Bez obzira na to gdje radite, spoznaja tko što radi i gdje mu je mjesto pomaže svima da bolje rade svoj posao. Organizacijski grafikon pruža svima brzi pregled načina na koji je tvrtka strukturirana, je li to osnovan ured, startup, proizvodno postrojenje ili nešto drugo.
Kako izraditi najbolji organizacijski grafikon za svoju tvrtku
Što je to organizacijski-grafikon?
Velike su šanse da ste ga već vidjeli. Organizacijski grafikoni, također nazivani org grafikoni ili organogrami, sadrže okvire, oblike ili fotografije koji predstavljaju osobe i funkcije. Mogu uključivati i podatke za kontakt, veze na stranicu, ikone i ilustracije.
Kad su povezani s linijama, ovi okviri tvore grafikon koji prikazuje unutarnju strukturu organizacije. Prikazuje tko je podređen kome, gdje se divizije nalaze te kako su odjeli povezani.
Što je svrha organizacijskog grafikona?
Organizacijski grafikon može pomoći novim zaposlenicima ili volonterima da brže upoznaju tvrtku, pomažući im da povežu imena i lica s ulogama i odgovornostima. Čak i dugogodišnji zaposlenici, odjeli za ljudske resurse i vlasnici tvrtki mogu imati koristi od organizacijskog grafikona na dohvat ruke.
Evo čemu služe:
- Prikazuju internu strukturu i hijerarhije
- Pomažu zaposlenicima utvrditi koga izvijestiti i kome se obratiti ako se pojavi problem
- Pomažu razjasniti uloge i odgovornosti
- Olakšavaju čuvanje podataka za kontakt zaposlenika na jednom praktičnom mjestu
- Pomažu vodstvu vidjeti koliko zaposlenika ima u svakom odjelu i kako najbolje rasporediti osoblje i druge resurse
- Pružaju osoblju uvid u kanale napredovanja
Jedan organogram može raditi sve. Pogledajmo vrste organizacijskih grafikona koje poduzeća najviše koriste.
Koje su četiri vrste organizacijskih struktura?
Vrsta organizacijskog grafikona koji koristite ovisit će o vašoj ciljnoj skupini, vašoj tvrtki ili ustanovi i o tome što želite prenijeti. Možda ćete trebati samo jedan ogledni grafikon za cijelu tvrtku ili nekoliko za nekoliko različitih ciljnih skupina ili odjela.
Iako se svaka vrsta organizacijskog grafikona može modificirati i urediti, najviše tvrtki upotrebljava organizacijske grafikone koji spadaju u ove četiri kategorije:
1. Funkcionalna vertikalna hijerarhija
Savršen za prikaz tradicionalne poslovne strukture, hijerarhija grafikona započinje s direktorima na vrhu, a zatim se raščlanjuje na odjele ili jedinice. Unutar svakog odjela, navest ćete više rukovodstvo, srednje rukovoditelje, više osoblje, osoblje srednje razine i mlađe osoblje. Na kraju, hijerarhijski grafikon izgleda kao piramida sa svakim odjelom koji se spušta do izvršnog direktora.
NAPOMENA: hijerarhijski organizacijski grafikoni općenito su lako razumljivi. No, kad postoji više slojeva u lancu donošenja odluka, znati s kime se povezati i kada može se činiti teškim, osobito ako postoji problem ili ako netko ima novu ideju.
2. Organizacijski grafikon po jedinicama
Ovaj oblik siguran je izbor ako je vaša tvrtka organizirana duž proizvodnih linija ili geografskih regija. Ako međusobno nisu ovisni, divizijski organizacijski grafikon također je i odličan način da to jasno odrazi. Poput organizacijskog hijerarhijskog grafikona, divizijski grafikon započinje s predsjednikom ili izvršnim direktorom, ali umjesto divizije u odjelima sa zajednički korištenim resursima, podijeljen je u poslovne grane (PG-ove). Grafikon pokriva odjele svake poslovne grane, kao što su ljudski resursi, računovodstvo, pravni i marketinški odjel te ljude ili funkcije unutar tih odjela.
NAPOMENA: budući da tvrtke ili ustanove poput ove često imaju suvišne odjele unutar svake jedinice, struktura po jedinicama može rezultirati prevelikim brojem osoblja i nepotrebnim općim troškovima.
3. Matrični organizacijski grafikon
Besplatno isprobajte Visio tijekom mjesec dana
Nakon jednomjesečnog besplatnog probnog razdoblja naplaćivat će vam se odgovarajuća naknada za pretplatu. Potrebna je kreditna kartica. Otkažite u bilo kojem trenutku kako biste zaustavili buduće troškove.
Ova vrsta organograma obično se primjenjuje na tvrtke s timovima ili članovima tima koje imaju više od jednog upravitelja. Na primjer, u novinama, novinar može pokrivati lokalne vijesti, kao i financijske vijesti, što znači da će imati dva upravitelja. Ili grafičkom dizajneru kod davatelja energetskih usluga može biti nadređen voditelj grafičkog dizajna. No, budući da on ili ona radi na projektima za jedinicu obnovljive energije, dizajner može biti podređen i nekome iz tog tima.
NAPOMENA: kada član tima radi u više odjela, tvrtke ili ustanove mogu pronaći više kreativnih načina za rješavanje problema. Time se stvara kooperativnije okruženje. Međutim, kad timovi ili članovi tima imaju više od jednog nadzornika, to može povećati zbunjenost i konflikte.
4. Horizontalni organizacijski grafikon
Korišteni gotovo ekskluzivno u malim tvrtkama, ravni ili „horizontalni” organizacijski grafikoni obično imaju dvije razine, administrativne službenike i radnike. Unutar grafikona, pune linije prikazuju glavni lanac zapovijedanja, a iscrtkane linije prikazuju sekundarne linije autoriteta. Na papiru, tvrtke s ravnom organizacijskom strukturom mogu izgledati slično malom vatrogasnom odjelu, sa šefom, tri kapetana i nekoliko vatrogasaca koji su podređeni kapetanima. Ili nadzornik ili voditelj odjela sa nekoliko zaposlenih koji su izravno pod njegovim ili njezinim nadzorom.
NAPMENA: u horizontalnoj strukturi, nadređeni i njihovi timovi često imaju bliske odnose i zajedno sudjeluju u donošenju odluka. Zaposlenici često imaju veću odgovornost i više autonomije nego u drugim organizacijskim strukturama. To znači da je izgradnja povjerenja od ključne važnosti, kao i timski rad. No, budući da je matrica tako kompaktna, ako postoje sukobi između zaposlenika, oni mogu biti izraženiji zbog činjenice da je tim tako mali.
Izrada organizacijskih grafikona pomoću softvera
Softver organizacijskog grafikona čini izgradnju novih organograma i reviziju starih jednostavnom. Pogledajmo kako stvoriti organizacijski grafikon na mreži pomoću nekih od najpopularnijih dostupnih softverskih mogućnosti.
Organizacijski grafikoni u programu PowerPoint
PowerPoint je možda osmišljen kao alat za prezentacije, ali možete ga upotrebljavati i za razvoj organizacijskih grafikona. Za početak rada:
- Otvorite novi dokument programa PowerPoint
- Idite na karticu Umetanje i kliknite SmartArt
- Idite na grupu Hijerarhija i odaberite predložak organizacijskog grafikona koji trebate
- Kliknite oblike za dodavanje teksta
- Po potrebi dodajte više oblika (ili osoba)
Kad je sve uračunato, možete započeti s reorganizacijom organizacijskog grafikona u programu PowerPoint. Samo se vratite na karticu alata za dizajn SmartArt grafike i korištenje gumba Promote/Demote za okomito pomicanje oblika. Upotrijebite gumbe Pomakni gore/Pomakni dolje za vodoravno pomicanje oblika.
Organizacijski grafikoni u programu Word
To možda nije tradicionalan način izrade organizacijskih grafikona, ali Microsoft Word može vam pomoći u osmišljavanju osnovnih dijagrama koji prikazuju način funkcioniranja tvrtke ili ustanove. Za izradu organizacijskog grafikona u programu Word učinite sljedeće:
- Idite na karticu Umetanje i kliknite SmartArt.
- Idite na grupu Hijerarhija i odaberite predložak organizacijskog grafikona koji želite upotrijebiti.
- Dalje, vidjet ćete izbornik s oblicima koji predstavljaju osobe. Samo unesite tekst za predstavljanje svake osobe u vašem grafikonu.
- Ako trebate dodati oblike u predložak organizacijskog grafikona, kliknite tablicu alata za dizajn SmartArt grafike, zatim kliknite Dodaj oblik.
- Da biste naručili nekoga u svoj organizacijski grafikon, kliknite njegovo ime u dijaloškom okviru Tekst. Pritisnite tablicu kako biste ih pomaknuli prema gore ili Shift + Tab za pomicanje prema dolje. Ili, svojom hijerarhijom možete upravljati u kartici Dizajn SmartArt grafike.
Možete prilagoditi boje, fontove i veličine, putem kartica alata SmartArt dizajn i Oblikovanje.
Organizacijski grafikoni u programu Visio iz programa Excel
Visio je vizualni alat, radno područje za povlačenje i ispuštanje koji omogućuje stvaranje organizacijskih grafikona i može se povezati s podacima u postojećim datotekama programa Excel ili podacima servisa Active Directory za pomoć u automatskoj izradi organizacijskih grafikona. No, kada ih kombinirate, možete stvoriti zanimljive organizacijske grafikone za tvrtke bilo koje veličine. Za početak rada otvorite Visio i kliknite Čarobnjak za organizacijski grafikon, a zatim:
- Kliknite „Informacije koje su već pohranjene u datoteci ili bazi podataka”
- Odgovorite na pitanja kada se to od vas zatraži
- Uvezite slike ako želite
- Kliknite Završi
Osim uvoza informacija u organizacijski grafikon iz programa Excel, informacije također možete dodati izravno u Čarobnjak za organizacijski grafikon.
Više savjeta za organizacijske grafikone
Čak i uz softver za organizacijske grafikone, organigrami brzo mogu postati zamućeni oblici i riječi. No, uz malo truda oko dizajna, mogu privući pažnju na odgovarajući način. Stoga, kada dorađujete grafikon, pokušajte:
- Prilagoditi veličinu. Ako je vaš grafikon prevelik, bit će golem. Ako trebate napraviti tri grafikona umjesto jednog, učinite to. Na ovaj način, vaša ciljna skupina može dobiti pregled organizacijske strukture, zatim dublje zaroniti u odjele ili divizije kad budu spremni. Samo se pobrinite da sve vodi natrag na najvišu razinu vaše organizacije.
- Dosljedno koristite oblike i boje. Korištenjem istog oblika za nadzornike, drugog oblika za osoblje srednje razine, a drugog pak za mlađe zaposlenike, možete pomoći da vaš grafikon bude razumljiviji. Upotrijebite jednu boju za svaku diviziju u vašoj tvrtki.
- Dodajte relevantne informacije. Pazite da dodate pojedinosti o svom osoblju, kao što su podaci za kontakt, lokacija, klijenti ili posebnosti. Na ovaj način, ako netko traži pomoć, oni mogu reći tko radi što i gdje.
- Pokažite pomoćnike s bočnom trakom ispod rukovoditelja. Ovaj stil oblikovanja može pomoći označiti ulogu pomoćnika uz istovremeni jasni prikaz izravno podređenih rukovoditelju. Također može pomoći ljudima u odluci kome se obratiti ako trebate rukovoditelja.
- Obratite pažnju na razmak. Držite kutije na jednakoj udaljenosti jedna od druge. Vaš će se grafikon lakše čitati i izgledati profesionalnije.
Kad je vaš grafikon dovršen, neka ga pogleda netko tko dobro poznaje organizaciju (i netko tko je ne pozna dobro). Na taj način neće biti samo ispravan, već i jasan i informativan za zaposlenike na svim razinama. Možete naučiti više o izradi organizacijskih grafikona pomoću softvera i predložaka uz ovaj detaljan vodič.
Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.
Početak rada s uslugom Visio
Vizualizirajte i prenosite ideje, informacije i postupke s gotovo bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju uz pomoć usluge Visio.
Povezani sadržaj
Poslovna tehnologija
Šest prednosti generativnog AI-ja za male tvrtke
Poslovna produktivnost
Kako koristiti AI za veću produktivnost i učinkovitost na poslu
Poslovna tehnologija
AI i produktivnost: kako upotrebljavati AI alate za poboljšanje iskustva zaposlenika
Poslovna produktivnost
Vodič za Agile DevOps za SMB-ove
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.
Pratite Microsoft 365