עבודה היברידית הפכה לסטנדרט למיליוני אנשים. רבים אימצו שגרת עבודה הכוללת יום אחד או יותר של עבודה מהבית מדי שבוע, מה שמעניק להם זמן רב יותר לתחביבים, להשלמת שעות שינה או למפגשים חברתיים עם בני משפחה וחברים - במקום לשבת בפקקים. החדשות הטובות הן שהגמישות הגדולה הזו לא השפיעה על הפרודוקטיביות. על פי מדד מגמות העבודה של Microsoft , 87% מהעובדים במודל היברידי מדווחים שהם פרודוקטיביים בעבודתם, ומדדי הפרודוקטיביות ב-Microsoft 365 ממשיכים לעלות1.
21 עצות לעבודה מהבית
כיצד לעבוד מהבית
אבל זה לא אומר שזה קל לעבוד מהבית. לרבים, שמירה על חיבור לתרבות הארגונית עשויה להיות מאתגרת. ללא גבולות ברורים, העבודה עלולה להתחיל לפלוש לחייהם האישיים של העובדים. שמור על עצמך והישאר ממוקד בעזרת הטיפים הבאים לעבודה מהבית. הנה המדריך האולטימטיבי ל- 20 שיטות עבודה מומלצות לעבודה מרחוק שיעזרו לך לבצע את העבודה הטובה ביותר, גם אם אתה עובד מהשולחן במטבח.
1. בחר אזור עבודה
אם אתה עובד בכל מקום, אינך יכול להירגע בשום מקום. בחר שטח משרד בביתך, גם אם זו פינת מטבח. ההפרדה הפיזית בין המקום שבו אתה עובד לבין המקום שבו אתה נח תסייע לך לעבור למצב של עבודה במהלך שעות הפעילות, ולהתמקד במערכות יחסים אישיות, במטלות הבית ובפעילויות אחרות בשעות שלאחר מכן.
2. היצמד ללוח זמנים
החלט על "שעות העבודה" הביתית שלך כדי שלא תמצא את עצמך עובד כל הלילה. לוח הזמנים שלך אינו חייב להיות בין 9:00 ל- 17:00 - פשוט בחר שעות רגילות והיצמד אליהם. יצירת שגרה זו, בדומה ליצירת פינת עבודה ביתית, תאותת למוח שהגיע הזמן לעבוד או להירגע. היא גם עוזרת למשפחה לדעת מתי הם יכולים לצפות ממך להיות זמין.
3. קבל את הכלים הדרושים לך
אם אתם תוהים כיצד לעבוד מהבית בצורה אפקטיבית ויעילה, הציוד המתאים עושה את כל ההבדל. זה מה שתצטרך:
- מחשב, לוח מקשים, עכבר וצג נוסף (אופציונלי, אך שימושי).
- ועידות וידאו וגם תוכנות צ'אט קבוצתיות.
- אחסון מקוון בענן כדי לגשת לקבצים מרחוק.
- אוזניות, אוזניות ביטול רעשים או אוזניות עם מיקרופון.
- כיסא משרדי נוח ותומך.
- תאורה טובה, גם לטובתך וגם לטובת מי שנמצא איתך בשיחת וידאו.
- ציוד משרדי נוסף, כגון בקבוק מים, ספל קפה, ממחטות נייר, מספריים, סרט הדבקה, עט ונייר, וחפצים אישיים למזכרת.
4. התקלח והתלבש
"למה להתלבש אם אני גם ככה לא רואה אף אחד?" קל להתפתות ולהזניח את ההיגיינה והטיפוח האישי כשעובדים מרחוק, אך הדבר משפיע על ההרגשה שלך ולא רק על המראה החיצוני. מקלחת בוקר יכולה לעזור לך להרגיש רענן יותר מאשר סתם להתעורר ולפתוח את המחשב הנייד. טיפוח המראה משדר הערכה עצמית והכרה בכך שמגיע לך יחס וטיפול טוב. גם אם אף אחד לא רואה אותך, תרגיש בטוח בעצמך ותהיה מוכן לכל שיחת וידאו מפתיעה.
5. מלא את המטבח שלך
זוכר את המטבחון במשרד, עם החטיפים החינמיים ומכונת האספרסו המהודרת? הגיע הזמן להשקיע בשלך. הצטייד בקומקום חשמלי או במכונת קפה איכותיים, והצטייד במלאי של המשקאות האהובים עליך. למד כיצד ליצור את המשקה המושלם ולמלא את המזווה שלך בחטיפים ובפינוקים. כך יהיה לך כל מה שדרוש כדי להתחיל את היום ברגל ימין.
6. הגדר את רמת הרעש הנכונה
אחד היתרונות בעבודה מהבית הוא שאין עמיתים לעבודה המרבים בפטפוטים או הסחות דעת משרדיות אחרות. החלט אם אתה נהנה מהשקט או זקוק לרעש לבן או למוזיקת רקע כדי לעזור לך להתרכז. אם יש בבית ילדים וחיות מחמד רועשים, הצטייד במכשיר המפיק "רעש לבן" או שקול להשקיע באוזניות מבטלות רעשים.
7. הגדר קווים מנחים לבני המשפחה
בשביל הילדים, העובדה שאתה עובד מהבית אומרת שאתה יכול לשחק איתם בכל רגע... נכון? תאם ציפיות על ידי כך שתיידע את בני המשפחה בשעות העבודה ובזמני ההפסקות שלך. החלט על שיטה שתבטיח שקט מצדם במהלך פגישות חשובות, בין אם מדובר בתזכורת כמה דקות מראש ובין אם בהצבת שלט על דלת המשרד שלך. אם יש לכם ילדים קטנים בבית ובן או בת זוג, נסה לא לקבוע פגישות לאותה שעה, כדי שאחד מכם יוכל להשגיח עליהם.
8. נהל את היום שלך
ישנם אנשים שקמים עם הזריחה ומוכנים להתחיל במשימותיהם, בעוד שאחרים לוחצים על כפתור הנודניק שלוש פעמים ואינם מגיעים לשיא היצירתיות שלהם אלא רק בשלב כלשהו אחרי ארוחת הצהריים. חשוב על הזמנים שבהם אתה פרודוקטיבי ביותר, ותכנן את יום העבודה שלך בהתאם לרמת האנרגיה שלך. שריין זמן ביומן לעבודה מרוכזת ללא הפרעות, והשתמש בהודעות סטטוס כדי לעדכן מתי אתה עסוק.
9. הגבל את הסחות הדעת
קל להתחיל לגלוש באינטרנט במהלך העבודה ולאבד את תחושת הזמן. עזור לעצמך להישאר ממוקד על-ידי הגדרת שעון עצר - לדוגמה, 15 דקות לקריאת החדשות. השתמש בתוכנות או בהרחבות דפדפן שחוסמות אתרי מדיה חברתית במהלך שעות העבודה. תכנן סידורים לשעת הצהריים או לשעות שלאחר העבודה כדי לצמצם הפרעות.
10. תכנן הפסקות
אף אחד לא יכול להתמקד כל היום, כל יום. אחת משיטות העבודה המומלצות הרבות בעבודה מהבית היא לתכנן זמן להתנתקות מדי פעם. שלב הפסקות ביומן שלך כדי שתוכל לנקות את הראש ושיהיה לך למה לצפות, למשל:
- הליכה מסביב לבית.
- ארוחת צהריים עם המשפחה שלך.
- טיול לבית הקפה המועדף עליך.
- עשר דקות צפייה בסרטוני חיות חמודים.
- חטיף אחר הצהריים.
11. התמתח וזוז ממקום למקום
עבודה מהבית משמעותה שאינך צריך ללכת לחדר ישיבות, למדפסת או למשרד של עמית לעבודה, ולכן יש פחות סיבות לקום ולהתמתח. מנע כאבי שרירים ועייפות על ידי הליכה בבית, יציאה החוצה לבדיקת הדואר וביצוע מתיחות לאורך היום. הגוף שלך יודה לך.
12. שים לב ליציבה שלך
"צוואר טכנולוגי" הוא יציבה כפופה ומאמץ שעלולים להיגרם מהתכופפות מול מסך במשך כל היום. אם שמת לב שהיציבה שלכם נפגעת בזמן העבודה מהבית, הנה כמה רעיונות:
- הימנע מעבודה במיטה או על הספה.
- כוונן את הכיסא ואת הצגים כך שהזרועות והרגליים שלך יהיו בזווית של 90 מעלות, הצגים יהיו בגובה העיניים, הגב שלך יהיה ישר וכפות הרגליים שלך יהיו מונחות שטוחות על הרצפה.
- בצע תרגילים פשוטים, כמו הטיית הראש מצד לצד, גלגול הכתפיים קדימה ואחורה ומתיחות.
- בקר אצל כירופרקט או מטפל בעיסוי, אם אתה יכול.
- הצטייד במקלדת ארגונומית או במשענת מרופדת לפרק כף היד בשביל המקלדת והעכבר שלך.
קורס מזורז ב- Microsoft 365 עם Teams
עזור לארגון שלכם לפרוח, למרות האתגרים החדשים שמציבה העבודה ההיברידית. קבל קורס מזורז ב- Microsoft 365 עם Teams כדי ללמוד כיצד לשפר את הפרודוקטיביות והמעורבות תוך סיוע בהגנה על הנתונים שלכם.
13. הקפד על תקשורת מכוונת
כשעובדים מהבית אין שיחות מסדרון ספונטניות, וקשה לקלוט רמזים של תקשורת לא-מילולית דרך הצ'אט. לכן חשוב במיוחד לתקשר בצורה ברורה ומפורטת ולבחור את ערוץ התקשורת המתאים לשיחות שלך. הנה כמה עצות שיעזרו לך להבין מתי להשתמש בכל ערוץ תקשורת:
- הודעות צ'אט: צ'אטים מספקים דרך מיידית ובלתי-רשמית לשוחח עם אדם אחד או יותר. זהו מקום טוב לעקוב אחר פרויקט מתמשך, לקבל משוב מהיר ממישהו או פשוט ליצור קשר עם עמית לעבודה. בעת השימוש בצ'אט, שים לב להודעות הסטטוס של אנשים. אם מישהו עוסק במשימה הדורשת ריכוז, המתן למועד מאוחר יותר כדי לפנות אליו.
- דואר אלקטרוני: דואר אלקטרוני הוא ערוץ נהדר לתקשורת רשמית בכתב. אם ברצונך לתעד את תוצאותיה של פגישה או להציג נקודת מבט על נושא מורכב, ייתכן שדואר אלקטרוני הוא הכלי המתאים. עם זאת, דואר אלקטרוני יכול להיות מסורבל כאשר אנשים מרובים מנסים לקבל החלטה או לפתור חוסר הסכמה. אם לאחר מספר הודעות דוא"ל הצדדים עדיין אינם מתואמים, שקול לעבור לשיחת טלפון או לפגישה.
- טלפון: ניתן לבצע שיחה בין שני אנשים או יותר, והוא אמצעי טוב לבניית הסכמה או טיפול בבעיה דחופה. מאחר שאתה יכול לשמוע את טון הדיבור, שיחות עוזרות למזער אי הבנות.
- שיחת ועידה בווידאו: שיחות ועידה בווידאו מאפשרות לשני אנשים או יותר ממיקומים שונים להתחבר ולשתף פעולה. ומכיוון שניתן לראות אנשים, קל יותר לקרוא תקשורת לא-מילולית. רוב התוכנות לוועידות וידאו מאפשרות שיתוף מסך ויכולות שימוש בלוח וירטואלי כדי לשחזר באופן נאמן יותר את החוויה של פגישה פנים-אל-פנים. אם תבחר לקבוע פגישת וידאו, הקפד להפוך אותה לפרודוקטיבית לכולם. אם קיימים משתתפים מרובים, צור סדר יום וודא שכולם מבינים את תפקידם.
14. בדוק את הווידאו שלך
הקפד להיראות במיטבך בשיחות וידאו, וודא שאין שום דבר מסיח דעת ברקע. עם זאת, אין צורך במדף ספרים מסודר ומעוצב בקפידה – שכן חלק מהיישומים לשיחות וידאו מאפשרים לטשטש את הרקע. הפעל את המצלמה לפני הפגישות כדי לוודא שהתאורה טובה, והתאם אותה לפי הצורך. אם בסופו של דבר אתה עובד בבגדי בית, שמור חולצה נוספת בקרבת מקום לפגישות וידאו של הרגע האחרון.
15. הצטייד במוצרי ניקיון
דבר אחד שאף אחד לא מספר לך על עבודה מהבית בצורה יעילה ואפקטיבית, הוא שהשולחן שלך יתמלא אבק. החזק בהישג יד מטלית מיקרופייבר או סמרטוט לניקוי צגים. קבע תזכורת לפחות פעם בחודש לפנות את כל החפצים מהשולחן, לנקות ממנו אבק או לנגב אותו, ולהחזיר את הדברים למקומם. מכשירים לניקוי באוויר דחוס מועילים גם הם להסרת פירורים ואבק מהמקלדת.
16. פעל ביוזמה ליצירת קשרים
זה נורמלי להרגיש בודד ומנותק כשעובדים מהבית. אל תחכה שאחרים יפנו אליך – קבע פגישות עדכון קבועות עם המנהל ועם הצוות שלך. בקש את מה שאתה צריך וספר לאנשים אם אתה מתקשה, כדי שיוכלו לעזור. אם אתה מתגעגע למישהו, קבע פגישה של 15 דקות ביומן שלו כדי להתעדכן. אם נמאס לך מפגישות וידאו, התקשר למישהו בטלפון בזמן שאתה הולך לטיול.
17. עזור להגן על מידע רגיש
עבודה מהבית עשויה להרגיש נינוחה, שכן אין צורך בתג עובד כדי להיכנס, אך מידע עסקי רגיש עדיין חייב להישאר חסוי. אל תאפשר לבני משפחה להשתמש במחשב העבודה שלך, והקפד על נהלים מומלצים, כגון החלפת סיסמאות באופן קבוע. בעת ביצוע שיחות רגישות, הקפד להימצא מחוץ לטווח השמיעה של אנשים אחרים ונתק מהחשמל מכשירי Bluetooth חכמים. אל תשאיר את מכשירי העבודה שלך ללא השגחה, בין אם הם בבית ובין אם במקום ציבורי. התקן עדכוני תוכנה ברגע שהם זמינים כדי שהמכשירים שלך לא יהיו חשופים לאיומי סייבר, והימנע משימוש בחיבורים אלחוטיים שאינם מאובטחים.
18. השתמש בהודעות "לא זמין"
בעידן הדואר האלקטרוני, הצ'אט והווידאו, קל לצפות לתגובות מיידיות מעמיתים לעבודה, אך לעתים עליך להתנתק לטובת פגישה או תור שנקבע מראש. עדכן את הסטטוס שלך באפליקציית הצ'אט הקבוצתית לפני שאתה עוזב את השולחן ליותר מכמה דקות; רצוי לציין מתי תחזור ואת אזור הזמן שלך (למשל, "חוזר ב- 14:30 שעון החוף המערבי" עדיף על "חוזר בעוד שעה"). במידת הצורך, כלול את מספר הטלפון שלך בהודעת הסטטוס ("לא זמין"), כדי שחבריך לעבודה יוכלו ליצור איתך קשר במקרה דחוף.
19. בדוק מה שלומך
לאחר חודש או חודשיים, שאל את עצמך, "האם זה עובד?" מה אתה אוהב ומה אתה שונא בסידור העבודה שלך מהבית? נסה להעביר את אזור העבודה שלך לחדר אחר, להתקרב לחלון, להוסיף כרית לכיסא או לסדר מחדש את השולחן. אם אתה עובד מרחוק במשרה מלאה ומתגעגע למשרד, שקול להגיע אליו יום או יומיים בשבוע, במידת האפשר.
20. היה טוב לעצמך
גלה כלפי עצמך מעט סלחנות - אנחנו בני אדם, לא רובוטים. אל תחמיר עם עצמך אם אתה מתקשה להתרכז או לתפקד במלוא הפרודוקטיביות שלך. גם כשמקפידים על שיטות העבודה המומלצות האלו לעבודה מהבית, לכולם יש ימים פחות טובים. פשוט עשה כמיטב יכולתך, מתוך חמלה כלפי עצמך וכלפי הצוות שלך.
השלבים הבאים
עבודה מהבית – בין אם היא מתבצעת פעם בשבוע ובין אם מדי יום עשויה להעשיר את חייך, שכן היא מצמצמת את הזמן המוקדש לנסיעות לעבודה ומעניקה הזדמנויות רבות יותר לעיסוק בתחביבים ולחיזוק הקשרים עם המשפחה והחברים. אף על פי שייתכן שיהיה מאתגר בהתחלה ללמוד כיצד להתמקד בעבודה מהבית, הרי שבעזרת ההיערכות המתאימה ואימוץ שיטות עבודה מיטביות, עבודה היברידית או מרחוק יכולה להעניק לך שליטה רבה יותר על הזמן שלך ולהוביל לשביעות רצון גבוהה יותר מהעבודה.
שתף פעולה ושמור על קשר בעבודה מרחוק באמצעות אפליקציית צ'אט קבוצתי חינמית, או התחל מיד עם חבילה מקיפה של אפליקציות עסקיות שיסייעו לך לשמור על פרודוקטיביות.
צוות Microsoft 365 מתמקד בשיתוף משאבים כדי לעזור לכם להקים, לתפעל ולהגדיל את העסק שלכם.
- [1]
"עבודה היברידית היא פשוט עבודה. האם אנחנו עושים זאת בצורה לא נכונה?" מדד מגמת העבודה, Microsoft,
22 בספטמבר 2022, עמוד 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
התחל לעבוד עם Microsoft 365
זהו ה- Office שאתה מכיר, בתוספת כלים שיעזרו לך לעבוד טוב יותר עם אחרים כדי שתוכל להספיק יותר – בכל זמן ובכל מקום.
תוכן קשור
יעילות עסקית
שמונה דרכים לקדם אימוץ של טכנולוגיה בחזית העסק
ניהול העסק שלי
שיפור אבטחת ענן היברידי באמצעות מסגרת 'אפס אמון'
ניהול העסק שלי
מהו עסק קטן מאוד?
תובנות ורעיונות לעסקים אינם מהווים ייעוץ מקצועי בענייני מס או כספים. עליך לפנות למומחה מס או למומחה פיננסי מטעמך כדי לדון במצבך.
עקוב אחר Microsoft 365