Outlook はメール、予定表、連絡先、タスクなどを効率化し、すべてを 1 つの場所に集めます。モバイルでの利用が 2017 年以来、増加を続けているのも当然のことです。これだけ多くのユーザーがいる Outlook には、生産性向上のためのヒントとコツが多数あります。
ここでは、Outlook を最大限に活用する方法をご紹介します。
数百万人にも及ぶ Outlook ユーザーの一人としては、Outlook を最大限に効率よく使う方法を既にご存じかもしれません。念のため、まだご存じないかもしれない 7 つのヒントとコツをぜひご覧ください。
正確には、Outlook が話すのではなく、Microsoft の生産性アシスタント Cortana です。Cortana は Outlook モバイル版のメール メッセージの再生機能に統合されています。これを Outlook で設定しておけば、外出先でも新着メールを音声で聞くことができます。さらに、メールを管理することもできます。自分の声だけを使いハンズフリーで、メールを未読にする、フラグを付ける、削除する、そして返信することができます。
何よりも、Cortana はメールを読み上げるだけではありません。Cortana (性別はお好みで) は、スケジュールの整理も手伝ってくれます。AI が、イベントの変更を知らせてくれるだけでなく、予定表上のスケジュールの重複も見つけてくれます。 実際の動作をご覧ください。
特にスマートフォンでは、整理されていない受信トレイをスクロールして読むのは大変な作業になります。優先受信トレイを利用すれば、メールから必要な情報をすばやく見つけ出すことができます。この場合、"優先" と "その他" という 2 つの受信トレイに相当するものを作成できます。これら 2 つを切り替えるには、受信トレイの上部にあるボタンをスライドさせるだけです。
Outlook が自動的にメールを分類し、重要なメッセージは "優先" に、迷惑メールなどは "その他" に移動されます。メッセージを受信トレイの 1 つのセクションから別のセクションに移動すれば、メッセージを分類し直すこともすぐにできます。"常に優先に移動" やその逆を選ぶこともできます。これは、その送信者からのメッセージをいつも同じ受信トレイで見たい場合に便利です。
加えて、ユーザーが優先受信トレイ機能を使えば使うほど、この機能はさらにスマートになります。どのようにユーザーがメールを分類するかを観察して着信メッセージの分類機能を向上させるので、ユーザーが重要なことに集中するのに役立ちます。
会議に時間を使いすぎであることは、周知の事実です。組織内で会議をしている間も、Outlook を利用すれば、さらに別の会議をスケジューリングしようとする非効率性を解消できます。
Outlook の共有予定表を使って、自分の予定表の設定に移動し、共有したい相手 (同僚や友達) を選択します。チームごとに色を変えたり、自分の予定表に対する共有相手のアクセス許可 (閲覧のみ、編集、代理人としての管理) を管理することもできます。さらに、共有する詳細情報を、[すべて]、[件名と場所のみ]、[予定ありの時間帯のみ] から選択できます。
オフィスで他の人と机を並べて仕事しているときは、気軽に話しかけることができます。名前を呼ばれた人は、それまでしていたことを止めて顔を上げます。同じことがスマートフォンから、Outlook の @メンションを使ってできます。メール メッセージの中で @ に続けて名前を入力すると、その人は自分が会話に呼ばれていることを理解します。
さらに、他の人が @ であなたにメンションしたときは、受信トレイに、その @メンションに関係するセンテンスが直接メッセージ抜粋として表示されます。この機能を利用すると、自分が注意を払う必要があるものがひと目でわかります。
際限なくメールをチェックしていると、実験用のネズミのような気分を感じることがあります。あの小さなボタンを押すのは、新しいメッセージというごほうびをもらうためです。しかし、集中力がそがれてしまいます。今、重要なことに確実に集中するには、Outlook の "応答不可" 機能を使います。アプリからの通知をオフにすることによって、自分の注意を会議や、完成させなければならないレポートに集中させることができます。
毎日の午後、仕事を終える前の時間帯を "応答不可" にするようにスケジュールを設定することもできます。このようにすると、静かな時間を利用していろいろなことを整理し、次の日に備えることができます。あるいは、時間を区切った "応答不可" セッションをいつでも必要なときに、すぐに開始することができます。
メールでいっぱいになった受信トレイは現実です。Outlook モバイルは、外出先でもつながって情報を整理するのに役立ちます。Cortana を利用し、ここで紹介した Outlook のその他のヒントとコツも参考にして、プライベートと仕事のコミュニケーションと約束をうまくコントロールしましょう。
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