כיצד לשלוח קבצים גדולים

קבלת הודעה שדואר אלקטרוני הוחזר או נחסם בגלל קובץ מצורף גדול היא מתסכלת, והסיבה לכך פשוטה. ספקי שירותי אינטרנט וספקי דואר אלקטרוני מגבילים את גודל הקבצים שניתן להעלות או לשלוח, כדי למנוע מכמויות עצומות של נתונים להאט את השירותים שלהם.

המגבלות נמוכות מכפי שרוב האנשים מצפים. Outlook ו- iCloud מוגבלים ל- 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail ו- AOL מוגבלים ל- 25 MB. שני פרטים מורידים עוד יותר את המגבלה בפועל. קבצים מצורפים לדואר אלקטרוני מקודדים לצורך העברה, דבר שמגדיל את נפחם, ולכן הקובץ הגדול ביותר שניתן להעביר בפועל הוא בערך 75 אחוז מהמגבלה המוצהרת, ומגבלה של 25 MB מאפשרת להעביר קובץ בגודל של כ- 18 MB. גם הספק של הנמען אוכף מגבלה משלו, ולכן המגבלה הנמוכה מבין השתיים קובעת אם ההודעה תגיע ליעדה.

לפני בחירת שיטה, כדאי לדעת מהו גודל הקובץ שלך. הנה כמה מדדים כלליים לקבצים שעסקים קטנים שולחים בתדירות הגבוהה ביותר: תמונה ממצלמת טלפון היא בגודל של כמה מגה-בתים ומתאימה כקובץ מצורף; מצגת עם תמונות היא לרוב בגודל של 10 עד 30 MB, ממש על הגבול; סרטון קצר חורג מהמגבלה כבר בדקת הצילום הראשונה; קובץ עיצוב, CAD או תמונה גולמית מגיע בדרך כלל למאות מגה-בתים; ותיקיה של חשבוניות או חוזים סרוקים גדלה במהירות לאחר כמה עשרות עמודים.

הכלל המעשי: כל קובץ שגודלו עולה על כ- 18 MB מצריך קישור במקום קובץ מצורף, וכל קובץ שגודלו עולה על כמה מאות מגה-בתים מצריך אחסון בענן.

העלה את הקובץ ולאחר מכן שתף קישור אליו. לשיטה זו המגבלה הגבוהה ביותר מבין הארבע, עד 250 GB לכל קובץ, והיא מתאימה למסמך יחיד או לתיקיה שלמה. הנמענים אינם זקוקים לחשבון אצל ספק האחסון כדי לפתוח את הקישור. הדבר היחיד שיש לשים לב אליו הוא ההרשאות בעת שיתוף מחוץ לארגון שלך, ולכן חשוב להגדיר את הגישה באופן מכוון. אם זו הפעם הראשונה שאתה משתמש בו, אחסון בענן לעסקים קטנים מסביר כיצד השירות הבסיסי פועל.

כלי שיתוף פעולה משלבים צ'אט, פגישות וידאו ואחסון קבצים במקום אחד, ובדרך כלל משולבים באחסון בענן, כך ששליחת קובץ בתוך שיחה מתבצעת בשלב אחד. זוהי האפשרות המהירה ביותר לאנשים שאתה כבר עובד איתם. החיסרון הוא שהקבצים מתפזרים בין שרשורים וקשה יותר למצוא אותם בהמשך.

הן מאפשרות לך להעלות קובץ ולשלוח קישור להורדה, חלקן ללא תשלום וחלקן במסגרת מנוי. הן שימושיות כאשר הנמען אינו משתמש בכלים הרגילים שלך. בדוק את פרוטוקולי האבטחה לפני השימוש באתר כזה, מפני שלעיתים קרובות אין באתרים אלה אמצעי אבטחה או הגנות פרטיות חזקים. בשביל כל תוכן רגיש, השתמש במקום זאת בספק האחסון בענן שלך.

דחיסת תיקיה לקובץ ZIP או פיצול ארכיון גדול לחלקים יכולים להקטין את הקובץ אל מתחת למגבלה. עם זאת, הדבר עוזר רק במקרים גבוליים. סרטונים, תמונות וקובצי PDF כבר דחוסים, ולכן גודלם כמעט אינו מצטמצם. ברוב העסקים הקטנים, קישור לאחסון בענן נותן מענה כמעט לכל מצב, והשיטות האחרות מתאימות למצבים מסוימים בלבד.

שיטת הקישור לאחסון בענן אורכת כדקה. ראשית, שמור את הקובץ באחסון בענן שלך או גרור אותו לתיקיה המתאימה. שנית, המתן לסיום ההעלאה, מפני שהקישור לא יפעל עד להשלמת העלאת הקובץ. שלישית, בחר באפשרות השיתוף, באמצעות לחצן השיתוף במסמך או לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ בתיקיה שלו. רביעית, הגדר את ההרשאות לפני השליחה: מי יכול לפתוח את הקובץ, האם הוא יכול לערוך או להציג בלבד והאם תוקף הקישור אמור לפוג. חמישית, שלח את הקישור בדואר אלקטרוני, בצ'אט או בהודעת טקסט.

יישומי דואר אלקטרוני מסוימים מקצרים עוד יותר את התהליך. כאשר אתה מצרף ב- Outlook קובץ גדול מהמגבלה, היישום מציע להעלות את הקובץ ל- OneDrive ולהחליף את הקובץ המצורף בקישור לשיתוף, וכך מתקבלת אותה תוצאה בלי לצאת מתיבת הדואר הנכנס. בדוק את ההרשאות בקישור אם הנמען נמצא מחוץ לארגון שלך.

כדאי להתייחס לאחסון בענן כברירת המחדל ולא כאפשרות גיבוי, והסיבות לכך חורגות בהרבה מגודל הקובץ. קלות שימוש: שלח הזמנה בדואר אלקטרוני או קישור ישיר, והנמען ילחץ עליו כדי לפתוח את הקובץ ללא צורך בחשבון. אבטחה: הצפנת קבצים, ניטור כניסות חשודות, זיהוי תוכנות כופר, סריקת וירוסים, אימות דו-גורמי וקישורים המוגנים באמצעות סיסמה הם יכולות מוכללות. הרשאות: הגבל את האנשים שיכולים להציג, להגיב, לערוך או לשתף מחדש, מאדם יחיד ועד לקבוצה או לכל מי שיש לו את הקישור. שחזור: אם נמען מוחק את הקובץ, תוכל לשחזר אותו מסל המיחזור, ואם הוא משנה אותו, תוכל לשחזר גירסה קודמת.

גיבוי: הקבצים נשארים מוגנים אם המחשב אובד, נגנב או קורס. שיתוף פעולה: שתף פעם אחת ועבוד יחד עם אחרים באותו קובץ, כשהעריכות גלויות בזמן ביצוען. פחות נפח אחסון: הקובץ תופס פחות מקום במכשיר שלך ואינו משתמש כלל במכסת הדואר האלקטרוני שלך. עלות: רוב השירותים כוללים תוכנית ללא תשלום, כך שאין סיבה לשלם על מגבלת דואר אלקטרוני גבוהה יותר או על מנוי לשירות העברה. יחד, יכולות אלה הופכות מסירה חד-כיוונית לעותק עבודה משותף, שבדרך כלל היה המטרה מלכתחילה.

שיתוף קישור מרחיב את הגישה, ולכן כדאי לאמץ כמה הרגלים. המדריך שלנו לשיתוף מאובטח של קבצים לעסקים קטנים מספק מידע מעמיק יותר על אמצעי ההגנה שעומדים מאחוריהם.

כשהקובץ רגיש, שתף אותו עם אנשים מסוימים בשמם ולא עם כל מי שיש לו את הקישור. הגדר הרשאות תצוגה בלבד, אלא אם הנמען באמת צריך לערוך. הוסף תאריך תפוגה כדי שהקישור יפסיק לפעול בסיום הפרויקט, והוסף סיסמה לרשומות פיננסיות, משפטיות או של לקוחות. לפני העלאת תוכן סודי לאתר העברה ללא תשלום, קרא את המידע שלו על הצפנה ושמירת נתונים, מפני שאתרים רבים שומרים קבצים זמן רב מכפי שניתן להניח.

קובץ משותף הוא בדרך כלל קובץ עבודה, והעבודה מתחילה ברגע שהקישור נשלח. כאן מתבטא הערך של סיוע באמצעות בינה מלאכותית: הוא יכול לסכם חוזה או דוח ארוך כדי שעמית לא יצטרך לקרוא ארבעים עמודים כדי למצוא את השינוי, לנסח את ההודעה המצורפת לקישור ולעדכן אותך לגבי העריכות שביצעו משתפי פעולה בזמן שלא היית. הקובץ מפסיק להיות פריט ששלחת בדואר והופך לפריט שהצוות מקדם יחד.

שליחת קבצים גדולים מפסיקה להיות בעיה ברגע שמפסיקים לצרף אותם. העבר את הקובץ לאחסון בענן, הגדר הרשאות בהתאם לאנשים שאמורים לראות אותו ושלח את הקישור. OneDrive מעניק לעסקים קטנים את הקישור הזה, לצד הצפנה, היסטוריית גירסאות וגישה שתוקפה פג, שהופכות את השיתוף למאובטח כברירת מחדל. התחל לעבוד עם OneDrive.