Suurten tiedostojen lähettäminen

On turhauttavaa nähdä sähköpostin palautuvan tai estyvän suuren liitteen takia, ja syy on yksinkertainen. Internet-palveluntarjoajat ja sähköpostipalvelut rajoittavat ladattavien tai lähetettävien tiedostojen kokoa, jotta valtavat tietomäärät eivät hidasta niiden palveluja.

Enimmäiskoko on pienempi kuin useimmat odottavat. Outlook ja iCloud pysähtyvät 20 Mt:n kokoon. Gmail, Yahoo, ProtonMail ja AOL pysähtyvät 25 Mt:n kokoon. Kaksi seikkaa pienentää todellista ylärajaa edelleen. Sähköpostiliitteet koodataan siirtoa varten, mikä kasvattaa niiden kokoa, joten suurin oikeasti mahtuva tiedosto on noin 75 prosenttia ilmoitetusta rajasta, ja 25 megatavun raja riittää noin 18 megatavun tiedostolle. Vastaanottajan palveluntarjoaja käyttää myös omaa rajoitustaan, joten pienempi kahdesta enimmäismäärästä päättää, pääseekö viestisi perille.

Ennen menetelmän valitsemista on hyvä tietää, mihin tiedostosi asettuu. Tässä on joitakin suuntaa antavia arvioita tiedostoista, joita pienyritykset lähettävät useimmin: puhelimen kameralla otettu kuva on muutaman megatavun kokoinen ja käy hyvin liitteeksi; kuvia sisältävä diaesitys on usein kooltaan 10–30 Mt, eli aivan rajan tuntumassa; lyhyt video ylittää rajan jo ensimmäisen kuvausminuutin aikana; suunnittelu-, CAD- tai raakakuvatiedosto on yleensä satojen megatavujen kokoinen; ja skannattujen laskujen tai sopimusten kansio kasvaa nopeasti, kun sivuja on yli parikymmentä.

Käytännön sääntö on tämä: yli noin 18 megatavun tiedosto kannattaa lähettää linkillä liitteen sijaan, ja kaikki yli parinsadan megatavun kokoiset tiedostot tarvitsevat nimenomaan pilvitallennustilaa.

Lataa tiedosto ja jaa sitten linkki siihen. Tämä on neljästä vaihtoehdosta suurin yläraja, jopa 250 gigatavua tiedostoa kohden, ja se toimii sekä yksittäisen asiakirjan että kokonaisen kansion kanssa. Vastaanottajan ei tarvitse luoda tiliä tallennuspalveluun, jotta hän voi avata linkin. Käyttöoikeudet tulee huomioida, kun jaat organisaatiosi ulkopuolelle, joten käyttöoikeuksien huolellinen määrittäminen on tärkeää. Jos tämä on sinulle uutta, pilvitallennus pienyrityksille käsittelee sitä, miten taustalla oleva palvelu toimii.

Yhteistyötyökalut yhdistävät keskustelun, videokokoukset ja tiedostojen tallennuksen samaan paikkaan, ja ne on yleensä integroitu pilvitallennukseen, joten tiedoston lähettäminen keskustelussa onnistuu yhdellä vaiheella. Tämä on nopein vaihtoehto ihmisille, joiden kanssa työskentelet jo. Haittapuoli on se, että tiedostot päätyvät eri viestiketjuihin ja niitä on myöhemmin vaikeampi löytää.

Näiden avulla voit ladata tiedoston ja lähettää latauslinkin. Osa toimii ilmaiseksi ja osa tilauksella. Ne ovat hyödyllisiä silloin, kun vastaanottaja ei käytä tavallisia työkalujasi. Tarkista tietoturvakäytännöt ennen palvelun käyttöä, koska nämä sivustot eivät usein tarjoa vahvaa tietoturvaa tai tietosuojaa. Käytä arkaluontoisten tietojen kohdalla sen sijaan pilvitallennuspalvelua.

Kansion pakkaaminen tai suuren arkiston jakaminen osiin voi saada tiedoston mahtumaan rajan alle. Se kuitenkin auttaa vain marginaalisesti. Videot, valokuvat ja PDF-tiedostot on jo pakattu, joten ne kutistuvat vain vähän. Useimmille pienyrityksille pilvitallennuslinkki hoitaa lähes kaikki tapaukset, ja loput ovat tilannekohtaisia.

Pilvilinkkimenetelmä kestää noin minuutin. Tallenna ensin tiedosto pilvitallennustilaan tai vedä se kansioon, johon se kuuluu. Odota sitten, kunnes lataus on valmis, koska linkki ei toimi, ennen kuin tiedosto on täysin tallennettu. Valitse sitten jakamisvaihtoehto, joko asiakirjan Jaa-painikkeella tai klikkaamalla tiedostoa kansionäkymässä hiiren kakkospainikkeella. Määritä sitten käyttöoikeudet ennen lähettämistä: kuka voi avata tiedoston, voiko vastaanottaja muokata tiedostoa vai vain tarkastella sitä ja pitäisikö linkin vanhentua. Lähetä lopuksi linkki sähköpostilla, chatissa tai tekstiviestillä.

Jotkin sähköpostisovellukset lyhentävät tätä entisestään. Kun liität liian suuren tiedoston Outlookissa, se tarjoaa tiedoston lataamista OneDriveen ja liitteen korvaamista jakolinkillä. Tämä tuottaa saman lopputuloksen ilman, että sinun tarvitsee poistua Saapuneet-kansiosta. Tarkista linkin käyttöoikeudet, jos vastaanottaja on organisaatiosi ulkopuolella.

Pilvitallennusta kannattaa pitää oletusvaihtoehtona eikä vararatkaisuna, ja syyt ulottuvat paljon tiedostokokoa pidemmälle. Helppokäyttöisyys: lähetä sähköpostikutsu tai suora linkki, ja vastaanottaja voi avata sen ilman tiliä. Tietoturva: suojausominaisuuksiin sisältyvät tiedostojen salaus, epäilyttävien kirjautumisten valvonta, kiristyshaittaohjelmien tunnistus, virustarkistus, kaksivaiheinen todennus ja salasanasuojatut linkit. Käyttöoikeudet: rajoita, kuka voi tarkastella, kommentoida, muokata tai jakaa uudelleen, aina yhdestä henkilöstä ryhmään tai kaikkiin, joilla on linkki. Palautus: jos vastaanottaja poistaa tiedoston, voit palauttaa sen roskakorista, ja jos hän muokkaa sitä, voit palauttaa aiemman version.

Varmuuskopiointi: tiedostot pysyvät turvassa, vaikka tietokone katoaisi tai kaatuisi tai se varastettaisiin. Yhteistyö: jaa kerran ja työskentele saman tiedoston parissa yhdessä, ja muutokset näkyvät sitä mukaa kuin niitä tehdään. Vähemmän tallennustilaa: tiedosto vie vähemmän tilaa laitteellasi eikä kuluta sähköpostisi kiintiötä lainkaan. Kustannus: useimmissa palveluissa on ilmainen taso, joten ei ole syytä maksaa suuremmasta sähköpostirajasta tai tiedostonsiirtotilauksesta. Yhdessä nämä muuttavat yksisuuntaisen toimituksen jaetuksi toiminnalliseksi kopioksi, mikä on yleensä juuri se lopputulos, jonka halusit alun perin saavuttaa.

Linkin jakaminen laajentaa käyttöä, joten muutama hyvä tapa kannattaa omaksua. Oppaassamme pienyritysten turvalliseen tiedostonjakamiseen perehdytään tarkemmin taustalla oleviin suojauksiin.

Jaa nimetyille henkilöille sen sijaan, että jakaisit kenelle tahansa linkin haltijalle, aina kun tiedosto on arkaluonteinen. Määritä vain tarkasteluoikeudet, ellei vastaanottajan oikeasti tarvitse muokata tiedostoa. Lisää vanhenemispäivä, jotta linkki lakkaa toimimasta, kun projekti on valmis. Lisää myös salasana talous-, laki- tai asiakastietoja varten. Ennen kuin lataat mitään luottamuksellista ilmaiseen siirtopalveluun, lue, mitä salauksesta ja säilytyksestä kerrotaan, sillä monet säilyttävät tiedostoja pidempään kuin ehkä luulisit.

Jaettu tiedosto on yleensä toimiva tiedosto, ja työ alkaa sillä hetkellä, kun linkki lähetetään. Tällöin tekoälyn avusta on oikeasti hyötyä: se voi tiivistää pitkän sopimuksen tai raportin, jotta kollegan ei tarvitse lukea neljääkymmentä sivua muutoksen löytämiseksi, laatia linkin mukana lähetettävän viestin ja kertoa, mitä muut yhteistyökumppanit muokkasivat, kun olit poissa. Tiedosto lakkaa olemasta jotain, minkä lähetit sähköpostilla, ja siitä tulee jotain, jota tiimi käsittelee yhdessä.

Suurten tiedostojen lähettäminen lakkaa olemasta ongelma heti, kun lopetat niiden liittämisen viestiin. Siirrä tiedosto pilvitallennustilaan, määritä käyttöoikeudet sen mukaan, kuka saa nähdä sen, ja lähetä linkki. OneDrive antaa pienyrityksille linkin sekä salauksen, versionhallinnan ja vanhenevan käyttöoikeuden, jotka tekevät jakamisesta oletusarvoisesti turvallista. Aloita OneDriven käyttö.