A kezdők útmutatója, hogy hogyan használható a BPMN az üzletben
Mi az a BPMN?
A láthatóság ereje. Egy kép ezer szóval ér fel. Mutasd meg, ne csak mesélj. Az ilyen kifejezések tették a Business Process Modeling Notation (BPMN)-t rendkívül népszerűvé sokféle vállalat, iparág és szakma körében. De pontosan mi is a BPMN, és hogyan működik?
Röviden: a BPMN egy szabványosított folyamatábra módszer, amellyel könnyen érthető diagramokat hozhat létre és oszthat meg. Ezek a diagramok vizuálisan modellezhetik egy üzleti folyamat lépéseit az elejétől a végéig.
Példa a BPMN címváltoztatási folyamatdiagramjára (fent)
Bár a folyamatok modellezésére számos módszer létezik, a BPMN gyorsan a folyamatmodellezés de facto szabványává vált, mégpedig jó okkal.
Mik a képességei?
A BPMN (Üzletifolyamat-modell és jelölésrendszer) egyik legjelentősebb előnye abban rejlik, hogy képes olyan folyamatábrákat készíteni, amelyek pontosan olyan egyszerűek vagy összetettek, amennyire arra szükség van. Ez megkönnyíti a vállalati érdekelt felek számára – minden szinten (műszaki vagy nem műszaki területen) –, hogy megértsék azokat.
Valószínűleg ez a tulajdonság magyarázza a BPMN népszerűségét. Egy 2016-os felmérés szerint a vállalkozások 64%-a érdeklődik a BPMN bevezetése iránt, hogy egyszerűsítse a üzleti folyamatait. A cél a legtöbb vállalatnál egyszerű: költségcsökkentéssel és a termelékenység javításával pénzt megtakarítani.
Miért van rá szükség?
A tét nagy. Vegye figyelembe ezeket a statisztikákat egy 2018-as vállalati felmérésből:
- A válaszadók 37%-a számolt be arról, hogy szervezeténél több magas szintű üzleti folyamatokat érintő projekt van folyamatban
- A felmérésben szereplő szervezetek 93%-a vesz részt számos folyamatfejlesztési projektben
- 79%-uk nyilatkozta azt, hogy folyamat-szoftveres eszközöket használ az elemzett és megváltoztatni tervezett folyamatok modellként való megjelenítésére
- Emellett a megkérdezettek 65%-a egyetértett vagy teljes mértékben egyetértett azzal, hogy a BPMN-folyamatok és technológiák segítették szervezetüket a hatékonyság, a sokoldalúság és a ügyfél-elégedettség javításában
- A válaszadók többsége (52%) azonban azt mondta, hogy a vállalati folyamataikat csak alkalmanként modellezik vagy dokumentálják
A hatékonyság növelésén túl az üzleti folyamatok támogatásának további fontos mozgatórugói:
- Az ügyfelek elégedettségének növelése
- A szervezet reagálóképességének javítása
- Az üzleti koordináció és az irányítás javítása
- Új termék vagy üzletág bevezetése
- Megfelelés az új szabályozásoknak
- Reagálás az olyan egyedi eseményekre, mint egy egyesülés vagy felvásárlás
Az informatikától, a pénzügyi szolgáltatásoktól, a biztosítástól és a gyártástól kezdve az oktatáson, a távközlésen, a kiskereskedelmen, a számítástechnikán és a szoftvereken át minden vállalat profitálhat a jobb üzleti vagy szervezeti folyamatokból.
Hogyan használják a BPMN-t?
A BPMN célja, hogy mindenkinek világos képet adjon egy folyamatról az elejétől a végéig. Segít olyan vizuális útvonalat biztosítani, amely áthidalja a hiányosságokat, és bemutatja az üzleti tevékenységek sorrendjét, amelyre a folyamat egyik végétől a másikig való eljutáshoz szükség van.
Íme néhány azon előnyök közül, amelyeket a vállalkozások a BPMN használatával kiaknázhatnak:
- Könnyebb kommunikáció és együttműködés a cél elérése érdekében
- A lépések egyszerű, vizuális ábrázolása
- Testreszabási lehetőség az érdekelt felek szerepkörei alapján (pl. elemzők, folyamatrésztvevők, menedzserek, fejlesztők, külső csapatok és tanácsadók)
- A folyamatokban jelentkező olyan problémák azonosítása, amelyek megoldást igényelhetnek
- Betekintés a lehetséges fejlesztési területekbe
- Magasabb minőségű eredmények ösztönzése
Folyamatmodellezési példák
Üzleti fókuszú
Sok szakember és szervezet nagyon magas szintű, emberközpontú folyamatot szeretne modellezni. Ebben az esetben elég néhány szimbólumot használni, így kevesebb mélyebb BPMN-ismeretre van szükség, vagyis a jelölés egyszerű. Ezzel szemben ezek a modellek rendkívül részletesre is alakíthatók az informatikai és más műszaki résztvevők számára.
Íme néhány példa arra, hogy milyen típusú folyamatokat ábrázolhatnak vizuálisan ezek a folyamatábrák:
- Ügyfélhívásokkal kapcsolatos panaszok kezelése
- Termékek online értékesítése
- Gyártási munkafolyamat
- Biztosítási kárigények feldolgozása
- Munkatoborzási folyamatábrák
- Belépési módszerek
Példa BPMN-folyamatra átjáródiagrammal
A Visio ingyenes kipróbálása 1 hónapig
Az egy hónapos ingyenes próbaidőszak után az aktuálisan érvényes előfizetési díjat fogjuk felszámolni. Hitelkártya szükséges. Bármikor lemondhatja, hogy a jövőben ne kelljen fizetnie.
Technikai fókuszú
Amint azt korábban említettük, a diagramokat olyan részletezettséggel készítheti el, amilyenre szükség van. Például az IT-központú folyamatfolyamok, a kódolás és egyebek ábrázolása:
- B2B webszolgáltatások
- A kód végrehajtásának vizualizálása egy programon belül
- Egy webhely vagy alkalmazás felépítésének szemléltetése
- Annak megtekintése, hogyan navigálnak a látogatók egy webhelyen
- Az adatok áramlásának bemutatása olyan rendszerekben, mint az adatbevitel, a feldolgozók és a kommunikációs hálózatok
Összetettebb változatokban már olyan bonyolult üzleti eseményeket is modellezhet, mint az üzenetek, időzítők, üzleti szabályok és hibafeltételek. Fedezzük fel a BPMN ezen összetettebb változatait.
Elemek és szimbólumok a BPMN 2.0-ban
A BPMN jelölésrendszere az elemek öt alapvető kategóriájából áll, ezeken belül pedig sokféle alakzat és szimbólum található. Íme egy rövid áttekintés:
Folyamatobjektumok
Ezek egy üzleti folyamat viselkedését mutatják, és a következőket foglalják magukba:
- Tevékenységek: egy személy vagy rendszer által végzett munka vagy feladatok (lekerekített sarkú téglalappal jelölve).
- Események: mi történik a folyamat során: kezdeti, közbenső és befejező események (körökkel jelölve).
- Átjárók: A folyamaton belüli sorrendi folyamatútvonalat ábrázolják (rombuszokkal jelölve). A további részletek tartalmazhatnak döntési pontokat is.
Adatobjektumok
Ezek információt nyújtanak a folyamatban lévő adatokról. Az adatot négyféleképpen ábrázoljuk:
- Adatbevitelek (egyik sarkánál behajtott lapként, benne jobbra mutató nyíllal megjelenítve): olyan feladatok, amelyek adatfüggők. Nem tudnak továbblépni, amíg a szükséges adatokat össze nem gyűjtik.
- Adatkimenetek (egyik sarkánál behajtott lapként, benne kitöltött jobbra mutató nyíllal megjelenítve): annak jelölésére szolgálnak, amikor a folyamat adatokat generál.
- Adatgyűjtés (egyik sarkánál behajtott lapként, az alján középen három kitöltött vonallal megjelenítve): a folyamatban megkövetelt bármilyen adatgyűjtési művelet (pl. egy kérdőív).
- Adattárak (tárolóként megjelenítve): olyan helyként szolgálnak, ahol összegyűjthetők a folyamat során nyert adatok.
Objektumok összekötése
Ezek kötik össze egymással a folyamatobjektumokat vagy más információkat, és megmutatják a folyamat menetét:
- Szekvenciafolyamatok (kitöltött jobbra mutató nyíllal megjelenítve): az elvégzett tevékenységek sorrendjét ábrázolják.
- Üzenetfolyamatok (szaggatott, bal oldalon körrel ellátott jobbra mutató nyíllal megjelenítve): az üzeneteket és a résztvevők közötti áramlási sorrendet ábrázolják.
- Társítások (pontozott vonallal megjelenítve): szöveget és összetevőket csatolnak egy eseményhez.
Úszósávok
Ez a kifejezés készleteket és sávokat jelöl.
- Medence: Egyetlen folyamat „tárolója”.
- Sávok: Ezek osztályozzák a medencén belüli tevékenységet. Vízszintesen vagy függőlegesen megjelenítve szakaszokra bontják a medencét, hogy bemutassák a felelősséget és az események helyét.
Műtermékek
Ezek további részleteket adnak a folyamathoz. Kétféle műtermék van:
- Csoportok: Kivágott sarkú dobozokként megjelenítve, ezek az elemek egy csoportja köré kerülnek, hogy jelezzék azok összetartozását.
- Szöveges széljegyzetek: Ezek egyszerűen olyan jegyzetek (amelyeket egyetlen bal oldali zárójel előz meg), amelyeket az olvasók részletesebb megtekintés nélkül is könnyen láthatnak. Más néven megjegyzések.
Egyszerűsítse a BPMN-t szoftverrel
Amikor a folyamatábra létrehozásáról van szó, nem szükséges feltalálni a spanyolviaszt, különösen akkor, ha még csak most ismerkedik a BPMN-nel.
Ha szoftvereszközt használ, gyorsabban készítheti el az ábrákat, és hatékonyabbá teheti az üzleti folyamatmodelljét. Ügyeljen arra, hogy olyan szoftvert válasszon, amely lehetővé teszi az alábbiakat:
- Gyors kezdés a diagramkészítésben professzionális. Kész sablonok és minták használatával létrehozott BPMN-folyamatábrák révén.
- Professzionális, tetszetős megjelenés biztosítása a diagramok számára az előre elkészített témák és effektek segítségével.
- Olyan intuitív lehetőségek kihasználása, mint a húzás, az igazítás és elhelyezés, valamint az automatikus csatlakoztatás, hogy hatékonyabban hozhasson létre diagramokat.
- Munkavégzés egy olyan tartalom-ökoszisztémában, amely biztosítja a BPMN 2.0 alapvető alakzatkészletét és azon túli elemeket, ami több száz grafikailag eltérő szimbólumot jelent.
- Olyan szintű támogatás megléte, amely lehetővé teszi mind az alapszintű BPMN-diagramok, mind a részletesebb diagramok létrehozását kivétellogikával, erőforrás- és szerepkör-információkkal, alapszintű adatfolyam-információkkal, valamint a résztvevők közötti kommunikációs információkkal.
- Ellenőrizze a hibákat úgy, hogy érvényesíti a diagramját a BPMN 2.0 szabványon alapuló, a vizuális helyességre vonatkozó 76 logikai szabály alapján, és bemutatja az áttekintendő problémák listáját.
- Töltse be a vizuális helyességre vonatkozó saját, egyéni logikai szabálykészletét.
- Szabadon, biztonságos webes hivatkozásként, mellékletként, képként és PDF-fájlként is megoszthatja munkájának eredményét, és online válaszolhat a megjegyzésekre.
- Együttműködhet másokkal társszerzőség, megjegyzések és széljegyzetek használatával.
- Szerkessze közösen a diagramokat a csapatával az igazság egységes forrásának fenntartása és a verzióütközések minimalizálása érdekében.
- Nézze meg, ki dolgozik a diagram egyes részein, kapjon értesítéseket a változásokról, és válassza ki, hogy mikor egyesíti ezeket a módosításokat egy mesterfájlba.
- Integrálja az adatokhoz kapcsolt diagramokat a Power BI irányítópultba. Ez az integráció elősegítheti a operatív és üzleti intelligencia fejlődését, így jobban megértheti a teljes összképet.
- Automatizálja saját maga az üzleti folyamatok munkafolyamatait, felgyorsítva ezzel a létrehozási folyamatot, és több időt hagyva az informatikai részlegnek a stratégiai kezdeményezésekre
- Érje el a diagramokat szinte bárhonnan böngészőből vagy iPad®-app segítségével.
Tippek az első lépésekhez
A bevett üzleti folyamatok tulajdonosaitól az elemzőkig számos előnnyel jár az üzleti folyamatok egyszerűsítése, függetlenül attól, hogy mennyire egyszerűek vagy összetettek. Ha az információ kissé túl soknak tűnik, tartsa szem előtt a következőt: készíthet egy egyszerű BPMN folyamatábrát, majd onnan tovább építkezhet.
Ha szeretné látni a gyakorlatban, számos sablon és útmutató videó áll rendelkezésre, amelyek segítenek az alapszintű diagram elkészítésében, majd a magabiztosság elnyerésével további részleteket adhat hozzá. További információkat tudhat meg a BPMN-kompatibilis folyamatok és szoftverek használatáról ezzel a lépésről lépésre haladó útmutatóval.
A Microsoft 365 csapata az erőforrások megosztására összpontosít, hogy segítsen Önnek vállalkozása elindításában, működtetésében és fejlesztésében.
A Visio használatbavétele
A Visio segítségével gyakorlatilag bárhonnan, bármilyen eszközön megjelenítheti és megbeszélheti az ötleteit, információit és folyamatait.
Kapcsolódó tartalom
Termelékenység
A leghatékonyabb folyamatábra kiválasztásának módja
Termelékenység
A hálódiagram feltérképezésére vonatkozó tippek
Termelékenység
A termelékenység növelése folyamatleképezéssel és automatizálással
Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.
A Microsoft 365 követése