Guide du débutant pour l’utilisation du modèle BPMN dans vos activités
Qu’est-ce que la BPMN ?
Il faut le voir pour le croire. Une image vaut mille mots. Prouvez par l’image, pas par le discours. Ce sont des expressions comme celles-ci qui ont rendu la Business Process Modeling Notation (BPMN) extrêmement populaire dans de nombreux types d’entreprises, de secteurs et de professions. Mais qu’est-ce que la BPMN et comment fonctionne-t-elle exactement ?
En bref, la BPMN est une méthode d’organigramme standardisée qui vous permet de créer et de partager des diagrammes faciles à comprendre. Ces diagrammes peuvent modéliser visuellement les étapes d’un processus métier de bout en bout.
Exemple d’organigramme de modification d’adresse BPMN (ci-dessus)
Bien qu’il existe plusieurs méthodes de modélisation des processus, la BPMN est rapidement devenu la norme de facto pour la modélisation des processus, et pour une bonne raison.
Quelles sont ses fonctionnalités ?
L’un des avantages les plus significatifs de BPMN réside dans sa capacité à produire des organigrammes aussi simples ou complexes que nécessaire. Cela permet aux parties prenantes de l’entreprise à tous les niveaux (techniques ou non techniques) de les comprendre.
C’est cette qualité qui compte probablement pour la popularité de BPMN. Une enquête de 2016 a révélé que 64 % des entreprises souhaitaient adopter BPMN pour simplifier leurs processus métier. L’objectif est simple pour la plupart des entreprises : économiser de l’argent en réduisant les coûts et en améliorant la productivité.
Pourquoi en a-t-on besoin ?
Les enjeux sont de taille. Tenez compte des statistiques d’une enquête 2018 sur les entreprises :
- 37 % des personnes interrogées ont signalé que leurs organisations ont plusieurs projets de processus métier de haut niveau en cours
- 93 % des organisations de l’enquête participent à de nombreux projets d’amélioration de processus
- 79 % ont dit qu’ils utilisaient des outils logiciels de processus pour modéliser les processus qu’ils analysaient et qu’ils prévoyaient de modifier
- En outre, 65 % des personnes interrogées ont accepté ou fortement accepté que les processus et technologies BPMN ont aidé leurs organisations à améliorer l’efficacité, la flexibilité et la satisfaction client
- Toutefois, la majorité (52 %) des personnes interrogées ont dit qu’elles modélisaient ou documentaient uniquement occasionnellement leurs processus d’entreprise
Outre l’amélioration de l’efficacité, d’autres motivations pertinentes pour la prise en charge du travail de processus métier sont les suivantes :
- Améliorer la satisfaction client
- Amélioration de la réactivité de l’organisation
- Amélioration de la coordination et du contrôle de l’entreprise
- Présentation d’un nouveau produit ou métier
- Se conformer aux nouvelles réglementations
- Réponse à des événements uniques tels qu’une fusion ou une acquisition
De l’informatique aux services financiers, en passant par l’assurance, l’industrie manufacturière, l’éducation, les télécommunications, le commerce de détail, les ordinateurs et les logiciels, toutes les entreprises peuvent tirer parti de processus métier ou organisationnels améliorés.
Comment BPMN est-il utilisé ?
L’objectif de BPMN est de donner à tout le monde une vue claire d’un processus du début à la fin. Cela aide à fournir un chemin visuel qui comble les écarts, en montrant la séquence d’activités métier nécessaire pour aller d’une extrémité d’un processus à l’autre.
Voici quelques-uns des avantages que les entreprises peuvent tirer de l’utilisation de BPMN :
- Une communication et une collaboration plus faciles pour atteindre un objectif
- Représentation visuelle simple des étapes
- Possibilité de personnaliser en fonction des rôles des parties prenantes (par exemple, analystes, participants au processus, responsables, développeurs, équipes externes et consultants)
- Identification des problèmes dans les processus qui peuvent nécessiter une solution
- Enseignements sur les domaines potentiels d’amélioration
- Favorisez des résultats de meilleure qualité
Exemples de modélisation de processus
Orienté métier
De nombreuses personnes et entreprises souhaitent modéliser un processus très général, centré sur les personnes. Dans ce cas, s’en tenir à un petit nombre de symboles nécessite moins de connaissances approfondies de BPMN ; la notation reste donc simple. À l’inverse, ces modèles peuvent aussi être adaptés pour devenir extrêmement détaillés à l’intention des équipes informatiques et d’autres parties prenantes techniques.
Voici quelques exemples des types de processus que ces organigrammes peuvent représenter visuellement :
- Gestion des plaintes d’appels de clients
- Vente de produits en ligne
- Workflow de fabrication
- Traitement des demandes d’assurance
- Organigrammes de flux de recrutement
- Méthodes d’intégration
Exemple de processus BPMN avec diagramme de passerelle
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Orienté technique
Comme mentionné précédemment, vous pouvez créer des diagrammes aussi détaillés que nécessaire. Par exemple, illustrant des flux de processus centrés sur l’informatique, le codage et bien plus encore :
- Services web B2B
- Visualisation de l’exécution du code dans un programme
- Illustration de la structure d’un site web ou d’une application
- Voir comment les visiteurs naviguent sur un site web
- Affichage du flux de données dans des systèmes tels que la saisie de données, les processeurs et les réseaux de communication
Dans des versions plus complexes, vous pourrez modéliser des événements métier complexes, tels que des messages, des minuteries, des règles métier et des conditions d’erreur. Nous allons explorer d’autres de ces versions complexes de la BPMN.
Éléments et symboles dans BPMN 2.0
La notation BPMN comporte cinq catégories d’éléments de base et, dans ces catégories, de nombreuses formes et symboles différents. Voici une vue d’ensemble rapide :
Objets de flux
Celles-ci montrent le comportement dans un processus métier et incluent :
- Activités : travail effectué ou tâches d’une personne ou d’un système (affichées sous la forme d’un rectangle avec des angles arrondis).
- Événements : ce qui se passe pendant un processus : Démarrer, Intermédiaire et Fin (affiché sous forme de cercles).
- Passerelles : représenter le chemin d’accès du flux de séquence dans un processus (présenté sous forme de losanges). Des détails supplémentaires peuvent inclure des points de décision.
Objets de données
Ces informations fournissent des informations sur les données d’un processus. Les données sont représentées de quatre manières :
- Les entrées de données (affichées sous forme de page avec un coin et une flèche droite) sont des tâches dépendantes des données. Elles ne peuvent pas avancer tant que des données spécifiques n’ont pas été collectées.
- Les sorties de données (affichées sous la forme d’une page avec un coin plié et une flèche droite pleine) sont utilisées pour indiquer quand le processus génère des données.
- La collecte de données (représentée par une page dont un coin est plié avec trois lignes pleines au centre en bas) désigne tout acte de collecte de données requis dans le processus (par exemple, une enquête).
- Les banques de données (représentées par un conteneur) servent à collecter les données obtenues à partir du processus.
Connexion d’objets
Celles-ci connectent les objets de flux les uns aux autres, ou à d’autres informations, et montrent le flux d’un processus :
- Les flux de séquence (avec une flèche droite pleine) décrivent l’ordre des activités effectuées.
- Les flux de message (représentés par une flèche droite en pointillés avec un cercle sur le côté gauche) indiquent les messages et l’ordre des flux entre les participants.
- Les associations (affichées sous forme de ligne pointillée) lient le texte et les artefacts à un événement.
Couloirs
Ce terme représente les pools et les couloirs.
- Pool : « conteneur » pour un processus unique.
- Couloirs : ces activités classifient l’activité à l’intérieur du pool. Affichées horizontalement ou verticalement, elles divisent le pool en sections pour montrer la responsabilité et l’emplacement des événements.
Artefacts
Celles-ci fournissent des détails supplémentaires sur le processus. Il existe deux types d’artefacts :
- Groupes : affichés sous forme de zones encochées, ceux-ci se déplacent autour d’un groupe d’éléments pour montrer qu’ils sont liés.
- Annotations de texte : il s’agit simplement de notes (précédées d’un seul crochet gauche) que les lecteurs peuvent facilement voir sans exploration. Également appelés commentaires.
Simplifiez la BPMN avec des logiciels
Quand il s’agit de créer votre organigramme, il n’est pas nécessaire de réinventer la roue, en particulier si vous commencez à utiliser la BPMN.
L’utilisation d’un outil logiciel vous permet de créer vos diagrammes plus rapidement et de rendre votre modèle de processus métier plus efficace. Veillez à choisir les logiciels qui vous permettent de :
- Commencer à créer rapidement des diagrammes en créant facilement des des organigrammes BPMN avec des modèles et des exemples prêts à l’emploi.
- Donnez à vos diagrammes une apparence professionnelle et attrayante avec des thèmes et des effets prédéfinis.
- Tirez parti de fonctionnalités intuitives telles que le glisser-déplacer, l’alignement et la position, et la connexion automatique pour créer des diagrammes plus efficacement.
- Travaillez dans un écosystème de contenu qui fournit l’ensemble de formes BPMN 2.0 de base et au-delà, ce qui représente des centaines de symboles graphiquement différents.
- Bénéficiez d’un niveau d’assistance qui permet de créer à la fois des diagrammes BPMN de base et des diagrammes plus détaillés avec logique d’exception, informations sur les ressources et les rôles, informations de base sur le flux de données et informations sur la communication entre les participants.
- Recherchez les erreurs en validant votre diagramme par rapport à 76 règles logiques liées à la précision visuelle, basées sur la norme BPMN 2.0, et affiche une liste des problèmes à examiner.
- Chargez votre propre ensemble personnalisé de règles logistiques liées à la précision visuelle.
- Partagez facilement votre travail sous forme de lien web, de pièce jointe, d’image ou de PDF sécurisé, et répondez aux commentaires en ligne.
- Collaborez avec d’autres en utilisant la co-édition, les commentaires et les annotations.
- Modifiez conjointement des diagrammes avec votre équipe pour conserver une version unique de référence et réduire au minimum les conflits de versions.
- Voyez qui travaille sur des parties spécifiques du diagramme, recevez des notifications concernant les modifications et choisissez quand fusionner ces changements dans un fichier principal.
- Intégrez des diagrammes liés aux données dans un tableau de bord Power BI. Cette intégration peut vous aider à optimiser les opérations et le décisionnel afin de mieux comprendre l’image globale.
- Automatisez vos flux de travail de processus métier vous-même, en accélérant le processus de création et en laissant plus de temps au service informatique pour se concentrer sur des initiatives stratégiques
- Accédez aux diagrammes depuis presque n’importe où dans un navigateur ou l’application iPad®.
Conseils pour la prise en main
Des responsables de processus métier établis aux analystes, simplifier vos processus métier présente un avantage, qu’ils soient simples ou complexes. Si les informations semblent un peu volumineuses, gardez ceci à l’esprit : vous pouvez créer un organigramme BPMN simple, puis le créer à partir de là.
Si vous souhaitez le voir en action, de nombreux modèles et vidéos pratiques vous aideront à créer un diagramme de base, puis vous pourrez ajouter des détails à mesure que vous serez plus à l’aise. Vous pouvez en apprendre davantage sur l’utilisation des processus et logiciels conformes à BPMN grâce à ce guide étape par étape.
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