비즈니스에서의 BPMN 사용에 대한 초급자 가이드
BPMN이란 무엇인가요?
직접 보면 믿게 됩니다. 백문이 불여일견입니다. 설명보다 보여 주세요. 이런 표현 방식 덕분에 BPMN(비즈니스 프로세스 모델링 표시법)은 다양한 유형의 비즈니스, 산업, 직군에서 크게 인기를 얻었습니다. 하지만 BPMN이 정확히 무엇이고, 어떻게 작동하나요?
기능은 무엇인가요?
BPMN의 가장 큰 장점 중 하나는 필요한 만큼 단순하게도, 복잡하게도 흐름도를 만들 수 있다는 점입니다. 그래서 모든 수준(기술이든 기술이 아니든)의 비즈니스 이해관계자가 쉽게 이해할 수 있습니다.
이런 장점 때문에 BPMN이 널리 쓰이는 것으로 보입니다. 2016년 한 설문 조사에 따르면 기업의 64%가 비즈니스 프로세스를 단순화하기 위해 BPMN 도입에 관심을 보였습니다. 대부분의 회사에 목표는 간단합니다. 비용을 줄이고 생산성을 높여 비용을 절감하는 것입니다.
왜 필요한가요?
중요성이 큽니다. 2018년 기업 설문 조사의 다음 통계를 고려하세요.
- 응답자의 37%는 자사에서 여러 개의 대규모 비즈니스 프로세스 프로젝트를 진행 중이라고 답했습니다.
- 설문 조사에 참여한 조직의 93%가 다양한 프로세스 개선 프로젝트에 참여하고 있습니다.
- 79%는 분석하고 변경할 프로세스를 모델링하기 위해 프로세스 소프트웨어 도구를 사용하고 있다고 답했습니다.
- 또한 응답자의 65%는 BPMN 프로세스와 기술이 자사의 효율성, 유연성, 고객 만족도를 높이는 데 도움이 되었다고 동의하거나 강하게 동의했습니다.
- 하지만 응답자의 과반수인 52%는 회사 프로세스를 가끔만 모델링하거나 문서화한다고 답했습니다.
효율성 향상 외에도 비즈니스 프로세스 작업을 지원하는 또 다른 이유는 다음과 같습니다.
- 고객 만족도 증진
- 조직의 대응 능력 향상
- 비즈니스 조정 및 제어 개선
- 새 제품이나 비즈니스 라인 도입
- 새 규정 준수
- 합병 또는 인수와 같은 고유한 이벤트에 대응
IT, 금융 서비스, 보험, 제조부터 교육, 통신, 소매, 컴퓨터와 소프트웨어까지, 모든 회사는 더 나은 비즈니스 또는 조직 프로세스의 혜택을 누릴 수 있습니다.
BPMN은 어떻게 사용하나요?
BPMN의 목표는 모두가 프로세스의 시작부터 끝까지를 한눈에 볼 수 있게 하는 것입니다. 이 도구는 간극을 메워 주는 시각적 경로를 제공해 줍니다. 프로세스의 한쪽 끝에서 다른 쪽 끝까지 가는 데 필요한 비즈니스 활동의 순서를 보여 줍니다.
다음은 기업이 BPMN을 사용해 얻을 수 있는 몇 가지 이점입니다.
- 목표에 도달하기 위한 보다 쉬운 커뮤니케이션 및 협업
- 단계의 간단한 시각적 표현
- 이해관계자 역할에 따라 맞춤 설정할 수 있는 기능(예: 분석가, 프로세스 참가자, 관리자, 개발자, 외부 팀 및 컨설턴트)
- 솔루션이 필요할 수 있는 프로세스의 문제 식별
- 개선을 위한 잠재적 영역에 대한 인사이트
- 더 높은 품질의 결과 이끌기
프로세스 모델링 예시
비즈니스 중심
많은 전문가와 조직은 사람 중심의 매우 높은 수준의 프로세스를 모델링하려고 합니다. 이 경우 몇 개의 기호만 사용하면 되므로 BPMN에 대한 깊은 지식이 덜 필요하고, 표기법도 단순합니다. 반대로 이러한 모델은 IT와 다른 기술 이해관계자를 위해 매우 상세하게 조정할 수도 있습니다.
다음은 이 흐름도로 시각적으로 표현할 수 있는 프로세스 유형의 몇 가지 예입니다.
- 고객 전화 불만 처리
- 온라인에서 제품 판매
- 제조 워크플로
- 보험 청구 처리
- 채용 흐름도
- 온보딩 방법
게이트웨이 다이어그램을 사용한 BPMN 프로세스의 예
한 달 동안 Visio 무료로 사용해 보기
1개월 무료 평가판 기간이 끝나면 해당 구독 요금이 청구됩니다. 신용 카드가 필요합니다. 향후 요금이 청구되지 않도록 언제든지 취소할 수 있습니다.
기술 중심
앞에서 설명한 것처럼 필요에 따라 다이어그램을 세분화할 수 있습니다. 예를 들어, IT 중심의 프로세스 흐름, 코딩 등을 표현할 수 있습니다.
- B2B 웹 서비스
- 프로그램 내에서 코드 실행 시각화
- 웹 사이트 또는 애플리케이션의 구조 설명
- 방문자가 웹 사이트를 탐색하는 방법 보기
- 데이터 입력, 프로세서 및 통신 네트워크와 같은 시스템의 데이터 흐름 표시
더 복잡한 버전에서는 메시지, 타이머, 비즈니스 규칙, 오류 조건 같은 복잡한 비즈니스 이벤트도 모델링할 수 있습니다. 이제 BPMN의 더 복잡한 버전을 살펴보겠습니다.
BPMN 2.0의 요소 및 기호
BPMN 표시법에는 기본적으로 5가지 요소 범주가 있고, 그 안에 다양한 도형과 기호가 있습니다. 다음은 간략한 개요입니다.
흐름 개체
비즈니스 프로세스에서 동작을 표시하고 다음을 포함합니다.
- 활동: 사람이나 시스템이 수행하는 작업(모서리가 둥근 직사각형으로 표시됨).
- 이벤트: 프로세스 중에 발생하는 일: 시작, 중간, 끝(원으로 표시됨).
- 게이트웨이: 프로세스의 순서 흐름 경로를 나타냅니다(마름모로 표시됨). 추가 세부 정보에는 의사 결정 지점이 포함될 수 있습니다.
데이터 개체
프로세스의 데이터에 대한 정보를 제공합니다. 데이터는 네 가지 방식으로 표시됩니다.
- 데이터 입력(한쪽 모서리가 접힌 페이지와 오른쪽 화살표로 표시)은 데이터에 의존하는 작업입니다. 특정 데이터가 수집되기 전까지는 다음 단계로 진행할 수 없습니다.
- 데이터 출력(한쪽 모서리가 접힌 페이지와 채워진 오른쪽 화살표로 표시)은 프로세스에서 데이터가 생성될 때 사용합니다.
- 데이터 수집(한쪽 모서리가 접힌 페이지와 하단 중앙에 세 줄로 표시)은 프로세스에서 필요한 모든 데이터 수집 행위입니다(예: 설문 조사).
- 데이터 저장소(컨테이너로 표시)는 프로세스에서 얻은 데이터를 모아 두는 장소로 사용합니다.
연결 개체
흐름 개체를 서로 연결하거나 다른 정보를 연결하고 프로세스의 흐름을 표시합니다.
- 시퀀스 흐름(오른쪽을 향한 실선 화살표로 표시)은 수행되는 활동의 순서를 나타냅니다.
- 메시지 흐름(왼쪽에 원이 있는 오른쪽을 향한 점선 화살표로 표시)은 참가자 간의 메시지와 흐름 순서를 나타냅니다.
- 연결선(점선으로 표시)은 텍스트와 아티팩트를 이벤트에 연결합니다.
스윔레인
이 용어는 풀과 레인을 나타냅니다.
- 풀: 단일 프로세스를 담는 "컨테이너"입니다.
- 레인: 풀 안의 활동을 분류합니다. 가로 또는 세로로 표시되며, 풀을 구역으로 나누어 책임과 이벤트 위치를 보여줍니다.
아티팩트
이들은 프로세스에 대한 추가 세부 정보를 제공합니다. 아티팩트에는 두 가지 유형이 있습니다.
- 그룹: 홈이 파인 상자로 표시되며, 관련 있는 요소들을 둘러싸서 함께 묶어 보여줍니다.
- 텍스트 주석: 이는 읽는 사람이 드릴다운하지 않고 쉽게 볼 수 있는 메모(왼쪽 대괄호 하나가 앞에 옴)입니다. 주석이라고도 합니다.
소프트웨어로 BPMN 간소화
흐름도를 만들 때는 바퀴를 새로 만들 필요가 없습니다. 특히 BPMN을 처음 시작하는 경우라면 더 그렇습니다.
소프트웨어 도구를 사용하면 다이어그램을 더 빠르게 만들고 비즈니스 프로세스 모델의 효과도 높일 수 있습니다. 다음과 같은 기능을 제공하는 소프트웨어를 선택해야 합니다.
- 전문가를 쉽게 만들어 빠르게 다이어그램 작성을 시작하세요. 즉시 사용할 수 있는 템플릿 및 샘플이 포함된 BPMN 흐름도입니다.
- 미리 만들어진 테마와 효과로 다이어그램에 전문적이고 매력적인 느낌을 더하세요.
- 끌어서 놓기, 정렬 및 배치, 자동 연결 같은 직관적인 기능을 활용해 더 효율적으로 다이어그램을 만드세요.
- 수백 가지의 그래픽적으로 다른 기호가 포함된 핵심 BPMN 2.0 도형과 그 이상의 핵심 집합을 제공하는 콘텐츠 에코시스템에서 작업하세요.
- 기본 BPMN 다이어그램은 물론, 예외 로직, 리소스 및 역할 정보, 기본 데이터 흐름 정보, 참가자 간 통신 정보를 포함한 더 세부적인 다이어그램까지 만들 수 있는 지원 수준을 갖추세요.
- BPMN 2.0 표준을 기반으로 시각적 정확성과 관련된 76개의 논리 규칙으로 다이어그램을 검증해 오류를 확인하고, 검토할 수 있도록 문제 목록을 표시하세요.
- 시각적 정확성과 관련된 사용자 지정 로지스틱 규칙 집합을 로드합니다.
- 작업을 자유롭게 보안 웹 기반 링크, 첨부 파일, 이미지 또는 PDF로 공유하고 온라인으로 메모에 회신하세요.
- 공동 작성, 주석 및 주석을 사용하여 다른 사용자와 공동 작업합니다.
- 팀과 다이어그램을 공동 편집하여 단일 정보 버전을 유지하고 버전 충돌을 최소화합니다.
- 다이어그램의 특정 부분을 누가 작업 중인지 확인하고, 변경 알림을 받고, 그 변경 사항을 마스터 파일에 병합할 시점을 직접 선택하세요.
- 데이터 연결 다이어그램을 Power BI 대시보드에 통합하세요. 이 통합은 운영 인사이트와 비즈니스 인텔리전스를 강화해 전체 상황을 더 잘 이해하도록 도와줍니다.
- 비즈니스 프로세스 워크플로를 직접 자동화하여 만들기 프로세스를 더 빠르게 진행하고, IT가 전략적 이니셔티브에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 합니다.
- 브라우저나 iPad® 앱에서 거의 어디서나 다이어그램에 액세스할 수 있습니다.
시작할 때 도움이 되는 팁
기존 비즈니스 프로세스 소유자부터 분석가까지, 비즈니스 프로세스를 간소화하면 단순하든 복잡하든 모두 이점을 얻을 수 있습니다. 정보가 조금 벅차게 느껴지더라도 이 점을 기억하세요. 간단한 BPMN 흐름도를 만든 다음, 거기에서 점차 확장하면 됩니다.
Microsoft 365 팀은 비즈니스를 시작하고, 운영하고, 성장시키는 데 도움이 되는 리소스를 공유하는 데 중점을 두고 있습니다.
비즈니스 인사이트 및 아이디어는 전문 세금 또는 재무 조언을 제공하지 않습니다. 상황에 대해 논의하려면 세금 또는 재무 전문가에게 문의하세요.
Microsoft 365 팔로우