Cara mengirim file besar

Melihat email dikembalikan atau diblokir karena lampiran besar memang menjengkelkan, dan alasannya sederhana. Penyedia layanan internet dan penyedia email membatasi ukuran file yang dapat diunggah atau dikirim, agar data dalam jumlah besar tidak memperlambat layanan.

Batasnya lebih rendah dari perkiraan. Outlook dan iCloud berhenti di 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail, dan AOL berhenti di 25 MB. Dua detail membuat batas sebenarnya lebih rendah lagi. Lampiran email dienkode selama pengiriman, yang membuat ukurannya membesar, jadi file terbesar yang benar-benar muat kira-kira hanya 75 persen dari batas yang tercantum, dan batas 25 MB hanya memuat file sekitar 18 MB. Penyedia penerima juga memberlakukan batasnya sendiri, jadi batas yang lebih kecil di antara keduanya menentukan apakah pesan Anda terkirim.

Sebelum memilih metode, ada baiknya mengetahui posisi file Anda. Beberapa patokan kasar untuk file yang paling sering dikirim bisnis kecil: foto dari kamera ponsel berukuran beberapa megabita dan aman sebagai lampiran; koleksi slide dengan gambar sering kali berukuran 10 hingga 30 MB, tepat di batas; video pendek melewati batas dalam satu menit pertama berjalan; file desain, CAD, atau gambar mentah biasanya berukuran ratusan megabita; dan folder berisi faktur atau kontrak hasil pindaian cepat membesar setelah mencapai beberapa lusin halaman.

Aturan praktisnya: file di atas sekitar 18 MB perlu tautan, bukan lampiran, dan file di atas beberapa ratus megabita khususnya perlu penyimpanan cloud.

Unggah file, lalu bagikan tautan ke file tersebut. Ini adalah batas tertinggi dari keempat metode, hingga 250 GB per file, dan cocok untuk satu dokumen atau seluruh folder. Penerima tidak memerlukan akun dengan penyedia penyimpanan untuk membuka tautan. Satu hal yang perlu diperhatikan adalah izin saat Anda berbagi ke luar organisasi, jadi pengaturan akses yang sengaja sangat penting. Jika Anda baru mengenalnya, penyimpanan cloud untuk bisnis kecil menjelaskan cara kerja layanan yang digunakan.

Alat kolaborasi menggabungkan obrolan, rapat video, dan penyimpanan file di satu tempat, dan biasanya terintegrasi dengan penyimpanan cloud, jadi mengirim file dalam percakapan memerlukan satu langkah. Ini adalah opsi tercepat untuk orang-orang yang telah bekerja dengan Anda. Komprominya, file yang tersebar di berbagai utas dan lebih sulit ditemukan nanti.

Platform ini memungkinkan Anda mengunggah file dan mengirim tautan unduhan, beberapa secara gratis dan beberapa dengan langganan. Platform ini berguna saat penerima berada di luar alat biasa Anda. Periksa protokol keamanan sebelum Anda menggunakannya, karena situs ini sering tidak membawa perlindungan privasi atau keamanan yang kuat. Untuk file yang sensitif, gunakan penyedia penyimpanan cloud Anda sebagai gantinya.

Membuat zip folder atau membagi arsip berukuran besar menjadi beberapa bagian dapat membuat file di bawah batas. Meski begitu, ini hanya sedikit membantu. Video, foto, dan PDF sudah dikompresi, sehingga hampir tidak menyusut. Bagi kebanyakan bisnis kecil, tautan penyimpanan cloud menangani hampir semua kasus, dan sisanya bersifat situasional.

Metode tautan cloud memerlukan waktu sekitar satu menit. Pertama, simpan file ke penyimpanan cloud, atau seret ke folder yang sesuai. Kedua, tunggu hingga unggahan selesai, karena tautan tidak akan berfungsi sebelum file selesai diunggah. Ketiga, pilih opsi berbagi, baik tombol bagikan dalam dokumen maupun klik kanan pada file dalam foldernya. Keempat, atur izin sebelum Anda mengirim: siapa yang dapat membukanya, apakah mereka dapat mengedit atau hanya menampilkan, dan apakah tautan akan kedaluwarsa. Kelima, kirim tautan melalui email, obrolan, atau teks.

Beberapa aplikasi email memprosesnya lebih cepat. Lampirkan file yang terlalu besar di Outlook yang menawarkan untuk mengunggah file ke OneDrive lalu mengganti lampiran dengan tautan berbagi dengan hasil yang sama tanpa meninggalkan kotak masuk Anda. Periksa izin pada tautan tersebut jika penerima berada di luar organisasi Anda.

Penyimpanan cloud patut dijadikan opsi default, bukan opsi cadangan, dan alasannya tidak hanya sekadar ukuran file. Kemudahan penggunaan: kirim undangan email atau tautan langsung, dan penerima mengklik untuk membukanya tanpa memerlukan akun. Keamanan: enkripsi file, pemantauan masuk yang mencurigakan, deteksi ransomware, pemindaian virus, autentikasi dua faktor, dan tautan yang dilindungi kata sandi sudah disertakan. Izin: membatasi siapa saja yang dapat melihat, mengomentari, mengedit, atau membagikan ulang, dari satu orang ke grup ke siapa saja yang memiliki tautan. Pemulihan: jika penerima menghapus file, Anda dapat menariknya dari keranjang sampah, dan jika mereka mengubahnya, Anda dapat memulihkan versi sebelumnya.

Cadangan: file tetap aman jika komputer hilang, dicuri, atau mengalami crash. Kolaborasi: bagikan sekali dan bekerja di file yang sama bersama-sama, dan perubahannya dapat terlihat secara langsung. Lebih sedikit penyimpanan: file memakan ruang lebih sedikit di perangkat Anda dan tidak menggunakan kuota email Anda. Biaya: sebagian besar layanan menyertakan tingkat gratis, sehingga tidak ada alasan untuk membayar batas email atau langganan transfer yang lebih tinggi. Jika digabungkan, semua ini mengubah pengiriman satu arah menjadi salinan kerja bersama, yang biasanya memang Anda inginkan.

Berbagi tautan memperluas akses, jadi ada beberapa kebiasaan yang sebaiknya diterapkan. Panduan kami tentang berbagi file yang aman untuk bisnis kecil membahas lebih dalam tentang perlindungan yang ada di balik itu.

Bagikan kepada orang yang namanya disebut, bukan kepada siapa pun yang memiliki tautan, setiap kali file bersifat sensitif. Atur izin tampilan-saja kecuali penerima benar-benar perlu mengedit. Tambahkan tanggal kedaluwarsa jadi tautan berhenti berfungsi setelah proyek selesai, dan buat kata sandi untuk catatan keuangan, legal, atau pelanggan. Sebelum mengunggah apa pun yang bersifat rahasia ke situs transfer gratis, baca ketentuannya tentang enkripsi dan retensi, karena banyak situs yang menyimpan file yang lebih lama dari yang Anda kira.

File bersama biasanya merupakan file kerja, dan pekerjaan akan dimulai saat tautan dibagikan. Di situlah bantuan AI berperan: AI dapat meringkas kontrak atau laporan yang panjang sehingga rekan kerja tidak perlu membaca empat puluh halaman untuk menemukan perubahan, menyusun pesan yang menyertai tautan, dan memberi tahu apa saja yang diedit kolaborator saat Anda tidak ada. File bukan lagi sesuatu yang dikirim lewat email dan menjadi sesuatu yang dikerjakan bersama oleh tim.

Mengirim file besar tidak akan lagi menjadi masalah setelah Anda tidak lagi mengirimnya melalui lampiran. Pindahkan file ke penyimpanan cloud, atur izin agar sesuai dengan siapa yang boleh melihatnya, lalu kirim tautannya. OneDrive memberikan usaha kecil tautan tersebut beserta enkripsi, riwayat versi, dan akses kedaluwarsa yang menjadikan berbagi aman secara default. Mulai menggunakan OneDrive.