Vođenje projekata: tradicionalno, iterativno ili hibridno?

Kao i većina voditelja projekata (i tvrtki ili ustanovi), vjerojatno se borite s odabirom optimalnog pristupa isporuci. Većina nas prepoznaje da tradicionalni pristupi ne jamče uspješnu isporuku i uvijek tražimo bolji način.

Agilne ili iterativne razvojne tehnike posljednjih su godina dobile mnogo vrlo pozitivnih prikaza kao značajno poboljšanje koje rezultira uspješnijom isporukom projekata. Stoga se, kao i većina današnjih organizacija, i vaša vjerojatno pita gdje i kako se te agilne ili iterativne razvojne tehnike mogu najbolje upotrijebiti za poboljšanje pravovremenosti i uspješnosti isporuke projekata.

Ukratko, iterativne razvojne tehnike planiraju, razvijaju i implementiraju funkcionalnosti projekta u malim dijelovima (ili iteracijama). Ključ uspješne iterativne isporuke jest u tome da svaki mali dio učinkovito funkcionira kao manji mini projekt pod okriljem cjelokupnog projekta. Kao rezultat toga, za svaku mini projektnu iteraciju može se bolje planirati potreban trud za isporuku dvotjedne iteracije nego za dvogodišnji plan. Također, budući da planiramo u dvotjednim koracima, plan za sljedeća dva tjedna možemo lako prilagoditi kako bismo uvažili sve utvrđene promjene.

Studija slučaja: agilni pristup nasuprot tradicionalnom

Želim nakratko zastati kako bih opisao ne-tehničku situaciju u kojoj je više uspjeha postignuto korištenjem agilnog pristupa nego tradicionalnog plana.

Uzmimo primjer planiranja aktivnosti tijekom cijelog dana – to je projekt. Kao i kod velikog projekta, u tome postoji mnogo neizvjesnosti i rizika: ne znamo što će se dogoditi nakon ručka i što bi moglo utjecati na naš plan, no tradicija kaže da izrađujemo sveobuhvatan plan za ono što ćemo raditi svaki sat u danu, od buđenja u 6 sati ujutro do odlaska na spavanje u 23 sata.

Do 9 sati smo izvan rasporeda jer nas je promet usporio na putu do posla; u 10 sati pozvani smo na hitan sastanak; a do podneva jedini dovršeni dnevni zadatak bio je dolazak u ured, i to sa zakašnjenjem.

Sada to tretirajmo kao agilni projekt u kojem planiramo samo sljedeću iteraciju: spremanje za izlazak iz kuće (dakle, priče su: tuširanje, doručak i odvođenje djece u školu). Sve je to uspješno isporučeno na vrijeme i u okviru proračuna.

Zato, s povjerenjem, planiramo sljedeću iteraciju, a to je dolazak u ured (vožnja do autobusnog depoa, vožnja prigradskim vlakom do stanice, a zatim gradski autobus do ureda).

To ne ide baš dobro: prva priča (vožnja do autobusnog depoa) ima problema s prometom, pa mijenjamo korisničku priču u vožnju do ureda i dogovaramo se da se druge dvije priče mogu ukloniti iz plana iteracije. Po dolasku planiramo sljedeću iteraciju. No usred ciklusa planiranja dodaje se nova priča (hitan sastanak) i ona će potrajati cijelu sljedeću iteraciju.

Napokon, nakon ručka stvari se smiruju i možemo pogledati zaostatak te krenuti s najprioritetnijim zadacima; uspješno dovršavamo dvije iteracije koje se u poslijepodnevnim satima bave stavkama najvećeg prioriteta.

Da smo se držali tradicionalnog plana, nikada ne bismo dovršili te stavke najvećeg prioriteta, jer su bile odgođene za sljedeći dan zbog kašnjenja plana uzrokovanog putovanjem do ureda.

Koji je najbolji pristup – agilni, tradicionalni ili hibridni?

Upravo je ta fleksibilnost prilagodbe promjenjivim poslovnim potrebama ono u čemu su agilne ili iterativne metode najbolje, i zbog čega ih mnoge organizacije usvajaju. ALI, je li vaša tvrtka ili ustanova zaista spremna potpuno prijeći na agilni pristup? Po mom iskustvu, često postoji mnogo prepreka za potpuno usvajanje agilnog pristupa, ponajprije čvrsto uspostavljene pravilnike tvrtke ili ustanove koje su često tek djelomično kompatibilne s agilnim pristupima.

Pravilnici kao što su potreba za čvrstim proračunom, izjavom o ostvarenju koristi i ciljnim datumom prije nego što se projekt može odobriti važne su (ali nisu baš agilne). Slično tome, ključno je pridržavati se pravilnika za implementaciju u tvrtki ili ustanovi kako bi se osiguralo da nema utjecaja na postojeće poslovanje (ali to definitivno nije agilno).

Zbog toga se mnoge tvrtke ili ustanove teško prilagođavaju nekim ključnim „tradicionalnim procesima” i prilagođavaju se metodama s iteracijama. Odgovor je hibridni model isporuke. Dijelovi projekta mogu se isporučivati tradicionalnim metodama upravljanja, a drugi iterativno.

Hibridni model isporuke

Najčešći hibridni model s kojim sam se susreo podržava tradicionalno pokretanje i planiranje projekta, nakon čega slijedi niz iteracija s pauzama za tradicionalne aktivnosti implementacije za izdanja, a zatim još jedan niz iteracija i tradicionalna implementacija.

U ovom modelu izrađujem tradicionalnu strukturu raščlambe rada (WBS) temeljenu na isporučivim rezultatima, koja identificira ključne isporuke potrebne u tvrtki ili ustanovi za odobrenje projekta, kao što su povelja projekta, plan upravljanja projektom i proračun projekta.

Te početne isporuke mogu se razvijati i upravljati tradicionalnim metodama kako bi se upravi pokazalo da je ovaj projekt prikladan i da je dobro mjesto za ulaganje resursa.

Nakon odobrenja projekta, on tada može prijeći na iterativni pristup u kojem se održava zaostatak priča, a priče najviše prioriteta odabiru se i u potpunosti razvijaju u sljedećoj iteraciji. Pogled na projekt mijenja se iz tradicionalnog vizualnog prikaza Ganttova dijagrama u interaktivnu ploču za povlačenje i ispuštanje koja omogućuje dinamičko dodjeljivanje priča iteracijama.

U bilo kojem trenutku, često na dnevnoj razini, vlasnik proizvoda može dodavati, brisati i mijenjati priče u zaostatku kako bi odražavao promjenjive poslovne potrebe.

Na kraju svake iteracije zastajemo i provodimo retrospektivnu procjenu uspjeha i neuspjeha te unosimo promjene kako bismo proveli potrebna poboljšanja. Zatim, i što je najvažnije, pregledavamo zaostatak proizvoda i odabiremo najvažnije priče kao kandidate za sljedeću iteraciju. Ovakav pristup osigurava da projekt u svakom trenutku radi na najprikladnijem poslu s najvećom vrijednošću.

Unutar svake iteracije tim može koristiti agilna načela kao što je dnevni standup i raspravljati o statusu priča planiranih za trenutnu iteraciju. Na taj način tim ima potpunu kontrolu nad poslom dovršenim unutar jedne iteracije, a istodobno osigurava da cjelokupni projekt ostane ažuran i dostupan za izvještavanje na razini tvrtke o kapacitetu resursa te statusu portfelja i programa.

Ključ agilnih načela jest mogućnost implementacije konačnog rješenja u manjim izdanjima. To ima prednost jer se preliminarnom funkcionalnošću mogu što je moguće prije ostvariti neke očekivane poslovne koristi.

Također, omogućuje ranu validaciju rješenja, tako da se sve prilagodbe mogu lako uvrstiti u preostale priče u zaostatku proizvoda. Stoga, čim se u iteracijama dovrši dovoljno priča visokog prioriteta, projekt bi se vratio na tradicionalni ciklus i proveo standardne zadatke implementacije koje zahtijeva tvrtka ili ustanova.

Besplatno isprobajte Microsoft Project

Besplatno isprobajte Microsoft Project tijekom mjesec dana

Saznajte kako

Te će se aktivnosti izdavanja i implementacije planirati i kontrolirati tradicionalnim pristupima te će osigurati da se slijede definirani procesi kako bi se ublažio svaki utjecaj na postojeće operacije kada se implementiraju novi projekti.

Nakon dovršetka prvog izdanja, projekt se vraća agilnim pristupima i počinje prolaziti kroz još jedan niz iteracija kako bi se nastavilo razvijati preostale priče.

Iako je ovaj „fazni” pristup kombiniranju agilnog i tradicionalnog pristupa najčešći, pristupe možete kombinirati kako biste podržali specifične zahtjeve isporuke projekta. Na primjer, vodio sam projekt koji je zahtijevao iznimno visoku razinu usklađenosti i validacije pri implementaciji novog proizvoda u vrlo strogo reguliranu industriju. Stoga je većina mog projekta planirana i kontrolirana tradicionalnim metodama.

Međutim, postojao je dio projekta vezan uz poslovnu inteligenciju u kojem je moja tvrtka analizirala veliku količinu podataka o performansama koje je sustav generirao; taj je dio najbolje podržavao agilni pristup. Za BI komponentu projekta (koja se odvija paralelno s tradicionalnim radom) odabrali bismo priče najvišeg prioriteta – one koje se mogu dovršiti u trotjednom sprintu – i dovršili iteraciju.

Budući da su mnoge od tih priča bile istraživačke naravi, često bismo stvarali nove priče, bilo za daljnje istraživanje ili za izradu određenih izvješća o performansama. Te su samo dodane na backlog radi razmatranja za sljedeći sprint.

Ovim pristupom imao sam jedan raspored projekta koji je osigurao da ostvarim sve potrebne korake izvještavanja i regulatorne korake, a istodobno je omogućio iznimno fleksibilan pristup razvoju neregulirane komponente poslovnog izvještavanja projekta.

To što je sav rad bio u jednom rasporedu omogućilo je jedinstven uvid u sve što se događalo na ovom projektu:

Informacije koje su mi bile potrebne za upravljanje raspodjelom resursa na najprikladnije zadatke (tradicionalne ili agilne) bile su odmah dostupne

Mogućnost izrade snažnih tjednih i mjesečnih statusnih izvješća bila je pri ruci

Agilni pristup iznimno je moćan pristup realizaciji projekata koji bi vašoj tvrtki ili ustanovi trebao ponuditi značajne prednosti u ukupnom alatu za realizaciju projekata. Može se koristiti samostalno, kao dio faznog pristupa realizaciji ili integrirano u hibridnu strukturu realizacije.

Ključno je usvojiti agilna načela koja će pomoći vašoj tvrtki ili ustanovi da postigne uspjeh u realizaciji, uz istodobno pridržavanje tradicionalnih procesa koji su vašoj tvrtki ili ustanovi do sada pomagali da bude uspješna.

Steve Caseley ima više od 35 godina iskustva u programu Microsoft Project i aktivan je korisnik programa Microsoft Project od prvog izdanja. Urednik je nekoliko knjiga vezanih uz Microsoft Project i najbolje prakse upravljanja projektima. On je glavni konzultant u tvrtki Sensei Project Solutions gdje pomaže velikim tvrtkama ili ustanovama da postignu izvrsnost u isporuci projekata koristeći Microsoft Project Portfolio Management (PPM) alate.

POVEZANI PROIZVODI
Office 365

Početak rada s okruženjem Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah

Povezan sadržaj

Upravljanje poslovanjem

Zašto izvršni rukovoditelji mrze projektne voditelje?

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne predstavljaju profesionalni porezni ili financijski savjet. Trebali biste kontaktirati svog poreznog ili financijskog stručnjaka kako biste razgovarali o svojoj situaciji.