Hybridityöstä on tullut miljoonille ihmisille vakiintunut työtapa. Monet ovat ottaneet käyttöön yhden tai useamman etätyöpäivän viikossa. Näin heille jää enemmän aikaa harrastuksiin, nukkumiseen tai perheen ja ystävien tapaamiseen sen sijaan, että aika kuluisi ruuhkassa istumiseen. Hyvä uutinen on, että tämä suurempi joustavuus ei ole vaikuttanut tuottavuuteen. Microsoftin Työn trendi -indeksin mukaan 87 prosenttia hybridityöntekijöistä kertoo olevansa tuottavia työssään, ja Microsoft 365:n tuottavuudesta kertovat signaalit vahvistuvat edelleen1.
21 etätyövinkkiä
Miten etätöitä tehdään kotona
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että etätyöskentely olisi helppoa. Monille voi olla vaikeaa pysyä yhteydessä yrityskulttuuriin. Ilman selkeitä rajoja työ voi alkaa häiritä työntekijän henkilökohtaista elämää. Huolehdi itsestäsi ja keskity seuraavien vinkkien avulla, kun työskentelet kotoa käsin. Tässä on kattava opas 20 etätyön parhaaseen käytäntöön, joiden avulla teet työsi parhaalla mahdollisella tavalla, vaikka työskentelisit keittiön pöydän ääressä.
1. Valitse työskentelytila
Jos työskentelet kaikkialla, et voi rentoutua missään. Valitse kotiisi työskentelytila, vaikka se olisi vain keittiön nurkkaus. Fyysinen ero työskentely- ja rentoutumispaikan välillä auttaa siirtymään työtilaan työaikana ja keskittymään myöhemmin henkilökohtaisiin ihmissuhteisiin, kotitöihin ja muihin askareisiin.
2. Noudata aikataulua
Päätä kotitoimistosi työajat, jotta et päädy työskentelemään koko yötä. Aikataulusi ei tarvitse olla kello yhdeksästä viiteen. Valitse säännölliset työajat ja pidä niistä kiinni. Tällainen rutiini, kuten myös kotitoimiston järjestäminen, kertoo aivoillesi, milloin on aika työskennellä ja milloin rentoutua. Se auttaa myös perhettäsi tietämään, milloin olet käytettävissä.
3. Hanki tarvitsemasi työkalut
Jos mietit, miten voisit työskennellä kotona tehokkaasti, oikeat tarvikkeet ovat ratkaisevan tärkeitä. Tarvitset seuraavia asioita:
- Tietokone, näppäimistö, hiiri ja ylimääräinen näyttö (valinnainen, mutta hyödyllinen).
- Videoneuvottelu- ja ryhmäkeskusteluohjelmisto.
- Verkkotallennustila, jonka avulla voit käyttää tiedostoja etänä.
- Nappikuulokkeet, vastamelukuulokkeet tai kuulokemikrofoni.
- Mukava ja tukeva työtuoli.
- Hyvä valaistus on tärkeää sekä sinulle että videopuhelun muille osallistujille.
- Muita toimistotarvikkeita, kuten vesipullo, kahvimuki, nenäliinoja, sakset, pakkausteippiä, kynä ja paperia sekä henkilökohtaisia muistoesineitä.
4. Käy suihkussa ja pukeudu
Miksi pukeutuisin, kun en koskaan näe ketään? Hygieniasta ja siisteydestä huolehtiminen voi helposti unohtua, kun työskentelet etänä, mutta se vaikuttaa siihen, miltä sinusta tuntuu, ei vain siihen, miltä näytät. Aamusuihku voi virkistää enemmän kuin pelkkä herääminen ja kannettavan tietokoneen avaaminen. Ulkonäöstä huolehtiminen osoittaa, että arvostat itseäsi ja ansaitset huolenpitoa. Vaikka kukaan ei näkisi sinua, tunnet olosi itsevarmaksi ja olet valmis yllättäviin videopuheluihin.
5. Varustele keittiö
Muistatko toimiston keittiön, jossa oli ilmaisia välipaloja ja hieno espressokeitin? On aika hankkia oma. Hanki hyvä vedenkeitin tai kahvinkeitin ja varaa kotiin lempijuomiasi. Opettele valmistamaan täydellinen juoma ja täytä ruokakaappisi välipaloilla ja herkuilla. Näin sinulla on kaikki tarvittava, jotta päivä alkaa hyvin.
6. Säädä äänitaso sopivaksi
Yksi kotona työskentelyn eduista on se, ettei ympärillä ole puheliaita työkavereita tai muita toimiston häiriötekijöitä. Päätä, nautitko hiljaisuudesta vai tarvitsetko keskittymisen avuksi taustakohinaa tai taustamusiikkia. Jos kotona on meluisia lapsia tai lemmikkejä, hanki taustakohinakone tai harkitse vastamelukuulokkeiden ostamista.
7. Sovi perheen kanssa yhteiset pelisäännöt
Kun lapset näkevät sinun työskentelevän kotona, he ajattelevat, että voit leikkiä heidän kanssaan milloin tahansa… eikö niin? Kerro perheellesi työ- ja taukoaikasi, jotta tiedätte, mitä odottaa. Sopikaa, miten varmistatte hiljaisuuden tärkeiden kokousten aikana. Voit esimerkiksi muistuttaa perhettä muutamaa minuuttia ennen kokousta tai laittaa työhuoneen oveen lapun. Jos kotona on pieniä lapsia ja kumppanisi, yrittäkää olla järjestämättä kokouksia samaan aikaan. Silloin toinen teistä voi pitää lapsia silmällä.
8. Hallinnoi päivääsi
Jotkut heräävät auringon noustessa ja ovat valmiita ryhtymään toimeen, kun taas toiset painavat torkkupainiketta kolme kertaa eivätkä ole luovimmillaan ennen iltapäivää. Mieti, milloin olet tuottavimmillasi, ja suunnittele työpäiväsi energiatasosi mukaan. Varaa kalenteristasi aikaa keskeytyksettömälle työskentelylle ja kerro tilaviesteillä, milloin olet kiireinen.
9. Rajoita häiriötekijöitä
Työpäivän aikana on helppo alkaa selata internetiä ja menettää ajantaju. Auta itseäsi pysymään keskittyneenä asettamalla ajastin. Voit esimerkiksi varata 15 minuuttia uutisten lukemiseen. Käytä ohjelmistoa tai selainlaajennuksia, jotka estävät pääsyn sosiaalisen median sivustoille työaikana. Sijoita asioiden hoitaminen lounastauolle tai työajan jälkeiseen aikaan, jotta keskeytyksiä tulee vähemmän.
10. Suunnittele tauot
Kukaan ei pysty keskittymään koko päivää joka päivä. Yksi monista etätyön parhaista käytännöistä on varata ajoittain aikaa työstä irrottautumiseen. Merkitse tauot kalenteriin, jotta voit selkeyttää ajatuksiasi ja sinulla on jotain mitä odottaa, esimerkiksi:
- Kävely korttelin ympäri.
- Lounas perheesi kanssa.
- Käynti lempikahvilassasi.
- Kymmenen minuuttia söpöjen eläinvideoiden katselua.
- Iltapäivän välipala.
11. Venyttele ja liiku
Kun työskentelet kotoa käsin, sinun ei tarvitse kävellä kokoushuoneeseen, tulostimen luo tai työkaverin toimistoon. Siksi on vähemmän syitä nousta ylös ja venytellä. Vältä lihaskipuja ja väsymystä kävelemällä kotona, käymällä ulkona postilaatikolla ja venyttelemällä päivän aikana. Kehosi kiittää sinua.
12. Kiinnitä huomiota ryhtiisi
Tekniikkaniska tarkoittaa kumarasta asennosta johtuvaa huonoa ryhtiä ja rasitusta, jota voi syntyä, kun kumarrut koko päivän näytön ääressä. Jos olet huomannut ryhtisi huonontuneen työskennellessäsi kotona, tässä on muutama idea:
- Vältä työskentelyä sängyssä tai sohvalla.
- Säädä tuoli ja näytöt niin, että käsivartesi ja jalkasi ovat 90 asteen kulmassa, näytöt silmien tasolla, selkä suorana ja jalkapohjat lattiaa vasten.
- Tee helppoja harjoituksia, kuten kallista päätä puolelta toiselle, pyöritä hartioita eteen- ja taaksepäin ja venyttele.
- Käy mahdollisuuksien mukaan kiropraktikolla tai hierojalla.
- Hanki ergonominen näppäimistö tai pehmustettu rannetuki näppäimistöä ja hiirtä varten.
Microsoft 365:n ja Teamsin pikakurssi
Auta organisaatiota menestymään, vaikka hybridityö tuo mukanaan uusia haasteita. Hanki Microsoft 365:n ja Teamsin pikakurssi ja opi, miten voit parantaa tuottavuutta ja sitoutumista ja suojata samalla tietojasi.
13. Viestittele tarkoituksenmukaisesti
Kun työskentelet kotoa, käytävillä ei synny spontaaneja keskusteluja, ja sanattoman viestinnän vihjeitä on vaikea havaita chatissa. Siksi on erityisen tärkeää viestiä riittävästi ja valita keskusteluun sopiva kanava. Näiden vinkkien avulla voit selvittää, milloin kutakin viestintäkanavaa kannattaa käyttää:
- Chat-viestit: Chat on nopea ja epämuodollinen tapa keskustella yhden tai useamman henkilön kanssa. Se sopii hyvin meneillään olevan projektin seuraamiseen, nopean palautteen pyytämiseen tai yhteydenpitoon työkaverin kanssa. Huomioi chatia käyttäessäsi muiden tilaviestit. Jos joku tekee keskittymistä vaativaa työtä, odota myöhempään ennen kuin lähetät hänelle viestin.
- Sähköposti: Sähköposti sopii hyvin muodolliseen kirjalliseen viestintään. Jos haluat dokumentoida kokouksen lopputuloksen tai esittää näkemyksen monimutkaisesta aiheesta, sähköposti voi olla oikea väline. Sähköpostin käyttö voi kuitenkin hankaloitua, kun useat ihmiset yrittävät tehdä päätöksen tai ratkaista erimielisyyttä. Jos yhteisymmärrystä ei löydy useiden sähköpostien jälkeen, harkitse puhelua tai kokousta.
- Puhelin: Puhelussa voi olla mukana kaksi henkilöä tai useampia, ja se sopii hyvin yhteisymmärryksen rakentamiseen tai kiireellisen asian käsittelyyn. Koska puhelussa kuulee äänen sävyn, se auttaa vähentämään väärinymmärryksiä.
- Videoneuvottelu: Videoneuvottelujen avulla kaksi henkilöä tai useampi henkilö eri paikoista voi muodostaa yhteyden ja tehdä yhteistyötä. Koska näet muut osallistujat, sanatonta viestintää on helpompi tulkita. Useimmissa videoneuvotteluohjelmissa voi jakaa näytön ja käyttää valkotauluominaisuuksia, jolloin kokous muistuttaa enemmän kasvokkain pidettävää kokousta. Jos järjestät videokokouksen, varmista, että se on kaikille osallistujille hyödyllinen. Jos osallistujia on useita, laadi esityslista ja varmista, että kaikki ymmärtävät oman roolinsa.
14. Tarkista videosi
Näytä videopuheluissa parhaat puolesi ja varmista, ettei taustalla ole mitään häiritsevää. Kirjahyllyn ei tarvitse olla täydellisesti järjestetty – jotkin videoneuvottelusovellukset sumentavat taustan. Kytke kamera päälle ennen kokousta, jotta voit varmistaa valaistuksen riittävyyden ja säätää sitä tarvittaessa. Jos päädyt työskentelemään kotivaatteissa, pidä varapaita lähellä viime hetken videokokouksia varten.
15. Hanki siivoustarvikkeita
Yksi asia, jota kukaan ei kerro tehokkaasta kotona työskentelystä, on se, että työpöytäsi pölyyntyy. Pidä mikrokuituliina tai muu liina käden ulottuvilla näyttöjen puhdistamista varten. Aseta vähintään kuukausittain muistutus siirtää kaikki tavarat pois työpöydältä, pyyhkiä pölyt ja laittaa tavarat takaisin paikoilleen. Paineilmapuhaltimella voi myös poistaa murut ja pölyn näppäimistöstä.
16. Pidä aktiivisesti yhteyttä
On normaalia tuntea itsensä yksinäiseksi ja eristyneeksi, kun työskentelee kotoa. Älä odota, että muut ottavat yhteyttä, vaan sovi säännölliset tapaamiset esihenkilösi ja tiimisi kanssa. Kerro, mitä tarvitset, ja ilmoita muille, jos sinulla on vaikeuksia, jotta he voivat auttaa. Jos kaipaat jotakuta, varaa hänen kalenteristaan 15 minuuttia kuulumisten vaihtamiseen. Jos videokokoukset alkavat kyllästyttää, soita jollekulle puhelimella kävelyn aikana.
17. Auta suojaamaan luottamuksellisia tietoja
Kotona työskentely voi tuntua rennolta, koska työpaikalle ei tarvitse kulkea kulkukortilla, mutta luottamukselliset työtiedot on silti pidettävä luottamuksellisina. Älä anna perheenjäsenten käyttää työkonettasi ja noudata hyviä käytäntöjä, kuten salasanojen vaihtamista säännöllisesti. Kun vastaat arkaluontoisiin puheluihin, varmista, etteivät muut kuule keskustelua, ja irrota älykkäät Bluetooth-laitteet. Älä jätä työlaitteitasi valvomatta, olivatpa ne kotona tai julkisella paikalla. Asenna ohjelmistopäivitykset heti, kun ne ovat saatavilla, jotta laitteesi eivät ole alttiita kyberturvallisuusuhille. Vältä myös suojaamattomia langattomia yhteyksiä.
18. Käytä poissaoloviestejä
Sähköpostin, chatin ja videon avulla työkavereilta on helppo odottaa heti vastausta, mutta joskus sinun on poistuttava hetkeksi esimerkiksi tapaamisen vuoksi. Päivitä ryhmäkeskustelusovelluksen tila ennen kuin poistut työpisteeltä pidemmäksi aikaa. Ilmoita mielellään myös paluuaikasi ja aikavyöhykkeesi. Esimerkiksi ”palaan Tyynenmeren aikaa kello 14.30” on parempi kuin ”palaan tunnin kuluttua”. Lisää tarvittaessa puhelinnumerosi poissaoloviestiin, jotta työkaverit voivat tavoittaa sinut kiireellisissä asioissa.
19. Kuuntele itseäsi
Kysy itseltäsi kuukauden tai kahden kuluttua: ”Toimiiko tämä?” Mistä pidät ja mistä et pidä kotitoimistosi järjestelyissä? Kokeile siirtää työpiste toiseen huoneeseen, siirtyä lähemmäs ikkunaa, lisätä tuoliin pehmuste tai järjestellä työpöytä uudelleen. Jos olet työskennellyt kokonaan etänä ja kaipaat toimistoa, harkitse toimistolla käymistä yhtenä tai kahtena päivänä viikossa, jos se on mahdollista.
20. Ole itsellesi armollinen
Ole itsellesi armollinen – olemme ihmisiä, emme robotteja. Älä ole itsellesi liian ankara, jos sinun on vaikea keskittyä tai toimia täydellä teholla. Vaikka noudattaisit näitä parhaita käytäntöjä etätyössä, kaikilla on huonoja päiviä. Tee parhaasi ja suhtaudu ymmärtäväisesti itseesi ja tiimiisi.
Seuraavat vaiheet
Kotona työskentely kerran viikossa tai joka päivä voi rikastuttaa elämääsi. Se vähentää työmatkoihin kuluvaa aikaa ja antaa enemmän mahdollisuuksia harrastamiseen sekä yhteydenpitoon perheen ja ystävien kanssa. Aluksi voi olla haastavaa oppia keskittymään työntekoon kotona. Kun käytössäsi ovat asianmukaiset työvälineet ja parhaat käytännöt, hybridi- tai etätyö voi antaa sinulle enemmän mahdollisuuksia hallita ajankäyttöäsi ja parantaa työtyytyväisyyttäsi.
Tee yhteistyötä ja pidä yhteyttä etätyössä maksuttomalla ryhmäkeskustelusovelluksella tai aloita heti kattavan yrityssovellusten valikoiman käyttö, jotta voit pysyä tuottavana.
Microsoft 365 -tiimi keskittyy resurssien jakamiseen, jotta voit aloittaa liiketoimintasi sekä pyörittää ja kasvattaa sitä.
- [1]
Hybridityö on vain työtä. Teemmekö sen väärin? Työn trendi -indeksi, Microsoft,
22. syyskuuta 2022, s. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
Microsoft 365:n käytön aloittaminen
Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä