Stimulez votre productivité grâce à ces conseils et astuces essentiels pour Outlook

Outlook simplifie l’e-mail, le calendrier, les contacts, les tâches, et bien plus encore. au sein d’une solution centralisée. Ce n’est dès lors pas étonnant que son utilisation progresse régulièrement sur les appareils mobiles depuis 2017. Divers conseils et astuces peuvent permettre aux utilisateurs du service de gagner en efficacité dans Outlook.

Découvrez quelques recommandations pour tirer pleinement parti d’Outlook.

Vous qui faites partie des millions d’utilisateurs d’Outlook, vous pensez peut-être que vous en faites déjà une utilisation optimale. Au cas où, voici sept conseils et astuces qui pourront vous être utiles.

1. Interagissez oralement avec Outlook

En réalité, ce n’est pas avec Outlook que vous communiquez oralement, mais avec Cortana, l’assistant de productivité de Microsoft. Cortana est intégré à Outlook Mobile via la fonctionnalité Lecture des e-mails à voix haute. Une fois que vous avez configuré cette option dans Outlook, vous pouvez écouter vos nouveaux e-mails lorsque vous vous trouvez à l’extérieur. Vous pouvez également les gérer. À l’aide de votre seule voix, vous pouvez marquer les courriers comme non lus, y ajouter un indicateur, les supprimer et y répondre.

Et ce n’est pas tout : Cortana ne se contente pas de lire vos courriers. L’assistant à la voix féminine ou masculine (au choix) vous aide à rester organisé. L’IA vous informe des changements concernant les événements planifiés et identifie même les conflits de planning sur votre calendrier. Découvrez cette fonctionnalité en action.

2. Utilisez la boîte de réception Prioritaire

Il peut être pénible de consulter une boîte de réception encombrée en particulier sur un téléphone. Une boîte de réception Prioritaire vous permet d’identifier et consulter rapidement les e-mails qui vous importent le plus. Vous pouvez ainsi créer l’équivalent de deux boîtes de réception (Prioritaire et Autres). Ensuite, basculez entre les deux en faisant simplement glisser le bouton en haut de votre boîte de réception.

Outlook trie vos e-mails automatiquement en déplaçant les messages importants vers la section « Prioritaire » et les autres e-mails, y compris le courrier indésirable, vers la section « Autres ». Vous pouvez reclasser rapidement les messages en les déplaçant d’une section de la boîte de réception vers l’autre. Vous pouvez même sélectionner l’option Toujours déplacer vers Prioritaire (ou Toujours déplacer vers Autres) si vous souhaitez que les communications d’un expéditeur donné apparaissent toujours à un emplacement spécifique.

Par ailleurs, plus vous utilisez la fonctionnalité Boîte de réception Prioritaire, plus elle est capable de gérer intelligemment vos courriers. Elle porte en effet une attention particulière à la manière dont vous triez vos courriers afin de mieux classer les messages entrants et de vous aider à vous concentrer sur ceux véritablement importants.

3. Partagez vos calendriers

Quotidien amélioré, Outlook amélioré

Une façon intelligente de savoir ce qui arrive dans votre boîte de réception. Retrouvez du temps pour vous grâce à la fonction Lecture des e-mails à voix haute dans Outlook sur iOS

Prise en main

Nous savons pertinemment que les réunions occupent une trop grande partie de notre emploi du temps. Alors que vous vous efforcez certainement de remédier à ce problème au sein de votre organisation, Outlook vous aide en optimisant la programmation des réunions.

Les calendriers partagés dans Outlook vous permettent de sélectionner dans les paramètres de votre calendrier les personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager, telles que des collègues ou des amis. Vous pouvez affecter un code couleur aux différentes équipes et gérer les autorisations utiles afin de permettre aux personnes avec lesquelles vous partagez votre calendrier de l’afficher uniquement, de le modifier ou de le gérer (par délégation). Par ailleurs, vous pouvez également choisir les détails que vous partagez à l’aide des options Tous, Titres et emplacements seulement ou Uniquement quand je suis occupé(e).

4. Bénéficiez de l’Assistant Planification

Lorsque vous partagez vos calendriers, vous pouvez utiliser l’Assistant Planification sur votre appareil mobile pour décider d’un horaire compatible avec l’emploi du temps des différents participants, et éviter ainsi d’échanger d’innombrables e-mails. Créez un événement dans votre calendrier, puis ajoutez les personnes que vous souhaitez inviter. Vous pouvez ensuite utiliser le sélecteur d’horaire de l’Assistant Planification pour identifier un horaire qui convient à tout le monde. Il ne vous reste plus qu’à le réserver.

5. Mentionnez une personne pour attirer son attention

Tant que vous travaillez au bureau aux côtés d’une personne, vous avez la possibilité de la solliciter directement. À la simple mention de son nom, la personne concernée lève spontanément les yeux de son travail. Vous pouvez procéder de la même façon sur votre téléphone à l’aide des @mentions dans Outlook. Lorsque vous @mentionnez le nom d’un destinataire dans un courrier, celui-ci peut voir qu’il a été sollicité dans la conversation.

Et ce n’est pas tout. Lorsque d’autres personnes vous @mentionnent, la boîte de réception affiche les phrases dans lesquelles votre @mention apparaît directement dans l’extrait du message. Cette fonctionnalité vous permet d’identifier rapidement l’aspect sur lequel vous devez porter votre attention.

6. Personnalisez les options associées au mouvement de balayage

Dans une application de rencontres, les utilisateurs balaient à gauche ou à droite pour exprimer leur avis concernant les candidats potentiellement compatibles. Vous pouvez disposer d’un niveau de choix comparable dans votre boîte de réception Outlook. Ouvrez les paramètres d’Outlook Mobile, puis sélectionnez Options de balayage. Vous pouvez attribuer l’option Balayer vers la droite ou Balayer vers la gauche à différentes actions :

Supprimer
Marquer comme lu
Marquer comme non lu
Drapeau
Archiver

7. Utilisez la fonctionnalité Ne pas déranger

Il peut nous arriver de vérifier frénétiquement notre courrier. Nous pouvons alors nous sentir un peu comme ces rats de laboratoire qui appuient sur un bouton dans le but de recevoir une récompense : un nouveau message. Pareille activité est source de distraction. Pour pouvoir vous absorber entièrement dans les tâches qui vous importent à ce moment-là, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Ne pas déranger dans Outlook. En désactivant les notifications générées par les applications, vous pouvez concentrer votre attention sur la réunion à laquelle vous participez ou le rapport que vous devez finaliser.

Vous pouvez programmer la fonctionnalité de manière à l’appliquer tous les après-midi avant l’heure de votre départ et ainsi profiter d’une période calme pour organiser et préparer la journée du lendemain. Vous pouvez également l’appliquer immédiatement au besoin.

Communiquez et organisez-vous lors de vos déplacements

La surcharge de la boîte de réception constitue un problème réel. Outlook Mobile vous aide à communiquer et vous organiser lorsque vous vous trouvez hors du bureau. Maintenant, à l’aide de Cortana, et des autres conseils et astuces exposés ici concernant l’utilisation d’Outlook, vous pourrez prendre le contrôle de vos communications et engagements personnels et professionnels.

L’équipe Microsoft 365 se concentre sur le partage de ressources pour vous aider à démarrer, à exécuter et à développer votre activité.

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