Projektų valdymas: tradicinis, iteracinis ar mišrus?

Kaip ir dauguma projektų vadovų (ir organizacijų), tikriausiai susiduriate su sunkumais, bandydami pasirinkti optimalų įgyvendinimo metodą. Daugelis iš mūsų supranta, kad tradiciniai metodai negarantuoja sėkmingo įgyvendinimo, ir visada ieško geresnio būdo.

Pastaraisiais metais apie lanksčią arba iteracinę kūrimo techniką gauta daug labai teigiamų atsiliepimų kaip apie reikšmingą patobulinimą, dėl kurio pasiekiamas geresnis sėkmingas projektų įgyvendinimas. Todėl, kaip ir daugelis šiandienos organizacijų, jūsų organizacija tikriausiai svarsto, kur ir kaip šias lanksčiąsias arba iteracines kūrimo technikas geriausia taikyti, kad būtų galima pagerinti ir projektų įgyvendinimą laiku, ir sėkmę.

Trumpai tariant, iteracinės kūrimo technikos planuoja, kuria ir diegia projekto funkcionalumą mažomis dalimis (arba iteracijomis). Sėkmingo iteracinio įgyvendinimo esmė ta, kad kiekviena maža dalis iš esmės veikia kaip mažesnis mini projektas bendro projekto ribose. Dėl to kiekvienos mini projekto iteracijos apimčiai galima geriau suplanuoti pastangas, reikalingas dviem savaitėms truksiančiai iteracijai, nei dvejų metų planui. Be to, kadangi planuojame dviejų savaičių intervalais, kitų dviejų savaičių planą galime lengvai pritaikyti pagal nustatytus pokyčius.

Lanksčiojo ir tradicinio metodo atvejo analizė

Norėčiau trumpam stabtelėti ir apibūdinti ne techninę situaciją, kurioje daugiau sėkmės pasiekta naudojant lankstųjį metodą nei tradicinį planą.

Pavyzdžiui, suplanuokime visos dienos veiklas – tai ir bus projektas. Kaip ir dideliame projekte, čia yra daug neapibrėžtumo ir rizikos: nežinome, kas nutiks po pietų ir kas galėtų paveikti mūsų planą, bet pagal tradiciją rengiamas išsamus planas, ką darysime kiekvieną dienos valandą – nuo pabudimo 6 val. ryto iki miego 11 val. vakaro.

Iki 9 val. jau vėluojame, nes eismas užlaikė mums kelią į darbą; 10 val. esame pakviesti į skubų susitikimą; o iki vidurdienio vienintelė atlikta dienos užduotis buvo atvykimas į biurą, ir net tai įvyko pavėluotai.

Dabar laikykime tai lanksčiuoju projektu, kuriame planuojame tik kitą iteraciją: pasiruošimą išeiti iš namų (tad užduotys yra: nusiprausti, papusryčiauti ir išleisti vaikus į mokyklą). Viskas sėkmingai pristatyta laiku ir pagal biudžetą.

Taigi, užtikrintai planuojame kitą iteraciją, kurios tikslas – nuvykti į biurą (nuvažiuoti iki autobusų parko, sėsti į priemiestinį traukinį iki stoties, o tada miesto autobusu nuvažiuoti į biurą).

Tai vyksta ne itin sklandžiai: pirmoji užduotis (nuvažiuoti iki autobusų parko) stringa dėl eismo, todėl pakeičiame vartotojo užduotį į „nuvažiuoti į biurą“ ir sutariame, kad kitos dvi užduotys gali būti pašalintos iš iteracijos plano. Atvykus planuojame kitą iteraciją. Tačiau planavimo ciklo viduryje įtraukiama nauja užduotis (skubus susitikimas), ir jai prireiks visos kitos iteracijos.

Galiausiai, po pietų, viskas nurimsta ir galime peržiūrėti darbų sąrašą bei pradėti svarbiausias užduotis; sėkmingai užbaigiame dvi iteracijas, per popietę tvarkydami aukščiausio prioriteto darbus.

Jei būtume laikęsi tradicinio plano, šių aukščiausio prioriteto darbų nebūtume užbaigę, nes dėl kelionės į biurą sukeltų plano nukrypimų jie būtų perkelti į kitą dieną.

Koks yra geriausias metodas – lankstusis, tradicinis ar hibridinis?

Būtent šis lankstumas prisitaikyti prie kintančių verslo poreikių yra stiprioji judriųjų arba iteracinių metodų pusė, todėl daugelis organizacijų juos taiko. TAČIAU ar jūsų organizacija tikrai pasirengusi visiškai pereiti prie lanksčiojo metodo? Iš mano patirties, visišką lanksčiojo metodo taikymą dažnai stabdo daugybė kliūčių, o ypač gerai įtvirtintos organizacijos strategijos, kurios dažnai nevisiškai suderinamos su judriaisiais metodais.

Tokios strategijos kaip reikalavimas turėti aiškų biudžetą, naudos realizavimo aprašą ir tikslinę datą prieš patvirtinant projektą yra svarbios (bet iš tikrųjų nelanksčios). Panašiai ir organizacijos diegimo strategijos, kurių reikia laikytis siekiant užtikrinti, kad nebūtų poveikio esamoms operacijoms, yra labai svarbios (bet tikrai nelanksčios).

Dėl to daug organizacijų susiduria su sunkumais bandydamos išlaikyti kai kuriuos svarbius „tradicinius procesus“, kartu prisitaikydamos prie iteracinių metodų. Atsakymas yra hibridinis vykdymo modelis. Kai kurias projekto dalis galima įgyvendinti naudojant tradicinius valdymo metodus, o kitas – iteraciniu būdu.

Hibridinis vykdymo modelis

Dažniausias hibridinis modelis, su kuriuo susidūriau, apima tradicinį projekto pradėjimą ir planavimą, po to seka iteracijų serija su pertraukomis tradicinei įgyvendinimo veiklai, skirtai leidiniams, o tada dar viena iteracijų serija ir tradicinis įgyvendinimas.

Pagal šį modelį kuriu tradicinę rezultatų pagrindu sudarytą darbo suskirstymo struktūrą (WBS), kuri nustato pagrindinius rezultatus, reikalingus organizacijoje projekto patvirtinimui, pvz., projekto chartiją, projekto valdymo planą ir projekto biudžetą.

Šiuos pradžioje rengiamus rezultatus galima kurti ir valdyti naudojant tradicinius metodus, kad vadovybei būtų parodyta, jog šis projektas yra tinkamas ir kad į jį verta investuoti išteklius.

Patvirtinus projektą, galima pereiti prie iteracinio metodo, kuriame palaikomas darbų sąrašas, o didžiausio prioriteto darbai atrenkami ir visiškai įgyvendinami kitoje iteracijoje. Projekto vaizdas pasikeičia iš tradicinės Ganto diagramos į interaktyvią vilkimo ir numetimo lentą, kurioje užduotis galima dinamiškai priskirti iteracijoms.

Bet kuriuo metu, dažnai kasdien, produkto savininkas gali įtraukti, panaikinti ir keisti darbų sąrašą, kad jis atspindėtų kintančius verslo poreikius.

Kiekvienos iteracijos pabaigoje sustojame ir atliekame retrospektyvinį sėkmių bei nesėkmių vertinimą, tada darome pakeitimus, kad įgyvendintume reikalingus patobulinimus. Tada, ir svarbiausia, peržiūrime produkto darbų sąrašą ir pasirenkame svarbiausias užduotis kaip kandidatus kitai iteracijai. Šis metodas užtikrina, kad projektas visada dirba su tinkamiausiu ir didžiausią vertę kuriančiu darbu.

Kiekvienoje iteracijoje komanda gali taikyti lanksčiuosius principus, pvz., kasdienį susitikimą, ir aptarti dabartinei iteracijai suplanuotų užduočių būseną. Taip komanda visiškai kontroliuoja per iteraciją atliekamą darbą, kartu užtikrindama, kad visas projektas išliktų aktualus ir būtų prieinamas įmonės ataskaitoms apie išteklių pajėgumą bei portfelio ir programos būseną.

Vienas iš lanksčiųjų principų raktų yra gebėjimas įgyvendinti galutinį sprendimą mažais leidimais. Tai suteikia galimybę naudoti preliminarų funkcionalumą, kad kai kurią numatomą verslo naudą būtų galima pasiekti kuo greičiau.

Be to, tai leidžia anksti patvirtinti sprendimą, todėl bet kokius koregavimus galima lengvai įtraukti į likusias produkto darbų sąrašo užduotis. Todėl, kai tik iteracijose bus atlikta pakankamai aukšto prioriteto užduočių, projektas grįžtų prie tradicinio ciklo ir vykdytų standartines organizacijos reikalaujamas diegimo užduotis.

Išbandykite „Microsoft Project“ nemokamai

Išbandykite „Microsoft Project“ vieną mėnesį nemokamai

Sužinokite, kaip

Ši išleidimo ir diegimo veikla bus planuojama ir valdoma naudojant tradicinius metodus ir užtikrins, kad būtų laikomasi nustatytų procesų, siekiant sumažinti bet kokį poveikį esamoms operacijoms, kai diegiami nauji projektai.

Užbaigus pirmąjį leidimą, projektas grįžta prie lanksčiųjų metodų ir pradeda vykdyti dar vieną iteracijų seką, kad būtų toliau kuriamos likusios užduotys.

Nors šis „fazių“ metodas, derinant lanksčiuosius ir tradicinius metodus, yra labiausiai paplitęs, galite derinti metodus, kad atitiktumėte konkrečius projekto įgyvendinimo reikalavimus. Pavyzdžiui, vadovavau projektui, kuriame reikėjo itin aukšto atitikties ir patvirtinimo lygio diegiant naują produktą labai griežtai reguliuojamoje pramonės šakoje. Todėl didžioji dalis mano projekto buvo planuojama ir valdoma tradiciniais metodais.

Tačiau buvo verslo įžvalgų projekto dalis, kurioje mano įmonė analizavo didžiulį sistemos generuojamų veikimo duomenų kiekį; šią dalį geriausiai palaikė lankstusis metodas. BI komponentui projekte (vykdomam lygiagrečiai su tradiciniu darbu) pasirinktume didžiausio prioriteto istorijas, kurias būtų galima užbaigti per trijų savaičių sprintą, ir atliktume iteraciją.

Kadangi daugelis šių istorijų buvo tiriamojo pobūdžio, dažnai kurdavome naujas istorijas – arba tolesniam tyrinėjimui, arba konkrečioms našumo ataskaitoms sukurti. Jos tiesiog buvo įtraukiamos į nebaigtų darbų sąrašą, kad būtų apsvarstytos kitam sprintui.

Taikydamas (-a) šį metodą, turėjau vieną projekto grafiką, kuris užtikrino, kad įvykdysiu visus reikiamus ataskaitų teikimo ir reguliavimo veiksmus, kartu palikdamas (-a) itin lankstų požiūrį į nereguliuojamos verslo ataskaitų komponento kūrimą projekte.

Visą darbą turint viename tvarkaraštyje, atsivėrė vienas požiūrio taškas į viską, kas vyksta šiame projekte:

Reikalinga informacija, kad galėčiau valdyti išteklių paskirstymą tinkamiausioms užduotims (tradicinėms arba lanksčioms), buvo iš karto pasiekiama

Buvo galima kurti galingas savaitines ir mėnesines būsenos ataskaitas

Lankstusis yra itin galingas projektų įgyvendinimo metodas, kuris turėtų suteikti reikšmingos naudos visos jūsų organizacijos projektų įgyvendinimo priemonių rinkiniui. Jį galima naudoti kaip atskirą sprendimą, kaip dalį etapinio įgyvendinimo metodo arba integruoti į hibridinę įgyvendinimo struktūrą.

Svarbiausia – taikyti lankstumo principus, kurie padės jūsų organizacijai sėkmingai įgyvendinti projektus, kartu laikantis tradicinių procesų, kurie iki šiol padėjo jūsų organizacijai sėkmingai veikti.

Steve Caseley turi daugiau nei 35 metų patirtį dirbant su „Microsoft Project“ ir yra aktyvus „Microsoft Project“ vartotojas nuo pat pirmosios versijos. Jis yra kelių knygų apie „Microsoft Project“ ir projektų valdymo geriausiąją praktiką redaktorius. Jis yra „Sensei Project Solutions“ vyresnysis konsultantas, kur padeda didelėms organizacijoms siekti puikių projektų įgyvendinimo rezultatų naudojant „Microsoft Project Portfolio Management“ (PPM) priemonių rinkinį.

SUSIJĘ PRODUKTAI
Office 365

Pradėkite dirbti su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Įsigyti dabar

Susijęs turinys

Įmonės valdymas

Kodėl vadovai nemėgsta projektų vadovų?

Skaitykite daugiau

Verslo įžvalgose ir idėjose nepateikiamos profesionalios mokesčių ar finansų konsultacijos. Norėdami aptarti savo situaciją, turėtumėte kreiptis į savo mokesčių arba finansų specialistą.