תובנות ורעיונות לעסקים
Outlook מייעל את הדואר האלקטרוני, לוח השנה, אנשי הקשר, המשימות ועוד. הכל במקום אחד. אין פלא שיישום זה זכה לגידול יציב וקבוע במכשירים ניידים מאז שנת 2017! למשתמשים הרבים האלה, אנחנו שמחים להציע מגוון עצות וטריקים ב- Outlook שנועדו לשפר את הפרודוקטיביות.
הנה כמה דרכים להפיק את המרב מ- Outlook.
כמו למיליוני משתמשים אחרים ב- Outlook, גם לך אולי נראה שכבר אין מה לחדש לך על שימוש יעיל בפלטפורמה. רק ליתר ביטחון, אספנו כאן שבעה עצות וטריקים שאולי עדיין לא שמעת עליהם.
טוב, זה לא ממש Outlook שמדבר, אלא מסייעת הפרודוקטיביות של Microsoft - Cortana. Cortana משולבת ב- Outlook Mobile עם התכונה השמעת הודעות הדוא"ל. אחרי שמגדירים את האפשרות הזו ב- Outlook, אפשר להאזין להודעות דואר אלקטרוני חדשות תוך כדי תנועה. ותוכל גם לנהל אותן. באמצעות הקול שלך בלבד, ללא התערבות ידיים, תוכל לסמן הודעות כהודעות שלא נקראו, לסמן אותן בדגל, למחוק אותן ולהשיב להן.
יתרה מכך, Cortana עושה פעולות נוספות, מעבר לקריאת ההודעות שלך. היא (אפשר גם הוא, לבחירתך) יכול/ה לעזור לך לשמור על סדר. הבינה המלאכותית תודיע לך על שינויים באירועים ואפילו תזהה התנגשויות בלוח הזמנים שבלוח השנה שלך. כך זה עובד.
הניווט בתוך תיבת דואר נכנס עמוסה - בעיקר בטלפון - עלול להיות מאתגר. אפשר לסרוק את הדוא"ל בקלות כדי למצוא בדיוק את מה שמחפשים בעזרת תיבת דואר נכנס ממוקדת. אפשר ליצור מצב שווה ערך לשתי תיבות דואר - אחת 'ממוקדת' ואחת עם התווית 'אחר'. לאחר מכן, אפשר לעבור בין השתיים בהעברה פשוטה של מצב הכפתור מעל תיבת הדואר הנכנס.
Outlook ממיין עבורך את הודעות הדואר האלקטרוני ומעביר הודעות חשובות לתיבה ה'ממוקדת' והודעות אחרות, כגון דואר זבל לתיבה 'אחר'. אפשר לסווג מחדש הודעות במהירות: פשוט מעבירים אותן ממקטע אחר של תיבת הדואר לשני. ניתן גם לבחור באפשרות "העבר תמיד לתיבת דואר נכנס ממוקדת" או להיפך אם אתה מעוניין שהתכתובות של אותו שולח יופיעו במקום מסוים.
כמו כן, ככל שתשתמש בתכונה 'תיבת דואר נכנס ממוקדת', כך הוא יהפוך לחכם יותר. הוא מבחין באופן שבו אתה ממיין את הודעות הדואר שלך כדי לסווג בצורה טובה יותר הודעות נכנסות ועוזר לך להתמקד בדברים החשובים.
כולנו יודעים שאנחנו מבלים יותר מדי זמן בפגישות. בארגון שלך עדיין מטפלים בזה - ובינתיים Outlook מאפשר לך למנוע את חוסר היעילות הכרוכה בניסיון לתזמן פגישה נוספת.
בעזרת לוחות שנה משותפים ב- Outlook, עוברים אל הגדרות לוח השנה ובוחרים באנשים שרוצים לשתף איתם, למשל עמיתים לעבודה או חברים. אפשר להבחין בין צוותים שונים על-ידי קידוד צבע ולנהל הרשאות שיאפשרו לאנשים שמשתפים איתם להציג בלבד, לערוך או לנהל את לוח השנה שלך (בעזרת נציג). כמו כן, אפשר גם לבחור אילו פרטים רוצים לשתף, ולבחור באחת מהאפשרויות הבאות: 'הכל', 'כותרות ומיקומים בלבד' או 'רק כשאני לא פנוי/ה'.
כשאנחנו עובדים במשרד עם מישהו, אנחנו יכולים לקרוא "היי, ג'יין!" ציון שמה גורם לג'יין להרים את הראש מהמסך ולהתפנות מעיסוקיה. אפשר לעשות זאת גם מהטלפון בעזרת @אזכורים של Outlook. כשאתה שולח אזכור של @ג'יין בהודעת דואר אלקטרוני, הנמענת תראה שהיא הוזמנה לשיחה.
ויותר טוב מכך, כאשר אנשים אחרים שולחים לך @אזכור, תיבת הדואר הנכנס מציגה את המשפטים הרלוונטיים סביב ה@אזכור שלך ישירות בציטוט של ההודעה שלך. התכונה הזו מיידעת אותך במבט מהיר לגבי התוכן שצריך לשים לב אליו.
בדיקה אינסופית של הודעות דואר אלקטרוני יכולה לגרום לנו להרגיש כמו עכברי מעבדה. אנו לוחצים על הלחצן הקטן הזה כדי לזכות בהודעה חדשה. אבל זה מסיח את הדעת. הקפד להתמקד בדברים החשובים באותו רגע באמצעות התכונה 'נא לא להפריע' ב- Outlook. על-ידי כיבוי ההתראות מהאפליקציות, כדי שתוכל להתמקד באותה פגישה או דוח שעליך לסיים.
לפני שאתה מסיים את יום העבודה, ניתן לתזמן קבוצה של אפשרויות 'נא לא להפריע' כל יום אחה"צ. באופן זה, פרק זמן שקט יכול לעזור לך להתארגן ולהתכונן למחרת. לחלופין, תוכל להתחיל הפעלה מתוזמנת מסוג 'נא לא להפריע' שמתחילה מיד, לפי הצורך.
עומס יתר בתיבת דואר נכנס הוא אמיתי. Outlook למכשירים ניידים עוזר לך ליצור קשר ולשמור על הסדר מכל מקום. עכשיו, בעזרת Cortana, והעצות והטריקים האחרים של Outlook, אפשר להישאר בשליטה על השיחות, המשימות והמחויבויות - בעבודה ובחיים.
צוות Microsoft 365 מתמקד בשיתוף משאבים שיעזרו לך להקים את העסק שלך, לנהל אותו ולהצמיח אותו.
עקוב אחר Microsoft 365