ハイブリッド ワークは、何百万人もの人にとって標準になっています。多くの人が週に 1 日以上の在宅勤務日を取り入れ、交通渋滞に巻き込まれる代わりに、趣味、睡眠時間の取り返し、または家族や友人との交流により多くの時間を費やせるようになりました。朗報なのは、この柔軟性の向上が生産性に影響していないことです。Microsoft ワーク トレンド インデックスによると、ハイブリッド ワークの従業員の 87% が職場で成果が上がったと回答しており、Microsoft 365 の生産性シグナルも上昇し続けています1。
在宅勤務用アプリに関する 21 のヒント
在宅勤務の方法
しかし、これは、在宅勤務が簡単であることを意味するわけではありません。多くの人にとって、会社の文化とのつながりを保つのは難しい場合があります。また、明確な境界線がないと、仕事が従業員の私生活を侵害する場合があります。在宅勤務をする際は、次のヒントを参考に自分をいたわり、集中力を保ちましょう。キッチン テーブルで仕事をする場合でも、最高の仕事をするのに役立つ、リモート ワークの 20 件のベスト プラクティスを紹介します。
1. 仕事をする場所を選択する
どこでも仕事をしていると、どこでもリラックスできない場合があります。キッチンの一角でもよいので、自宅に仕事用のスペースを選択してください。仕事をする場所とくつろぐ場所を物理的に分けると、勤務時間中は仕事モードに切り替え、その後は人間関係、家事、その他の活動に集中するのに役立ちます。
2. スケジュールを守る
一晩中仕事をすることにならないよう、自宅での「勤務時間」を決めます。スケジュールは午前 9 時から午後 5 時までである必要はありません。定時の勤務時間を選択し、それを守ります。自宅に仕事用のスペースを作るのと同じように、この習慣を作ることで、仕事や休息の時間だと脳が認識しやすくなります。家族も、いつなら対応してもらえるかを把握しやすくなります。
3. 必要なツールを入手する
在宅勤務を効果的かつ効率的に行う方法を考えるとき、適切な備品があると大きな違いが生まれます。必要なものは次のとおりです。
- コンピューター、キーボード、マウス、追加のモニター (任意ですが、あると便利です)。
- ビデオ会議とグループ チャット ソフトウェア。
- ファイルにリモートでアクセスするためのオンライン クラウド ストレージ。
- イヤフォン、ノイズ キャンセリング ヘッドフォン、またはマイク付きヘッドセット。
- 体をしっかり支える快適なデスク チェア。
- 自分自身とビデオ通話の相手用の十分な明るさの照明。
- 水筒、コーヒー マグ、ティッシュ、はさみ、梱包用テープ、ペンと紙、思い出の品など、その他のオフィス用品。
4. シャワーを浴びて着替える
「誰にも会わないのに、なぜ着替えるのですか?」 リモートで仕事をしている場合、衛生管理や身だしなみを怠りがちですが、そうすると、見た目だけでなく気分にも影響します。朝にシャワーを浴びると、目を覚ましてノート PC を開くだけよりも、すっきりした気分になれます。身だしなみを整えることは、自分は大切にされ、いたわってもらえる価値があると認めることにつながります。誰にも見られない場合でも自信を持てて、突然のビデオ通話にも対応できます。
5. キッチンに必要なものをそろえる
無料のスナックや洒落たエスプレッソ メーカーを備えたオフィスのキッチンを覚えていますか? 今こそ自分に投資しましょう。優れた電気ケトルやコーヒー メーカーを用意し、お気に入りの飲み物を買い置きます。完璧な飲み物の作り方を学び、収納スペースにスナックや軽食を用意しておきます。そうすれば、1 日を気持ちよく始めるために必要なものがすべてそろいます。
6. 適切なノイズ レベルに設定する
在宅勤務のメリットの 1 つは、話好きな同僚や、その他のオフィスで気を散らすものがないことです。静かな環境を楽しむのか、集中するのに役立つホワイト ノイズや BGM が必要なのかを決めます。家に騒がしい子どもやペットがいる場合は、ホワイト ノイズ マシンを用意するか、ノイズ キャンセリング ヘッドフォンの購入を検討します。
7. 家族向けのガイドラインを定める
子どもにとっては、あなたが家で仕事をしている姿を見れば、いつでも遊んでもらえると思いますよね? 勤務時間と休憩時間を家族に伝え、遊んであげられる時間を定めます。重要な会議中に静かにしてもらえる仕組みを決めます。たとえば、数分前に伝える、または仕事用スペースのドアに看板を掲示するなどの方法があります。家に小さな子どもとパートナーもいる場合は、同じ時間に会議を予定しないようにします。そうすれば、どちらかが子どもの面倒を見ることができます。
8. 1 日を管理する
朝日とともに起きてすぐに仕事を始められる人もいれば、スヌーズ ボタンを 3 回も押して、昼食後にならないと創造性を発揮できない人もいます。自分が最も生産性の高い時間帯を検討し、エネルギー レベルに合わせて 1 日の就業時間を計画します。集中して作業する時間を確保するために予定表の特定の時間帯をおさえて、忙しいときはステータス メッセージで知らせます。
9. 気を散らすものを減らす
仕事中にインターネットを見始め、時間を忘れてしまうのは簡単です。このため、タイマーを設定すると、集中力を保ちやすくなります。たとえば、ニュースを読む時間を 15 分確保します。勤務時間中にソーシャル メディア サイトをブロックするソフトウェアやブラウザーの拡張機能を使用します。中断を減らすため、用事は昼休みや仕事の後に予定します。
10. 休憩を計画する
毎日、一日中集中できる人はいません。在宅勤務に関する数あるベスト プラクティスの 1 つは、時々仕事から離れる時間を計画することです。予定表に休憩を入れると、頭をすっきりさせ、次のような楽しみを持てるようになります。
- 近所を散歩する。
- 家族と昼食を取る。
- お気に入りのコーヒー ショップに行く。
- かわいい動物のビデオを 10 分間見る。
- 午後のスナックを食べる。
11. ストレッチをして体を動かす
在宅勤務では、会議室、プリンター、同僚のオフィスまで歩く必要がないため、立ち上がって体を伸ばす理由が減ります。自宅内を歩き回ったり、郵便物を確認するために外に出たり、1 日を通してストレッチをしたりして、筋肉の痛みや疲労を防ぎます。そうすれば、体が喜びます。
12. 姿勢に注意する
「テック ネック」とは、1 日中画面の前で前かがみになることで生じる、背中が丸まった姿勢や首への負担のことです。在宅勤務中に姿勢が崩れてきたと感じる場合は、次の方法を試してみてください。
- ベッドやソファで仕事をするのは避けます。
- 腕と脚が 90 度の角度になるように椅子とモニターを調整し、モニターを目の高さに合わせ、背筋を伸ばし、足の裏を床につけます。
- 頭を左右に傾けたり、肩を前後に回したり、ストレッチをしたりするなど、簡単な運動をします。
- 可能であれば、カイロプラクターまたはマッサージ セラピストを訪ねます。
- エルゴノミック キーボードや、キーボードとマウス用のパッド付きリスト レストを用意します。
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13. 意図を持ってコミュニケーションを取る
在宅勤務中は、廊下での何気ない会話がなく、チャットでは言葉によらないコミュニケーションの手掛かりをつかむのが難しくなります。そのため、普段よりも密にコミュニケーションを取り、会話に適したチャネルを選択することが特に重要です。どのような場合にどのコミュニケーション チャネルを使用すべきか判断するためのヒントを紹介します。
- チャット メッセージ: チャットは、1 人以上の相手と会話するための、即時性のある形式ばらない手段です。進行中のプロジェクトについてフォローアップしたり、誰かから簡単な意見をもらったり、同僚と気軽につながったりするのに適しています。チャットを使用するときは、相手のステータス メッセージに注意してください。相手が集中して作業している場合は、後でメッセージを送るようにします。
- メール: メールは、正式な文書によるコミュニケーションに適したチャネルです。会議の結果を文書化したり、複雑なトピックについて意見を伝えたりする場合は、メールが適した手段かもしれません。ただし、複数の人が意思決定を行ったり、意見の相違を解決しようとしたりしている場合、メールは煩雑であることがあります。何度かメールをやり取りしても意見が一致しない場合は、電話や会議に切り替えることを検討してください。
- 電話: 通話は、2 人以上の人が行うことができ、合意を形成したり、緊急の問題に対処したりするのに優れた手段です。声の調子を聞き取れるため、通話は、誤解を最小限に抑えるのに役立ちます。
- ビデオ会議: ビデオ会議では、さまざまな場所にいる 2 人以上の人がつながり、共同作業を行うことができます。また、相手の姿が見えるため、言葉によらないコミュニケーションを読み取りやすくなります。ほとんどのビデオ会議ソフトウェアでは、画面共有とホワイトボード機能を使用して、対面会議に近い環境を再現できます。ビデオ会議を予定する場合は、全員にとって生産的なものになるよう注意してください。参加者が複数いる場合は、議題を作成し、全員が自分の役割を理解していることを確認します。
14. ビデオを確認する
ビデオ通話では見栄えを整え、背景に気を散らすものがないことを確認します。本棚を完璧に整えておく必要はありません。ただし、ビデオ会議アプリの中には背景をぼかせるものもあります。会議の前にカメラをオンにして、照明が十分であることを確認し、必要に応じて調整します。部屋着で仕事をすることになった場合は、急なビデオ会議に備えて近くに予備のシャツを置いておきます。
15. 掃除用品を用意する
在宅勤務で効果的かつ効率的に仕事をする方法について、誰も教えてくれないことが 1 つあります。それは、机にほこりがたまるということです。モニターを掃除するために、マイクロファイバー クロスまたは布を手元に置いておきます。少なくとも月に 1 回は、机の上の物をすべて移動し、机のほこりを払うか拭き掃除をしてから、物を元に戻すようリマインダーを設定します。高圧ガスのエア ダスターも、キーボードからパンくずやほこりを取り除くのに役立ちます。
16. 積極的につながりを持つ
在宅勤務中は、孤独になったり、周囲から切り離されたように感じたりするのは普通のことです。周囲から連絡が来るのを待つのではなく、上司やチームと定期的に状況を確認する時間を予定に入れてください。必要なものを伝え、困っている場合は周囲に知らせて、助けを得られるようにします。誰かに会えず寂しく感じたら、その人の予定表に 15 分間の近況報告の時間を設定します。ビデオ会議に疲れたら、散歩をしながら誰かに電話をかけます。
17. 機密情報を保護しやすくする
在宅勤務中は、会社のバッジがなくても入室できるため、仕事が気軽に感じられます。しかし、機密性の高い仕事の情報は、引き続き機密として扱う必要があります。家族に仕事用のコンピューターを使用させず、パスワードを定期的に変更するなどのベスト プラクティスに従います。機密性の高い通話をするときは、他の人に聞かれない場所にいることを確認し、スマート Bluetooth デバイスの接続を解除します。自宅でも公共の場所でも、仕事用デバイスを放置しないでください。 デバイスがサイバーセキュリティの脅威に対して脆弱にならないよう、ソフトウェアの更新プログラムが利用可能になったらすぐにインストールし、安全でないワイヤレス接続は避けます。
18. 不在メッセージを使用する
メール、チャット、ビデオを使用している場合、同僚からすぐに返信が来ることを期待しがちです。しかし、予定のために仕事を離れなければならないこともあります。数分以上席を離れる前に、グループ チャット アプリのステータスを更新します。戻る時刻とタイム ゾーンも記載するのが理想的です。(「太平洋時間の午後 2:30 までに戻ります」のほうが、「1 時間後に戻ります」より良いです。) 必要に応じて、不在メッセージに電話番号を記載し、緊急時に同僚が連絡できるようにします。
19. 自分の状態を確認する
1 - 2 か月たったら、「この方法はうまくいっているか?」と自分に問いかけます。在宅勤務の環境について、どのような点が気に入っており、どのような点が気に入りませんか? 仕事場を別の部屋に移す、窓の近くに移動する、椅子にクッションを追加する、机の配置を変えるなどを試してみます。フルタイムでリモート ワークをしていてオフィスが恋しくなった場合は、可能であれば週に 1 日か 2 日出社することを検討します。
20. 自分に優しくする
自分に少し寛容になりましょう。私たちはロボットではなく、人間です。集中できなかったり、生産性を十分に発揮できなかったりしても、自分を責めないでください。在宅勤務のためのこうしたベスト プラクティスを実践していても、誰にでも調子の出ない日はあります。自分自身とチームを思いやりながら、ベストを尽くしてください。
次のステップ
週に 1 回でも毎日でも、在宅勤務をすることで、通勤時間が減り、趣味や家族と友人とのつながりに使用できる時間が増えるため、生活がより豊かになります。在宅勤務で仕事に集中する方法を学ぶのは、最初は難しいかもしれません。しかし、適切な環境を整え、ベスト プラクティスを実践すれば、ハイブリッド ワークやリモート ワークによって時間をより自由に管理でき、仕事の満足度も高まります。
リモート ワーク中も無料のグループ チャット アプリを使用して共同作業やつながりを実現できます。または、生産性の維持に役立つ包括的なビジネス アプリ スイートの使用をすぐに開始することもできます。
Microsoft 365 チームは、ビジネスの開業、経営、成長に役立つリソースの共有に重点を置いて取り組んでいます。
- [1]
「ハイブリッドワークは仕事の一形態に過ぎません。私たちは間違っていないか?」 Work Trend Index, Microsoft,
2022 年 9 月 22 日 p. 5、2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
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