A hibrid munkavégzés emberek milliói számára vált általánossá. Sokan heti egy vagy több otthoni munkanapot is beiktattak, így több idejük marad a hobbijaikra, az alvás pótlására vagy a családdal és a barátokkal való kapcsolattartásra ahelyett, hogy a forgalomban ülnének. A jó hír az, hogy ez a nagyobb rugalmasság nem ment a termelékenység rovására. A Microsoft Munkatrend indexe szerint a hibrid munkavállalók 87 százaléka produktívnak tartja magát a munkában, és a Microsoft 365-ben mért termelékenységi mutatók továbbra is emelkednek1.
21 tipp az otthoni munkavégzéshez
Otthoni munkavégzés
Ez azonban nem jelenti azt, hogy az otthonról végzett munka egyszerű. Sokak számára nehéz lehet a vállalati kultúrához kapcsolódni. Ha nincsenek egyértelmű határok, a munka elkezdhet behatolni a munkavállalók magánéletébe. Legyen óvatos, és koncentráljon a következő tippek segítségével az otthoni munkavégzés során. Íme a távmunka 20 ajánlott eljárását bemutató átfogó útmutató, amely segít abban, hogy a legjobb teljesítményt nyújtsa, még akkor is, ha éppen a konyhaasztalodnál dolgozik.
1. Válasszon ki egy munkaterületet
Ha mindenhol dolgozik, sehol sem tud pihenni. Válasszon ki egy helyet az otthonában, ahol dolgozhat, még ha az csak a konyha egy sarka is. A munkahely és a pihenőhely közötti fizikai megkülönböztetés segít abban, hogy munkaidőben szakmai módba váltson, majd később a személyes kapcsolatokra, a házimunkára és egyéb tevékenységekre koncentráljon.
2. Tartsa magát a napirendhez
Határozza meg az otthoni „munkaidőt”, hogy ne dolgozzon egész éjjel. Nem feltétlenül kell 9-től 17 óráig dolgoznia – egyszerűen válasszon ki rendszeres munkaidőt, és tartsa be azt. Az ilyen rutin kialakítása – hasonlóan az otthoni irodai sarok kialakításához – jelzi az elmének, hogy itt az ideje dolgozni vagy pihenni. Emellett segít a családtagoknak abban, hogy tudják, mikor számíthatnak Önre.
3. Szerezze be a szükséges eszközöket
Ha azon gondolkodik, hogyan tudna hatékonyan és eredményesen otthonról dolgozni, akkor a megfelelő kellékek jelentik a kulcsot. A következőkre van szüksége:
- Számítógép, billentyűzet, egér és egy további monitor (nem kötelező, de hasznos).
- Videokonferencia- és csoportos csevegési szoftver.
- Online felhőtárhely a fájlok távoli eléréséhez.
- Fülhallgató, zajszűrős fejhallgató vagy mikrofonnal ellátott headset.
- Egy kényelmes, jó tartást biztosító irodai szék.
- Jó megvilágítás – mind a saját, mind pedig a videohívásban részt vevő többi személy érdekében.
- Egyéb irodaszerek, például kulacs, kávésbögre, papírzsebkendő, olló, csomagolószalag, toll és papír, valamint személyes emléktárgyak.
4. Zuhanyozzon le, és öltözzön fel
„Miért öltözzek fel, ha úgysem találkozom senkivel?” Csábító lehet elhanyagolni a higiéniát és az ápoltságot, amikor otthonról dolgozik, de ez nemcsak a megjelenésre, hanem a közérzetre is hatással van. Egy reggeli zuhany segít abban, hogy frissebbnek érezze magát, mintha csak felkelne és kinyitná a laptopját. Ha gondot fordít a megjelenésére, azzal azt üzeni, hogy értékeli önmagát, és megérdemli, hogy megbecsüljék. Akkor is magabiztosnak érezheti magát, ha senki sem tartja szemmel – és készen áll majd bármilyen váratlan videohívásra.
5. Vásároljon be a konyhába
Emlékszik még az irodai konyhára, ahol ingyenes rágcsálnivalók és egy menő eszpresszógép is volt? Ideje beruházni egy sajátba. Szerezzen be egy jó elektromos vízforralót vagy kávéfőzőt, és töltse fel a készleteit a kedvenc italaival. Tanulja meg elkészíteni a tökéletes italt, és töltse fel a kamrát harapnivalókkal és finomságokkal. Így minden szükséges dolog a rendelkezésére áll majd ahhoz, hogy jól induljon a nap.
6. Állítsa be a megfelelő zajszintet
Az otthoni munkavégzés egyik előnye, hogy nem zavarják beszédes munkatársak vagy más irodai tényezők. Döntse el, hogy szereti-e a csendet, vagy szüksége van némi fehér zajra vagy háttérzenére az összpontosításhoz. Ha zajos gyerekek és háziállatok vannak otthon, szerezz be fehér zajt keltő készüléket, vagy fontold meg egy zajszűrős fejhallgató beszerzését.
7. Állítson fel szabályokat a családja számára
A gyerekek számára az, hogy otthonról dolgozik, azt jelenti, hogy bármikor játszhat velük…ugye? Határozza meg az elvárásokat azzal, hogy tájékoztatja a családtagjait a munkaidejéről és a szüneteiről. Határozza meg, milyen módszerrel biztosítja, hogy a fontos értekezletek alatt csendben maradjanak – legyen szó akár egy néhány perccel az értekezlet kezdete előtti emlékeztetőről, akár egy tábláról az irodája ajtaján. Ha kisgyerekek vannak otthon és van partnere, próbálják meg úgy összehangolni az értekezleteket, hogy ne egyszerre legyenek, így az egyikük vigyázhat rájuk.
8. Tervezze meg a napját
Vannak, akik a napkelte után azonnal felkelnek, és készen állnak a munkára, míg mások háromszor is elhalasztják az ébresztőt, és csak ebéd után váltak kreatívvá. Gondolja át, mikor a leghatékonyabb, és úgy tervezze meg a munkanapját, hogy az illeszkedjen az energiaszintjéhez. Foglaljon le időt a naptárában a zavartalan munkavégzésre, és állapotüzenetekkel jelezze, ha éppen elfoglalt.
9. Zavaró tényezők korlátozása
Könnyű elkezdeni az internetes böngészést munka közben, és így elveszíteni az időérzékünket. Állítson be egy időzítőt – például 15 percet a hírek elolvasására –, hogy könnyebben koncentrálhasson. Munkaidőben használjon olyan szoftvert vagy böngészőbővítményt, amely letiltja a közösségi oldalak elérését. A bevásárlást és más elintéznivalókat ebédidőre vagy munka utánra tervezze, hogy kevesebb legyen a megszakítás.
10. Tervezzen szüneteket
Senki sem tud minden nap egész nap koncentrálni. Az otthoni munkavégzéssel kapcsolatos számos ajánlott eljárás egyike az, hogy időt szánjunk arra, hogy időnként kikapcsolódjunk. Írjon be szüneteket a naptárába, hogy kitisztíthassa a fejét, és legyen mire várnia, például:
- Egy séta a háztömb körül.
- Ebéd a családjával.
- Egy kiruccanás a kedvenc kávézójába.
- 10 perc aranyos állatos videók megtekintésére.
- Délutáni rágcsálnivaló.
11. Nyújtózzon, és mozogjon egy kicsit
Az otthoni munkavégzés azt jelenti, hogy nem kell elsétálni a tárgyalóba, a nyomtatóhoz vagy egy kolléga irodájába, így kevesebb oka van arra, hogy felálljon és mozogjon. Megelőzheti az izomfájdalmakat és a fáradtságot azzal, hogy otthon sétálgat, kimegy a postát megnézni, és a nap folyamán rendszeresen nyújtózkodik. A teste hálás lesz érte.
12. Ügyeljen a testtartására
A „tech neck” az a görnyedt testtartás és izomterhelés, amelyet az egész napos, képernyő előtti görnyedés okozhat. Ha azt vette észre, hogy otthoni munkavégzés közben romlik a testtartása, íme néhány ötlet:
- Ne az ágyban vagy a kanapén dolgozzon.
- Állítsa be úgy a székét és a monitorait, hogy a karjai és a lábai 90 fokos szöget zárjanak be, a monitorok szemmagasságban legyenek, a háta egyenes maradjon, a talpai pedig teljesen a padlón pihenjenek.
- Végezzen egyszerű gyakorlatokat, például döntse a fejét egyik oldalról a másikra, körözzön a vállával előre és hátra, és nyújtson.
- Ha teheti, keressen fel csontkovácsot vagy masszőrt.
- Szerezzen be ergonomikus billentyűzetet, illetve párnázott csuklótámaszt a billentyűzetéhez és az egeréhez.
Microsoft 365 with Teams-gyorstalpaló
Segítsen a szervezetének szárnyalni még akkor is, ha a hibrid munka új kihívásokat jelent. A Microsoft 365 with Teams-gyorstalpaló révén megtudhatja, hogyan javíthatja a hatékonyságot és az elkötelezettséget, miközben az adatait is biztonságban tudhatja.
13. Kommunikáljon tudatosan
Ha otthonról dolgozik, nincsenek spontán folyosói beszélgetések, és a csevegésen keresztül nehéz észlelni a nonverbális kommunikációs jelzéseket. Ezért különösen fontos, hogy a szükségesnél több információt osszon meg, és a beszélgetésekhez a megfelelő csatornát válassza. Az alábbi tippek segítenek eldönteni, hogy mikor melyik kommunikációs csatornát használja:
- Csevegőüzenetek: A csevegések azonnali és nem hivatalos módszert biztosítanak arra, hogy egy vagy több személlyel beszélgessen. Jó megoldás arra, hogy folytassa egy folyamatban lévő projekt megbeszélését, gyorsan kikérje valaki véleményét, vagy egyszerűen kapcsolatot tartson egy munkatársával. A csevegés használatakor vegye figyelembe mások állapotüzeneteit. Ha valaki elmélyült munkát végez, várjon egy későbbi időpontig, mielőtt üzenetet küld neki.
- E-mail: Az e-mail kiváló csatorna a formális, írásos kommunikációhoz. Ha dokumentálni szeretné egy megbeszélés eredményét, vagy ki szeretné fejteni a véleményét egy összetett témáról, az e-mail lehet a megfelelő eszköz. Az e-mail használata azonban nehézkessé válhat, ha többen próbálnak döntést hozni vagy nézeteltérést rendezni. Ha több e-mail váltás után sem jutottak közös álláspontra, fontolja meg, hogy telefonhívásra vagy értekezletre váltanak.
- Telefon: Egy hívás két vagy több személy között is lebonyolítható, és jó eszköz a konszenzus kialakítására vagy sürgős ügyek megvitatására. Mivel hallhatja a beszéd hangszínét, a hívás segít minimálisra csökkenteni a félreértéseket.
- Videókonferencia: A videókonferenciák lehetővé teszik, hogy különböző helyeken tartózkodó két vagy több személy kapcsolatba lépjen és együttműködjön. Mivel láthatja a résztvevőket, könnyebb értelmezni a nonverbális kommunikációt. A legtöbb videókonferencia-szoftver lehetővé teszi a képernyő megosztását és a rajztábla használatát, így jobban megközelíti a személyes értekezletek élményét. Ha videóértekezletet ütemez, ügyeljen arra, hogy az mindenki számára eredményes legyen. Ha több résztvevő van, készítsen napirendet, és gondoskodjon róla, hogy mindenki tisztában legyen a szerepével.
14. Ellenőrizze a videóbeállításait
Videóhívásokhoz igyekezzen a legjobb formáját hozni, és ügyeljen arra, hogy ne legyen semmi zavaró a háttérben. Nem kell tökéletesen berendezett könyvespolccal rendelkeznie, hiszen egyes videókonferencia-alkalmazások elhomályosítják a hátteret. Az értekezletek előtt kapcsolja be a kamerát, hogy ellenőrizhesse a megvilágítását, és szükség esetén módosíthasson rajta. Ha mégis otthoni ruhában dolgozik, tartson a közelben egy tartalék inget a váratlan videóértekezletekre.
15. Szerezze be a takarításhoz szükséges eszközöket
A hatékony és eredményes otthoni munkavégzéssel kapcsolatban van egy dolog, amit senki sem mond el: az íróasztal poros lesz. Tartson kéznél mikroszálas törlőkendőt vagy rongyot a monitorok tisztításához. Állítson be legalább havi emlékeztetőt, hogy mindent pakoljon le az íróasztaláról, törölje le vagy portalanítsa, majd tegyen vissza mindent a helyére. A sűrített levegős portalanítók a billentyűzetbe került morzsák és por eltávolításához is hasznosak.
16. Kezdeményezze a kapcsolattartást
Normális, ha otthonról dolgozva magányosnak érzi magát, és úgy érzi, elszakadt másoktól. Ne várja meg, hogy mások keressék – ütemezzen rendszeres egyeztetéseket a vezetőjével és a csapatával. Mondja el, mire van szüksége, és jelezze másoknak, ha nehézségei vannak, hogy segíthessenek. Ha hiányzik valaki, foglaljon le 15 percet az illető naptárában egy kötetlen beszélgetésre. Ha elege van a videóértekezletekből, hívjon fel valakit telefonon séta közben.
17. Segítsen megvédeni a bizalmas információkat
Az otthoni munkavégzés kötetlennek tűnhet, hiszen a bejutáshoz nincs szüksége vállalati belépőkártyára, de a bizalmas munkahelyi információkat továbbra is bizalmasan kell kezelni. Ne engedje, hogy családtagjai használják a munkahelyi számítógépét, és kövesse az ajánlott eljárásokat, például rendszeresen változtassa meg a jelszavait. Bizalmas témájú hívások során ügyeljen arra, hogy mások ne hallhassák a beszélgetést, és húzza ki az intelligens Bluetooth-eszközöket. Ne hagyja felügyelet nélkül a munkahelyi eszközeit, akár otthon, akár nyilvános helyen vannak. Telepítse a szoftverfrissítéseket, amint elérhetővé válnak, hogy eszközei ne legyenek kiszolgáltatva a kiberbiztonsági fenyegetéseknek, és kerülje a nem biztonságos vezeték nélküli kapcsolatokat.
18. Használjon távolléti üzeneteket
Az e-mail, a csevegés és a videohívás miatt könnyen elvárhatjuk, hogy a kollégák azonnal válaszoljanak, de néha el kell távolodnunk egy megbeszélés miatt. Mielőtt néhány percnél hosszabb időre elhagyná az íróasztalát, frissítse az állapotát a csoportos csevegőalkalmazásban – ideális esetben adja meg a visszatérés várható időpontját és az időzónáját is (a „14:30-ra visszajövök (csendes-óceáni idő szerint)” jobb, mint az „egy óra múlva visszajövök”). Ha szükséges, adja meg a telefonszámát a távolléti üzenetben, hogy munkatársai sürgős esetben elérhessék.
19. Figyeljen oda saját magára
Egy-két hónap elteltével tegye fel magának a kérdést: „Működik ez?” Mit szeret, és mit nem szeret az otthoni munkavégzéshez kialakított környezetében? Próbálja áthelyezni az irodáját egy másik szobába, közelebb költöztetni az ablakhoz, párnát tenni a székére, vagy átrendezni az íróasztalát. Ha teljes munkaidőben távolról dolgozik, és hiányzik az iroda, fontolja meg, hogy hetente egy-két nap bemegy, ha ez lehetséges.
20. Legyen megértő saját magával szemben
Legyen elnézőbb önmagával – emberek vagyunk, nem robotok. Ne ostorozza magát, ha nehezére esik koncentrálni, vagy nem tud teljes hatékonysággal dolgozni. Az otthoni munkavégzésre vonatkozó ajánlott eljárások betartása mellett is mindenkinek lehetnek rosszabb napjai. Csak tegyen meg mindent, amit tud, és vegye figyelembe saját magát és a csapatát is.
Következő lépések
Az otthoni munkavégzés – akár hetente egyszer, akár minden nap végzi – gazdagabbá teheti az életét, mivel kevesebb időt tölt ingázással, és több lehetősége nyílik a hobbikra, valamint a családjával és barátaival való kapcsolattartásra. Bár kezdetben kihívást jelenthet megtanulni, hogyan összpontosítson az otthonról végzett munkára, a megfelelő beállításokkal és ajánlott eljárásokkal a hibrid vagy távoli munkavégzés nagyobb irányítást adhat az ideje felett, és növelheti a munkával való elégedettségét.
Működjön együtt és tartsa a kapcsolatot távolról végzett munka közben egy ingyenes csevegőalkalmazással, vagy azonnal kezdje el használni az üzleti alkalmazások átfogó csomagját, hogy megőrizze produktivitását.
A Microsoft 365 csapata az erőforrások megosztására összpontosít, hogy segítsen Önnek vállalkozása elindításában, működtetésében és fejlesztésében.
- [1]
A hibrid munka is csak munka. Vajon jól csináljuk? Munkahelyi trend index, Microsoft,
2022. szeptember 22., p. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
A Microsoft 365 használatbavétele
A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.
Kapcsolódó tartalom
Üzleti hatékonyság
Nyolc módszer az élvonalbeli technológia adoptációjának előmozdítására
A vállalkozás irányítása
A hibrid felhőbiztonság fokozása egy teljes felügyeleti keretrendszerrel
A vállalkozás irányítása
Mik azok a mikrovállalatok?
Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.
A Microsoft 365 követése