Guida introduttiva all'uso di BPMN in ambito aziendale
Che cos'è BPMN?
Vedere per credere. Un'immagine vale più di mille parole. Mostra, non raccontare. Sono espressioni come queste ad aver reso la Business Process Modeling Notation (BPMN) estremamente popolare in molti tipi diversi di aziende, settori e professioni. Ma che cos'è esattamente BPMN e come funziona?
In breve, BPMN è un metodo standardizzato di diagramma di flusso che consente di creare e condividere diagrammi facili da capire. Questi diagrammi possono modellare visivamente le fasi di un processo aziendale dall'inizio alla fine.
Esempio di diagramma del processo di modifica dell'indirizzo BPMN (sopra)
Sebbene esistano diversi metodi per modellare i processi, BPMN è rapidamente diventato lo standard di fatto per la modellazione dei processi, e per un'ottima ragione.
Quali sono le sue funzionalità?
Uno dei vantaggi più significativi di BPMN è la sua capacità di creare diagrammi di flusso semplici o complessi, a seconda delle esigenze. Questo rende facile per gli stakeholder aziendali di tutti i livelli, tecnici o non tecnici, comprenderli.
È proprio questa qualità a spiegare probabilmente la popolarità di BPMN. Un sondaggio del 2016 ha rilevato che il 64% delle aziende è interessato ad adottare BPMN per semplificare i propri processi aziendali. L'obiettivo è semplice per la maggior parte delle aziende: risparmiare denaro riducendo i costi e migliorando la produttività.
Perché è necessario?
Le poste in gioco sono alte. Prendi in considerazione questi dati di un sondaggio del 2018 sulle aziende:
- Il 37% dei rispondenti ha riferito che nelle proprie organizzazioni sono in corso più progetti di processi aziendali di alto livello
- Il 93% delle organizzazioni del sondaggio è impegnato in numerosi progetti di miglioramento dei processi
- Il 79% ha dichiarato di usare strumenti software per modellare i processi che stava analizzando e pianificando di modificare
- Inoltre, il 65% delle persone intervistate ha concordato o concordato fortemente sul fatto che i processi e le tecnologie BPMN hanno aiutato le proprie organizzazioni a migliorare l'efficienza, la versatilità e la soddisfazione dei clienti
- Tuttavia, la maggioranza dei rispondenti (52%) ha dichiarato di modellare o documentare solo occasionalmente i processi aziendali
Oltre a migliorare l'efficienza, altre motivazioni rilevanti per supportare il lavoro sui processi aziendali includono:
- Aumento della soddisfazione dei clienti
- Migliorare la reattività dell'organizzazione
- Migliorare il coordinamento e il controllo aziendale
- Introdurre un nuovo prodotto o una nuova linea di business
- Conformità a nuove normative
- Rispondere a eventi particolari come una fusione o un'acquisizione
Dall'IT, ai servizi finanziari, alle assicurazioni e al settore manifatturiero, fino all'istruzione, alle telecomunicazioni, alla vendita al dettaglio, ai computer e al software, ogni azienda può trarre vantaggio dal miglioramento dei processi aziendali o organizzativi.
Come si usa BPMN?
L'obiettivo di BPMN è offrire a tutti una visione chiara di un processo dall'inizio alla fine. Aiuta a fornire un percorso visivo che colma le lacune, mostrando la sequenza delle attività aziendali necessarie per passare da un'estremità all'altra di un processo.
Ecco alcuni dei vantaggi che le aziende possono ottenere usando BPMN:
- Comunicazione e collaborazione più semplici per raggiungere un obiettivo
- Una semplice rappresentazione visiva dei passaggi
- Possibilità di personalizzazione in base ai ruoli degli stakeholder, ad esempio analisti, partecipanti al processo, manager, sviluppatori, team esterni e consulenti
- Individuazione dei problemi nei processi che potrebbero richiedere una soluzione
- Individuare le possibili aree di miglioramento
- Favorire risultati di qualità superiore
Esempi di modellazione dei processi
Orientato al business
Molti professionisti e molte organizzazioni vogliono modellare un processo ad alto livello, incentrato sulle persone. In questo caso, attenersi a una manciata di simboli richiede una conoscenza meno approfondita di BPMN, quindi la notazione è semplice. Al contrario, questi modelli possono anche essere adattati per essere estremamente dettagliati per l'IT e altri stakeholder tecnici.
Ecco solo alcuni esempi dei tipi di processi che questi diagrammi di flusso possono rappresentare visivamente:
- Gestione dei reclami dei clienti al telefono
- Vendere prodotti online
- Flussi di lavoro di produzione
- Gestione delle richieste di risarcimento assicurativo
- Diagrammi di flusso per l'assunzione di personale
- Metodi di onboarding
Esempio di processo BPMN con diagramma di gateway
Prova Visio gratuitamente per 1 mese
Dopo la valutazione gratuita di un mese ti verrà addebitato il costo dell'abbonamento applicabile. Carta di credito richiesta. Puoi annullare l'abbonamento in qualsiasi momento per interrompere gli addebiti futuri.
Orientato agli aspetti tecnici
Come detto in precedenza, è possibile creare diagrammi con il livello di dettaglio necessario. Ad esempio, per rappresentare flussi di processo incentrati sull'IT, la codifica e altro ancora:
- Servizi web B2B
- Visualizzazione dell'esecuzione del codice all'interno di un programma
- Illustrazione della struttura di un sito Web o di un'applicazione
- Osservare come i visitatori navigano in un sito Web
- Visualizzazione del flusso dei dati in sistemi come l'inserimento dati, i processori e le reti di comunicazione
Nelle versioni più complesse, sarai in grado di modellare eventi aziendali complessi, ad esempio messaggi, timer, regole di business e condizioni di errore. Esploriamo più da vicino alcune di queste versioni complesse di BPMN.
Elementi e simboli in BPMN 2.0
La notazione BPMN ha cinque categorie di base di elementi e, all'interno di queste, molte forme e simboli diversi. Ecco una panoramica rapida:
Oggetti di flusso
Questi mostrano il comportamento in un processo aziendale e includono:
- Attività: lavoro svolto o attività di una persona o di un sistema (rappresentate da un rettangolo con angoli arrotondati).
- Eventi: ciò che accade durante un processo: inizio, intermedio e fine (rappresentati da cerchi).
- Gateway: rappresentano il percorso del flusso sequenziale in un processo (rappresentati da rombi). I dettagli aggiuntivi possono includere punti decisionali.
Oggetti di dati
Questi offrono informazioni sui dati in un processo. I dati vengono rappresentati in quattro modi:
- Gli input di dati (rappresentati da una pagina con un angolo piegato e una freccia verso destra) sono attività dipendenti dai dati. Non possono procedere finché non vengono raccolti dati specifici.
- Gli output di dati (rappresentati da una pagina con un angolo piegato e una freccia piena verso destra) vengono usati per mostrare quando il processo genera dati.
- La raccolta dati (rappresentata da una pagina con un angolo piegato e tre linee piene nella parte inferiore centrale) è qualsiasi attività di raccolta dati richiesta nel processo, ad esempio un sondaggio.
- Gli archivi dati (rappresentati da un contenitore) vengono usati come luogo in cui raccogliere tutti i dati ottenuti dal processo.
Oggetti di collegamento
Questi collegano gli oggetti del flusso tra loro, o ad altre informazioni, e mostrano il flusso di un processo:
- I flussi di sequenza (mostrati come una freccia piena verso destra) illustrano l'ordine delle attività eseguite.
- I flussi di messaggio (mostrati come una freccia tratteggiata verso destra con un cerchio sul lato sinistro) illustrano i messaggi e l'ordine del flusso tra i partecipanti.
- Le associazioni (mostrate come una linea punteggiata) collegano il testo e gli artefatti a un evento.
Swim lane
Questo termine rappresenta pool e lane.
- Pool: il "contenitore " di un singolo processo.
- Lane: classificano le attività all'interno del pool. Mostrati in orizzontale o in verticale, suddividono il pool in sezioni per mostrare la responsabilità e la posizione degli eventi.
Artefatti
Questi forniscono dettagli aggiuntivi sul processo. Esistono due tipi di artefatti:
- Gruppi: mostrati come riquadri con intagli, racchiudono un gruppo di elementi per indicare che sono correlati.
- Annotazioni di testo: sono semplicemente note (precedute da una sola parentesi quadra sinistra) che i lettori possono vedere facilmente senza approfondire. Note come commenti.
Semplifica BPMN con il software
Quando si tratta di creare il diagramma di flusso, non c'è bisogno di reinventare la ruota, soprattutto se si sta appena iniziando con BPMN.
L'uso di uno strumento software consente di creare i diagrammi più velocemente e di rendere più efficace il modello di processo aziendale. Assicurati di scegliere un software che ti consenta di:
- Iniziare subito a creare diagrammi professionali. Diagrammi di flusso BPMN con modelli e esempi pronti all’uso.
- Dai ai diagrammi un aspetto professionale e accattivante con temi ed effetti predefiniti.
- Sfrutta le funzionalità intuitive come il trascinamento, l'allineamento e il posizionamento e il collegamento automatico per creare diagrammi in modo più efficiente.
- Lavora in un ecosistema di contenuti che offre il set principale di forme BPMN 2.0 e molto altro ancora, per un totale di centinaia di simboli graficamente diversi.
- Disponi di un livello di supporto che consente di creare sia diagrammi BPMN di base, sia diagrammi più dettagliati con logica delle eccezioni, informazioni su risorse e ruoli, informazioni di base sul flusso di dati e informazioni sulle comunicazioni tra i partecipanti.
- Verifica la presenza di errori convalidando il diagramma rispetto a 76 regole logiche relative alla correttezza visiva basate sullo standard BPMN 2.0 e visualizza un elenco di problemi da esaminare.
- Carica il tuo set personalizzato di regole logiche relative alla correttezza visiva.
- Condividi liberamente il tuo lavoro con un collegamento Web sicuro, un allegato, un'immagine o un PDF e rispondi ai commenti online.
- Collabora con altri utenti usando la creazione condivisa, i commenti e le annotazioni.
- Modifica i diagrammi con il team per mantenere un'unica versione dei dati e ridurre al minimo i conflitti tra versioni.
- Vedi chi sta lavorando su parti specifiche del diagramma, ricevi notifiche sulle modifiche e scegli quando unire tali modifiche in un file master.
- Integra i diagrammi connessi ai dati nella dashboard di Power BI. Questa integrazione può aiutare a migliorare l'intelligence operativa e di business, così da comprendere meglio il quadro generale.
- Automatizza i flussi di lavoro dei processi di business in autonomia, accelerando il processo di creazione e lasciando al reparto IT più tempo per concentrarsi su iniziative strategiche
- Accedi ai diagrammi da quasi ovunque in un browser o nell'app per iPad®.
Suggerimenti per iniziare
Dai responsabili di processi aziendali consolidati agli analisti, semplificare i processi di business è utile, indipendentemente dal fatto che siano semplici o complessi. Se le informazioni sembrano un po' tante, tieni presente questo: puoi creare un semplice diagramma di flusso BPMN e poi ampliarlo in un secondo momento.
Se vuoi vederlo in azione, ci sono molti modelli e video tutorial che ti aiuteranno a creare un diagramma di base; poi potrai aggiungere altri dettagli man mano che acquisisci sicurezza. Puoi saperne di più sull’uso di processi e software conformi a BPMN con questa guida dettagliata.
Il team di Microsoft 365 si concentra sulla condivisione di risorse che consentono di avviare, gestire e far crescere il business.
Inizia a usare Visio
Visualizza e comunica idee, informazioni e processi praticamente dovunque tu sia e con qualsiasi dispositivo grazie a Visio.
Contenuti correlati
Produttività
Come scegliere il diagramma di flusso più efficace
Produttività
Suggerimenti per il mapping del diagramma di rete
Produttività
Come aumentare la produttività con il mapping e di processi e l'automazione
Dati e idee per le aziende non fornisce consulenza fiscale o finanziaria. Devi contattare il tuo consulente per discutere della tua situazione.
Segui Microsoft 365