Memasuki era keemasan AI dalam komunikasi bisnis
Dengan munculnya AI sebagai teknologi paling transformatif di era ini, para pemimpin mulai mengadopsi AI dan dampaknya yang mengubah bisnis.
AI dapat membantu bisnis mengurangi biaya, mendorong kreativitas, meningkatkan produktivitas dengan aman, dan mengembangkan keterampilan bagi orang yang menggunakannya. Studi terbaru oleh Icertis menemukan bahwa 80% eksekutif C-suite memperkirakan AI generatif akan berdampak pada laba mereka dalam lima tahun ke depan. Bisnis sudah menggunakan AI untuk kreativitas, AI dalam pemasaran, AI untuk pemenuhan pesanan dan manufaktur, serta AI untuk layanan pelanggan, dan tren ini akan terus berlanjut.
Memulai penggunaan AI untuk rapat
Para pemimpin bisnis dapat menghadapi tantangan manajemen perubahan ketika memperkenalkan ide penggunaan AI di tempat kerja. Cara yang efektif untuk mulai menciptakan budaya adopsi AI adalah dengan menggunakan alat AI untuk rapat tatap muka dan rapat online.
Tidak ada yang ingin terjebak dalam rapat, terutama jika rapat tersebut direncanakan atau difasilitasi secara tidak efektif, atau bahkan lebih buruk—tidak diperlukan.
Rapat yang didukung alat AI membantu orang menggunakan waktu dan sumber daya mereka secara lebih efisien, sehingga meningkatkan produktivitas. Alat rapat AI menangani tugas rutin dan memakan waktu, sehingga orang memiliki lebih banyak kesempatan untuk berkolaborasi, berinovasi, dan memberikan dampak positif terhadap hasil.
Sebelum membahas manfaat teknologi AI dalam membuat rapat bisnis besar maupun kecil menjadi lebih efektif, mari kita lihat cara kerjanya.
Cara menggunakan AI untuk rapat
Teknologi AI untuk rapat bisnis dapat membantu meningkatkan kolaborasi dan komunikasi dalam beberapa cara, sehingga memberikan manfaat yang terukur bagi individu dan organisasi. Fungsi utama alat rapat AI adalah mengotomatiskan tugas rutin secara cerdas, seperti:
- Menjadwalkan dan menjadwalkan ulang rapat berdasarkan ketersediaan kalender peserta
- Mengirim pemberitahuan, pengingat, dan komunikasi tindak lanjut.
- Menggunakan AI untuk membuat notulen rapat.
- Mengakses data bisnis.
- Menyediakan teks keterangan dan terjemahan secara real-time.
- Membuat transkripsi.
- Membuat item tindakan.
- Menetapkan dan melacak tugas.
- Menemukan wawasan yang relevan.
- Mengidentifikasi peningkatan.
- Meningkatkan keamanan.
Membuka manfaat AI dalam rapat
Rapat dapat menjadi sumber inspirasi, kreativitas, dan kontribusi—tetapi terkadang rapat juga dapat terasa seperti pekerjaan yang membosankan. Tim dapat bekerja lebih efisien dengan menggunakan AI untuk mengotomatiskan tugas, menyimpan catatan dan ringkasan diskusi yang akurat dan aman, memberikan wawasan serta saran peningkatan, dan menetapkan serta melacak langkah-langkah tindakan.
Para pemimpin dapat memfasilitasi rapat yang lebih efektif menggunakan teknologi AI. Alat rapat AI dapat meningkatkan pengalaman rapat secara nyata dengan menangani tugas berikut:
Menangani penjadwalan dan agenda, membuat catatan, serta mentranskripsikan detail rapat:
- Mengkoordinasikan beberapa kalender untuk menjadwalkan waktu dan tanggal rapat.
- Buat agenda.
- Memesan ruangan untuk rapat di kantor.
- Membuat dan membagikan tautan konferensi video.
- Menggunakan AI untuk membuat catatan rapat.
- Menyederhanakan komunikasi agar lebih ringkas.
- Membuat transkripsi dan teks keterangan secara real-time.
- Menetapkan item tindakan dan melakukan tindak lanjut.
Personalisasikan pengalaman peserta:
- Menyesuaikan dukungan dan saran sumber daya untuk setiap peserta berdasarkan preferensi mereka.
- Membuat saluran untuk memberikan dan menerima umpan balik guna mendorong peningkatan yang konsisten.
- Membagikan detail rapat lintas benua dan bahasa untuk mendukung kolaborasi global.
- Menganalisis pola percakapan untuk memahami cara tim berkomunikasi dan memecahkan masalah bersama, sehingga membantu manajer mengatasi masalah dengan cepat.
- Mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan dan menyarankan peluang pembelajaran yang dipersonalisasi.
- Mengumpulkan pengetahuan dan wawasan menggunakan AI untuk kolaborasi.
Membangun konsensus untuk membantu memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama:
- Menyimpan dan membagikan transkrip rapat yang akurat serta menemukan pola, wawasan, dan solusi.
- Mengidentifikasi pembicara dan mengukur sentimen untuk mengungkap hambatan, friksi, dan peluang untuk meningkatkan kemajuan.
- Memperdalam pemahaman tentang poin-poin diskusi dan topik utama untuk memfasilitasi kolaborasi yang produktif dan pengambilan keputusan yang tepat waktu.
Membuat perlindungan terhadap ancaman cyber:
- Membantu melindungi data rapat dari manipulasi dan intersepsi pihak ketiga dengan enkripsi menyeluruh.
- Beberapa alat menyediakan autentikasi biometrik untuk memverifikasi identitas peserta.
- Memantau lalu lintas jaringan untuk mendeteksi anomali dan aktivitas mencurigakan.
- Mengidentifikasi potensi risiko terhadap platform rapat.
Mari kita tinjau beberapa alat dan teknologi AI yang menyediakan dukungan rapat cerdas bagi perusahaan.
Menjelajahi jenis alat dan teknologi rapat AI
Aplikasi perangkat lunak yang menggunakan AI untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi rapat memiliki berbagai fungsi. Alat rapat AI yang paling populer menggunakan kombinasi teknologi berikut:
Transkripsi rapat AI Dengan menggunakan pengenalan ucapan dan pemrosesan bahasa alami, alat transkripsi mengonversi ucapan menjadi teks, atau teks menjadi ucapan, secara real-time atau setelah rapat. Hal ini memungkinkan peserta mengikuti dan meninjau konten serta alur rapat, terutama bagi peserta yang datang terlambat atau tidak dapat menghadiri rapat. Transkripsi AI dapat mencari pembicara serta kata kunci atau frasa, dan mengekstrak informasi seperti data yang diperoleh selama rapat atau item tindakan. Transkripsi sangat bermanfaat bagi anggota tim dengan gangguan pendengaran atau penglihatan.
Penjadwal rapat AI Alat ini menggunakan AI untuk secara otomatis menemukan tanggal dan waktu rapat terbaik berdasarkan ketersediaan kalender peserta. Alat ini dapat mempertimbangkan preferensi individu dan mempersonalisasikan pengalaman, misalnya dengan menawarkan terjemahan atau teks keterangan jika diperlukan atau diminta.
Asisten rapat virtual AI Alat ini menyediakan serangkaian layanan. Asisten rapat AI secara otomatis membuat agenda, membuat catatan (siapa yang tidak menyukai gagasan tentang pencatat rapat AI?), meringkas poin-poin utama, mengirim pengingat, dan melakukan komunikasi tindak lanjut.
Terjemahan bahasa secara real-time dengan AI Dengan menggunakan AI untuk menerjemahkan ucapan dan teks ke dalam berbagai bahasa, alat ini memungkinkan komunikasi lintas budaya secara real-time, menghilangkan hambatan bahasa, memperlancar kolaborasi, dan mendukung inklusi.
Ringkasan dan analitik rapat dengan AI Seperti memiliki terapis untuk rapat, alat AI menggunakan data dari rapat untuk menyoroti topik utama, meringkas masalah penting, mengungkap wawasan, menganalisis tren, dan merekomendasikan peningkatan. Alat ini dapat mengukur keterlibatan peserta, sentimen, dan efektivitas rapat secara keseluruhan.
Chatbot bertenaga AI Sebagai bagian penting dari beberapa alat rapat AI, chatbot menggunakan pembatalan kebisingan dan penekanan gema untuk menghilangkan kebisingan latar belakang, meningkatkan kualitas audio, dan menyempurnakan pengalaman rapat.
Asisten suara AISebagai bagian penting dalam penerjemahan, asisten suara AI juga memfasilitasi perintah kontrol suara, sehingga peserta dapat berinteraksi dengan platform rapat tanpa menggunakan keyboard. Fungsionalitas ini dapat membantu orang dengan keterbatasan mobilitas.
Ikuti Microsoft 365