ניהול פרויקטים: מסורתי, איטרטיבי או היברידי?

בדומה לרוב מנהלי הפרויקטים (והארגונים), סביר להניח שגם אתה מתקשה לבחור את גישת הביצוע המיטבית. רובנו מבינים שגישות מסורתיות אינן מבטיחות ביצוע מוצלח, ותמיד מחפשים דרך טובה יותר.

טכניקות פיתוח Agile או איטרטיבי זוכות בשנים האחרונות לסיקור חיובי מאוד, משום שהן נחשבות לשיפור משמעותי שמוביל ל- ביצוע מוצלח יותר של פרויקטים. לכן, בדומה לרוב הארגונים כיום, סביר להניח שגם הארגון שלך מנסה להבין היכן וכיצד ניתן להשתמש בטכניקות פיתוח Agile או איטרטיבי באופן מיטבי כדי לשפר הן את העמידה בלוחות הזמנים והן את ההצלחה בביצוע פרויקטים.

בקצרה, טכניקות פיתוח איטרטיבי מאפשרות לתכנן, לפתח ולהטמיע פונקציונליות של פרויקט במקטעים קטנים (או באיטרציות). המפתח לביצוע איטרטיבי מוצלח הוא שכל מקטע קטן פועל למעשה כמיני-פרויקט במסגרת הפרויקט הכולל. כתוצאה מכך, בכל איטרציה של מיני-פרויקט ניתן לתכנן טוב יותר את המאמץ הנדרש לביצוע איטרציה של שבועיים, בהשוואה לתוכנית לשנתיים. בנוסף, מכיוון שאנחנו מתכננים במרווחים של שבועיים, קל להתאים את התוכנית לשבועיים הבאים לכל שינוי שזוהה.

מקרה בוחן: Agile לעומת גישה מסורתית

ברצוני לעצור לרגע ולתאר מצב שאינו טכני, שבו גישת Agile הניבה הצלחה רבה יותר מתוכנית מסורתית.

נשתמש בדוגמה של תכנון פעילויות ליום שלם – זהו הפרויקט. בדומה לפרויקט גדול, קיימים כאן אי-ודאות וסיכונים רבים: איננו יודעים מה יקרה אחרי ארוחת הצהריים ועלול להשפיע על התוכנית שלנו, אך לפי הגישה המסורתית עלינו להכין תוכנית מקיפה של הפעילויות שנבצע בכל שעה ביום, מההשכמה בשעה 6:00 ועד השינה בשעה 23:00.

בשעה 9:00 אנחנו כבר מפגרים בלוח הזמנים משום שעומסי התנועה עיכבו את הגעתנו לעבודה; בשעה 10:00 אנחנו נקראים לישיבת חירום; ועד הצהריים, המשימה היומית היחידה שהושלמה היא ההגעה למשרד, וגם היא התעכבה.

כעת נתייחס לכך כאל פרויקט Agile שבו אנחנו מתכננים רק את האיטרציה הבאה: להתכונן ליציאה מהבית (כלומר, סיפורי המשתמש הם להתקלח, לאכול ארוחת בוקר ולשלוח את הילדים לבית הספר). כל המשימות האלה הושלמו בהצלחה, בזמן ובמסגרת התקציב.

לכן אנחנו מתכננים בביטחון את האיטרציה הבאה, שהיא ההגעה למשרד (נסיעה ברכב למסוף האוטובוסים, נסיעה ברכבת פרוורית לתחנה ולאחר מכן באוטובוס עירוני למשרד).

הביצוע אינו מוצלח במיוחד: בסיפור המשתמש הראשון (נסיעה ברכב למסוף האוטובוסים) מתעוררות בעיות בשל עומסי התנועה, ולכן אנחנו משנים את סיפור המשתמש לנסיעה ברכב למשרד ומסכימים שניתן להסיר את שני סיפורי המשתמש האחרים מתוכנית האיטרציה. לאחר ההגעה אנחנו מתכננים את האיטרציה הבאה. אולם באמצע מחזור התכנון מתווסף סיפור משתמש חדש (ישיבת החירום), והוא יימשך לאורך כל האיטרציה הבאה.

לבסוף, לאחר ארוחת הצהריים העניינים נרגעים, ואנחנו יכולים לעיין בצבר ולהתחיל במשימות שבעדיפות הגבוהה ביותר; במהלך אחר הצהריים אנחנו משלימים בהצלחה שתי איטרציות שעוסקות בפריטים שבעדיפות הגבוהה ביותר.

אילו דבקנו בתוכנית המסורתית, לא היינו משלימים את הפריטים האלה שבעדיפות הגבוהה ביותר, משום שהם היו נדחים ליום הבא עקב החריגה מלוח הזמנים שנגרמה במהלך הנסיעה למשרד.

מהי הגישה הטובה ביותר – Agile, מסורתית או היברידית?

היתרון הבולט של שיטות Agile או שיטות איטרטיביות הוא הגמישות להתאים את העבודה לצרכים העסקיים המשתנים, וזו הסיבה שארגונים רבים מאמצים אותן. אבל האם הארגון שלך באמת מוכן לעבור באופן מלא ל- Agile? מניסיוני, קיימים לעיתים קרובות מכשולים רבים לאימוץ נרחב של Agile, ובעיקר מדיניות ארגונית מבוססת שלעיתים קרובות אינה תואמת באופן מלא ל- גישות Agile.

מדיניות המחייבת תקציב קבוע, הצהרה על מימוש תועלות ותאריך יעד לפני שניתן לאשר פרויקט היא חשובה (אך לא ממש תואמת ל- Agile). באופן דומה, חיוני לציית למדיניות ההטמעה של הארגון כדי להבטיח שלא תהיה השפעה על התפעול הקיים (אך הדבר בהחלט אינו תואם ל- Agile).

כתוצאה מכך, ארגונים רבים מתקשים להבין כיצד לשמר כמה מהתהליכים המסורתיים המרכזיים ובה בעת להסתגל לשיטות איטרטיביות. התשובה היא מודל ביצוע היברידי. חלקים מסוימים בפרויקט יכולים להתבצע באמצעות שיטות ניהול מסורתיות, ואילו חלקים אחרים יכולים להתבצע באופן איטרטיבי.

מודל ביצוע היברידי

המודל ההיברידי הנפוץ ביותר שנתקלתי בו תומך בהתחלה ובתכנון מסורתיים של הפרויקט, ולאחריהם סדרת איטרציות עם הפסקות לפעילויות הטמעה מסורתיות של מהדורות, ולאחר מכן סדרה נוספת של איטרציות והטמעה מסורתית.

במודל זה אני מפתח מבנה תכולת עבודה (WBS) מסורתי המבוסס על תוצרים, שמזהה את תוצרי הליבה הנדרשים בארגון לצורך אישור הפרויקט, כגון כתב מינוי לפרויקט, תוכנית ניהול הפרויקט ותקציב הפרויקט.

ניתן לפתח ולנהל את התוצרים המקדימים האלה בשיטות מסורתיות כדי להראות להנהלה שהפרויקט מתאים ושכדאי להשקיע בו משאבים.

לאחר אישור הפרויקט ניתן לעבור לגישה איטרטיבית, שבה מתוחזק צבר של סיפורי משתמש, וסיפורי המשתמש בעדיפות הגבוהה ביותר נבחרים ומפותחים במלואם באיטרציה הבאה. תצוגת הפרויקט משתנה מתרשים גאנט מסורתי ל- לוח אינטראקטיבי התומך בגרירה ושחרור, שמאפשר להקצות סיפורי משתמש לאיטרציות באופן דינמי.

בכל עת, ולעיתים מדי יום, בעל המוצר יכול להוסיף, למחוק ולשנות את סיפורי המשתמש בצבר כדי לשקף את הצרכים העסקיים המשתנים.

בסוף כל איטרציה אנחנו עוצרים ומבצעים הערכה רטרוספקטיבית של ההצלחות והכישלונות, ועורכים שינויים כדי ליישם את השיפורים הנדרשים. לאחר מכן, וזהו השלב החשוב ביותר, אנחנו בוחנים את צבר המוצר ובוחרים את סיפורי המשתמש החשובים ביותר כמועמדים לאיטרציה הבאה. גישה זו מבטיחה שהפרויקט יתמקד תמיד בעבודה המתאימה ובעלת הערך הרב ביותר.

בכל איטרציה הצוות יכול להשתמש בעקרונות Agile, כגון ישיבת עמידה יומית, ולדון במצב סיפורי המשתמש שתוכננו לאיטרציה הנוכחית. כך הצוות שולט באופן מלא בעבודה שמושלמת בכל איטרציה, ובה בעת מבטיח שהפרויקט הכולל יישאר עדכני וזמין לדיווח ארגוני על קיבולת המשאבים ועל מצב תיק הפרויקטים והתוכנית.

אחד מעקרונות המפתח של Agile הוא היכולת להטמיע את הפתרון הסופי במהדורות קטנות. כך ניתן להשתמש בפונקציונליות ראשונית כדי להשיג במהירות האפשרית חלק מהתועלות העסקיות הצפויות.

יתרון נוסף הוא אימות מוקדם של הפתרון, כך שניתן יהיה לשלב בקלות את ההתאמות הנדרשות בסיפורי המשתמש שנותרו בצבר המוצר. לכן, לאחר שמושלמים באיטרציות מספיק סיפורי משתמש בעדיפות גבוהה, הפרויקט חוזר למחזור מסורתי ומתבצעות משימות ההטמעה הרגילות שהארגון דורש.

נסה את Microsoft Project בחינם

נסה את Microsoft Project בחינם למשך חודש

למד כיצד

פעילויות אלה של הוצאת מהדורות והטמעה יתוכננו וינוהלו באמצעות גישות מסורתיות, ויבטיחו שהתהליכים המוגדרים יבוצעו כדי לצמצם כל השפעה על התפעול הקיים בעת הטמעת פרויקטים חדשים.

לאחר השלמת הפצת המהדורה הראשונה, הפרויקט חוזר לגישות Agile ומתחיל סדרה נוספת של איטרציות כדי להמשיך בפיתוח סיפורי המשתמש שנותרו.

אף שגישה מדורגת זו לשילוב בין גישות Agile לגישות מסורתיות היא הנפוצה ביותר, ניתן לשלב גישות כדי לתמוך בדרישות ספציפיות לביצוע הפרויקט. לדוגמה, ניהלתי פרויקט שחייב רמה גבוהה במיוחד של תאימות ואימות במהלך הטמעת מוצר חדש בענף הכפוף לרגולציה מחמירה מאוד. לכן, רוב הפרויקט שלי תוכנן ונוהל באמצעות שיטות מסורתיות.

עם זאת, היה בפרויקט רכיב של בינה עסקית שבמסגרתו החברה שלי ניתחה את הכמות העצומה של נתוני הביצועים שהמערכת הפיקה; גישת Agile התאימה ביותר לרכיב זה. עבור רכיב הבינה העסקית בפרויקט (שפעל במקביל לעבודה המסורתית), בחרנו את סיפורי המשתמש בעדיפות הגבוהה ביותר שניתן היה להשלים בספרינט של שלושה שבועות, והשלמנו איטרציה.

מכיוון שרבים מסיפורי המשתמש האלה היו מטבעם מחקריים, יצרנו לעיתים קרובות סיפורי משתמש חדשים לצורך מחקר נוסף או ליצירת דוחות ביצועים ספציפיים. סיפורי משתמש אלה פשוט נוספו לצבר לצורך בחינה בספרינט הבא.

גישה זו אפשרה לי להשתמש בלוח זמנים יחיד לפרויקט, שהבטיח שאשלים את כל שלבי הדיווח והרגולציה הנדרשים, ובה בעת אפשר גישה גמישה במיוחד לפיתוח רכיב הדיווח העסקי שאינו כפוף לרגולציה.

ריכוז כל העבודה בלוח זמנים יחיד סיפק תמונה אחידה של כל המתרחש בפרויקט:

המידע שנדרש לי כדי להקצות משאבים למשימות המתאימות ביותר (מסורתיות או בגישת Agile) היה זמין באופן מיידי

היכולת ליצור דוחות מצב שבועיים וחודשיים מקיפים הייתה זמינה

Agile היא גישה רבת-עוצמה לביצוע פרויקטים, שאמורה להציע יתרונות משמעותיים למכלול הכלים של הארגון שלך לביצוע פרויקטים. ניתן להשתמש בה בנפרד, כחלק מגישת ביצוע מדורגת או בשילוב במבנה ביצוע היברידי.

המפתח הוא לאמץ את עקרונות Agile שיעזרו לארגון שלך להצליח בביצוע, תוך הקפדה על התהליכים המסורתיים שתרמו להצלחת הארגון עד כה.

לסטיב קייסלי יותר מ- 35 שנות ניסיון בעבודה עם Microsoft Project, והוא משתמש פעיל ב- Microsoft Project מאז המהדורה הראשונה שלו. הוא העורך של כמה ספרים בנושא Microsoft Project ושיטות עבודה מומלצות לניהול פרויקטים. הוא יועץ ראשי ב- Sensei Project Solutions, שם הוא עוזר לארגונים גדולים להגיע למצוינות בביצוע פרויקטים באמצעות ערכת הכלים Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

מוצרים קשורים
Office 365

התחל לעבוד עם Microsoft 365

זהו ה- Office שאתה מכיר, בתוספת כלים שיעזרו לך לעבוד טוב יותר עם אחרים כדי שתוכל להספיק יותר – בכל זמן ובכל מקום.

קנה עכשיו

תוכן קשור

ניהול העסק שלי

מדוע מנהלים בכירים שונאים מנהלי פרויקטים?

קרא עוד

תובנות ורעיונות לעסקים אינם מהווים ייעוץ מקצועי בענייני מס או כספים. עליך לפנות למומחה מס או למומחה פיננסי מטעמך כדי לדון במצבך.