BPM(비즈니스 프로세스 관리)이란?

효과적인 BPM은 프로세스를 구현하는 데 그치지 않고, 시간이 지나도 꾸준히 개선되도록 하는 지속적인 수명 주기를 따릅니다. 다섯 가지 핵심 비즈니스 프로세스 관리 단계에는 다음이 포함됩니다:
 

1. 디자인. 프로세스 목표, 역할, 입력, 출력 및 단계를 정의합니다. 이 과정에는 프로세스 매핑이나 모델링 도구가 사용될 수 있습니다. 예를 들어, 대학이 학생 등록 프로세스를 설계할 때는 지원부터 등록까지의 모든 단계를 정리해, 지원 포기율 감소, 데이터 정확도 향상, 처리 시간 단축 같은 목표를 달성할 방법을 찾아낼 수 있습니다.
    
2. 모델링. 다양한 시나리오를 시뮬레이션할 수 있도록 시각적 표현을 만들고, 팀이 종속성을 이해하고 흐름을 최적화하도록 돕습니다. 예를 들어 물류 회사가 정적인 일정이나 과거 패턴이 아니라 물량과 교통 데이터를 기반으로 배송 경로 최적화를 모델링해 구현 후 병목 현상을 예측하고 연료 비용을 줄이며 배송 시간을 단축하는 경우를 들 수 있습니다.
    
3. 실행. Microsoft Power Automate 같은 워크플로 자동화 도구를 사용해 프로세스를 배포합니다. 인사팀은 새 직원 온보딩 워크플로를 실행해 작업, 알림, 문서 수집을 자동 생성할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 직원에게 일관된 경험을 제공하고 관리 부담을 줄일 수 있습니다.
    
4. 모니터링. 실시간으로 성과를 추적하고, 사이클 타임, 오류율, 처리량 같은 주요 지표를 수집합니다. 예를 들어 보험 사전 승인에 얼마나 시간이 걸리고 지연이 어디에서 발생하는지 모니터링하는 의료 시스템은 개선을 통해 승인 속도를 높이고, 환자 만족도를 개선하고, 청구 문제를 줄일 수 있습니다.
    
5. 최적화. 모니터링의 인사이트를 사용하여 프로세스를 구체화합니다. 추가 단계를 자동화하거나, 중복 작업을 없애거나, 워크플로 설계를 업데이트하는 것을 의미할 수 있습니다. 예를 들어 소매 체인은 품절이 자주 발생하는 것을 확인한 뒤 매장 보충 워크플로를 최적화할 수 있습니다.
    

각 단계는 이전 단계를 바탕으로 이어지며, 지속적인 프로세스 자동화와 더 나은 자원 활용, 그리고 운영 효율성의 측정 가능한 향상을 지원합니다.

BPM을 도입하면 조직에 즉각적인 가치와 장기적인 가치가 모두 생깁니다. 다음과 같은 즉각적인 이점이 있습니다.
 

• 효율 증대. 표준화된 워크플로는 수동 작업 및 중복을 줄입니다.
• 더 빠른 민첩성. 적절한 프로세스를 적용하여 시장 또는 규제 변화에 더 빠르게 적응하세요.
• 더 강력한 규정 준수. 자동화된 추적은 일관된 실행과 감사 대응을 지원합니다.
• ROI 추적이 향상됨. 운영 개선은 측정 가능한 비용 절감 및 리소스 최적화로 변환됩니다.
• 더 원활한 협업. 역할과 책임이 분명하면 팀워크가 좋아집니다.

이러한 비즈니스 프로세스 자동화 이점은 팀이 첫날부터 더 효율적으로 일하도록 돕고, 더 넓은 프로세스 혁신의 기반을 마련합니다. 시간이 지나면 효율성, 민첩성, 협업이 개선되면서 다음과 같은 장기적 이점을 위한 기반이 만들어집니다.
 

• 확장성. BPM을 통해 회사는 운영 제어권을 잃지 않고 확장할 수 있습니다. 프로세스가 최적화되고 자동화되면 더 적은 노력과 더 낮은 비용으로 확장할 수 있습니다.
• 데이터 기반 의사 결정. 지속적인 모니터링은 더 나은 계획 및 리소스 할당을 지원하는 추세 및 성능 메트릭을 표시합니다.
• 직원 만족도. 반복적인 수동 작업을 줄이면 직원이 더 가치 있는 작업에 집중할 수 있으므로 참여와 보존이 향상됩니다.
• 고객 환경 개선. 효율적인 프로세스는 지연 및 오류를 줄여 더 일관된 서비스 및 높은 만족도를 제공합니다.
• 경쟁 우위. 더 빠르게 최적화하고 자동화하는 기업은 가치를 더 빨리 제공하고, 더 일찍 혁신하며, 시장 변화에 민첩하게 대응할 수 있습니다.

이러한 결과를 대규모로 달성하기 위해 많은 조직은 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어를 사용해 작업을 자동화하고, 성능을 추적하고, 프로세스를 실시간으로 조정합니다.

비즈니스 프로세스 관리는 폭넓게 적용할 수 있어 산업 전반의 운영 현대화를 돕는 동시에, 해당 산업의 각 부서가 더 효율적으로 일하도록 돕습니다. BPM은 조직 전체 이니셔티브와 개별 팀 워크플로의 요구를 모두 충족하도록 확장됩니다.

산업별 사용 사례

의료: 환자 접수 정보를 제때 정확하게 처리하는 일은 매우 중요하지만, 수작업 데이터 입력과 인계 과정 때문에 지연이 자주 발생합니다.

• 사람 중심 BPM은 직원의 판단이 필요한 분류 워크플로와 에스컬레이션을 지원합니다.
• 통합 중심 BPM은 EHR 시스템, 보험 데이터베이스, 일정 관리 도구 간에 데이터를 전달합니다.
• 문서 중심 BPM은 동의서, 의뢰서, 청구 문서를 관리합니다.

교육: 대학은 학과 간 학업 관련 양식과 승인 처리를 하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다.

• 사람 중심 BPM은 상담사와 교원이 학업 청원과 승인을 검토할 수 있도록 지원합니다.
• 통합 중심 BPM은 학생 정보 시스템을 등록처와 재무 플랫폼에 연결합니다.
• 문서 중심 BPM은 성적 증명서, 학업 계획, 이의 신청의 라우팅과 보관을 지원합니다.

제조: 장비 유지 관리를 일정에 맞춰 진행하면서 생산 중단 시간을 최소화하는 일은 복잡한 과제입니다.

• 사람 중심 BPM은 기술자가 긴급 유지 관리 작업을 에스컬레이션하고 점검 기록을 남길 수 있게 해 줍니다.
• 통합 중심 BPM은 자산 관리 도구를 생산 및 일정 관리 시스템과 연결합니다.
• 문서 중심 BPM은 유지 관리 로그, 안전 점검, 규정 준수 보고서의 흐름을 자동화합니다.

소매: 새 매장 위치를 여는 과정에는 일관되게 실행해야 하는 반복 가능한 프로세스가 포함됩니다.

• 사람 중심 BPM은 지역 팀에 작업을 할당하고 책임을 명확히 합니다.
• 통합 중심 BPM은 HR, 재무 및 시설 도구에서 데이터를 가져와 실시간으로 조율합니다.
• 문서 중심 BPM은 임대 계약, 허가, 공급업체 계약을 시작부터 보관까지 처리합니다.

부서 수준 활용 사례

각 산업에서 BPM은 공통적인 부서 워크플로도 지원합니다. 이러한 사용 사례는 더 넓은 프로세스 자동화와 워크플로 표준화로 가는 첫 단계인 경우가 많습니다.

재무: 부서 전반에서 많은 비용 보고서와 승인을 관리하는 일은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬워 ROI 추적을 더 어렵게 만듭니다.

• 사람 중심 BPM은 관리자가 적절한 검토를 거쳐 고액 지출을 검토하고 승인하도록 지원합니다.
• 통합 중심 BPM은 재무 도구를 HR 시스템과 연결해 비용 항목, 한도, 직원 역할을 검증합니다.
• 문서 중심 BPM은 환급 양식과 영수증의 생성, 라우팅, 보관을 자동화합니다.

인사: 대규모로 신입 직원을 온보딩하면 경험이 일관되지 않거나 프로비저닝이 지연되는 경우가 많습니다.

• 사람 중심 BPM은 역할 기반 작업이 포함된 단계별 온보딩 워크플로를 통해 HR 직원이 업무를 진행하도록 안내합니다.
• 통합 중심 BPM은 채용, IT, 급여 시스템을 연결해 계정 설정과 시스템 액세스를 트리거합니다.
• 문서 중심 BPM은 입사 제안서, 정책 확인서, 규정 준수 문서를 관리합니다.

운영: 공급망 활동을 조율하려면 여러 팀과 시스템이 필요하며, 이로 인해 지연이나 재고 불일치가 발생할 수 있습니다.

• 사람 중심 BPM은 관리자가 공급업체 변경이나 긴급 주문을 검토하고 승인하도록 돕습니다.
• 통합 중심 BPM은 재고 데이터를 조달 및 물류 플랫폼과 실시간으로 동기화합니다.
• 문서 중심 BPM은 구매 주문서, 배송 문서, 공급업체 계약을 처리합니다.

고객 서비스: 서비스 팀이 연결되지 않은 도구와 수동 추적에 의존하면 고객 문제를 빠르게 해결하기 어렵습니다.

• 사람 중심 BPM은 지원 담당자의 가용성과 전문성에 따라 티켓을 배정합니다.
• 통합 중심 BPM은 CRM, 헬프데스크 및 지식 베이스 시스템의 데이터를 통합해 해결에 필요한 정보를 제공합니다.
• 문서 중심 BPM은 응답 템플릿, 서비스 보고서 및 만족도 설문의 생성을 자동화합니다.

법률 및 규정 준수: 계약 승인과 정책 변경은 시간이 중요하며 엄격한 추적이 필요합니다.

• 사람 중심 BPM은 법률 검토와 이해관계자 승인 절차를 조율합니다.
• 통합 중심 BPM은 계약 관리 시스템을 위험 및 규정 준수 플랫폼과 연결합니다.
• 문서 중심 BPM은 버전 관리, 액세스 관리 및 법률 문서의 안전한 보관을 보장합니다.

코드를 작성하지 않고도 반복 작업을 자동화하고, 시스템을 통합하고, 워크플로를 설계해 조직의 비즈니스 프로세스 관리를 간소화하세요. Power Automate의 워크플로 및 프로세스 자동화 도구는 운영 효율성 향상, 팀 생산성 증가 및 ROI 추적 개선으로 가는 길을 빠르게 만들어 줍니다.

Power Automate에는 AI 기능도 포함되어 있어 지능형 의사 결정과 예측 인사이트로 프로세스 자동화를 강화합니다. 이를 통해 AI로 혁신하고 대규모로 워크플로를 최적화할 수 있습니다. Power Automate에 대해 자세히 알아보세요.