suprasta, kaip komandos bendrauja ir kartu sprendžia problemas, o vadovams būtų padedama greitai išspręsti problemas.
- Nustatyti žinių spragas ir pasiūlyti asmeninių mokymosi galimybių.
- Rinkti žinias ir įžvalgas naudojant DI bendradarbiavimui.
Pasiekti sutarimą, kad visi būtų vienodai informuoti:
- Saugoti ir dalytis tiksliomis susitikimų transkripcijomis, taip pat atskleisti dėsningumus, įžvalgas ir sprendimus.
- Identifikuoti pranešėjus ir įvertinti nuotaikas, kad būtų išryškintos kliūtys, trintys ir galimybės gerinti pažangą.
- Pagilinti svarbiausių diskusijos punktų ir temų supratimą, kad būtų lengviau produktyviai bendradarbiauti ir laiku priimti sprendimus.
Sukurkti apsaugą nuo kibernetinių grėsmių:
- Padėti apsaugoti susitikimų duomenis nuo trečiųjų šalių klastojimo ir perėmimo naudojant visapusį šifravimą.
- Kai kurie įrankiai suteikia biometrinį autentifikavimą, kad būtų galima patvirtinti dalyvių tapatybę.
- Stebėti tinklo srautą, kad būtų aptikti nukrypimai ir įtartina veikla.
- Nustatyti galimas susitikimų platformos rizikas.
Apžvelkime kai kuriuos DI įrankius ir technologijas, kurie įmonėms suteikia išmanią susitikimų pagalbą.
DI susitikimų įrankių ir technologijų tipai
Programinės įrangos programos, kurios naudoja DI, kad padidintų susitikimų produktyvumą ir efektyvumą, atlieka kelias funkcijas. Populiariausi DI susitikimų įrankiai naudoja šių technologijų derinį:
DI susitikimų transkribavimas Naudodami kalbos atpažinimą ir natūraliosios kalbos apdorojimą, transkribavimo įrankiai realiuoju laiku arba po susitikimo paverčia kalbą tekstu arba tekstą kalba. Tai leidžia dalyviams sekti susitikimą ir peržiūrėti susitikimo turinį bei eigą, o ypač naudinga pavėlavusiems arba negalintiems dalyvauti žmonėms. DI transkribavimas gali ieškoti pranešėjų ir raktinių žodžių ar frazių, taip pat išskleisti informaciją, pvz., susitikimo metu gautus duomenis ar veiksmus. Transkribavimas ypač naudingas komandos nariams, turintiems klausos ar regos sutrikimų.
DI susitikimų planuoklės Šie įrankiai naudoja DI, kad automatiškai rastų geriausią susitikimo datą ir laiką, remdamiesi laisvu laiku dalyvių kalendoriuose. Įrankiai gali atsižvelgti į individualias nuostatas ir personalizuoti patirtį, pavyzdžiui, prireikus arba paprašius pasiūlyti vertimus ar aprašus.
DI virtualūs susitikimų asistentai Šie įrankiai suteikia įvairias paslaugas. DI susitikimų asistentai automatiškai kuria dienotvarkes, užsirašo pastabas (kam gi nepatiktų mintis apie DI susitikimų pastabų užrašytoją), apibendrina svarbiausias mintis, siunčia priminimus ir tolesnę komunikaciją.
DI kalbos vertimas realiuoju laiku Naudodami DI kalbai ir tekstui versti į kelias kalbas, šie įrankiai leidžia bendrauti tarp skirtingų kultūrų realiuoju laiku, panaikina kalbos barjerus, palengvina bendradarbiavimą ir padeda didinti įtrauktį.
DI susitikimų suvestinės ir analizė Lyg turėtumėte terapijos specialistą susitikimams, DI įrankiai naudoja susitikimo duomenis, kad išryškintų pagrindines temas, apibendrintų svarbiausius klausimus, pateiktų įžvalgų, analizuotų tendencijas ir rekomenduotų patobulinimų. Įrankiai gali matuoti dalyvių įsitraukimą, nuotaiką ir bendrą susitikimo veiksmingumą.
DI pokalbių robotai Kai kurių DI susitikimų įrankių sudėtinė dalis, pokalbių robotai naudoja triukšmo slopinimą ir aido šalinimą, kad pašalintų foninį triukšmą, pagerintų garso kokybę ir sustiprintų susitikimo patirtį.
DI balso asistentai DI balso asistentai yra svarbūs vertimui, taip pat padeda naudoti balso valdymo komandas, todėl dalyviai gali sąveikauti su susitikimų platforma be klaviatūros. Šios funkcijos gali būti naudingos žmonėms, turintiems judesių sunkumų.
Sekite „Microsoft 365“