Che cos'è la gestione dei processi aziendali (BPM)?

Una gestione dei processi aziendali efficace segue un ciclo di vita continuo che garantisce che i processi non vengano solo implementati, ma anche costantemente perfezionati nel tempo. I cinque passaggi principali della gestione dei processi aziendali includono:
 

1. Progettazione. Definisci gli obiettivi, i ruoli, gli input, gli output e i passaggi del processo. Ciò può includere il mapping dei processi o gli strumenti di modellazione. Ad esempio, un'università che progetta un processo di registrazione degli studenti dovrebbe delineare tutte le fasi, dalla domanda di ammissione all'immatricolazione, per individuare modi per raggiungere obiettivi come un minor numero di domande abbandonate, una maggiore accuratezza dei dati e tempi di elaborazione più rapidi.
    
2. Modello. Creare rappresentazioni visive per simulare diversi scenari, aiutando i team a comprendere le dipendenze e ottimizzare il flusso. Un esempio potrebbe essere un'azienda di logistica che modella l'ottimizzazione dei percorsi di consegna in base ai dati sul volume e sul traffico, anziché basarsi su pianificazioni statiche o modelli storici, al fine di anticipare i colli di bottiglia, ridurre i costi del carburante e abbreviare i tempi di consegna una volta implementata.
    
3. Esegui. Distribuire il processo usando strumenti di automazione del flusso di lavoro, ad esempio Microsoft Power Automate. Un team delle risorse umane potrebbe eseguire un flusso di lavoro di onboarding per i nuovi assunti che genera automaticamente attività, promemoria e raccolta di documenti, garantendo un'esperienza coerente per ogni dipendente e riducendo gli oneri amministrativi.
    
4. Monitora. Tieni traccia delle prestazioni in tempo reale, rilevando metriche chiave come i tempi di ciclo, i tassi di errore e la produttività. Ad esempio, un sistema sanitario che monitora i tempi delle pre-autorizzazioni assicurative e individua dove si verificano i ritardi potrebbe apportare miglioramenti che porterebbero a approvazioni più rapide, una maggiore soddisfazione dei pazienti e un minor numero di problemi di fatturazione.
    
5. Ottimizza. Usare le informazioni dettagliate raccolte dal monitoraggio per perfezionare il processo. Ciò può comportare l'automazione di passaggi aggiuntivi, la rimozione delle ridondanze o l'aggiornamento della progettazione del flusso di lavoro. Una catena di vendita al dettaglio, ad esempio, può ottimizzare i flussi di lavoro per il rifornimento dei negozi dopo aver identificato frequenti esaurimenti scorte.
    

Ogni fase si basa sulla precedente, favorendo l'automazione continua dei processi, un migliore utilizzo delle risorse e un miglioramento misurabile dell'efficienza operativa.

L'adozione della gestione dei processi aziendali crea valore sia immediato che a lungo termine per la tua organizzazione. Alcuni dei vantaggi più immediati includono:
 

• Maggiore efficienza. I flussi di lavoro standardizzati riducono lo sforzo manuale e le duplicazioni.
• Maggiore flessibilità. Adattarsi più rapidamente ai cambiamenti del mercato o delle normative grazie a processi appropriati.
• Maggiore conformità. Il rilevamento automatizzato supporta un'esecuzione coerente e la conformità al controllo.
• Monitoraggio migliorato del ROI. I miglioramenti operativi si traducono in risparmi sui costi misurabili e ottimizzazione delle risorse.
• Migliore collaborazione. Ruoli e responsabilità chiaramente definiti migliorano il lavoro di squadra.

Questi vantaggi dell'automazione dei processi aziendali aiutano i team a lavorare in modo più efficiente fin dal primo giorno, gettando le basi per una trasformazione più ampia dei processi. Nel tempo, una maggiore efficienza, agilità e collaborazione creano le basi per benefici a lungo termine come:
 

• Scalabilità. La gestione dei processi aziendali consente alle aziende di crescere senza perdere il controllo operativo. Man mano che i processi vengono ottimizzati e automatizzati, diventano più scalabili con meno sforzo e costi inferiori.
• Processo decisionale basato sui dati. Il monitoraggio continuo mette in luce tendenze e metriche di performance che supportano una migliore pianificazione e allocazione delle risorse.
• Soddisfazione dei dipendenti. La riduzione delle attività manuali e ripetitive consente ai dipendenti di concentrarsi su attività a maggior valore, favorendo il coinvolgimento e la permanenza in azienda.
• Miglioramenti dell'esperienza del cliente. Processi efficienti riducono ritardi ed errori, garantendo un servizio più coerente e una maggiore soddisfazione.
• Vantaggio competitivo. Le aziende che ottimizzano e automatizzano più velocemente possono offrire valore più rapidamente, innovare prima e rispondere ai cambiamenti del mercato con agilità.

Per ottenere questi risultati su larga scala, molte organizzazioni si affidano a software di gestione dei processi aziendali per automatizzare le attività, tenere traccia delle prestazioni e adattare i processi in tempo reale.

La gestione dei processi aziendali ha un'applicazione ampia, aiutando interi settori a modernizzare le operazioni e consentendo a ogni reparto di questi settori di lavorare in modo più efficiente. La gestione dei processi aziendali si adatta per soddisfare le esigenze sia delle iniziative a livello di organizzazione che dei flussi di lavoro dei singoli team.

Casi d'uso per settore

Assistenza sanitaria: garantire un'accoglienza tempestiva e accurata dei pazienti è fondamentale, ma l'inserimento manuale dei dati e i passaggi di consegna causano spesso ritardi.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone supporta i flussi di lavoro di triage e le escalation che richiedono la valutazione del personale.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione trasferisce dati tra sistemi EHR, database assicurativi e strumenti di pianificazione.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti gestisce moduli di consenso, impegnative e documentazione di fatturazione.

Istruzione: le università hanno spesso difficoltà nella gestione delle pratiche accademiche e delle approvazioni tra i vari dipartimenti.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone consente a consulenti e docenti di esaminare le istanze accademiche e le approvazioni.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione connette i sistemi informativi degli studenti con le piattaforme di segreteria e di finanza.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti facilita l'instradamento e l'archiviazione di certificati di studio, piani di programma e ricorsi.

Produzione: mantenere la manutenzione delle attrezzature in linea con il programma riducendo al minimo i tempi di fermo della produzione è una sfida complessa.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone consente ai tecnici di segnalare come prioritarie le attività di manutenzione urgente e di registrare le ispezioni.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione connette gli strumenti di gestione delle risorse con i sistemi di produzione e pianificazione.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti automatizza il flusso dei registri di manutenzione, controlli di sicurezza e report di conformità.

Retail: l'apertura di nuovi punti vendita coinvolge processi ripetibili che devono essere eseguiti in modo coerente.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone assegna le attività ai team locali e garantisce la responsabilità.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione raccoglie dati da strumenti HR, finanziari e di gestione delle strutture per un coordinamento in tempo reale.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti gestisce contratti di locazione, permessi e accordi con i fornitori dall'avvio all'archiviazione.

Casi d'uso a livello di reparto

All'interno di ogni settore, la gestione dei processi aziendali supporta anche flussi di lavoro comuni dei vari reparti. Questi casi d'uso sono spesso il primo passo verso un'automazione dei processi più ampia e la standardizzazione dei flussi di lavoro:

Finanza: gestire l'elevato volume di note spese e approvazioni tra i vari reparti può essere dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori, rendendo il monitoraggio del ROI più difficile.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone garantisce che i manager esaminino e approvino le spese di alto valore con la dovuta supervisione.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione connette gli strumenti finanziari ai sistemi HR per validare le categorie di spesa, i limiti e i ruoli dei dipendenti.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti automatizza la generazione, l'inoltro e l'archiviazione di moduli di rimborso e ricevute.

Risorse umane: l'onboarding di nuovi dipendenti su larga scala porta spesso a esperienze non uniformi e ritardi nel provisioning.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone guida il personale HR attraverso flussi di lavoro di onboarding passo dopo passo, con attività basate sul ruolo.
• La gestione dei processi aziendali orientata all'integrazione connette i sistemi di recruitment, IT e payroll per attivare la creazione degli account e l'accesso ai sistemi.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti gestisce lettere di offerta, conferme di policy e documenti di conformità.

Operazioni: coordinare le attività della catena di approvvigionamento coinvolge più team e sistemi, il che può causare ritardi o discrepanze di inventario.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulla persona aiuta i manager a esaminare e approvare le modifiche ai fornitori o gli ordini urgenti.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione sincronizza i dati di inventario con le piattaforme di approvvigionamento e logistica in tempo reale.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti gestisce ordini di acquisto, documenti di spedizione e contratti con i fornitori.

Servizio clienti: risolvere rapidamente i problemi dei clienti è difficile quando i team di assistenza si affidano a strumenti non integrati e a un tracciamento manuale.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone assegna i ticket agli agenti del supporto in base alla disponibilità e alle competenze.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione consolida i dati provenienti da CRM, helpdesk e sistemi di knowledge base per supportare la risoluzione.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti automatizza la generazione di modelli di risposta, report di servizio e sondaggi di soddisfazione.

Informazioni legali e conformità: la gestione delle approvazioni dei contratti e delle modifiche alle policy è sensibile al fattore tempo e richiede un tracciamento rigoroso.

• La gestione dei processi aziendali incentrata sulle persone coordina le revisioni legali e le approvazioni degli stakeholder.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sull'integrazione connette i sistemi di gestione dei contratti con le piattaforme di rischio e conformità.
• La gestione dei processi aziendali incentrata sui documenti garantisce il controllo delle versioni, la gestione degli accessi e l'archiviazione sicura dei documenti legali.

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