המדריך למתחילים בנושא שימוש ב- BPMN בעסק
מהו BPMN?
טוב מראה עיניים. תמונה אחת שווה אלף מילים. הראה לי, אל תספר לי. פתגמים כאלה הפכו את סימון המידול של תהליכים עסקיים (BPMN) לפופולרי מאוד בסוגים רבים ושונים של עסקים, תעשיות ומקצועות. אבל מהו בדיוק BPMN וכיצד הוא פועל?
בקצרה, BPMN הוא שיטה מתוקננת ליצירת תרשימי זרימה, שמאפשרת לך ליצור ולשתף דיאגרמות קלות להבנה. דיאגרמות אלה יכולות למדל באופן חזותי את השלבים של תהליך עסקי מקצה לקצה.
דוגמה לדיאגרמת תהליך BPMN לשינוי כתובת (למעלה)
אמנם קיימות שיטות שונות למידול תהליכים, אך BPMN הפך במהירות לתקן המקובל בפועל למידול תהליכים, ולא בכדי.
מהן היכולות שלו?
אחד היתרונות המשמעותיים ביותר של BPMN הוא היכולת ליצור תרשימי זרימה פשוטים או מורכבים לפי הצורך. לכן קל לבעלי עניין עסקיים בכל הרמות, טכניות ולא טכניות, להבין אותם.
תכונה זו היא כנראה הסיבה לפופולריות של BPMN. סקר שנערך בשנת 2016 מצא כי 64% מהעסקים מעוניינים לאמץ BPMN כדי לפשט את התהליכים העסקיים שלהם. היעד של רוב החברות פשוט: לחסוך כסף באמצעות הפחתת עלויות ושיפור הפרודוקטיביות.
למה הוא נחוץ?
הרבה מוטל על הכף. עיין בנתונים הסטטיסטיים הבאים מסקר עסקים שנערך בשנת 2018:
- 37% מהמשיבים דיווחו שבארגונים שלהם מתבצעים כמה פרויקטים כלליים של תהליכים עסקיים
- 93% מהארגונים שהשתתפו בסקר עוסקים בפרויקטים רבים לשיפור תהליכים
- 79% אמרו שהם משתמשים ב- כלי תוכנה לתהליכים כדי למדל את התהליכים שהם מנתחים ומתכננים לשנות
- בנוסף, 65% מהמשיבים הסכימו או הסכימו מאוד שתהליכים וטכנולוגיות של BPMN עזרו לארגונים שלהם לשפר את היעילות, את הרבגוניות ואת שביעות הרצון של לקוחות
- עם זאת, רוב המשיבים (52%) אמרו שהם ממדלים או מתעדים את תהליכי החברה שלהם רק מדי פעם
מלבד שיפור היעילות, מניעים רלוונטיים נוספים לתמיכה בעבודה על תהליכים עסקיים כוללים:
- הגברת שביעות הרצון של הלקוחות
- שיפור יכולת התגובה של הארגון
- שיפור התיאום והבקרה העסקיים
- השקת מוצר או תחום עסקי חדש
- עמידה ב- תקנות חדשות
- תגובה לאירועים ייחודיים כגון מיזוג או רכישה
כל חברה יכולה להפיק תועלת משיפור תהליכים עסקיים או ארגוניים, בין שהיא פועלת בתחומי ה- IT, השירותים הפיננסיים, הביטוח והייצור ובין שהיא פועלת בתחומי החינוך, התקשורת, הקמעונאות, המחשבים והתוכנה.
כיצד משתמשים ב- BPMN?
המטרה של BPMN היא לספק לכולם תצוגה ברורה של תהליך מתחילתו ועד סופו. הוא עוזר לספק נתיב חזותי שמגשר על הפערים ומציג את רצף הפעילויות העסקיות הדרוש כדי לעבור מקצה אחד של התהליך לקצהו השני.
הנה כמה מהיתרונות שעסקים יכולים להפיק מהשימוש ב- BPMN:
- תקשורת ושיתוף פעולה קלים יותר להשגת יעד
- ייצוג חזותי פשוט של השלבים
- יכולת לבצע התאמה אישית על סמך התפקידים של בעלי העניין (לדוגמה, אנליסטים, משתתפים בתהליך, מנהלים, מפתחים, צוותים חיצוניים ויועצים)
- זיהוי בעיות בתהליכים שעשויות לדרוש פתרון
- תובנות לגבי תחומים שאפשר לשפר
- עידוד תוצאות איכותיות יותר
דוגמאות למידול תהליכים
מוכוון לעסקים
אנשי מקצוע וארגונים רבים רוצים למדל תהליך כללי מאוד שמתמקד באנשים. במקרה זה, היצמדות למספר קטן של סמלים דורשת היכרות מעמיקה פחות עם BPMN, ולכן הסימון פשוט. לעומת זאת, ניתן גם להתאים מודלים אלה כך שיהיו מפורטים מאוד בשביל בעלי עניין בתחומי ה- IT ובתחומים טכניים אחרים.
הנה כמה דוגמאות לסוגי התהליכים שתרשימי זרימה אלה יכולים לתאר באופן חזותי:
- טיפול בתלונות בשיחות של לקוחות
- מכירת מוצרים באינטרנט
- תהליך עבודה של ייצור
- עיבוד תביעות ביטוח
- תרשימי זרימה לגיוס עובדים
- שיטות צירוף עובדים
דוגמה לתהליך BPMN עם דיאגרמת שער
נסה את Visio ללא תשלום למשך חודש אחד
לאחר תקופת הניסיון בחינם למשך חודש אחד, תחויב בדמי המינוי המתאימים. נדרש כרטיס אשראי. תוכל לבטל בכל עת כדי למנוע חיובים עתידיים.
מוכוון להיבטים טכניים
כפי שצוין קודם לכן, ניתן ליצור דיאגרמות מפורטות ככל שיידרש. לדוגמה, תיאור של זרימות תהליך שמתמקדות ב- IT, קידוד ועוד:
- שירותי אינטרנט לעסקים (B2B)
- הצגה חזותית של ביצוע קוד בתוכנית
- המחשת המבנה של אתר אינטרנט או יישום
- הצגת אופן הניווט של מבקרים באתר אינטרנט
- הצגת זרימת הנתונים במערכות כגון הזנת נתונים, מעבדים ורשתות תקשורת
בגרסאות מורכבות יותר תוכל למדל אירועים עסקיים מורכבים, כגון הודעות, שעוני עצר, כללים עסקיים ותנאי שגיאה. נבחן כמה מגרסאות BPMN המורכבות יותר.
רכיבים וסמלים ב- BPMN 2.0
סימון BPMN כולל חמש קטגוריות בסיסיות של רכיבים, ובהן צורות וסמלים רבים ושונים. הנה סקירה מהירה:
אובייקטי זרימה
אלה מציגים אופן פעולה בתהליך עסקי וכוללים:
- פעילויות: עבודה או משימות שמבצע אדם או מבצעת מערכת (מוצגות כמלבן בעל פינות מעוגלות).
- אירועים: הדברים שמתרחשים במהלך תהליך – התחלה, שלב ביניים וסיום (מוצגים כעיגולים).
- שערים: מתארים את נתיב הזרימה של הרצף בתהליך (מוצגים כמעוינים). פרטים נוספים עשויים לכלול נקודות החלטה.
אובייקטי נתונים
אלה מספקים מידע על הנתונים בתהליך. הנתונים מיוצגים בארבע דרכים:
- קלטי נתונים (מוצגים כדף שפינה אחת שלו מקופלת ובו חץ ימינה) הם משימות שתלויות בנתונים. לא ניתן להתקדם בהן עד לאיסוף נתונים מסוימים.
- פלטי נתונים (מוצגים כדף שפינה אחת שלו מקופלת ובו חץ מלא ימינה) משמשים להצגת המועד שבו התהליך מפיק נתונים.
- איסוף נתונים (מוצג כדף שפינה אחת שלו מקופלת ובמרכז חלקו התחתון שלושה קווים מלאים) הוא כל פעולת איסוף נתונים שנדרשת בתהליך (לדוגמה, סקר).
- מאגרי נתונים (מוצגים כגורם מכיל) משמשים כמקום לאיסוף נתונים שהתקבלו מהתהליך.
אובייקטים מחברים
אלה מחברים את אובייקטי הזרימה זה לזה או למידע אחר ומציגים את זרימת התהליך:
- זרימות רצף (מוצגות כחץ מלא ימינה) מתארות את סדר הפעילויות שמבוצעות.
- זרימות הודעות (מוצגות כחץ מקווקו ימינה עם עיגול בצד שמאל) מתארות הודעות ואת סדר הזרימה בין משתתפים.
- שיוכים (מוצגים כקו מנוקד) מקשרים טקסט ופריטי מידע לאירוע.
מסלולי שחייה
מונח זה מייצג מאגרים ומסלולים.
- מאגר: ה'גורם המכיל' של תהליך יחיד.
- מסלולים: מסווגים את הפעילות במאגר. הם מוצגים באופן אופקי או אנכי ומחלקים את המאגר למקטעים כדי להציג תחומי אחריות ואת מיקום האירועים.
פריטי מידע
אלה מספקים פרטים נוספים על התהליך. יש שני סוגים של פריטי מידע:
- קבוצות: מוצגות כתיבות משוננות שמקיפות קבוצת רכיבים כדי לציין שהם קשורים זה לזה.
- ביאורי טקסט: אלה הן הערות פשוטות (שלפניהן סוגר מרובע שמאלי יחיד) שהקוראים יכולים לראות בקלות בלי להציג פרטים נוספים. נקראים גם הערות.
פישוט BPMN באמצעות תוכנה
כשאתה יוצר תרשים זרימה, אין צורך להמציא את הגלגל מחדש, במיוחד אם אתה רק מתחיל להשתמש ב- BPMN.
כלי תוכנה מאפשר לך ליצור דיאגרמות מהר יותר ולהפוך את מודל התהליך העסקי ליעיל יותר. הקפד לבחור תוכנה שמאפשרת לך:
- להתחיל ליצור דיאגרמות במהירות ובקלות במראה מקצועי. ליצור תרשימי זרימה של BPMN באמצעות תבניות ודוגמאות מוכנות מראש.
- להעניק לדיאגרמות מראה מקצועי ומושך באמצעות ערכות נושא ואפקטים מוכנים מראש.
- להשתמש ביכולות אינטואיטיביות כגון גרירה ושחרור, יישור ומיקום וחיבור אוטומטי כדי לבנות דיאגרמות ביעילות רבה יותר.
- לעבוד בסביבה עשירה בתוכן שמספקת את ערכת הליבה של צורות BPMN 2.0 ועוד, הכוללת מאות סמלים שונים מבחינה גרפית.
- לקבל רמת תמיכה שמאפשרת ליצור דיאגרמות BPMN בסיסיות ודיאגרמות מפורטות יותר הכוללות לוגיקת חריגים, מידע על משאבים ותפקידים, מידע בסיסי על זרימת נתונים ומידע על תקשורת בין משתתפים.
- לבדוק אם קיימות שגיאות על-ידי אימות הדיאגרמה מול 76 כללים לוגיים הקשורים לתקינות חזותית בהתאם לתקן BPMN 2.0, ולהציג רשימת בעיות לבדיקה.
- לטעון ערכה מותאמת אישית משלך של כללים לוגיים הקשורים לתקינות חזותית.
- לשתף את העבודה בחופשיות כקישור מאובטח מבוסס-אינטרנט, קובץ מצורף, תמונה או PDF ולהשיב להערות באופן מקוון.
- שתף פעולה עם אנשים אחרים באמצעות עריכה משותפת, הוספת הערות וביאור.
- לערוך דיאגרמות במשותף עם הצוות כדי לשמור על מקור אמת יחיד ולצמצם התנגשויות בין גרסאות.
- לראות מי עובד על חלקים מסוימים בדיאגרמה, לקבל הודעות על שינויים ולבחור מתי למזג שינויים אלה לקובץ ראשי.
- לשלב דיאגרמות המקושרות לנתונים בלוח מחוונים של Power BI. שילוב זה יכול לסייע בקידום בינה תפעולית ובינה עסקית, כדי שתוכל להבין טוב יותר את התמונה הכוללת.
- להפוך לאוטומטיים בעצמך תהליכי עבודה של תהליכים עסקיים, לזרז את תהליך היצירה ולפנות ל- IT זמן רב יותר להתמקד ביוזמות אסטרטגיות
- לגשת לדיאגרמות כמעט מכל מקום בדפדפן או ביישום iPad®.
עצות לתחילת העבודה
מבעלים של תהליכים עסקיים בחברות ותיקות ועד אנליסטים, כולם יכולים להפיק תועלת מפישוט התהליכים העסקיים, פשוטים או מורכבים ככל שיהיו. אם המידע נראה מעט מכריע, זכור: באפשרותך ליצור תרשים זרימה פשוט של BPMN ולהרחיב אותו בהמשך.
אם ברצונך לראות זאת בפעולה, קיימים תבניות וסרטוני הדרכה רבים שיעזרו לך ליצור דיאגרמה בסיסית, ולאחר מכן תוכל להוסיף פרטים ככל שתכיר את הכלי טוב יותר. לקבלת מידע נוסף על שימוש ב- תהליך תואם BPMN ובתוכנה, עיין ב- מדריך מפורט זה.
צוות Microsoft 365 מתמקד בשיתוף משאבים שיעזרו לך להקים את העסק שלך, לנהל אותו ולהצמיח אותו.
התחל בעבודה עם Visio
הצג באופן חזותי רעיונות, מידע ותהליכים והעבר אותם לאחרים כמעט מכל מקום ובכל מכשיר בעזרת Visio.
תוכן קשור
יעילות
כיצד לבחור את תרשים הזרימה היעיל ביותר
יעילות
עצות למיפוי דיאגרמת הרשת שלך
יעילות
כיצד לשפר את הפרודוקטיביות באמצעות מיפוי תהליכים ואוטומציה
תובנות ורעיונות לעסקים אינם מהווים ייעוץ מקצועי בענייני מס או כספים. עליך לפנות למומחה מס או למומחה פיננסי מטעמך כדי לדון במצבך..
עקוב אחר Microsoft 365