This is the Trace Id: 6b8b4e00a2967b0537f1e6cb03b7c66d
Lompati ke konten utama Mengembangkan Bisnis Anda Mengelola Bisnis Anda Produktivitas Teknologi Bisnis Tips Bisnis

Buat lini masa proyek yang lebih akurat dengan 7 langkah berikut

Dua wanita sedang duduk dan mendiskusikan sesuatu di layar komputer

Baik Anda bekerja dalam proyek waterfall atau agile, penyusunan garis waktu proyek awal menghadirkan tantangan yang unik.  

 

Di satu sisi, proyek waterfall biasanya memiliki struktur dan jadwal yang kaku sehingga sangat penting untuk menetapkan perkiraan awal yang berkualitas tinggi. Proyek agile, di sisi lain, bergantung pada fleksibilitas dan iterasi kerja yang rumit setiap saat, sehingga manajer harus mencoba dan memperhitungkan gelombang perubahan yang tidak dapat dihindari. Apa pun itu, membangun lini masa proyek yang wajar adalah langkah kritis dalam tahap awal proyek.  

 

Daftar periksa berikut dapat membantu manajer proyek dan pemilik mempersiapkan diri, mulai dari membuat tugas pertama proyek hingga merencanakan ronde persetujuan dan memitigasi risiko proyek. 

1. Bagaimana tujuan akhir saya diuraikan menjadi tugas individu? 

Langkah pertama untuk membangun lini masa yang komprehensif adalah memulai mengurai proyek menjadi lebih kecil. Posisikan tujuan akhir Anda dan hitung mundur untuk memetakan tugas individu yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan tersebut. Mulailah dengan poin utama saja, lalu lakukan penyisiran berturut-turut melalui lini masa untuk membangun momen yang semakin meriah di sela-sela proyek. 

Tergantung metodologi proyek Anda, tonggak pencapaian yang lebih kecil tersebut dapat dikelompokkan ke dalam rangkaian yang akhirnya menjadi iterasi. Proyek waterfall utamanya akan merancang kerangka kerja dari titik-titik utama yang lebih signifikan.

2. Berapa banyak waktu yang diperlukan untuk setiap tugas? 

Setelah semua tugas dipetakan dengan lengkap, mulailah menambahkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Tergantung pada platform yang Anda gunakan untuk menyusun garis waktu, tampilannya mungkin mulai menyerupai bagan Gantt konvensional — dan itu adalah hal yang bagus. Istilah “garis waktu manajemen proyek” dan bagan Gantt sering digunakan secara bergantian, meskipun tidak semua garis waktu proyek harus disajikan dalam format Gantt. 

Mengetahui jumlah waktu yang diperlukan setiap tugas juga dapat membantu manajer agile menilai jumlah total iterasi yang diperlukan proyek. Meskipun tanggal pengiriman akhir proyek merupakan faktor terpenting, pastikan Anda mulai menyusun perkiraan waktu dan pekerjaan dari tim yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Nantinya, hal ini akan membantu memastikan Anda dapat mengukur kebutuhan lini masa proyek terhadap realitas eksekusinya

3. Apa saja hasil kerja utama untuk setiap tugas? 

Langkah 1 dan 2 utamanya mencakup pembuatan dan visualisasi lini masa proyek itu sendiri. Mulai dari sini, proses ini beralih lebih banyak ke pemeriksaan dan perencanaan logistik — sehingga menghasilkan jadwal dengan realitas yang diperlukan untuk mencapainya. 

Mulai dengan mengidentifikasi hasil akhir kunci untuk setiap tugas atau iterasi; menggunakan proses yang serupa dengan Langkah 1, dengan membuat penyisiran progresif melalui lini masa untuk mengidentifikasi hasil kerja yang semakin terperinci. Semakin akurat daftar hasil akhir Anda, semakin akuntabel tim proyek Anda untuk mencapai tujuan yang disetujui.  

4. Apa saja dependensi tugas saya? 

Seorang pria memegang tablet dan berbicara dengan empat orang, dua di antaranya mengenakan rompi pengaman oranye, berlatar di dalam ruangan.

Coba Microsoft Project secara gratis

Coba Microsoft Project selama satu bulan secara gratis

Kebenaran universal manajemen proyek adalah setiap proyek ditakdirkan untuk mengalami perubahan. Lingkup, sumber daya, dan lini masa sering berubah-ubah, dan manajer proyek memiliki batasan dalam perencanaan. 

 

Namun, manajer proyek dapat menandai tugas atau tujuan yang bergantung pada langkah lain dalam proses. Dengan begitu, semua pihak menyadari efek hilir dari giliran kerja di hulu. 

 

Sebagian besar alat manajemen proyek memungkinkan pengguna untuk menambatkan satu tugas ke tugas lain, sehingga memudahkan untuk menyimulasikan efek berantai dari keterlambatan tenggat waktu. Sementara sifat lini masa proyek waterfall yang kaku benar-benar mementingkan langkah ini, identifikasi dependensi dapat membantu manajer agile mengkristalisasi lebih lanjut pekerjaan yang masuk ke setiap iterasi.   

5. Jenis jam dan sumber daya apa yang tersedia untuk menyelesaikan setiap tugas? 

 Di Langkah 2, Anda membuat jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas utama proyek Anda; sekarang, saatnya untuk memanfaatkan perkiraan waktu dan sumber daya yang Anda susun dari pimpinan tim. Mengetahui bahwa tugas tertentu memakan waktu lima hari adalah satu perkara. Namun, pemimpin teknis yang tidak dapat memanfaatkan jam kerja tim selama lima hari jelas merupakan faktor yang memperumit. Mendamaikan dua titik data tersebut akan membantu Anda mengidentifikasi kemungkinan titik gesekan atau kebutuhan kontraktor eksternal.  

6. Siapa yang bertanggung jawab untuk menjalankan setiap tugas? 

Pengalokasian sumber daya yang tersedia mencakup penugasan individu atau tim ke tugas tertentu. Langkah ini bukan sekadar pencatatan yang cerdas: Langkah ini juga membantu para pemangku kepentingan dan pengambil keputusan mendapatkan gambaran menyeluruh tentang tingkat kepemimpinan perusahaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 

Semakin cepat Anda dapat menetapkan individu kunci untuk hasil kerja yang berbeda, semakin baik. Pemimpin tim biasanya cenderung serius memperkirakan sumber daya jika sumber daya spesifik mereka akan dicantumkan ke dokumentasi keperluan. Langkah ini juga dapat membantu mengidentifikasi area di mana penyerahan pekerjaan sangat riskan untuk metode waterfall dan agile.

7. Siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujui setiap tugas atau grup tugas? 

Hal ini hampir dapat menjadi sub-poin untuk Langkah 6, tetapi ada perbedaan antara merinci individu yang melakukan tugas dan individu yang akan menyetujui hasil kerja. 

Dalam banyak kasus, persetujuan mungkin perlu berasal dari pemangku kepentingan yang tidak terlibat dalam operasi sehari-hari, atau setidaknya grup multidisiplin yang harus meninjau secara berurutan. Dalam banyak proyek, penting untuk memetakan langkah-langkah persetujuan yang berpotensi rumit — siklus peninjauan yang meluas hingga melibatkan pihak di luar tim yang telah dialokasikan dapat membuat proyek terhenti.  

Garis waktu proyek merupakan bagian penting dari setiap rencana proyek. Garis waktu tidak hanya menjelaskan detail pelaksanaan proyek atau inisiatif produk, tetapi proses penyusunannya juga membantu mengevaluasi proyek secara menyeluruh. Proses ini mengungkap umpan balik penting dari disiplin terkait yang dapat membantu para pemangku kepentingan menetapkan ekspektasi yang realistis tentang hal yang dapat dan tidak dapat diselesaikan.  

Seperti banyak dokumen proyek, lini masa dirancang untuk mengalami revisi yang direncanakan dan tidak direncanakan. Kuncinya adalah memastikan revisi lini masa tersebut dikelola dengan cara yang sama dengan pembuatan jadwal yang asli: melalui informasi yang dikumpulkan dengan cermat. Baik Anda menggunakan metode waterfall atau agile, kualitas informasi tersebut adalah faktor utama tentang keandalan lini masa proyek Anda.  

 

Tim Microsoft 365 berfokus pada berbagi sumber daya untuk membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.

Mulai gunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Konten terkait

Produktivitas

5 jenis alat kolaborasi yang meningkatkan produktivitas

Produktivitas

Penetapan tujuan vs. perencanaan tujuan: Menyusun cetak biru untuk kesuksesan bisnis yang berkelanjutan

Produktivitas

Solusi titik akhir modern: Apa itu dan mengapa Anda membutuhkannya

Produktivitas

Membuka Potensi: Bagaimana Alat Produktivitas AI Mengubah Cara Kerja

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.

Ikuti Microsoft 365