Luo tarkempi projektiaikataulu näiden 7 vaiheen avulla

Riippumatta siitä, työskenteletkö vesiputous- vai Agile-projektin parissa, alkuperäisen projektiaikataulun laatiminen tuo mukanaan omat haasteensa.

Vesiputousprojektit ovat yleensä sekä rakenteeltaan että aikataulultaan puutteellisia, mikä antaa laadukkaan ennakkoarvion. Agile-projektit toisaalta riippuvat joustavuudesta ja ajoittain monimutkaisesta työsprintistä, mikä tarkoittaa sitä, että esimiesten on yritettävä ottaa huomioon valtavat muutosaallot. Kummassakin tapauksessa kohtuullisen projektin aikajanan luominen on vaihe projektin varhaisissa vaiheissa.

Seuraavan tarkistusluettelon avulla projektipäälliköt ja omistajat voivat kattaa kantansa projektin ensimmäisestä tehtävästä hyväksymiskierrosten suunnitteluun ja projektiriskien pienentämiseen.

1. Miten lopputavoitteeni jakautuu yksittäisiin tehtäviin?

Ensimmäinen askel kattavan aikataulun laatimiseksi on aloittaa projektin jakaminen osiin. Ota lopullinen tavoitteesi ja etene taaksepäin kartoittaaksesi yksittäiset tehtävät, jotka on suoritettava, jotta päämäärä saavutetaan. Aloita vain keskeisistä kohdista ja tee sitten peräkkäisiä pyyhkäisyjä aikajanan läpi rakentaaksesi yhä yksityiskohtaisempia hetkiä niiden väliin.

Projektimenetelmästäsi riippuen nämä pienemmät virstanpylväät voidaan ryhmitellä sellaisiksi jaksoiksi, joista lopulta muodostuu sprinttejä. Vesiputousprojektit hyödyntävät pääasiassa makrojen avainkohtia.

2. Kuinka paljon aikaa kullekin tehtävälle tarvitaan?

Kun olet määrittänyt tehtävät kokonaan, aloita kerrostaminen niiden suorittamiseen tarvittavassa ennakoidussa ajassa. Riippuen siitä, millä alustalla laadit aikataulua, se voi alkaa näyttää perinteiseltä Gantt-kaaviolta, ja se on hyvä asia. Termejä “projektinhallinnan aikajana” ja Gantt-kaavio voidaan usein käyttää vaihtoehtoisesti, vaikka kaikkien projektien aikajanojen ei tarvitse olla Gantt-muodossa.

Kun tiedät, kuinka paljon aikaa kukin tehtävä vie, agile-esihenkilöt voivat myös arvioida projektin vaatimien sprinttien kokonaismäärän. Vaikka projektin päättymispäivä olisi sen tärkein tekijä, varmista, että alat koota työ- ja aika-arvioita kustakin tehtävästä vastaaville tiimeille. Myöhemmin tämä auttaa varmistamaan, että voit mitata projektin aikataulutarpeet sen toteutuksen todellisuutta vasten

3. Mikä on kunkin tehtävän tärkein tulos?

Vaiheissa 1 ja 2 on ensisijaisesti kyse itse projektin aikataulun luomisesta ja visualisoinnista. Tästä eteenpäin prosessi siirtyy enemmänkin tarkasteluun ja logistiikan suunnitteluun - aikataulun ja sen toteuttamiseen tarvittavien realiteettien elävöittämiseen.

Aloita tunnistamalla kunkin tehtävän tai sprintin keskeiset suoritteet; käytä samanlaista prosessia kuin vaiheessa 1, eli etene asteittain aikataulun läpi ja tunnista yhä yksityiskohtaisemmat suoritteet. Mitä tarkempi luettelo suoritteista on, sitä paremmin projektiryhmät ovat vastuussa sovituista tavoitteista.

4. Mitkä ovat tehtävieni riippuvuudet?

Mies pitää tablettia kädessään ja keskustelee neljän henkilön kanssa, joista kahdella on oranssit turvaliivit, sisätiloissa.

Kokeile Microsoft Projectia maksutta

Kokeile Microsoft Projectia kuukauden ajan maksutta

LISÄTIETOJA

Yleinen totuus projektinhallinnassa on, että jokaisen projektin on määrä muuttua. Laajuus, resurssit ja aikataulut ovat usein liikkuvia kohteita, ja projektipäälliköt voivat suunnitella vain tiettyyn rajaan asti.

Ne voivat kuitenkin merkitä tehtäviä tai tavoitteita, jotka ovat riippuvaisia prosessin muista vaiheista. Näin kaikki osapuolet ovat tietoisia tuotantoketjun loppupään muutosten vaikutuksista.

Useimmat projektinhallintatyökalut antavat käyttäjille mahdollisuuden sitoa yksi tehtävä toiseen, jolloin on helppo simuloida myöhästyneen määräajan vaikutuksia. Vaikka vesiputousprojektien aikataulujen jäykkä luonne antaa tälle vaiheelle erityisen suuren merkityksen, riippuvuuksien tunnistaminen voi auttaa ketteriä projektipäälliköitä kiteyttämään kussakin sprintissä tehtävän työn.

5. Millaisia tunteja ja resursseja on käytettävissä kunkin tehtävän suorittamiseen?

Vaiheessa 2 laskit, kuinka paljon aikaa projektin päätehtävien suorittamiseen kuluu; nyt on aika hyödyntää tiiminjohtajilta saamiasi aika- ja resurssiarvioita. On eri asia tietää, että tiettyyn tehtävään pitäisi kulua viisi päivää. Mutta jos tiimin johto ei pysty sitoutumaan viiden päivän tiimityötunteihin, se on selvästi hankaloittava tekijä. Näiden kahden tiedon yhteensovittaminen auttaa sinua tunnistamaan mahdolliset kitkakohdat tai ulkopuolisen urakoitsijan tarpeet.

6. Kuka on vastuussa kunkin tehtävän suorittamisesta?

Käytettävissä olevien resurssien jakamiseen kuuluu myös yksilöiden tai ryhmien nimeäminen tiettyihin tehtäviin. Tämä vaihe on enemmän kuin vain järkevää muistiinpanojen tekemistä. Se auttaa myös sidosryhmiä ja päätöksentekijöitä saamaan kokonaiskuvan siitä, millainen johdon tuki projektin läpiviemiseen tarvitaan.

Mitä nopeammin voit sitoa avainhenkilöt erillisiin suoritteisiin, sitä parempi. Ryhmänjohtajat suhtautuvat yleensä todennäköisemmin vakavasti resurssien arviointiin, jos heidän omat resurssinsa liitetään olennaisiin asiakirjoihin. Tämä vaihe voi myös auttaa tunnistamaan alueita, joilla työnsiirrot ovat erityisen herkkiä sekä vesiputous- että ketterissä menetelmissä.

7. Kuka vastaa kunkin tehtävän tai tehtäväryhmän hyväksymisestä?

Tämä voisi melkein olla vaiheen 6 alakohta, mutta on eroa sen välillä, kuka suorittaa tehtävän ja kuka hyväksyy tuotoksen.

Monissa tapauksissa hyväksynnät on saatettava saada sidosryhmiltä, jotka ovat kaukana päivittäisestä toteutuksesta, tai ainakin monialaisilta ryhmiltä, joiden on tarkasteltava asiaa peräkkäin. Näiden mahdollisesti monimutkaisten hyväksymisvaiheiden hahmottaminen on monien projektien kannalta ratkaisevan tärkeää - arviointikierrokset, jotka ylittävät niille osoitetun tiimin, voivat pysäyttää projektin.

Projektin aikataulut ovat keskeinen osa mitä tahansa projektisuunnitelmaa. Ne eivät ainoastaan määrittele hankkeen tai tuotealoitteen toteuttamisen yksityiskohtia, vaan niiden rakennusprosessi auttaa myös arvioimaan hanketta kokonaisuutena ja tuomaan esiin keskeistä palautetta, jonka avulla sidosryhmät voivat asettaa realistiset odotukset siitä, mitä voidaan ja mitä ei voida tehdä.

Kuten monet muutkin hankeasiakirjat, myös aikataulut joutuvat kokemaan sekä suunniteltuja että suunnittelemattomia tarkistuksia. Jujuna on varmistaa, että näitä tarkistuksia hallitaan samalla tavalla kuin alkuperäistä aikataulua rakennettiin: huolellisesti kerättyjen tietojen avulla. Käytitpä sitten vesiputous- tai agile-menetelmää, näiden tietojen laatu on tärkein tekijä sen suhteen, kuinka luotettava projektin aikataulu lopulta on.

Microsoft 365 -tiimi keskittyy resurssien jakamiseen, jotta voit aloittaa liiketoimintasi ja pyörittää ja kasvattaa sitä.

AIHEESEEN LIITTYVIÄ TUOTTEITA
Microsoft Project

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt

Aiheeseen liittyvä sisältö

Tuottavuus

Viisi erilaista tuottavuutta parantavaa työkalua yhteistyöhön

Lue lisää

Tuottavuus

Tavoitteiden asettaminen vai tavoitteiden suunnittelu: suunnitelma kestävään liiketoiminnan menestykseen

Lue lisää

Tuottavuus

Nykyaikaiset päätepisteratkaisut: mitä ne ovat ja mihin niitä tarvitaan

Lue lisää

Tuottavuus

Hyödynnä potentiaali: miten tekoälyn tuottavuustyökalut muuntavat työn

Lue lisää

^{Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.}

Luo tarkempi projektiaikataulu näiden 7 vaiheen avulla

1. Miten lopputavoitteeni jakautuu yksittäisiin tehtäviin?

2. Kuinka paljon aikaa kullekin tehtävälle tarvitaan?

3. Mikä on kunkin tehtävän tärkein tulos?

4. Mitkä ovat tehtävieni riippuvuudet?

Kokeile Microsoft Projectia maksutta

5. Millaisia tunteja ja resursseja on käytettävissä kunkin tehtävän suorittamiseen?

6. Kuka on vastuussa kunkin tehtävän suorittamisesta?

7. Kuka vastaa kunkin tehtävän tai tehtäväryhmän hyväksymisestä?

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Aiheeseen liittyvä sisältö

Viisi erilaista tuottavuutta parantavaa työkalua yhteistyöhön

Tavoitteiden asettaminen vai tavoitteiden suunnittelu: suunnitelma kestävään liiketoiminnan menestykseen

Nykyaikaiset päätepisteratkaisut: mitä ne ovat ja mihin niitä tarvitaan

Hyödynnä potentiaali: miten tekoälyn tuottavuustyökalut muuntavat työn

Seuraa Microsoft 365:tä