Növelheti a termelékenységét ezekkel az alapvető Outlook tippekkel és trükkökkel

Az Outlook egyszerűsíti sok más mellett a levelezést, a naptárkezelést, a névjegyek használatát és a feladatkezelést. Mindent egy helyen biztosít. Nem csoda, hogy 2017 óta folyamatosan egyre többen használják mobileszközökön! A rengeteg felhasználó számára számos olyan tipp és trükk létezik, amellyel hatékonyabbá tehetik az Outlookot.

Íme néhány módszer, amellyel a legtöbbet hozhatja ki az Outlook-ból.

Az Outlook több milliónyi felhasználóinak egyikeként úgy gondolhatja, hogy már tudja, hogyan használhatja az alkalmazást a lehető leghatékonyabban. Arra az esetre, ha mégse így lenne, az alábbiakban mutatunk hét olyan tippet és trükköt, amelyeket esetleg még nem ismer.

1. Az Outlook szóra bírása

Nos, nem is igazán az Outlook, hanem a Microsoft Cortana nevű hatékonyságnövelő segédjének szóra bírásáról van szó. A Cortana integrálva van az Outlook mobilappba az E-mailek lejátszása funkcióval. Miután beállította az Outlookban, meghallgathatja az új e-maileket, miközben úton van. Sőt még kezelheti is őket. Csupán a hangját használva, kéz nélkül olvasatlan vagy más jelöléssel láthatja el az üzeneteket, illetve törölheti vagy megválaszolhatja őket.

A Cortana ráadásul nemcsak felolvassa Önnek az e-maileket, A rendszerezettség megőrzésében is a segítségére lehet. Az AI tudatni fogja Önnel az események változásait, és még az ütemezésben előforduló ütközésekre is fel tudja hívni a figyelmet. Tekintse meg, hogyan működik!

2. A Szűrt levelek funkció használata

A zsúfolt postaládában nehézkes lehet a görgetés, különösen, ha a telefonját használja. A Szűrt levelek funkcióval egyszerűbben keresheti meg az e-mailjei között azt, amire szüksége van. Kétféle, postaládának megfelelő lapot is létrehozhat: a Szűrt és az Egyéb lapot. Ezután egyszerűen a postaláda tetején lévő gombot csúsztatva válthat a kettő között.

Az Outlook rendszerezi Ön helyett az e-maileket, a fontos üzeneteket a Szűrt, a többi levelet, például a levélszemetet pedig az Egyéb lapra helyezi. Szükség esetén az üzeneteket gyorsan átsorolhatja úgy, hogy a postaláda egyik szakaszából a másikba helyezi át őket. Az Áthelyezés mindig a Szűrt lapra beállítást is használhatja, ha egy adott feladótól származó üzeneteket egy adott helyen szeretné megjeleníteni.

Emellett minél többet használja a Szűrt levelek funkciót, az annál intelligensebb lesz. A funkció figyel arra, hogy Ön hogyan rendszerezi az e-maileket, így jobban tudja osztályozni a beérkező üzeneteket, és segíthet Önnek abban, hogy a fontos dolgokra összpontosíthasson.

3. Naptárak megosztása

Több lehetőség az életben, több lehetőség az Oultookban

Intelligens módszer a postaládát érintő újdonságok megismerésére. Az iOS Outlook E-mailek lejátszása funkciójával időt takaríthat meg

Első lépések

Mindannyian tudjuk, hogy túl sok időt vesztegetünk el az értekezleteken. Miközben igyekszik ezen változtatni a szervezetében, az Outlookkal megakadályozhatja az újabb és újabb értekezletek ütemezését.

Az Outlook megosztott naptáraival lépjen be a naptár beállításaiba, és válassza ki azokat a személyeket, akikkel meg szeretné osztani a naptárat, például kollégákat vagy barátokat. Színkóddal láthatja el a különböző csapatokat, az engedélyek kezelésével pedig lehetővé teheti, hogy azok a személyek, akikkel tartalmakat oszt meg, megtekinthessék, szerkeszthessék vagy kezelhessék a naptárját (felhatalmazással). Azt is megadhatja, hogy milyen részleteket oszt meg. Ehhez a Mind, a Csak címek és helyek vagy a Csak amikor elfoglalt vagyok beállítás közül választhat.

4. Az Ütemezési segéd előnyeinek kihasználása

Naptárak megosztása esetén használhatja az Ütemezési segédet a mobilappban ahelyett, hogy többszörös levélváltással keresné meg a mindenki számára alkalmas időpontot a találkozásra. Hozzon létre egy eseményt a naptárjában, és vegye fel a meghívni kívánt személyeket. Ezután az Ütemezési segéd időválasztójával áthúzhatja az eseményt a naptár egyik zöld színű időpontjára. A zöld jelzés azt jelenti, hogy mindenki elérhető. Foglalja le!

5. Megemlítés figyelemfelkeltés céljából

Ha valaki más mellett dolgozik az irodában, akkor egyszerűen mondhatja neki, hogy „Szia, Judit!“ Judit a neve hallatára felnéz a munkájából. Ugyanezt megteheti a telefonjáról az Outlook @megemlítés funkciójával. Amikor a @Judit említést szerepelteti egy e-mailben, a címzett láthatja, hogy őt szólították meg a beszélgetésben.

Ha pedig mások említik meg Önt a @megemlítés funkcióval, a postafiókban, közvetlenül az üzenet kivonatában megjelennek a releváns mondatok az Ön nevét tartalmazó @megemlítés környezetéből. Ezzel a funkcióval egy pillantással meg tudja állapítani, hogy mire kell odafigyelnie.

6. A pöccintési beállítások testreszabása

A társkereső appokban balra vagy jobbra pöccintve jelezheti, hogy érdekli-e Önt az illető személy. Ugyanilyen könnyen tudathatja döntését az Outlook Beérkezett üzenetek mappájában is. Nyissa meg az Outlook mobilapp Beállítások lapját, és válassza a Pöccintés beállításai lehetőséget. Számos előnyben részesített művelethez beállíthat jobbra vagy balra pöccintési műveletet:

Törlés
Megjelölés olvasottként
Megjelölés olvasatlanként
Megjelölés
Archiválás

7. A Ne zavarjanak funkció használata

Az e-mailek folyamatos ellenőrizgetése miatt az ember kísérleti nyúlnak érezheti magát. Egy kis gomb megnyomásával hozzá lehet jutni a jutalomhoz: egy új üzenethez. Ez azonban zavarja az összpontosítást. Az Outlook Ne zavarjanak funkciójával gondoskodhat arról, hogy mindig az éppen fontos dolgokra tudjon fókuszálni. Az appok értesítéseinek kikapcsolásával teljes figyelmét az éppen aktuális értekezletre vagy jelentésre fordíthatja.

Ütemezéssel beállíthatja, hogy mindennap délutántól a munkanap végéig ne zavarják meg a munkában. Így olyan csendes időhöz juthat hozzá, amelyben rendszerezheti a teendőket, és felkészülhet a következő napra. Vagy beállíthat egy olyan időzített Ne zavarjanak-munkamenetet, amelyet szükség esetén azonnal elindíthat.

Kapcsolattartás és szervezés útközben

A postaláda túlterheltsége valós probléma. Az Outlook mobilapp segítségével útközben is tarthatja a kapcsolatot, és rendszerezheti a feladatait. Most, hogy már a Cortana segítsége is rendelkezésre áll, és megismerte az Outlookkal kapcsolatban itt felsorolt tippeket és trükköket, megkezdheti a személyes és szakmai kommunikációja és más feladatai irányítását.

A Microsoft 365 csapata az erőforrások megosztására összpontosít, hogy segítsen Önnek vállalkozása elindításában, működtetésében és fejlesztésében.

KAPCSOLÓDÓ TERMÉKEK
Microsoft 365

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás

Kapcsolódó tartalom

Termelékenység

10 tipp a felhőtárhely telefonon való használatához

További információ

Termelékenység

A távoli marketingcsoporttal való együttműködés öt módja

További információ

Termelékenység

A legjobb termelékenységnövelő tippek a távoli vagy a mobil irodája számára

További információ

^{Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.}

Növelheti a termelékenységét ezekkel az alapvető Outlook tippekkel és trükkökkel

1. Az Outlook szóra bírása

2. A Szűrt levelek funkció használata

3. Naptárak megosztása

Több lehetőség az életben, több lehetőség az Oultookban

4. Az Ütemezési segéd előnyeinek kihasználása

5. Megemlítés figyelemfelkeltés céljából

6. A pöccintési beállítások testreszabása

7. A Ne zavarjanak funkció használata

Kapcsolattartás és szervezés útközben

A Microsoft 365 használatbavétele

Kapcsolódó tartalom

10 tipp a felhőtárhely telefonon való használatához

A távoli marketingcsoporttal való együttműködés öt módja

A legjobb termelékenységnövelő tippek a távoli vagy a mobil irodája számára

A Microsoft 365 követése