Créez une représentation visuelle d'un processus métier ou un diagramme de flux de processus définissant les événements du flux de travail futur.
Les diagrammes de processus pour favoriser la réussite de votre entreprise
Qu’est-ce que le mappage de processus ?
Le mappage de processus peut aider à créer un processus métier ou un diagramme de flux de processus qui définit une séquence d’événements dans le flux de travail à l’avance et est souvent une représentation visuelle. Par la suite, les mappages de processus permettent aux responsables et aux responsables de projet de rassembler des équipes, d’aider les utilisateurs à comprendre où ils s’intègrent dans un projet et comment leur travail a un impact sur les autres—en vue d’obtenir un résultat réussi.
Les mappages de processus définissent généralement un nouveau processus ou améliorent un processus existant. Avec le logiciel de mappage de processus, tout le monde peut créer une représentation visuelle d’un projet.
Avantages du mappage de processus
Avec la puissance d’afficher et de comprendre visuellement un processus de bout en bout, des zones d’amélioration de l’efficacité s’affichent rapidement. Cette transparence est essentielle, en particulier dans une atmosphère post-pandémie où l’agilité est une nécessité. En outre, un organigramme de processus peut vous aider :
- Fournissez la documentation, la conformité et l’audit des processus.
- Affichez un projet visuel du début à la fin.
- Partagez visuellement des détails qui peuvent être immédiatement compris et le contenu relayé facilement à la direction.
- Mettez en évidence les complexités et les redondances, ainsi que les problèmes et solutions potentiels.
- Réorganiser les processus en étapes à l’aide d’un système facile à comprendre.
- Découvrez comment les membres de l’équipe sont connectés, ce qui facilite des interactions plus significatives.
- Donnez à votre équipe un cadre de référence pour poser et répondre à des questions plus stratégiques et prendre des décisions plus éclairées.
- Créez une bibliothèque de graphiques de flux que vous pouvez utiliser, réutiliser et réaffecter à mesure que de nouveaux projets surviennent.
- Fournissez de meilleurs produits et services aux clients.
Méthodes d’utilisation du mappage de processus
Que vous travailliez dans un environnement industriel, un bureau, un entrepôt ou un établissement de santé, la cartographie des processus aide votre équipe à mieux comprendre comment son travail s'articule avec d'autres projets. Pour toute petite entreprise, l’implémentation du mappage de processus peut vous aider à identifier instantanément les domaines qui nécessitent une amélioration, ainsi que le moment auquel résoudre les problèmes liés aux clients, à la fabrication ou à l’inventaire. La pandémie a conduit un nombre croissant de personnes à adopter le travail hybride ou à distance ; les équipes doivent donc être en mesure de visualiser facilement, rapidement et efficacement les liens entre les projets.
Il existe deux façons d’utiliser le mappage de processus : le flux de processus et le processus métier. Jetez un coup d’œil aux deux afin de décider qui convient le plus à votre projet.
Flux de processus
Un diagramme de flux de processus permet de détaille les relations entre les composants d’un projet ou d’un secteur d’activité. Il vous aide à établir des normes et des procédures ou peut être utilisé comme guide pour les tâches. En outre, il permet de s’assurer que les équipes suivent chaque étape de votre flux de travail dans leur ordre prescrit.
Les diagrammes de flux de processus documentent ou améliorent un processus ou modélisent simplement un nouveau processus—. Lorsque des diagrammes de flux de processus sont créés avec le logiciel de mappage de processus, vous pouvez créer des symboles interactifs qui s’étendent pour fournir des détails supplémentaires pour chaque phase du processus. Par conséquent, avant de configurer un flux de travail ou un organigramme avec des tâches, envisagez de définir votre processus global dans un diagramme de flux.
Processus métier
Exemple de flux de processus d’image
Processus métier
Microsoft 365 Copilot
Gagnez du temps et concentrez-vous sur l’essentiel grâce à l’IA dans Microsoft 365 pour les PME.
Le mappage de processus métier détaille votre processus. De bout en bout, il montre ce qui doit se produire pour atteindre l’objectif final. La procédure inclut les participants nécessaires, leurs tâches et leurs dates d’achèvement. Cela donne aux membres de votre équipe une raison d'être, une raison d'y croire et une vision des objectifs plus larges. Cela illustre l'étendue de leur rôle, la raison pour laquelle ils sont essentiels au processus et la manière dont tous les membres de votre équipe collaboreront pour mener le projet à son terme.
Comme tous les diagrammes de mappage de processus, le mappage de processus métier utilise des symboles avec la possibilité de développer pour plus d’informations afin d’indiquer des points de contact en cours de route.
Exemple de graphique de processus métier
Types de mappage de processus
Comme chaque entreprise et chaque projet a des besoins qui lui sont propres, utiliser le même type d'organigramme de processus pour tous les projets ne constituerait pas une utilisation optimale de l'outil. Par conséquent, il existe plusieurs types de mappage de processus pour des besoins plus spécialisés. Jetez un coup d’œil pour décider qui convient le plus à votre projet.
- Cartographie détaillée des processus. En fournissant le minimum d’un projet sous la forme d’une carte de processus, le mappage de processus détaillé fournit un aperçu technique des étapes exactes, y compris les entrées, les sorties, les métriques et les personnes nécessaires pour terminer le processus. Atténuez la confusion, affichez les dépendances et préparez votre équipe à démarrer le projet et à rester concentré. Les mappages de processus détaillés sont généralement liés à la carte de processus principal, principal ou de haut niveau.
- Cartographie des processus documentaires. Définition des entrées et des sorties d’un projet. En définissant les informations requises à chaque étape ainsi que les livrables (ou éléments tangibles ou services) associés au projet, vous comprendrez mieux les besoins de votre équipe et aurez une idée des résultats finaux. L’ajout d’une carte de processus de document à une carte de processus détaillée offre une transparence sur les variables et les décisions susceptibles d’avoir un impact sur votre travail.
- Cartographie des processus de haut niveau. Offre une vue d’ensemble des processus et des objectifs d’une organisation’. Pour les projets, vous pouvez préciser les départements et les rôles correspondants dont vous aurez besoin pour assurer la représentation. Grâce aux logiciels de mappage de processus, chaque service ou rôle peut être rendu interactif pour une présentation plus détaillée des besoins du projet’.
- Cartographie des processus générée. En décrivant vos processus actuels et futurs, vous pouvez obtenir une vue d'ensemble du fonctionnement de votre organisation ou de votre projet. Cette vue d’ensemble peut vous aider à trouver de nouvelles façons de simplifier le travail, d’identifier les parties prenantes critiques et les points de connexion, d’améliorer les relations de travail et de créer un processus qui utilise le temps et les compétences de votre équipe’.
- Cartographie des processus en couloirs (ou transversaux). Identification des services impliqués dans un projet, rupture du processus en étapes et affectation de ressources aux bonnes personnes. C’est un excellent moyen d’aborder le processus sous un angle nouveau, d’identifier des pistes d’amélioration et de repérer les lacunes ou les chevauchements — réels ou potentiels — afin d’anticiper la planification.
- Cartographie des processus de la chaîne de valeur ajoutée. Fournir une vue globale de votre projet aux membres de l’équipe. Il s’agit d’une simple carte de cases non connectées vous permettant de visualiser un processus en un coup d’œil. Ce faisant, vous verrez quelles parties prenantes inclure dans un projet pour comprendre comment celui-ci se déroulera.
- Cartographie de la chaîne de valeur (VSM). Illustration, analyse et amélioration des étapes nécessaires à la fourniture d’un produit ou d’un service, tout en recherchant et en éliminant les déchets. Élément clé de la méthodologie légère, VSM passe en revue le flux des étapes de processus et des informations de l’origine à la remise au client. Elle est généralement utilisée par des entreprises qui produisent des biens tangibles destinés aux consommateurs.
- Cartographie des processus d'activité. Affichage des activités à valeur ajoutée et sans valeur ajoutée au sein d’un processus. Cet outil de cartographie de la chaîne de valeur permet de localiser précisément le moment et le lieu où ces activités se déroulent, facilitant ainsi l'identification de synergies entre les parties prenantes là où il est possible de créer une valeur qui n'existait pas auparavant.
Mappage des processus de flux de travail
Lorsque vous créez un diagramme de processus au format « flux », celui-ci ne comportera pas de symboles UML (Unified Modeling Language). Au lieu de cela, il utilisera des notations informatives ou des mots. C’est une excellente solution pour communiquer avec des personnes qui ne comprennent pas les symboles UML ou qui préfèrent les mots aux symboles.
La cartographie des processus métier prend du temps, mais elle en vaut la peine. En fournissant à tous les membres de votre équipe une vision, un processus et ses tâches, ou simplement une compréhension plus approfondie du fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez établir des limites claires, définir des rôles et des responsabilités, et informer tout le monde de ce qu’il doit savoir et quand. Et si vous pensez que le mappage de processus est adapté uniquement à une entreprise qui produit des livrables tangibles, réessayez.
En 2018, la Bibliothèque nationale de médecine des États-Unis et les Instituts nationaux de la santé ont publié un article sur l'importance de la cartographie des processus dans le domaine de la santé. D’après le rapport, le mappage des processus a été utile aux professionnels de la santé en les aidant :
- Apprendre et acquérir une compréhension partagée
- Identifier les opportunités d’amélioration
- Impliquer les parties prenantes du projet
- Définir les objectifs d'un projet
- Suivre l'avancement du projet
- Obtenir une méthode simple pour la planification
Créer des diagrammes de mappage de processus qui occupent la première place
Ainsi, quel que soit le type d’entreprise que vous dirigez, qu’il s’agisse de développement de logiciels, de soins de santé, de construction ou de marketing, la cartographie des processus peut vous aider à travailler plus intelligemment et à rester sur la bonne voie. Pour les propriétaires de petites entreprises qui s’adaptent pour travailler dans un monde post-pandémie, le mappage de processus permet d’optimiser chaque processus, stratégie et tâche, ce qui permet d’optimiser l’efficacité, de réduire les coûts, d’améliorer la prise de décision et la croissance de l’entreprise. De plus, il peut aider votre équipe à collaborer dans le cadre d’une vision partagée, afin que tout le monde puisse faire de son mieux pour l’entreprise et vos clients.
Microsoft Visio crée des visualisations facilement personnalisées pour organiser les données, fournir des insights, présenter des diagrammes faciles à comprendre et donner vie à votre mappage de processus. Pour en savoir plus, consultez ce guide étape par étape sur la création de diagrammes à l'aide d'un logiciel de cartographie des processus.
L’équipe Microsoft 365 met tout en œuvre pour vous fournir les ressources nécessaires au démarrage, au développement et à la croissance de votre entreprise.
Prise en main de Visio
Visualisez et communiquez des idées, des informations et des processus, où que vous soyez et sur différents appareils, grâce à Visio.
Contenu associé
Technologie professionnelle
Six avantages de l’IA générative pour les petites entreprises
Productivité professionnelle
Comment utiliser l’IA pour être plus productif et plus efficace au travail
Technologie professionnelle
IA et productivité : comment utiliser les outils IA pour améliorer l’expérience de l’employé
Productivité professionnelle
Guide du DevOps Agile pour les TPE/PME
Ma PME numérique n’offre aucun conseil fiscal ou financier professionnel. Vous devez contacter votre propre conseiller fiscal ou financier pour discuter de votre situation.
Suivez Microsoft 365