5 סיבות לאיחוד יישומי הענן שלך

גבר בעל שיער שחור ארוך יושב על ספה ומשתמש במחשב לוח.

חשוב על אתגר עסקי כלשהו, וסביר להניח שיש יישום ענן אחד – או כמה יישומים – שמבטיח לפתור אותו. יישומי ענן הביאו תועלת רבה לעסקים קטנים. אינך צריך להשקיע בתשתית יקרה כדי לנהל תהליכים עסקיים, כגון משאבי אנוש, ניהול פרויקטים, הנהלת חשבונות וניהול קשרי לקוחות. במודל המבוסס על מנוי קל להתחיל, ואתה משלם רק על מה שאתה משתמש בו. אבל אם לא תיזהר, ריבוי יישומים בעלי יכולות חופפות יוביל לחוסר יעילות ולעלויות הולכות וגדלות.

בתהליכים עסקיים רבים אפשר לבחור בין פתרונות המתמחים במשימה מסוימת לבין פתרונות המטפלים בתהליך מקצה לקצה או בכמה צרכים עסקיים ברחבי החברה. לפעמים יישום ייעודי הוא הבחירה הנכונה, אבל חשוב לשקול את היתרונות האלה מול יתרונותיו של פתרון מאוחד יחיד.

1. הפחת את עלויות ה- IT

היתרון הברור ביותר של איחוד יישומים הוא חיסכון בעלויות. אומנם מנויים נוטים להיות זולים יותר מאירוח יישומים באתר הארגון, אך גם השימוש ביישומי ענן כרוך בתשלום. רוב היישומים העסקיים גובים תשלום חודשי לפי מספר המשתמשים או נפח האחסון שבשימוש. העלויות האלה מצטברות, במיוחד אם אתה משלם על כמה יישומים בעלי פונקציונליות דומה.

גם ניהול של כמה מנויים עלול להיות מסורבל. לא כל החברות משתמשות באותם מדדים לקביעת העלויות. המעקב אחר השירותים שאתה משלם עליהם נעשה מורכב כאשר צוותים שונים משתמשים ביישומים שונים. איחוד החיובים יעניק לך תמונה ברורה יותר של השימוש בחברה ושל הערך שאתה מפיק מיישומי הענן שלך.

2. הספק יותר

מלבד העלויות הישירות הכרוכות במנויים, ריבוי יישומים פוגע ביעילות. בדומה למעבר בין משימות באופן כללי, המעבר בין יישומים שונים מבזבז זמן ומתסכל את העובדים. הדקות והשעות האבודות האלה מצטברות לאורך זמן – זמן שהעובדים יכולים להקדיש למשימות בעלות ערך רב יותר. הנה כמה דוגמאות לאופן שבו איחוד יכול לייעל את העבודה:

יישום יחיד לצ'אטים, שיחות ופגישות מאפשר לעובדים לעבור במהירות בין אמצעי תקשורת. לדוגמה, אם חברי הצוות מגלים שהצ'אט אינו פותר בעיה מסוימת, הם יכולים להתחיל פגישה עם כל המשתתפים בצ'אט בלחיצה על לחצן.
בעת עבודה על פרויקט יחיד, ייתכן שהעובדים יצטרכו לתקשר עם עמית, לאחר מכן לעבוד יחד על מסמך ואז לעדכן את לוח הזמנים של הפרויקט – והכול בתוך כמה שעות. הרבה יותר קל להשלים את המשימות האלה כאשר אפשר לגשת לכל היישומים בפלטפורמה יחידה, כגון Microsoft Teams.
כאשר המידע נמצא בפלטפורמה יחידה, העובדים אינם מבזבזים זמן בפתיחת כמה יישומים שונים כדי למצוא את מה שהם מחפשים.

3. פשט את הטכנולוגיה

קל יותר להגדיר יישומי ענן מאשר פתרונות מקומיים, אך אין פירוש הדבר שהשימוש בהם נטול קשיים. מישהו – בדרך כלל מחלקת ה- IT – צריך לתחזק אותם. התחזוקה עשויה לכלול הוספה והסרה של משתמשים ביישומים כאשר תפקידיהם בחברה משתנים, שילוב היישומים עם מערכות אחרות כגון פתרון לניהול זהויות וגישה, ופתרון בעיות שבהן העובדים נתקלים בתוכנה.

כאשר מספר היישומים הדורשים תמיכה קטן יותר, אנשי ה- IT יכולים להקדיש זמן רב יותר ליוזמות גדולות שיקדמו את העסק.

אדם מחזיק מחשב נישא לבן שמציג את השעה 11:20.

אחד יישומים כדי להפחית עלויות

קבל מידע על שני הגורמים המרכזיים להפחתת עלויות ובצע הערכה עצמית כדי לבדוק אם הארגון שלך מוכן לפשט ולמטב.

מידע נוסף

4. קבל תובנות טובות יותר

נתונים הם אחד הנכסים החשובים ביותר של העסק שלך. כדי להבין מיהם הלקוחות הטובים ביותר שלך, לחשוף מגמות מכירות ולהתעדכן באתגרי הייצור, צריך לנתח נתונים. אבל אם נתוני הלקוחות, המידע הפיננסי ותכנון הפרויקטים מפוצלים בין כמה יישומים, אתה עלול להחמיץ תובנות חשובות.

איחוד היישומים בפתרון יחיד או בחבילה של כלי בינה עסקית המשולבים היטב מקל על העובדים לנתח נתונים מכל רחבי החברה ולגלות תובנות חשובות שיעזרו לך לקבל החלטות מושכלות יותר. לדוגמה, אם לצוות שלך יש גישה קלה לנתוני לקוחות בכל נקודות המגע לאורך מחזור חיי הלקוח, הוא יכול לצפות צרכים מראש ולספק שירות טוב יותר. חיבור נתוני מכירות לנתוני השימוש של העובדים עשוי לעזור לך להבין כיצד להשתמש במשאבים בצורה יעילה יותר. בנוסף, פלטפורמות רבות מציגות מדדים חשובים שאפשר לסקור במבט מהיר.

באמצעות שקיפות רדיקלית ומהירה, ממשלות וחברות דמוקרטיות יכולות לבלום ביעילות מסעות השפעה על-ידי ייחוס מקורן של מתקפות מצד מדינות לאום, יידוע הציבור ובניית אמון במוסדות.

5. חזק את האבטחה

בעולם של היום, כל מכשיר, חשבון משתמש ויישום הוא נקודת כניסה אפשרית לגורמים זדוניים שרוצים לגנוב נתונים או לשבש את הפעילות העסקית בדרך אחרת. שימוש ביישומים של כמה ספקים שונים מגביר את הסיכון לפרצת אבטחה, משום שאנשים רבים משתמשים שוב באותה סיסמה בכמה חשבונות. אם חשבון אחד נפרץ, תוקפים יכולים להשתמש במידע הזה כדי לגשת לחשבונות אחרים, לרבות הרשת הארגונית שלך.

צמצום מספר היישומים שבהם הצוות משתמש מפשט את האבטחה. כאשר עובדים משתמשים בחשבון יחיד כדי לגשת לכמה יישומים, אפשר להחיל את אותן בקרות אבטחה על כל היישומים שלהם. וכאשר יש פחות יישומים לנטר, גדל הסיכוי שתזהה אירועי אבטחה לפני שיגרמו נזק ממשי לחברה.

איך תדע אם יש לך יותר מדי יישומים

קל למצוא יישומי ענן רבים ולהשתמש בהם. למעשה, ייתכן שאינך מודע לכל היישומים שבהם החברה שלך משתמשת. אבל גם אם בחרת בקפידה את היישומים בשביל החברה, ייתכן שעדיין קיימות הזדמנויות לאיחוד. הנה כמה סימנים לכך שהעסק שלך משתמש ביותר מדי יישומים:

מחלקות או צוותי פרויקטים משתמשים ביישומים שונים שמבצעים פעולות דומות. לדוגמה, צוות השיווק שלך משתף קבצים באמצעות Microsoft OneDrive, ואילו צוות פיתוח המוצרים משתמש ב- Box.
חברי הצוות נדרשים להוריד נתונים ממערכת אחת ולהעלות אותם למערכת אחרת כדי לבצע את עבודתם. לדוגמה, לאחר סגירת עסקה ייתכן שמחלקת המכירות תצטרך לייבא פרטי לקוחות מכלי למעקב אחר מכירות לכלי לניהול פרויקטים.
מידע חשוב מפוזר בין כמה כלים שונים, ולכן העובדים נדרשים לחפש בכמה יישומים כדי למצוא את המידע הדרוש להם.
היעדר נראות ברחבי העסק מקשה להבין את הקשרים בין המתרחש בפרויקטים, במשאבים ובהכנסות.

יישומי ענן מאפשרים לך ולצוות שלך לעבוד מכל מקום. עם זאת, ריבוי יישומים עלול גם לפגוע ביעילות שלך. כדי לשפר את האבטחה, היעילות וניהול העלויות, בחן פתרונות מקיפים ובדוק אם יש הזדמנויות לצמצם את מספר היישומים שהצוות שלך מתמרן ביניהם מדי יום. לחלופין, קבל ניתוח מפורט יותר של החיסכון הפוטנציאלי בעלויות בעקבות איחוד יישומים ובצע הערכה עצמית כדי לקבוע אם פישוט סביבת היישומים מתאים לעסק שלך.