Per oltre un secolo, il diagramma di Gantt ha giocato un ruolo significativo nel completare con successo progetti e portarli dal lancio al completamento. Progetti edili, matrimoni di destinazione, creazione di contenuti, nuovi siti Web o qualsiasi altro progetto con un inizio e una fine possono trarre vantaggio da un diagramma di Gantt.
La guida definitiva ai diagrammi di Gantt
Che cos'è esattamente un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è un grafico a barre cronologico, una sequenza temporale facile da comprendere che trasforma i dettagli del progetto in una chiara rappresentazione visiva. I diagrammi di Gantt sono fortemente associati alla gestione dei progetti di tipo a cascata. In altre parole, ogni fase del progetto deve essere completata prima di passare alla successiva e le fasi non si ripetono mai.
Si tratta di un piano lineare, diversamente dal modello Agile, nel quale esigenze e requisiti fluttuano e vengono aggiunti al progetto dopo sprint individuali o feedback continui. Per creare un diagramma di Gantt efficace, dovrà contenere informazioni importanti quali:
- Ambito
- Attività
- Dipendenze
- Livello di sforzo (tempo) per attività
- Risorse (persone)
- Passaggi fondamentali
Grazie a un software per la gestione dei progetti facile da usare, creare un diagramma di Gantt non è mai stato così semplice, anche per chi non ha esperienza. Infatti, i diagrammi di Gantt si posizionano costantemente tra le cinque funzionalità più usate e richieste nei software per la gestione dei progetti. È una cosa importante da tenere a mente se pensiamo che circa il 9,9% di ogni dollaro viene sprecato a causa delle scarse prestazioni dei progetti. Fanno 99 dollari per ogni 1000 investiti.
Uno degli ostacoli più grandi a qualsiasi progetto è lo scope creep, ovvero l'incapacità di controllare o modificare tempi, costi e risorse di un progetto. Un sondaggio recente sulla gestione dei progetti ha mostrato che il 52% dei progetti completati negli ultimi 12 mesi era stato interessato dallo scope creep, un notevole aumento rispetto al 43% riportato cinque anni prima.
Quasi tutti i progetti possono trarre vantaggio dall'uso dei diagrammi di Gantt poiché questi possono semplificare le attività di gestione dei progetti, non far slittare l'ambito del progetto e farti raggiungere il successo. Osserviamo un paio di scenari in cui un diagramma di Gantt può fare la differenza:
Scenario: quando un foglio di calcolo non è abbastanza o è troppo
Una gestione dei progetti semplice.
Tutti gestiscono progetti. Microsoft Project consente di affrontare con successo qualsiasi progetto in modo semplice ed efficace.
Provare ad analizzare e ad apportare modifiche a un foglio di calcolo troppo grande potrebbe essere difficile, anche spaventare del tutto te e gli stakeholder del progetto. Inoltre, non contengono funzionalità come le dipendenze o la pianificazione dinamica.
Al contrario, trasformare quell'eccesso di informazioni in un elemento visivo più accattivante può contribuire a chiarire tali attività, il che può favorire il coordinamento, il processo decisionale, il flusso di lavoro e altro fornendo una sequenza temporale visiva contrassegnata da colori diversi dall'inizio alla fine. Ciò è fondamentale se consideriamo che le aziende di successo tendono ad avere tassi di completamento dei progetti molto più alti (92%) rispetto a quelle con prestazioni peggiori (32%) e che il denaro sprecato per prestazioni scarse è 21 volte inferiore.
Scenario: quando molte persone sono coinvolte nel progetto
Usare i diagrammi di Gantt online è estremamente utile quando sono necessari continui aggiornamenti per tenere tutti al corrente. Creare una sequenza temporale online consente una comunicazione fluida e innovativa e, diversamente da un foglio di calcolo statico, può aiutarti a condividere rapidamente le attività e i passaggi fondamentali successivi con tutti gli stakeholder del progetto.
Puoi creare viste personalizzate, apportare modifiche in tempo reale per il controllo delle versioni istantaneo, usare semplici funzionalità di trascinamento della selezione e sfruttare gli strumenti integrati come le funzionalità di creazione di repor. A mano a mano che acquisisci familiarità con i diagrammi di Gantt, inizierai a scoprire ancora più vantaggi, come la capacità di acquisire dipendenze e sfruttare le pianificazioni automatiche, non possibili con semplice foglio di calcolo.
La buona notizia è che se molti dei tuoi piani di progetto si trovano già in fogli di calcolo come Excel, molti programmi software consentono di importare facilmente i dati di Excel per creare rapidamente il tuo diagramma di Gantt.
Sia che tu voglia monitorare un progetto su base giornaliera, settimanale, mensile o annua, con i diagrammi di Gantt offri a tutte le persone coinvolte un modo visivo e facilmente comprensibile di tenere traccia delle proprie attività. Inoltre, ti aiutano a mantenere chiaro l'ambito, aprono linee di comunicazione e consentono di avere a portata di mano la maggior parte delle risorse. Tutte queste cose sono fondamentali per rimanere flessibili ed efficienti per poter raggiungere tutti i tuoi obiettivi strategici.
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