Gantt-kaaviolla on ollut merkittävä rooli onnistuneiden projektien toteutuksessa alusta loppuun jo yli vuosisadan ajan. Rakennusprojektit, häät eksoottisissa lomakohteissa, sisällön luominen, uudet verkkosivustot ja oikeastaan mikä tahansa projekti, jolla on alku ja loppu, hyötyvät todennäköisesti Gantt-kaaviosta.
Kattava opas Gantt-kaavioiden käyttöön
Mikä Gantt-kaavio oikeastaan on?
Gantt-kaavio on kronologinen palkkikaavio: se on helposti omaksuttava aikajana, joka muuntaa projektin tiedot selkeään visuaaliseen muotoon. Gantt-kaaviot liittyvät vahvasti vesiputoustyyppiseen projektinhallintaan. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kukin projektin vaihe täytyy suorittaa loppuun ennen seuraavan vaiheen aloittamista ja että vaiheet eivät koskaan toistu.
Toisin kuin Agile, se on lineaarinen suunnitelma, jossa tarpeet sekä vaatimukset muuttuvat ja niitä lisätään projektiin yksittäisten sprinttien ja jatkuvan palautteen perusteella. Jos haluat luoda tehokkaan Gantt-kaavion, sen täytyy sisältää esimerkiksi seuraavat tärkeät tiedot:
- Laajuus
- tehtävät
- riippuvuudet
- vaadittu työ (aika) per tehtävä
- resurssit (ihmiset)
- Välitavoitteet
Helppokäyttöisen projektinhallintaohjelmiston ansiosta Gantt-kaavion luominen ei ole koskaan ollut näin helppoa – myös vasta-alkajalle. Gantt-kaaviot ovat itse asiassa johdonmukaisesti viiden pyydetyimmän ja eniten käytetyn toiminnon joukossa projektinhallintaohjelmistoissa. Tämä on hyvä muistaa, kun huomioit sen, että 9,9 prosenttia jokaisesta dollarista tuhlaantuu tehottomien projektien johdosta. Tämä tarkoittaa 99 dollaria jokaisesta investoidusta tuhannesta dollarista.
Eräs merkittävimmistä projekteja hidastavista tekijöistä on laajuuden paisuminen, joka tarkoitta kyvyttömyyttä hallita tai sopeuttaa projektin ajankäyttöä, kustannuksia tai resursseja. Projektipäälliköille äskettäin tehdyn kyselyn mukaan 52 prosenttia edellisen vuoden aikana valmistuneista projekteista koki laajuuden paisumista. Viisi vuotta sitten tämä luku oli vain 43 prosenttia.
Miltei kaikki projektit voivat hyötyä Gantt-kaavioiden käytöstä, koska ne voivat yksinkertaistaa projektinhallintatehtäviä, pitää laajuuden hallinnassa ja auttaa saavuttamaan menestystä. Tutustutaan nyt muutamaan eri tilanteeseen, jossa Gantt-kaaviosta on todella hyötyä.
Skenaario: laskentataulukko ei riitä tai on liikaa
Yksinkertainen projektien hallinta.
Kaikki hallitsevat projekteja. Microsoft Projectin tehokkuuden ja yksinkertaisuuden ansiosta voit hoitaa mitä tahansa projektia onnistuneesti.
Ylisuuren laskentataulukon selaaminen ja siihen muutosten tekeminen voi olla todella vaivalloista tai jopa pelottavaa sekä sinulle sekä projektin sidosryhmille. Lisäksi se ei mahdollista riippuvuuksien tai dynaamisen aikataulutuksen käyttöä.
Tämän tietomassan muuntaminen miellyttävän näköiseksi visualisoinniksi voi selkeyttää tehtäviä, parantaa koordinointia ja päätöksentekoa sekä työnkulkuja ja muuta, sillä se tarjoaa värikoodatun visuaalisen aikajanan alusta loppuun. Tämä on elintärkeää, kun muistat sen, että menestyvien yritysten onnistumisprosentti on huomattavasti parempi (92 %) verrattuna heikosti suoriutuviin (32 %) ja että ne tuhlaavat 21 kertaa vähemmän rahaa projektien tehottomuuden seurauksena.
Skenaario: projektissa on mukana paljon ihmisiä
Gantt-verkkokaavioiden käyttö voi olla erittäin hyödyllistä, kun projektissa tarvitaan jatkuvia päivityksiä, joista kaikkien on pysyttävä kärryllä. Verkkoaikajana pitää asiat järjestyksessä ja ajan tasalla paremmin kuin staattinen laskentataulukko. Lisäksi se helpottaa tehtävien ja tulevien välitavoitteiden jakamista kaikille projektin sidosryhmille.
Voit luoda räätälöityjä näkymiä, tehdä muutoksia reaaliaikaisesti versionhallinnan ylläpitämiseksi, käyttää helppoja vedä ja pudota -toimintoja sekä hyödyntää raportointitoimintojen kaltaisia tehokkaita työkaluja. Kun opit tuntemaan Gantt-kaaviot paremmin, näet entistä enemmän etuja, esimerkiksi mahdollisuuden kirjata riippuvuuksia ja hyödyntää automaattisia aikatauluja, mikä ei ole mahdollista pelkällä laskentataulukolla.
Hyvä uutinen on se, että jos monet projektisuunnitelmasi ovat tällä hetkellä esimerkiksi Excel-laskentataulukoissa, useat ohjelmat tarjoavat helpon tavan tuoda näitä Excel-tietoja, jotta voit luoda Gantt-kaavioita nopeasti.
Seuraatpa sitten projektia päivä-, viikko-, kuukausi- tai vuositasolla, Gantt-kaavio tarjoaa kaikille mukana oleville visuaalisen ja erittäin helposti ymmärrettävän tavan seurata tehtäviään. Lisäksi se auttaa pitämään projektin laajuuden hallinnassa, avaamaan viestintäkanavia ja hyödyntämään saatavilla olevia resursseja tehokkaasti. Kaikki nämä ovat tärkeitä, jotta pysyt joustavana ja tehokkaana saavuttaaksesi strategiset tavoitteesi.
Microsoft 365:n käytön aloittaminen
Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.
Aiheeseen liittyvä sisältö
Tuottavuus
Viisi erilaista tuottavuutta parantavaa työkalua yhteistyöhön
Tuottavuus
Tavoitteiden asettaminen vai tavoitteiden suunnittelu: suunnitelma kestävään liiketoiminnan menestykseen
Tuottavuus
Nykyaikaiset päätepisteratkaisut: mitä ne ovat ja mihin niitä tarvitaan
Tuottavuus
Hyödynnä potentiaali: näin tekoälyn tuottavuustyökalut uudistavat työskentelyn
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä