1 世紀あまりにわたり、ガント チャートはプロジェクトの成功に大きな役割を果たしており、立ち上げから完了までを導いています。建設プロジェクト、デスティネーション ウェディング、コンテンツ作成、新しい Web サイトなど、始まりと終わりがあるプロジェクトはどれでも、ガント チャートが役に立つ可能性があります。
究極のガント チャート ガイド
ガント チャートとは?
ガント チャートとは、時間を軸とする棒グラフであり、理解しやすいタイムラインであり、プロジェクトの詳細情報を明確な視覚的表現に変換するものです。ガント チャートはウォーターフォール タイプのプロジェクト マネジメントと強く結び付いています。言い換えると、各プロジェクト フェーズが完了しなければ次のステップを開始することはできず、フェーズが繰り返されることはありません。
つまり、直線的な計画であり、アジャイルとは異なります。アジャイルではニーズと要件が変動し、これらがプロジェクトに追加されるのは個々のスプリントと継続的なフィードバックの後となります。効果的なガント チャートを作成するには、その中に次のような重要な情報を入れます。
- スコープ
- タスク
- 依存関係
- タスクごとの LOE (時間)
- リソース (人)
- マイルストーン
ユーザーフレンドリーなプロジェクト マネジメント ソフトウェアのおかげで、ガント チャートの作成はこれまでになくシンプルであり、初心者でも可能です。それだけでなく、ガント チャートは常に、プロジェクト マネジメント ソフトウェアでよく使用され求められている機能の上位 5 つにランク入りしています。これは、頭に入れておくべき重要事項の 1 つです。なぜなら、プロジェクト パフォーマンスの低さが原因で支出の約 9.9% が無駄になっているという統計があるからです。それは、1,000 ドルの投資のうち 99 ドルということになります。
どのプロジェクトにとっても最大の妨げとなるのが、スコープ クリープです。つまりプロジェクトの時間、コスト、リソースをコントロールあるいは調整できなくなることです。プロジェクト マネージャーを対象とする最近の調査によれば、過去 12 か月間に完了したプロジェクトの 52% でスコープ クリープが発生しており、5 年前の 43% から大きく増加しています。
ほぼすべてのプロジェクトは、ガント チャートを使用することにメリットがあります。プロジェクト マネジメントのタスクがシンプルになり、すべてをスコープ内に収めて、成功を手助けしてくれるからです。では、ガント チャートが効果を発揮する可能性のあるシナリオをいくつか見てみましょう。
シナリオ: スプレッドシートでは十分ではない、つまり情報が多すぎるとき
極端に大きいスプレッドシートの中で情報を見つけて変更を加えることは大変です。プロジェクト マネージャーと利害関係者にとっては恐ろしいほどです。加えて、依存関係や動的スケジューリングのような機能はありません。
代わりに、その多すぎるほどの情報を見やすい視覚表現に変換すれば、タスクを明確にするのに役立ちます。その結果として連携、意思決定、ワークフローなどが促進されます。色分けされた、視覚的なタイムラインで開始から終了までを表現できるからです。この重要性を裏付ける数字を紹介しましょう。成功するビジネスはプロジェクト成功率が高いという傾向があり (92%)、そうではないビジネス (32%) とは対照的です。また、プロジェクトのパフォーマンスの低さが原因で失われるお金は 21 分の 1 です。
シナリオ: 大勢の人がプロジェクトに関与しているとき
オンラインのガント チャートは、全員の認識をそろえるために絶えず更新が必要であるときにきわめて有益です。オンラインのタイムラインを作成すると、常に流動的で最新にすることができ (静的なスプレッドシートとは対照的に)、タスクや今後のマイルストーンをプロジェクトの利害関係者全員と簡単に共有するのに役立ちます。
カスタマイズ可能なビューを作成し、リアルタイムで変更を加えてその場でバージョン管理を行い、簡単なドラッグ アンド ドロップ機能を利用し、ボード上にあるツール (たとえばレポート機能) を活用します。ガント チャートに慣れ親しむにつれて、さらに多くの利点に気付くでしょう。たとえば、依存関係を記録することや、自動スケジュールを活用することは、スプレッドシート単独では不可能です。
ただし、多数のプロジェクト計画が Excel のようなスプレッドシートで既に作成されている場合でも、多くのソフトウェア プログラムに、その Excel データをインポートしてガント チャートをすばやく作成する機能があります。
プロジェクトのトラッキングを日、週、月、年のどの単位で行うかにかかわらず、ガント チャートを使用すると全員が視覚的に理解しやすい形で各自のタスクをトラッキングできるようになります。さらに、すべてをスコープ内に収め、コミュニケーション ラインを開き、手持ちのリソースを最大限に活用することができます。これらのすべてのことが、柔軟性と効率を維持して戦略的目標を達成するためには不可欠です。
ビジネス インサイトは、専門家による税務または財務の助言を行うものではありません。税務または財務の現状についての相談をご希望の場合は、お客様の顧問である専門家にお問い合わせください。
Microsoft 365 をフォロー