プロジェクト ライフ サイクルの 5 つのフェーズすべてを視覚ツールで管理する方法

実行フェーズが成功するかどうかは、計画フェーズの成功次第です。そのため、複雑なプロジェクトの実行のための最高の視覚ツールの 1 つを計画にも活用します。それがフロー チャートです。  

たとえば機能横断型のフロー チャートは、特定のマイルストーンを達成するための責任者やタスク依存関係をプロジェクト マネージャーが定義するのに役立ちます。プロジェクトによっては、プロジェクトの他の面をさまざまなチームが担当することもありますが、この種の図はそのすべてを定義できます。   

たとえば "スイム レーン" は、各タスクに関与する人を定義するものであり、"フェーズ ボックス" はタイムラインまたはマイルストーンを表します。 

プロジェクトがスタートして実行が進行中のときは、共有可能なフロー チャートを用意すると全員が全力を発揮できるようにするうえで有益です。チーム メンバーは、図にコメントを付ける機能を使って、必要に応じて背景や最新情報を追加することもできます。クリック可能な図形が展開されたときに、追加情報が表示されるようにすることや、外部のデータ (たとえばデータベースやスプレッドシート) にリンクすることもできます。  

この時点では、プロジェクト マネージャーがすべきことは完了していますが、それでも各タスクを監視することは、すべてを順調に進めるために重要です。オンラインの視覚化やデータにリンクした図の利点の 1 つは、進行状況を他の人と共有することが、相手がそのプロジェクトに直接関与していない場合でも簡単にできることです。 

作図ソフトウェアには、シンプルなステータス報告テンプレートが付属していることも多く、プロジェクト マネージャーが要点だけを取り出して上司や外部のクライアントまたは利害関係者と共有するのに役立ちます。 

プロセス全体を通して複数のドキュメント (SWOT 分析からフローチャートまで) を持つことには、プロジェクトのフォーカスを維持できるという効果もあります。プロジェクトの当初のゴールと成果物を監視することは、スコープ クリープの防止に役立ちます。 

作図ソフトウェアの中には、自動化ソフトウェアと連携するものもあり、これを利用するとプロジェクトのワークフローを設計してから自動トリガーをセットアップすることもできます。たとえば、タスクが完了したときに通知を受け取ります。 

お疲れ様でした。チームがすべての成果物を完成させると、プロジェクトは完了です。しかし、この最後のフェーズの鍵は、少し時間を取って、たった今起きたことを評価することです。明確で、具体的な視覚表現がプロセス全体を通して手元にあれば、何がうまくいき、何がそうでなかったかを振り返ることがずっと簡単になります。 

チーム メンバーや利害関係者とのポストモーテム ミーティングのスケジュールを設定し、成功と課題の両方について話し合います。ここでも、作図ツールが頼りになります。プロジェクト ポスト モーテム テンプレートを利用して、ミーティングで挙げられたフィードバックやアイデアを記録してみてください。  

すべてのドキュメントを中央の場所に一括保管しておきます。次回のリソースとして利用できるようにするためです。 

これらの周到な計画と文書化は、やり過ぎのように思えるかもしれませんが、きっと役に立ちます。視覚ツールを使用して計画、コミュニケーション、進捗管理を行うことは、プロジェクトを予算とスケジュールのとおりに進める最も確実な方法の 1 つです。