Indipendentemente da dove lavori, sapere chi fa cosa e dove può aiutare tutti a svolgere meglio il proprio lavoro. Un organigramma offre a tutti una rapida panoramica della struttura dell'azienda, sia che si tratti di un ufficio affermato, di una startup, di un impianto di produzione o di altro.
Come creare il miglior organigramma per la tua azienda
Che cos'è un organigramma?
Probabilmente ne hai già visto uno. Gli organigrammi presentano caselle, forme o foto che rappresentano persone e posizioni. Possono anche includere informazioni di contatto, collegamenti alle pagine, icone e illustrazioni.
Quando sono connessi con linee, queste caselle formano un grafico che illustra la struttura interna di un'organizzazione. Mostra chi fa riferimento a chi, dove si trovano le divisioni e come sono connessi i reparti.
Qual è lo scopo di un organigramma?
Gli organigrammi possono aiutare i nuovi assunti o volontari a conoscere rapidamente un'azienda, aiutandoli a dare un nome e un viso a ruoli e responsabilità. Anche i dipendenti di lunga data, i reparti di risorse umane e i proprietari di azienda possono trarre vantaggio dalla possibilità di avere a portata di mano un organigramma.
Ecco cosa fanno:
- Mostrano la struttura interna e le gerarchie
- Aiutano i dipendenti a capire a chi fare riferimento e chi contattare se si verificano problemi
- Aiutano a chiarire ruoli e responsabilità
- Agevolano la conservazione delle informazioni contatto dei dipendenti in un unico posto comodo
- Aiutano l'amministrazione a vedere quanti dipendenti ci sono in ogni reparto e come allocare al meglio il personale e le altre risorse
- Forniscono al personale informazioni dettagliate sui canali di promozione
Un organigramma solo non può fare tutto. Esaminiamo ora i tipi di organigrammi usati più di frequente dalle aziende.
Quali sono i quattro tipi di strutture organizzative?
Il tipo di organigramma usato dipenderà dal pubblico, dall'organizzazione e da ciò che si vuole comunicare. Potrebbe essere necessario un solo esempio di grafico per l'intera azienda o alcuni per diversi gruppi di destinatari o divisioni.
Anche se ogni tipo di organigramma può essere modificato e adattato, la maggior parte delle aziende usa organigrammi che rientrano in una di queste quattro categorie:
1. Gerarchia funzionale dall'alto verso il basso
Perfetto per la visualizzazione di una struttura aziendale tradizionale, il grafico gerarchico inizia con i dirigenti in alto, poi è suddiviso in reparti o divisioni. All'interno di ogni divisione verranno elencati i dirigenti senior, i middle manager, i membri del personale senior, il personale di livello intermedio e i membri del personale senior. Alla fine, il grafico della gerarchia è simile a una piramide con ogni reparto che esegue il rollup al CEO.
NOTA: Gli organigrammi gerarchici in genere sono facili da comprendere. Tuttavia, quando ci sono più livelli nella catena di comando, può apparire difficile sapere con chi connettersi e quando, soprattutto se c'è un problema o se qualcuno ha una nuova idea.
2. Organigramma divisionale
Questo modulo è una scelta sicura se l'azienda è organizzata in base a linee di prodotti o aree geografiche. Se sono indipendenti l'uno dall'altro, un organigramma divisionale è anche un ottimo modo per riflettere chiaramente questo aspetto. Come un organigramma gerarchico dell'organizzazione, l'organigramma divisionale inizia con un presidente o un CEO, ma invece di una divisione in reparti con risorse condivise, è suddiviso in line-of-business (LOB). Il grafico illustra i reparti di ogni LOB, ad esempio risorse umane, contabilità, legale e marketing, nonché le persone o le posizioni all'interno di tali reparti.
NOTA: Poiché organizzazioni come questa spesso hanno reparti ridondanti all'interno di ogni divisione, una struttura divisionale può comportare un eccesso di personale e spese generali inutili.
3. Organigramma a matrice
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Questo tipo di organigramma si applica in genere alle aziende con team o membri del team che hanno più di un manager. Ad esempio, presso un giornale, un reporter può coprire sia i pezzi sulle notizie locali che quelli finanziari, il che significa che avrebbe due responsabili. Oppure un progettista grafico presso un fornitore di energia può fare riferimento al capo del settore grafico. Tuttavia, poiché lavora a progetti per la divisione delle energie rinnovabili, il progettista può anche dover comunicare con qualcuno di tale team.
NOTA: Quando i membri del team lavorano tra più reparti, le organizzazioni possono in genere trovare modi più creativi per risolvere i problemi. Questo crea un ambiente più cooperativo. Tuttavia, quando i team o i membri del team hanno più di un supervisore, può aumentare la confusione e i conflitti.
4. Organigramma piatto
Usati quasi esclusivamente dalle piccole imprese, gli organigrammi piatti o "orizzontali" hanno in genere due livelli: amministratori e lavoratori. All'interno del grafico, le linee continue mostrano la catena principale di comando e le linee punteggiate mostrano le linee secondarie di autorità. Sulla carta, le aziende con una struttura di organizzazione piatta possono avere un aspetto simile a un piccolo dipartimento dei vigili del fuoco, con un capo, tre capitani e diversi vigli che lavorano sotto i capitani. Oppure potrebbe essere un supervisore o un responsabile di reparto con pochi dipendenti che fanno riferimento direttamente a lui.
NOTA: In una struttura piatta, i supervisori e i loro team spesso hanno relazioni strette e condividono il processo decisionale. I dipendenti hanno in genere più responsabilità e più autonomia che in altre strutture organizzative. Ciò significa che la creare rapporti di fiducia è fondamentale e lo è anche il lavoro in team. Tuttavia, poiché la matrice è così compatta, se ci sono conflitti tra i dipendenti, possono essere più pronunciati a causa del semplice fatto che il team è così piccolo.
Creare organigrammi coi software
Il software per organigrammi semplifica la creazione di nuovi elementi e la revisione di quelli meno recenti. Diamo un’occhiata a come creare un organigramma online usando alcune delle opzioni software disponibili più diffuse.
Organigrammi in PowerPoint
PowerPoint può essere stato progettato come strumento per le presentazioni, ma puoi anche usarlo per sviluppare organigrammi. Per iniziare:
- Apri un nuovo documento di PowerPoint
- Passa alla scheda Inserisci e clicca su SmartArt
- Spostati sul gruppo Gerarchia e seleziona il modello di organigramma che ti serve
- Clicca sulle forme per aggiungere il testo
- Aggiungi altre forme (o persone) secondo necessità
Dopo aver inserito tutti, è possibile iniziare a riorganizzare l'organigramma in PowerPoint. Torna alla scheda Progettazione degli strumenti SmartArt e usa i pulsanti Porta in primo piano/Porta in secondo piano per spostare le forme verticalmente. Usa i pulsanti Sposta su/Sposta giù per spostare le forme in orizzontale.
Organigrammi in Word
Può non essere un modo tradizionale per creare organigrammi, ma Microsoft Word può aiutare a progettare diagrammi di base che illustrano il funzionamento dell'organizzazione. Per creare un organigramma in Word, è sufficiente:
- Passare alla scheda Inserisci e cliccare SmartArt.
- Passare al gruppo Gerarchia e scegliere il modello di organigramma da usare.
- Verrà quindi visualizzato un menu con forme che rappresentano le persone. Basta immettere il testo per rappresentare ogni persona nel grafico.
- Se è necessario aggiungere forme al modello di organigramma, fare clic sulla scheda Progettazione degli strumenti SmartArt e quindi su Aggiungi forma.
- Per ordinare un utente nell'organigramma, fare clic sul relativo nome nella finestra di dialogo Testo. Premere TAB per spostarli verso l'alto o MAIUSC+TAB per spostarli verso il basso. In alternativa, è possibile gestire le gerarchie nella scheda Progettazione SmartArt.
È possibile modificare i colori, i tipi di carattere e le dimensioni, tramite le schede Progettazione e Formato degli strumenti SmartArt.
Organigrammi in Visio da Excel
Visio è uno strumento canvas visivo con trascinamento della selezione che consente alle persone di creare organigrammi, e ha anche la capacità di connettersi ai dati nei file Excel esistenti o alle directory attive per aiutare a creare automaticamente organigrammi. Tuttavia, quando si combinano i due, è possibile creare organigrammi accattivanti per aziende di qualsiasi dimensione. Per iniziare, apri Visio e clicca sulla procedura guidata Organigramma, quindi:
- Clicca "Informazioni già archiviate in un file o un database”
- Rispondi alle domande quando richiesto
- Importa foto o immagini, se vuoi
- Clicca su Fine
Oltre a importare informazioni nell'organigramma da Excel, puoi anche aggiungere informazioni direttamente nella procedura guidata Organigramma.
Altri suggerimenti sugli organigrammi
Anche con i software per gli organigrammi, questi possono diventare rapidamente un insieme confuso di forme e parole. Ma, con un po' di lavoro di progettazione, possono catturare l'attenzione delle persone nel modo appropriato. Quindi, quando perfezioni il tuo grafico, prova a:
- Dargli le dimensioni corrette. Se il grafico è troppo grande, sarà troppo difficile da consultare. In tal caso, sarebbe meglio creare tre grafici, invece che uno solo. In questo modo, i destinatari possono ottenere una panoramica della struttura organizzativa e quindi approfondire i reparti o le divisioni quando sono pronti. Assicurati che tutto poi ritorni al livello più alto dell'organizzazione.
- Usa forme e colori in modo coerente. Usando la stessa forma per i supervisori, un'altra forma per il personale di livello intermedio e un'altra per i dipendenti in formazione, è possibile aiutare le persone a comprendere meglio il grafico. Usa un solo colore anche per ogni divisione dell'azienda.
- Aggiungi informazioni pertinenti. Assicurati di aggiungere dettagli sul personale, ad esempio informazioni di contatto, posizione, clienti o specializzazioni. In questo modo, se qualcuno cerca assistenza, possono sapere chi fa cosa e dove.
- Mostra gli assistenti con una barra laterale sotto il manager. Questo stile di formattazione può essere utile per indicare il ruolo di assistente, pur mostrando chiaramente a chi fanno direttamente riferimento. E può anche aiutare le persone a sapere chi contattare se devono parlare con il responsabile.
- Presta attenzione alla spaziatura. Assicurati che le caselle siano equidistanti l'una dall'altra. Il grafico sarà più facile da leggere e avrà un aspetto più professionale.
Al termine del grafico, chiedi a qualcuno che conosce bene l'organizzazione (e a qualcuno che non lo conosce) di dare un'occhiata. In questo modo, puoi assicurarti che sia non solo corretto, ma anche chiaro e informativo per gli utenti a ogni livello. Puoi scoprire di più su come creare organigrammi con software e modelli in questa guida dettagliata.
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