大きなファイルを送信する方法

大きすぎる添付ファイルのためにメールが返されたりブロックされることはストレスになります。理由は簡単です。インターネット サービス プロバイダーや電子メール プロバイダーは、アップロードまたは送信できるファイルのサイズを制限しています。大量のデータでサービスの速度低下を防ぐためです。

その上限は、多くの人が想像するよりも低いものです。Outlook と iCloud の上限は 20 MB です。Gmail、Yahoo、ProtonMail、AOL の場合は 25 MB です。2 つの要因により、実際の上限はさらに低くなります。電子メールの添付ファイルは転送用にエンコードされるため、実際に収まる最大のファイルは表示されている制限の約 75% であり、25 MB の上限の場合は約 18 MB のファイルとなります。受信者のプロバイダーも独自の制限を適用するため、2 つの上限のうち小さい方によってメッセージが届くかどうかが決まります。

方法を選ぶ前に、送りたいファイルがどのくらいか把握しておくと役立ちます。小規模企業が最も頻繁に送信するファイルの大まかなベンチマーク: スマートフォンのカメラからの写真は数メガバイトであり、添付ファイルとして問題ありません。画像を含むスライド デッキは、多くの場合、10 ~ 30 MB で、ちょうど上限ギリギリです。短いビデオは映像の最初の 1 分間で上限に達します。デザイン、CAD、または生の画像ファイルは、数百 MB に達します。スキャンした請求書や契約書のフォルダーは、数十ページを超えると急速に大きくなります。

実用上のルール: 約 18 MB を超えるものには、添付ファイルではなくリンクが必要です。特に数百 MB を超えるものには、クラウド ストレージが必要です。

ファイルをアップロードし、そのファイルへのリンクを共有します。これは、4 つのつうち最も高い上限で、1 ファイルあたり最大 250 GB まで対応します。単一のドキュメントにもフォルダー全体ににも使えます。受信者は、リンクを開くためにストレージ プロバイダーのアカウントを必要としません。注意すべき点の 1 つは、組織外で共有する場合のアクセス許可です。意図したアクセスの設定が重要なのはこのためです。初めて使う場合は、「中小企業向けクラウド ストレージ」で、基盤となるサービスのしくみを確認してください。

コラボレーション ツールは、チャット、ビデオ会議、ファイル ストレージを 1 か所にまとめます。多くの場合、クラウド ストレージとも統合されるため、会話の中でファイルを送信するには 1 つの手順で済みます。これは、相手がすでに一緒に仕事をしている人の場合、最も速い方法です。トレードオフは、ファイルが複数のスレッドに分散し、後で見つけるのが難しくなることです。

これらのサービスでは、ファイルをアップロードしてダウンロード リンクを送信できます。無料のものも、サブスクリプション制のものあります。相手が普段使用しているツールの外にいる場合に便利です。こうしたサイトは、堅牢なセキュリティまたはプライバシー保護が含まれていないことが多いため、使用する前にセキュリティ プロトコルを確認してください。機密性の高いものには、代わりにクラウド ストレージ プロバイダーを使用してください。

フォルダーを圧縮したり、大きなアーカイブを複数のパーツに分割したりすると、ファイルを制限以下のサイズに抑えることができます。ただし、その効果は限定的です。ビデオ、写真、PDF は既に圧縮されているため、ほとんど小さくなりません。ほとんどの中小企業では、クラウド ストレージ リンクでほぼすべてのケースに対処できます。残りは状況に応じて使い分けましょう。

クラウド リンク メソッドには約 1 分かかります。ステップ 1: ファイルをクラウド ストレージに保存するか、保存先のフォルダーにドラッグします。ステップ 2: アップロードが完了するまで待ちます。ファイルが完全にアップロードされるまでリンクは機能しません。ステップ 3: ドキュメントの共有ボタンまたはフォルダー内のファイルを右クリックして、共有オプションを選択します。ステップ 4: 送信する前にアクセス許可を設定します。誰が開くことができるか、編集できるか表示のみ可能か、リンクに有効期限をつけるかどうかを設定ます。ステップ 5: リンクをメール、チャット、またはテキストで送信します。

一部のメール アプリでは、これらの手順をさらに短縮します。Outlook でサイズの上限を超えたファイルを添付すると、ファイルを OneDrive にアップロードし、添付ファイルを共有リンクに置き換えるよう提案されます。これにより、受信トレイから離れることなく同じ結果を得られます。送信先が組織外の相手の場合は、そのリンクのアクセス許可を確認してください。

クラウド ストレージは、代替手段ではなく既定の方法として扱う価値があります。その理由はファイル サイズだけではありません。使いやすさ: メールの招待または直接リンクを送信すると、受信者はアカウントがなくてもクリックして開くことができます。セキュリティ: ファイル暗号化、疑わしいログイン監視、ランサムウェア検出、ウイルス スキャン、2 要素認証、パスワードで保護されたリンクが標準で組み込まれています。アクセス許可: 1 人からグループ、リンクを知っている全員まで、表示、コメント、編集、再共有できる相手を任意の範囲で制限できます。復元: 受信者がファイルを削除した場合でも、ごみ箱からファイルをプルできます。また、ファイルの内容が変更された場合でも、以前のバージョンに復元できます。

バックアップ: コンピューターが紛失、盗難、またはクラッシュした場合でも、ファイルが安全に保たれます。コラボレーション: 1 度共有すれば、同じファイル上で共同作業が可能です。編集内容はリアルタイムで反映されます。より少ないストレージ: ファイルがデバイス内で占有する容量が小さくなり、メールの容量も消費しません。コスト: ほとんどのサービスには Free レベルが含まれているため、メールの上限を引き上げるためや、転送サービスのサブスクリプションのために料金を支払う必要はありません。これらを合わせると、一方通行の送付が共有の作業用コピーに変わります。もともと求めていたものは、通常はこれです。

リンクを共有するとアクセス範囲が広がるため、いくつかの習慣を身につけておくとよいでしょう。小規模企業向けの安全なファイル共有ガイドでは、その背後にある保護について詳しく説明しています。

ファイルが機密性の高いものである場合は、リンクを知っている全員ではなく、指定した相手のみと共有してください。受信者が本当に編集する必要がない限り、閲覧のみのアクセス許可を設定してください。プロジェクトが完了したらリンクが使えなくなるように有効期限を追加し、財務、法務、顧客記録にはパスワードを設定してください。機密データを無料の転送サイトにアップロードする前に、暗号化と保持に関する説明を読んでください。多く場合、ファイルは想定よりも長く保持されます。

共有ファイルは通常、作業ファイルであり、リンクが送信された瞬間に作業が開始されます。ここで AI アシスタンスの価値が生まれます。長い契約書やレポートを要約して、同僚が変更点を見つけるために 40 ページを読まなくても済むようにできます。また、リンクに添えるメッセージの下書きを作成したり、不在中に共同作業者が何を編集したかを把握したりできます。ファイルは単にメールで送るものではなく、チームが共同で作業を進めるものになります。

大きなファイルを送信することは、添付するのをやめた瞬間に問題ではなくなります。ファイルをクラウド ストレージに移動し、閲覧できるユーザーを指定するためにアクセス許可を設定して、リンクを送信します。OneDrive は、リンクとともに、共有を既定で安全にする暗号化、バージョン履歴、および期限付きアクセスを小規模ビジネスに提供します。OneDrive の使用を開始する。