Paranna viestintää työpaikalla ja kasvata yritystäsi

Miksi viestintä on tärkeää töissä

Tehokas viestintä työpaikalla on ratkaisevan tärkeää monen pienen yrityksen menestykselle. Selkeä viestintä esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä on avain tavoitteiden saavuttamiseen ajallaan ja budjetissa. Hyvät asiakassuhteet, työntekijöiden tuottavuus ja innovointi sekä miellyttävä työympäristö perustuvat siihen, että tiimisi osaa viestiä selkeästi, avoimesti ja liiketoimintakäytäntöjesi mukaisesti. Lisäksi toimintaympäristö, joka tukee tehokasta viestintää työpaikalla, auttaa parantamaan työntekijöiden sitoutumista, lisäämään tuottavuutta ja asiakastyytyväisyyttä sekä kasvattamaan yritystäsi.

Viestinnän parantaminen työpaikalla

Luo merkityksellisempää viestintää esihenkilöiden ja työntekijöiden välille

Tehokkaassa työviestinnässä yrityksen omistajien ja esihenkilöiden tehtävä on näyttää suuntaa. Yleinen strategia on säännöllisten kokousten ajoittaminen, mutta miten varmistat, että jokainen kokous on hyödyllinen? Mieti ensin, millaista kokousta suunnittelet – ideointia, keskustelua ja päätöksentekoa, suunnittelua ja tekemistä, kahdenkeskistä tapaamista vai tiimin yhteishenkeä vahvistavaa tilaisuutta. Suunnittele kokous sen tavoite huomioiden, jotta sen vaikuttavuus ja arvo ovat mahdollisimman suuret. Kun suunnittelet esimerkiksi keskustelu- ja päätöskokousta, varmista, että kaikki keskeiset sidosryhmät ovat paikalla. Aloita kokous jakamalla selkeä asialista, jossa on arvioitu aika jokaiselle osiolle. Pyri tuomaan kokouksen aikana aktiivisesti esiin erilaisia näkökulmia ja kirjaa päätökset sekä kunkin henkilön vastuut ja toimenpiteet.

Kuunteleminen on toinen tärkeä hallintataito, joka parantaa merkittävästi viestintätaitoja töissä. Johtajat, jotka priorisoivat kuuntelun, ovat huomattavasti tehokkaampia kuin ne, jotka käyttävät enemmän aikaa puhumiseen. Kuuntelustrategioihin, jotka auttavat tuomaan työntekijöistä esiin parhaat puolet, kuuluvat säännöllisten kahdenkeskisten tapaamisten varaaminen, hyvien kysymysten esittäminen ja harkittujen jatkokysymysten tekeminen, sanattomien vihjeiden huomioiminen sekä välittämisen osoittaminen. Loppujen lopuksi hyvän kuuntelutaidon oppiminen tuottaa tulosta työntekijöiden pysyvyyden, sitoutumisen ja tyytyväisyyden kannalta. 

Toinen tapa pitää työntekijät sitoutuneina ja tyytyväisinä on antaa heille työkalut, joita he tarvitsevat työnsä tekemiseen tehokkaasti – ja se alkaa oikean työpaikan viestintäteknologian valinnasta.

Paranna työntekijöiden tuottavuutta yhtenäisellä viestintäratkaisulla

Älä ymmärrä väärin: tekniikka on erinomainen asia, mutta se tulisi valita viisaasti ja sitä tulisi käyttää viisaasti. Sen sijaan, että sisäisen työviestinnän tukena olisi erillinen työntekijöiden intranet, sosiaalinen intranet, projektinhallintatyötila, pikaviestintä, yksityiset keskusteluhuoneet, sähköposti ja videokanava, valitse yhtenäinen viestintäjärjestelmä (UC), joka tarjoaa kaiken tarvittavan yhdessä kätevässä paikassa. UC-järjestelmä auttaa pieniä yrityksiä kasvamaan parantamalla järjestelmällisyyttä, tehokkuutta ja viestintää työntekijöiden välillä ja asiakkaiden kanssa. 

UC-järjestelmällä vähennät epäselvyyksiä ja parannat todennäköisyyttä, että henkilöstö todella käyttää käytettävissä olevia työkaluja. Mutta mitkä työkalut ovat todella tarpeen?

• Sähköposti: Sähköposti on yksi parhaista tavoista tavoittaa ihmisiä organisaatiosi sisällä ja sen ulkopuolella. Varmista vain, että valitset pilvipohjaisen sähköpostiohjelman. Näin pääset käsiksi viesteihisi miltä tahansa laitteelta, viestisi varmuuskopioidaan pilveen ja tietoturvasi pysyy aina ajan tasalla.

• Yhteistyötila: Kun käytössä on pikaviestintä ja videoneuvottelut sekä mahdollisuus jakaa tiedostoja ja työskennellä niiden kanssa yhdessä reaaliajassa, turvallinen ja tehokas työtilasovellus auttaa tiimiäsi tekemään yhteistyötä projekteissa, käymään läpi ongelmia ja rakentamaan luottamusta sekä työsuhteita, joiden avulla voit kehittää työpaikan viestintää ja kulttuuria, jota tarvitset menestyäksesi. Ja koska työntekijät tekevät tämän kaiken sovelluksella työpöydällä, kannettavalla, tabletilla tai puhelimella, voit palkata parhaat osaajat – asuivatpa he lähellä tai puolen maailman päässä.

• Työnkulun ja tehtävien hallinnan ratkaisut: Järjestyksessä pysyminen on ratkaisevan tärkeää kaikille organisaatioille, mutta kun olet pieni yritys ja henkilöstöä on vähän, painopisteet voivat muuttua nopeasti, aiheuttaa epäselvyyksiä ja pysäyttää tuottavuuden lähes kokonaan. Kuitenkin työnkulun ja tehtävien hallinnan ohjelmisto auttaa sinua laatimaan projektisuunnitelmia, joiden avulla koko tiimi ymmärtää, mitkä asiat ovat etusijalla, mitkä tehtävät pitää tehdä ja milloin ne erääntyvät. Ohjelmisto jopa toimittaa tilapäivityksiä ja antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden jakaa tiedostoja.

Viesti henkilöstön kanssa ja kysy heiltä, mitä he haluavat ja tarvitsevat

Vaikka työpaikan kulttuuri syntyy usein luonnostaan, aidosti osallistavan, yhteistyöhön kannustavan, viihtyisän ja tuottavan ympäristön rakentaminen vaatii silti hienosäätöä. Valitettavasti monet työntekijät eivät vastaa suoraan esitettyihin työpaikkaa koskeviin kysymyksiin harkitusti ja rehellisesti – joko siksi, että he ovat huolissaan anonymiteetin puutteesta tai siksi, että he tarvitsevat yksinkertaisesti aikaa aiheen pohtimiseen.