Aumenta la tua produttività con questi trucchi e consigli essenziali di Outlook

Outlook semplifica l’email, il calendario, i contatti, le attività e altro. Tutto in unico posto. Non c'è da meravigliarsi se registri una crescita continua sui dispositivi mobili sin dal 2017. Con tutti questi utenti, sono disponibili molti suggerimenti e trucchi su Outlook per favorire la produttività.

Ecco alcuni modi per sfruttare al meglio Outlook.

Come uno dei milioni di utenti di Outlook, potresti pensare che sai già usarlo nel modo più efficiente possibile. Per ogni eventualità, ecco sette suggerimenti e trucchi che potresti non conoscere ancora.

#1 Chiedi ad Outlook di parlare con te

Beh, non è proprio Outlook a parlare, ma l'assistente alla produttività Cortana di Microsoft. Cortana è integrata in Outlook Mobile con Riproduci le tue email. Una volta che l’hai configurata in Outlook, puoi ascoltare le nuove email ovunque ti trovi. Potrai anche gestirli. Usando solo la voce, senza usare le mani, puoi segnare come da leggere, contrassegnare, eliminare e rispondere ai messaggi.

Ma Cortana non legge solo i messaggi di posta elettronica. Lui o lei (a tua scelta) può aiutarti a rimanere organizzato. L'IA ti informerà sulle modifiche agli eventi e identificherà anche i conflitti di pianificazione nel tuo calendario. Scopri come funziona!

#2 Usa una Posta in arrivo evidenziata

Specialmente sul telefono, una cartella Posta in arrivo caotica può essere difficile da scorrere. Rendi più semplice l’analisi rapida della posta elettronica che ti serve con una Posta in arrivo evidenziata. Puoi creare l'equivalente di due cartelle Posta in arrivo: Evidenziata e Altra. Poi, passa da una all'altra con un semplice scorrimento del pulsante nella parte superiore della posta in arrivo.

Outlook ordina la posta elettronica per te, spostando i messaggi importanti in “Evidenziata” e le cose come la posta indesiderata in “Altra.” Puoi riclassificare velocemente i messaggi spostandoli da una sezione della posta in arrivo all'altra. Puoi anche selezionare l'opzione Sposta sempre in Evidenziata o viceversa se desideri che le comunicazioni da un mittente specifico vengano visualizzate in un posto specifico.

Inoltre, più usi la funzionalità di Posta in arrivo evidenziata, più intelligente diventa. Presta attenzione a come organizzi i messaggi di posta elettronica per classificare meglio i messaggi in arrivo e aiutarti a concentrarti su ciò che conta.

#3 Condividi i calendari

C’è di più nella vita, c’è di più in Outlook

Un modo intelligente per rimanere al passo con le novità nella tua posta in arrivo. Recupera tempo durante le tue giornate con Leggi i miei messaggi in Outlook per iOS

Inizia

Sappiamo tutti che stiamo perdendo troppo tempo in riunioni. Mentre continui a lavorare su questo aspetto nella tua organizzazione, Outlook ti consente di eliminare l'inefficienza di provare a pianificare ancora un'altra riunione.

Con i calendari condivisi in Outlook, accedi alle impostazioni del calendario e seleziona le persone con cui vuoi condividere, come colleghi o amici. Puoi contrassegnare con diversi colori team diversi e gestire le autorizzazioni per consentire alle persone con cui condividi di visualizzare solamente, modificare o gestire il tuo calendario (con il delegato). Inoltre, puoi anche scegliere quali dettagli condividere, decidendo tra Tutto, Solo titoli e posizioni o Solo quando sono occupato.

#4 Sfrutta l'Assistente Pianificazione

Quando condividi i tuoi calendari, puoi usare l'Assistente Pianificazione nei dispositivi mobili invece di scambiare più email per decidere un orario a cui incontrarsi. Crea un evento sul tuo calendario e aggiungi le persone che vuoi invitare. Puoi quindi usare il controllo di selezione dell'ora di Assistente Pianificazione per trascinare la riunione su un orario del calendario che diventa verde. Indica che tutti sono disponibili. Prenota!

#5 Menziona qualcuno per ottenere la sua attenzione

Quando lavoriamo in ufficio insieme a qualcuno possiamo dire "Ehi, Jane". Chiamandola per nome Jane alzerà lo sguardo da quello che stava facendo. Puoi fare lo stesso dal telefono con le @menzioni di Outlook. Inserendo @Jane in un messaggio di posta elettronica, il destinatario vedrà che è stato citato nella conversazione.

Ancora meglio, quando altre persone ti @menzionano, la cartella Posta in arrivo mostra le frasi rilevanti per la tua @menzione direttamente nell'estratto del messaggio. Questa funzionalità ti permette di sapere a colpo d’occhio a cosa devi prestare attenzione.

#6 Personalizza le opzioni di scorrimento rapido

In un'app di incontri, puoi scorrere verso destra o sinistra per dare un voto a una possibile corrispondenza. Questo può diventare decisivo anche nella cartella Posta in arrivo di Outlook. Apri le impostazioni di Outlook Mobile e seleziona Opzioni scorrimento rapido. Puoi assegnare lo scorrimento rapido verso destra o sinistra a una serie di azioni preferite:

Elimina
Contrassegnare come già letto
Segnare come da leggere
Contrassegnare
Archiviare

#7 Usa "Non disturbare"

Controllare all'infinito la posta elettronica può farci sentire un po' come cavie da laboratorio. Premiamo quel piccolo pulsante per ricevere in premio un nuovo messaggio. Ma distrae. Assicurati di concentrarti su quello che è importante in quel momento usando la funzionalità Non disturbare di Outlook. Disattivando le notifiche delle app, puoi rivolvere la tua attenzione alla riunione o al rapporto che devi terminare.

Puoi pianificare una serie di Non disturbare ogni pomeriggio prima di staccare. In questo modo, un periodo di tranquillità per organizzarti e essere pronto per il giorno successivo. In alternativa, puoi avviare una sessione Non disturbare a tempo che inizi nell'immediato o quando ti serve.

Connettiti e organizzati ovunque

Il sovraccarico della cartella Posta in arrivo è reale. Outlook Mobile ti aiuta a connetterti e organizzarti ovunque tu sia. Ora, con l'aiuto di Cortana, e questi altri suggerimenti e trucchi su Outlook, puoi prendere il controllo delle tue comunicazioni e dei tuoi impegni personali e professionali.

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^{Dati e idee per le aziende non fornisce consulenza fiscale o finanziaria. Devi contattare il tuo consulente per discutere della tua situazione.}

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#2 Usa una Posta in arrivo evidenziata

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