Tingkatkan Produktivitas dengan Tip dan Trik Outlook Penting Berikut

Outlook menyederhanakan email, kalender, kontak, tugas, dan banyak lagi. Semuanya terhubung di satu tempat. Tidak heran pengguna aplikasi seluler Outlook terus bertambah sejak tahun 2017! Dengan banyaknya pengguna, Outlook menyediakan beragam tip dan trik untuk mendorong produktivitas.

Berikut adalah beberapa cara untuk mengoptimalkan Outlook.

Sebagai salah satu dari jutaan pengguna Outlook, Anda mungkin berpikir bahwa Anda sudah mengetahui cara untuk menggunakannya secara efisien. Namun, jika suatu saat membutuhkannya, berikut adalah tujuh tip dan trik yang mungkin belum Anda ketahui.

#1 Biarkan Outlook membacakan email Anda

Sesungguhnya bukan Outlook yang berbicara, tetapi Cortana, asisten produktivitas dari Microsoft. Cortana terintegrasi dengan Outlook seluler melalui Putar Email Anda. Jika sudah disiapkan di Outlook, Anda dapat mendengarkan email baru di mana saja. Anda juga dapat mengelolanya. Cukup dengan suara, Anda dapat menandai pesan sebagai belum baca, memberi tanda bendera, menghapus, dan membalas pesan tanpa menggunakan tangan.

Yang lebih menarik lagi, Cortana tidak hanya membaca email. Cortana (laki-laki atau perempuan, sesuai pilihan Anda) dapat membantu Anda agar selalu tertata. AI akan memberi tahu Anda tentang perubahan acara, dan bahkan mengidentifikasi konflik jadwal di kalender. Lihat cara kerjanya!

#2 Gunakan Kotak Masuk Prioritas

Kotak masuk yang berantakan bisa sangat merepotkan pengguna saat menelusurinya, terutama di ponsel. Gunakan Kotak Masuk Prioritas untuk memindai email yang Anda perlukan dengan lebih mudah dan cepat. Anda dapat membuat dua kotak masuk yang serupa, yaitu Prioritas dan Lainnya. Kemudian, Anda dapat beralih di antara keduanya hanya dengan menggeser tombol di bagian atas kotak masuk.

Outlook akan membantu mengurutkan email Anda, memindahkan pesan penting ke “Prioritas” dan pesan lainnya, seperti email sampah, ke “Lainnya.” Anda dapat dengan cepat mengelompokkan ulang pesan dengan memindahkannya dari satu bagian kotak masuk ke bagian lainnya. Anda juga dapat memilih “Selalu Pindahkan ke Prioritas” atau sebaliknya jika ingin pesan dari pengirim tersebut muncul di tempat tertentu.

Selain itu, semakin sering Anda menggunakan fitur Kotak Masuk Prioritas, fitur tersebut akan menjadi semakin cerdas. Fitur ini mengamati cara Anda mengurutkan email untuk mengelompokkan pesan masuk dengan lebih baik dan membantu Anda fokus pada hal yang penting.

#3 Bagikan kalender Anda

Manfaatkan waktu Anda menggunakan Outlook

Cara cerdas untuk memantau email baru di kotak masuk Anda. Hemat waktu dalam keseharian Anda dengan Putar Email Saya di Outlook untuk iOS

Mulai

Kita semua tahu bahwa kita menghabiskan terlalu banyak waktu untuk rapat. Selagi Anda berupaya memperbaiki hal tersebut dalam organisasi Anda, Outlook siap membantu mengurangi ketidakefisienan saat mencoba menjadwalkan rapat lainnya.

Dengan kalender bersama di Outlook, buka pengaturan kalender Anda, lalu pilih orang-orang yang ingin Anda ajak berbagi kalender, seperti rekan kerja atau teman. Anda dapat memberi kode warna yang berbeda untuk setiap tim dan mengelola izin agar orang-orang yang Anda ajak berbagi kalender dapat menampilkan saja, mengedit, atau mengelola kalender (dengan delegasi). Selain itu, Anda dapat menentukan detail yang ingin dibagikan dengan memilih Semua, Hanya Judul dan Lokasi, atau Hanya Ketika Saya Sibuk.

#4 Manfaatkan Pengatur Jadwal

Ketika berbagi kalender, Anda dapat menggunakan Pengatur Jadwal di ponsel tanpa perlu mengirimkan email terus-menerus guna mencari waktu untuk melakukan pertemuan. Buat acara di kalender dan tambahkan orang-orang yang ingin Anda undang. Anda juga dapat menggunakan pemilih waktu pada Pengatur Jadwal untuk menyeret dan meletakkan acara pada tanggal di kalender yang berubah warna menjadi hijau. Warna hijau artinya semua orang dapat hadir. Langsung atur jadwalnya!

#5 Sebut seseorang untuk mendapatkan perhatiannya

Ketika sedang bekerja di kantor bersama seseorang, kita dapat menyapa, “Hai, Jane!” Mendengar namanya disebut akan membuat Jane menghentikan kegiatannya. Anda dapat melakukan hal yang sama dari ponsel dengan fitur @sebutan di Outlook. Jika Anda menyebut @Jane dalam pesan email, penerima akan mengetahui bahwa mereka telah disebutkan dalam percakapan.

Yang lebih hebat lagi, ketika orang lain menyebut Anda dengan @, kotak masuk akan menampilkan kalimat yang relevan terkait sebutan @ langsung dalam kutipan pesan. Fitur ini memberi tahu Anda sekilas tentang hal yang perlu diperhatikan.

#6 Sesuaikan opsi geser Anda

Di aplikasi kencan, Anda perlu menggeser ke kiri atau ke kanan untuk memilih seseorang yang berpotensi menjadi pasangan. Anda juga dapat membuat keputusan dengan cara serupa dalam kotak masuk Outlook. Buka Pengaturan Outlook seluler, lalu pilih Opsi Geser. Anda dapat menetapkan berbagai tindakan pilihan untuk Geser ke Kanan atau Geser ke Kiri, seperti berikut:

Hapus
Tandai Sudah Dibaca
Tandai Belum Dibaca
Beri Bendera
Arsipkan

7. Gunakan “jangan ganggu”

Memeriksa email terus-menerus dapat membuat kita merasa seperti tikus percobaan. Kita akan terus menekan tombol kecil tersebut demi mendapatkan pemberitahuan pesan baru. Namun, hal ini sangat mengganggu. Pastikan Anda tetap fokus pada hal yang penting pada saat yang tepat dengan fitur jangan ganggu di Outlook. Dengan menonaktifkan pemberitahuan dari aplikasi, Anda dapat memfokuskan perhatian ke rapat atau laporan yang harus diselesaikan.

Anda dapat menjadwalkan serangkaian jangan ganggu setiap sore sebelum pulang kerja. Dengan demikian, periode yang tenang dapat membantu Anda selalu tertata dan bersiap untuk esok hari. Atau, Anda dapat memulai sesi jangan ganggu terjadwal yang langsung dimulai, sesuai kebutuhan.

Selalu terhubung dan tertata di mana saja

Kelelahan akibat mengelola kotak masuk adalah masalah nyata. Outlook seluler membantu Anda tetap terhubung dan tertata di mana saja. Kini, Anda dapat mengontrol komunikasi serta komitmen pribadi dan profesional dengan bantuan Cortana, serta tip dan trik Outlook lainnya.

Tim Microsoft 365 berfokus pada berbagi sumber daya untuk membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.

PRODUK TERKAIT
Microsoft 365

Mulai gunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang

Konten terkait

Produktivitas

10 tip menggunakan penyimpanan cloud di ponsel

Baca selengkapnya

Produktivitas

Lima cara berkolaborasi dengan tim pemasaran jarak jauh

Baca selengkapnya

Produktivitas

Tips produktivitas penting untuk tempat kerja jarak jauh atau seluler

Baca selengkapnya

^{Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.}

Tingkatkan Produktivitas dengan Tip dan Trik Outlook Penting Berikut

#1 Biarkan Outlook membacakan email Anda

#2 Gunakan Kotak Masuk Prioritas

#3 Bagikan kalender Anda

Manfaatkan waktu Anda menggunakan Outlook

#4 Manfaatkan Pengatur Jadwal

#5 Sebut seseorang untuk mendapatkan perhatiannya

#6 Sesuaikan opsi geser Anda

7. Gunakan “jangan ganggu”

Selalu terhubung dan tertata di mana saja

Mulai gunakan Microsoft 365

Konten terkait

10 tip menggunakan penyimpanan cloud di ponsel

Lima cara berkolaborasi dengan tim pemasaran jarak jauh

Tips produktivitas penting untuk tempat kerja jarak jauh atau seluler

Ikuti Microsoft 365