Projektmenedzsment: tradicionális, iteratív vagy hibrid?

A legtöbb projektmenedzserhez és szervezethez hasonlóan valószínűleg Ön is a legjobb megvalósítási megközelítés kiválasztásával küzd. A legtöbben tudjuk, hogy a hagyományos megközelítések nem garantálják a sikeres megvalósítást, ezért mindig keressük a jobb megoldást.

Az agilis vagy iteratív fejlesztési technikák az elmúlt években sok kedvező visszhangot kaptak, mint jelentős előrelépés, amelynek eredménye a sikeres projektmegvalósítás. Ezért, ahogy a legtöbb szervezet ma, valószínűleg az Öné is azt mérlegeli, hogy ezeket az agilis vagy iteratív fejlesztési technikákat hol és hogyan lehet a legjobban használni a projektek teljesítésének időbeliségének és sikerének javítására.

Röviden összefoglalva: az iteratív fejlesztési technikák a projekt funkcióit kis részekben (vagy iterációkban) tervezik meg, fejlesztik és valósítják meg. A sikeres iteratív megvalósítás kulcsa, hogy minden kis egység valójában egy kisebb mini projektként működik az teljes projekt keretein belül. Ennek eredményeként az egyes miniprojektek iterációi során jobban meg lehet tervezni a két hetes iteráció megvalósításához szükséges erőfeszítéseket, mint egy kétéves terv esetében. Emellett, mivel kéthetes időszakokra tervezünk, könnyedén módosíthatjuk a következő két hétre szóló tervet, hogy figyelembe vegyük az azonosított változásokat.

Agilis kontra hagyományos esettanulmány

Szeretnék röviden megállni, és leírni egy nem technikai helyzetet, ahol egy agilis megközelítéssel több siker érhető el, mint egy hagyományos tervvel.

Vegyünk példának egy egész napos tevékenység megtervezését — ez maga a projekt. Mint minden nagy projektnél, ez is rengeteg bizonytalansággal és kockázattal jár: nem tudjuk, mi történhet ebéd után, ami hatással lehet a tervünkre, de a hagyomány szerint átfogó tervet készítünk arra, hogy mit fogunk csinálni a nap minden órájában, a reggeli 6:00 órai ébredéstől az este 11:00 órás lefekvésig.

Reggel 9 órára már eltértünk a menetrendtől, mert a forgalom miatt késve értünk be a munkahelyre; 10 órakor sürgős értekezletre hívtak minket; délre pedig az egyetlen elvégzett napi feladat az volt, hogy beértünk az irodába, és még ez is késéssel történt.

Tegyük fel, hogy ez egy agilis projekt, amelyben csak a következő iterációt tervezzük meg: a házból való indulásra való felkészülés (tehát a történetek a következők: zuhanyozás, reggeli és a gyerekek iskolába küldése). Mindez sikeresen, időben és a költségkereten belül teljesült.

Így hát magabiztosan tervezzük meg a következő lépést, azaz az irodába jutást (autóval a buszpályaudvarig, onnan elővárosi vonattal az állomásig, majd városi busszal az irodáig).

Ez nem működik túl jól: az első történet (autóval a buszpályaudvarra) forgalmi problémákkal jár, ezért úgy módosítjuk a történetet, hogy az irodába menjünk autóval, és megegyezünk abban, hogy a másik két történetet el lehet hagyni az iterációs tervből. Érkezéskor megtervezzük a következő iterációt. A tervezési ciklus közepén azonban egy új feladat kerül a tervbe (a rendkívüli értekezlet) – ez pedig a következő iteráció teljes időtartamát igénybe fogja venni.

Végül, ebéd után lecsillapodnak a dolgok, és végre átnézhetjük a felhalmozódott munkákat, majd nekiláthatunk a legfontosabb feladatoknak; délután sikeresen lezárunk két iterációt, amelyek a legfontosabb elemekkel foglalkoznak.

Ha ragaszkodtunk volna a hagyományos tervhez, soha nem sikerült volna befejeznünk ezeket a fő feladatokat, mivel az irodába történő utazás miatt bekövetkezett késés miatt a tervben szereplő feladatok átkerültek a következő napra.

Mi a legjobb megközelítés — agilis, hagyományos vagy hibrid?

Pontosan ez a változó üzleti igényekhez való alkalmazkodási képesség az, amiben az agilis vagy iteratív módszerek a leghatékonyabbak, és ez az oka annak is, hogy számos szervezet alkalmazza őket. DE vajon az Ön szervezete valóban készen áll arra, hogy teljes mértékben áttérjen az agilis működésre? Tapasztalatom szerint gyakran számos akadálya van a teljes körű agilis adoptációnak, mindenekelőtt az erősen rögzült szervezeti szabályzatok, amelyek gyakran csak részben kompatibilisek az agilis megközelítésekkel.

Fontosak azok a szabályok, amelyek szerint a projekt jóváhagyásához stabil költségvetésre, a várható haszonról szóló kimutatásra és célidőpontra van szükség (bár ezek nem igazán illeszkednek az agilis módszertanhoz). Hasonlóképpen, elengedhetetlenül fontosak azok a szervezeti implementációs szabályzatok, amelyeket be kell tartani annak biztosítása érdekében, hogy a meglévő működés ne szenvedjen kárt (bár ez egyáltalán nem tekinthető agilis megközelítésnek).

Ennek következtében számos szervezetnek gondot okoz, hogy miként őrizzen meg bizonyos kulcsfontosságú „hagyományos folyamatokat”, miközben alkalmazkodik az iteratív módszerekhez. A válasz egy hibrid kézbesítési modell. A projekt egyes részei hagyományos menedzsmentmódszerekkel, más részei iteratívan is teljesíthetők.

Hibrid kézbesítési modell

A leggyakoribb hibrid modell, amellyel eddig találkoztam, a hagyományos projektindítást és tervezést támogatja, amelyet egy sor iteráció követ, szünetekkel a kiadásokhoz kapcsolódó hagyományos megvalósítási tevékenységek elvégzésére, majd ezt egy újabb iterációs sorozat és hagyományos megvalósítás követi.

Ebben a modellben kidolgozok egy hagyományos, eredményalapú munkamegosztási struktúrát (WBS), amely meghatározza azokat a kulcsfontosságú eredményeket, amelyekre a szervezetnek szüksége van a projekt jóváhagyásához, például a projektszabályzatot, a projektmenedzsment-tervet és a projektköltségvetést.

Ezeket a kezdeti teljesítendő elemeket hagyományos módszerekkel lehet kidolgozni és kezelni, hogy megmutassuk a vezetésnek, a projekt megfelelő, és érdemes rá erőforrásokat fordítani.

A projekt jóváhagyását követően áttérhetünk egy iteratív megközelítésre, amelynek keretében egy feladatlistát vezetünk, és a következő iterációban kiválasztjuk a legmagasabb prioritású feladatokat, majd azokat teljes mértékben kidolgozzuk. A projekt megjelenése a hagyományos Gantt-diagramról egy interaktív, fogd és vidd táblára vált át, amely lehetővé teszi a történetek dinamikus hozzárendelését az iterációkhoz.

A termékfelelős bármikor – gyakran akár naponta is – hozzáadhat, törölhet és módosíthatja a háttérben szereplő történeteket, hogy azok tükrözzék a változó üzleti igényeket.

Minden iteráció végén szünetet tartunk, visszatekintünk a sikerekre és a kudarcokra, majd a szükséges fejlesztések megvalósítása érdekében módosításokat hajtunk végre. Ezt követően – és ami a legfontosabb – áttekintjük a termék háttér információit, és kiválasztjuk a legfontosabb történeteket, amelyek a következő iterációba kerülhetnek. Ez a megközelítés biztosítja, hogy a projekt mindig a legmegfelelőbb, legnagyobb értéket képviselő feladatokon munkálkodjon.

Az egyes iterációk során a csapat alkalmazhat olyan agilis elveket, mint például a napi standup megbeszélés, és megvitathatja az aktuális iterációra tervezett feladatok állapotát. Így a csapat teljes ellenőrzést gyakorol az iteráción belül elvégzett munkák felett, miközben biztosítja, hogy a projekt összességében naprakész maradjon, és rendelkezésre álljon a vállalati jelentésekhez az erőforrás-kapacitás, valamint a portfólió és a program állapotának értékelése céljából.

Az agilis elvek egyik kulcsfontosságú eleme az a képesség, hogy a végleges megoldás apró kiadásokban valósuljon meg. Ennek az az előnye, hogy az előzetes funkciók segítségével a várható üzleti előnyök egy részét a lehető leggyorsabban ki lehet aknázni.

Emellett lehetővé teszi a megoldás korai érvényesítését, így az esetleges módosításokat könnyen be lehet építeni a termék hátterébe. Ezért amint az iterációk során elegendő számú, magas prioritású feladatot befejeztek, a projekt visszatérne a hagyományos ciklushoz, és elvégezné a szervezet által megkövetelt szokásos megvalósítási feladatokat.

Próbálja ki a Microsoft Projectet ingyen

Próbálja ki a Microsoft Projectet egy hónapig ingyen

Útmutató

Ezeket a kiadási és implementációs tevékenységeket hagyományos módszerek alkalmazásával fogják megtervezni és irányítani, és biztosítani fogják, hogy a meghatározott folyamatokat betartsák, így enyhítve az új projektek megvalósításakor a meglévő működésre gyakorolt esetleges hatásokat.

Az első kiadás elkészültével a projekt visszatér az agilis módszerekhez, és egy újabb iterációs ciklusba kezd, hogy folytassa a fennmaradó feladatok fejlesztését.

Bár ez a „fokozatos” megközelítés – amely az agilis és a hagyományos módszerek ötvözésén alapul – a legelterjedtebb, a módszereket kombinálhatja is az egyes projektmegvalósítási követelményeknek való megfelelés érdekében. Például vezettem egy olyan projektet, amely rendkívül szigorú szabályozási követelményeknek és érvényesítésnek volt alávetve, miközben egy új terméket vezettünk be egy nagyon szigorúan szabályozott iparágban. Ezért a projektem nagy részét hagyományos módszerekkel terveztük és ellenőriztük.

Ugyanakkor a projektnek volt egy üzletiintelligencia-része is, ahol a vállalatom az általa generált hatalmas mennyiségű teljesítményadatot elemezte; ezt a részt az agilis megközelítés támogatta a legjobban. A projekt BI összetevője esetében (amely a hagyományos munkával párhuzamosan zajlik) kiválasztanánk a legmagasabb prioritású feladatokat – amelyek háromhetes idő alatt elvégezhetők –, és lezárnánk egy iterációt.

Mivel ezek közül a történetek közül sok feltáró jellegű volt, gyakran új történeteket hoztunk létre további feltáráshoz vagy konkrét teljesítményjelentések készítéséhez. Ezeket egyszerűen hozzáadtuk a háttérhez, hogy a következő sprint során mérlegeljük őket.

Ezzel a megközelítéssel egyetlen projektütemtervem volt, amely biztosította, hogy minden szükséges jelentési és szabályozási lépést teljesítsek, miközben rendkívül rugalmasan tudtam fejleszteni a projekt nem szabályozott üzleti jelentési összetevőjét.

Az, hogy az összes feladat egyetlen ütemtervben szerepelt, átfogó képet nyújtott a projektben zajló összes eseményről:

Azok az információk, amelyekre szükségem volt ahhoz, hogy az erőforrásokat a legmegfelelőbb feladatokhoz (hagyományos vagy agilis) rendeljem hozzá, azonnal rendelkezésre álltak

Rendelkezésre állt a lehetőség, hogy átfogó heti és havi helyzetjelentéseket készítsek

Az agilis módszertan egy rendkívül hatékony projektmegvalósítási megközelítés, amely jelentős előnyöket biztosíthat a szervezet általános projektmegvalósítási eszköztárában. Önálló megoldásként, szakaszos átadási megközelítés részeként, vagy hibrid átadási struktúrába integrálva is használható.

A kulcs az, hogy olyan agilis elveket alkalmazzon, amelyek segítenek a szervezetének a sikeres megvalósításban, miközben továbbra is megőrzi a hagyományos folyamatokat, amelyek eddig is hozzájárultak a szervezet sikereihez.

Steve Caseley több mint 35 éves tapasztalattal rendelkezik a Microsoft Project területén, és a Microsoft Project első verziója óta aktív felhasználója. Több, a Microsoft Projecthez és a projektmenedzsment ajánlott eljárásaihoz kapcsolódó könyv szerkesztője. A Sensei Project Solutions vezető tanácsadójaként segíti a nagyvállalatokat abban, hogy a Microsoft Project Portfolio Management (PPM) eszközkészlet segítségével kiváló eredményeket érjenek el a projektmegvalósítás terén.

KAPCSOLÓDÓ TERMÉKEK
Office 365

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás most

Kapcsolódó tartalom

A vállalkozás irányítása

Miért nem kedvelik a vezetők a projektmenedzsereket?

További információ

Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.