Come inviare file di grandi dimensioni

Vedere un messaggio di posta elettronica restituito o bloccato a causa di un allegato di grandi dimensioni è frustrante, e il motivo è semplice. I provider di servizi Internet e provider di posta elettronica limitano le dimensioni dei file che puoi caricare o inviare, per evitare che enormi quantità di dati rallentino i loro servizi.

I limiti sono più bassi di quanto si aspetti la maggior parte delle persone. Outlook e iCloud si fermano a 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail e AOL si fermano a 25 MB. Due dettagli rendono il limite reale ancora più basso. Gli allegati di posta elettronica sono codificati per il trasferimento, il che ne aumenta le dimensioni, quindi il file più grande che può effettivamente rientrare è pari a circa il 75% del limite dichiarato, e un limite di 25 MB porta un file di circa 18 MB. Anche il provider del destinatario applica il proprio limite, quindi è il più basso tra i due limiti a determinare se il tuo messaggio arriva.

Prima di scegliere un metodo, è di aiuto capire dove si colloca il tuo file. Alcuni riferimenti approssimativi per i file che le piccole imprese inviano più spesso: una foto fatta dalla fotocamera di un telefono occupa qualche megabyte e va bene come allegato; una presentazione con immagini spesso pesa tra 10 e 30 MB, proprio al limite; un video breve supera il limite entro il primo minuto di girato; un file di progettazione, CAD o immagine non elaborata di solito arriva a centinaia di megabyte; una cartella di fatture o contratti scansionati cresce rapidamente quando si superano poche dozzine di pagine.

La regola pratica: tutto ciò che supera circa 18 MB richiede un collegamento invece di un allegato, e tutto ciò che supera qualche centinaio di megabyte richiede specificamente l’archiviazione nel cloud.

Carica il file, quindi condividi un collegamento a esso. Questo è il limite più elevato più alto tra i quattro, fino a 250 GB per file, e funziona per un singolo documento o per un'intera cartella. I destinatari non necessitano di un account presso il provider di archiviazione per aprire il collegamento. L'unica cosa da tenere d'occhio sono le autorizzazioni quando condividi all'esterno della tua organizzazione, ed è per questo che è importante impostare l'accesso in modo esplicito. Se sei un neofita, l’archiviazione nel cloud per piccole imprese illustra come funziona il servizio sottostante.

Gli strumenti di collaborazione combinano chat, riunioni video e archiviazione dei file in un’unica posizione, e in genere sono integrati con l'archiviazione nel cloud, quindi inviare un file all’interno di una conversazione richiede un solo passaggio. Questa è l'opzione più rapida per le persone con cui lavori già. Il compromesso è che i file finiscono sparsi tra i vari thread e sono più difficili da trovare in seguito.

Questi ti consentono di caricare un file e inviare un collegamento per il download, alcuni gratuitamente e alcuni in abbonamento. Questi sono utili quando il destinatario è al di fuori dei tuoi strumenti abituali. Controlla i protocolli di sicurezza prima di usarne uno, perché spesso questi siti non comprendono solide protezioni di sicurezza o privacy. Per qualsiasi cosa sensibile, usa invece il tuo provider di archiviazione cloud.

Comprimere una cartella o suddividere un archivio di grandi dimensioni in più parti può portare un file sotto il limite. Tuttavia aiuta solo marginalmente. Video, foto e PDF sono già compressi, quindi si riducono di poco. Per la maggior parte delle piccole imprese, il collegamento all'archiviazione nel cloud copre quasi tutti i casi, e il resto dipende dalla situazione.

Il metodo del collegamento al cloud richiede circa un minuto. In primo luogo, salva il file nella tua archiviazione nel cloud, oppure trascinalo nella cartella a cui appartiene. In secondo luogo, attendi il completamento del caricamento, perché il collegamento non funzionerà finché il file non sarà caricato lì per intero. Come terzo passo, seleziona l'opzione di condivisione, cioè o il pulsante Condividi nel documento oppure un clic con il tasto destro del mouse sul file nella sua cartella. Come quarto passo, imposta le autorizzazioni prima di inviare: chi può aprirlo, se può modificarlo o solo visualizzarlo e se il collegamento deve scadere. Come quinto passo, invia il collegamento tramite posta elettronica, chat o SMS.

Alcune app di posta elettronica abbreviano ulteriormente questa procedura. Se alleghi un file di dimensioni eccessive in Outlook, ti offre la possibilità di caricarlo in OneDrive e sostituire l'allegato con un collegamento di condivisione, il che produce lo stesso risultato senza uscire dalla tua casella di posta. Controlla le autorizzazioni di tale collegamento se il destinatario è esterno alla tua organizzazione.

Vale la pena considerare l'archiviazione nel cloud come impostazione predefinita piuttosto che come un ripiego, e i motivi vanno ben oltre le dimensioni dei file. Facilità d'uso: invia un invito tramite email o un collegamento diretto, e il destinatario clicca per aprirlo senza bisogno di un account. Sicurezza: crittografia dei file, monitoraggio degli accessi sospetti, rilevamento ransomware, scansione antivirus, autenticazione a due fattori e collegamenti protetti da password integrati. Autorizzazioni: limita chi può visualizzare, commentare, modificare o ricondividere, da una singola persona a un gruppo a chiunque abbia il collegamento. Ripristino: se un destinatario elimina il file, puoi recuperarlo dal Cestino, e se lo modifica puoi ripristinare una versione precedente.

Backup: i file restano al sicuro se un computer viene smarrito, rubato o va in crash. Collaborazione: condividi una sola volta e lavora insieme nello stesso file, con le modifiche visibili mentre avvengono. Meno spazio di archiviazione: il file occupa meno spazio nel tuo dispositivo e nessuna quota di posta elettronica. Costo: la maggior parte dei servizi include un livello gratuito, quindi non c’è motivo di pagare per un limite di posta elettronica più alto o per un abbonamento per il trasferimento. Messi insieme, questi vantaggi trasformano una consegna a senso unico in una copia di lavoro condivisa, che tipicamente è quello che volevi fin dall'inizio.

Condividere un collegamento amplia l'accesso, quindi vale la pena creare alcune abitudini. La nostra guida alla condivisione sicura di file per piccole imprese approfondisce le protezioni che stanno dietro.

Condividi con persone specifiche invece che con chiunque abbia il collegamento ogni volta che il file è sensibile. Imposta le autorizzazioni di sola visualizzazione, a meno che il destinatario abbia davvero bisogno di apportare modifiche. Aggiungi una data di scadenza in modo che il collegamento smetta di funzionare quando il progetto è terminato, e una password per documenti finanziari, legali o dei clienti. Prima di caricare qualsiasi cosa riservata in un sito di trasferimento gratuito, leggi cosa dice sulla crittografia e conservazione, perché molti tengono i file più a lungo di quanto potresti pensare.

Un file condiviso è di solito un file di lavoro, e il lavoro inizia nel momento in cui il link viene inviato. È qui che l'assistenza dell'IA si guadagna il posto: può riassumere un lungo contratto o report, così un collega non deve leggere quaranta pagine per trovare la modifica, redigere in bozza il messaggio che accompagna il collegamento e aggiornarti su ciò che i collaboratori hanno modificato mentre eri via. Il file smette di essere qualcosa che hai inviato e diventa qualcosa che il team affronta insieme.

Inviare file di grandi dimensioni smette di essere un problema nel momento in cui smetti di allegarli. Sposta il file in un archivio cloud, imposta le autorizzazioni in base a chi deve vederlo e invia il link. OneDrive dà alle piccole imprese tale link, insieme alla crittografia, la cronologia delle versioni e l'accesso con scadenza che rendono la condivisione sicura per impostazione predefinita. Inizia a usare OneDrive.