Povećanje produktivnosti uz ove osnovne savjete za Outlook

Outlook pojednostavljuje e-poštu, kalendare, kontakte, zadatke i još mnogo toga. Sve je na jednom mjestu. Nije čudo da broj korisnika na mobilnim uređajima raste još od 2017. godine! S obzirom na broj korisnika, mnoštvo je savjeta i trikova za Outlook koji povećavaju produktivnost.

Evo nekoliko načina na koje možete iskoristiti Outlook na najbolji način.

Kao jedan od milijuna korisnika programa Outlook, možda smatrate da ga već znate upotrebljavati na najučinkovitiji način. Za svaki slučaj, evo sedam savjeta koje možda niste znali.

#1 Neka Outlook razgovara s vama

Zapravo to nije Outlook, nego Microsoftova pomoćnica za produktivnost, Cortana. Cortana je integrirana u Outlook za mobilne uređaje putem značajke Reproduciraj moje poruke e-pošte. Kada omogućite tu postavku u programu Outlook, novopristigle poruke e-pošte možete slušati u pokretu. A možete njima i upravljati. Samo svojim glasom, bez upotrebe ruku, poruke možete označiti kao nepročitane, označiti ih zastavicom, izbrisati ih i odgovoriti na njih.

No Cortana ne čita samo poruke e-pošte. On ili ona (vi odabirete) može vam pomoći da ostanete organizirani. Umjetna inteligencija obavijestit će vas o promjenama događaja, čak i prepoznati sukobe u rasporedu u kalendaru. Pogledajte kako to funkcionira!

#2 Upotreba fokusirane ulazne pošte

Pregledavanje pretrpane ulazne pošte može biti previše naporno, što posebno dolazi do izražaja na telefonu. Fokusirana ulazna pošta olakšava brzo pregledavanje e-pošte kako biste pronašli ono što tražite. Možete stvoriti svojevrsne dvije ulazne pošte – U fokusu i Ostalo. Zatim se prebacujte između njih jednostavnim klizanjem gumba pri vrhu ulazne pošte.

Outlook razvrstava e-poštu za vas premještajući važne poruke u sekciju „U fokusu”, a druge, kao što je bezvrijedna e-pošta, u sekciju „Ostalo”. Poruke možete brzo iznova klasificirati njihovim premještanjem iz jedne sekcije ulazne pošte u drugu. Možete odabrati i "Uvijek premjesti u fokusirano" ili obratno ako želite da se poruke određenog pošiljatelja prikazuju na određenom mjestu.

Uz to, značajka fokusirane ulazne pošte postajat će pametnija što je više budete koristili. Obraćat će pozornost na način na koji razvrstavate poštu da bi bolje klasificirala dolazne poruke i tako vam pomogla da se usredotočite na bitno.

#3 Dijeljenje kalendara

Više od života, više od programa Outlook

Pametan način za ostajanje u tijeku s novostima u ulaznoj pošti. Uštedite vrijeme u danu pomoću značajke Reproduciraj moje poruke e-pošte u programu Outlook za iOS

Početak rada

Svi znamo da na sastancima izgubimo previše vremena. Dok vi rješavate taj problem u tvrtki ili ustanovi, Outlook vam omogućuje da stanete na kraj neefikasnim pokušajima zakazivanja još jednog sastanka.

Zajednički kalendari programa Outlook omogućuju vam da otvorite postavke kalendara i odaberete osobe s kojima ga želite podijeliti kao što su kolege ili prijatelji. Različite timove možete označiti različitim bojama, a zatim upravljati dozvolama kako biste osobama s kojima podijelite kalendar omogućili samo prikaz, uređivanje ili upravljanje kalendarom (putem ovlaštenika). Osim toga, možete odabrati i koje ćete pojedinosti podijeliti, a mogućnosti su Sve, Samo naslovi i lokacije ili Samo kad sam zauzet.

#4 Upotreba Pomoćnika za planiranje rasporeda

Kada podijelite kalendare, možete upotrijebiti Pomoćnik za planiranje rasporeda na mobilnom uređaju umjesto da razmjenjujete poruke e-pošte o vremenu sastanka. Stvorite događaj na kalendaru i dodajte osobe koje želite pozvati. Zatim pomoću alata za odabir vremena pomoćnika za planiranje rasporeda povlačenjem i ispuštanjem odaberite vrijeme u kalendaru koje se prikaže kao zeleno. To znači da su svi slobodni. Rezervirajte!

#5 Spominjanje osoba radi privlačenja pažnje

Kad u uredu radite pokraj nekoga, reći ćete: "Hej, Majo!" Kad spomenete njezino ime, Maja će podići pogled prema vama. Isto možete učiniti s mobitela koristeći spominjanja pomoću znaka @ u programu Outlook. Kad stavite @Maja u poruku e-pošte, primatelj će vidjeti da je pozvan da se priključi razgovoru.

Još bolje, kad vas druge osobe spomenu pomoću znaka @, u ulaznoj se pošti izravno u izvatku poruke prikazuju relevantne rečenice oko spominjanja pomoću znaka @. Ta vam značajka omogućuje da brzo saznate na što morate obratiti pažnju.

#6 Prilagodba mogućnosti prelaska prstom

U aplikaciji za spojeve prelazite prstom ulijevo ili udesno kako biste glasali za osobu koja vam se sviđa. Sad možete tako odlučno postupati i u ulaznoj pošti programa Outlook. Otvorite postavke programa Outlook za mobilne uređaje pa odaberite Mogućnosti prelaska prstom. Prelasku prstom udesno ili ulijevo možete dodijeliti niz željenih radnji:

Izbriši
Označi kao pročitano
Označi kao nepročitano
Označi zastavicom
Arhiviraj

7. Korištenje mogućnosti "Ne ometaj"

Ako stalno provjeravate e-poštu, mogli biste se početi osjećati kao zamorci u laboratoriju. Pritišćete gumbić da biste dobili nagradu u obliku nove poruke. No to vam nepovoljno utječe na pažnju. Koristite značajku "Ne ometaj" u programu Outlook da biste bili sigurni da ste usredotočeni na ono što je u određenom trenutku bitno. Isključivanje obavijesti aplikacija omogućuje vam da pozornost posvetite sastanku ili izvješću koje morate završiti.

Možete zakazati unaprijed postavljeni odabir "Ne ometaj" za svako poslijepodne prije no što odete s posla. Na taj si način omogućujete tiho vrijeme da biste se organizirali i pripremili za sutrašnji dan. Možete i pokrenuti sesiju neometanja koja počinje odmah kad god to zatrebate.

Povežite se i organizirajte u pokretu

Preopterećenje ulazne pošte događa se svima. Outlook za mobilne uređaje omogućuje vam povezivanje i organiziranje u pokretu. Pomoću pomoćnice Cortana i ovih savjeta za Outlook možete preuzeti kontrolu nad osobnom i profesionalnom komunikacijom i obavezama.

Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.

POVEZANI PROIZVODI
Microsoft 365

Početak rada s okruženjem Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Odmah kupite

Povezani sadržaj

Produktivnost

Deset savjeta za upotrebu pohrane u oblaku na telefonu

Pročitajte više

Produktivnost

Pet načina suradnje s marketinškim timom za rad na daljinu

Pročitajte više

Produktivnost

Vrhunski savjeti za produktivnost za vaš udaljeni ili mobilni ured

Pročitajte više

^{Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.}

Povećanje produktivnosti uz ove osnovne savjete za Outlook

#1 Neka Outlook razgovara s vama

#2 Upotreba fokusirane ulazne pošte

#3 Dijeljenje kalendara

Više od života, više od programa Outlook

#4 Upotreba Pomoćnika za planiranje rasporeda

#5 Spominjanje osoba radi privlačenja pažnje

#6 Prilagodba mogućnosti prelaska prstom

7. Korištenje mogućnosti "Ne ometaj"

Povežite se i organizirajte u pokretu

Početak rada s okruženjem Microsoft 365

Povezani sadržaj

Deset savjeta za upotrebu pohrane u oblaku na telefonu

Pet načina suradnje s marketinškim timom za rad na daljinu

Vrhunski savjeti za produktivnost za vaš udaljeni ili mobilni ured

Pratite Microsoft 365