Tööviljakuse edendamine nende oluliste Outlooki näpunäidete ja nippidega

Outlook hõlmab meiliteenust, kalendrit, kontakte, ülesandeid ja palju muud. Kõik ühes kohas. Pole ime, et mobiilirakenduse kasutajate arv on alates 2017. aastast pidevalt kasvanud! Kõigi nende kasutajate jaoks on saadaval palju Outlooki nõuandeid ja näpunäiteid, mis aitavad tööviljakust tõsta.

Siit leiate teavet selle kohta, kuidas Outlooki tõhusaimalt kasutada.

Ühena miljonist Outlooki kasutajatest võite arvata, et teate juba, kuidas seda rakendust võimalikult tõhusalt kasutada. Sellegi poolest on siin seitse nõuannet ja näpunäidet, millest sa ehk veel midagi ei tea.

#1 Las Outlook räägib teiega

Tegelikult ei räägi teiega Outlook, vaid Microsofti Cortana tööviljakusassistent. Cortana on integreeritud Outlooki mobiilirakendusse meilisõnumite ettelugemise funktsioonina. Kui olete selle Outlookis seadistanud, saate liikvel olles kuulata uusi meilisõnumeid. Samuti saate neid hallata. Ilma käte abita, kasutades lihtsalt oma häält, saate muuta oma sõnumid lugemata olekusse, märkida need lipuga, neid kustutada ja neile vastata.

Cortana ei loe ainult meilisõnumeid, vaid pakub ka muid funktsioone. See aitab teil oma asju paremini korraldada. TI annab teile teada sündmustega seotud muudatustest ja aitab isegi tuvastada ajakavaga seotud ebakõlasid teie kalendris. Vaadake, kuidas see toimib.

#2 Fookustatud sisendkausta kasutamine

Eriti telefonis võib segamini sisendkausta sirvimine olla tülikas ja aeganõudev. Fookustatud sisendkausta abil saate meilisõnumeid kiiresti skannida. Saate luua kaks sisendkausta (Fookustatud ja Muu) ekvivalenti. Seejärel saate neid kahte sisendkaustas vaheldumisi kasutada lihtsa nupuvajutusega.

Outlook sordib teie meilid teie eest, teisaldades olulised sõnumid kausta „Fookustatud“ ja muud meilid (nt rämpspost) kausta „Muu“. Saate sõnumid kiiresti ümber liigitada, teisaldades need ühest sisendkausta jaotisest teise. Saate isegi valida käsu „Teisalda alati vahekaardile Fookustatud“ või vastupidise käsu, kui soovite, et selle saatja meilid kuvataks kindlas kohas.

Lisaks, mida rohkem kasutate fookustatud sisendkausta funktsiooni, seda targemaks see muutub. Outlook pöörab tähelepanu sellele, kuidas te oma meilisõnumeid sordite, et paremini klassifitseerida sissetulevaid meile ja aidata teil keskenduda sellele, mis on oluline.

#3 Kalendrite jagamine

Veelgi rohkem võimalusi Outlookis

Nutikas viis end uute meilisõnumitega kursis hoida. iOS-i jaoks ette nähtud Outlookis saate funktsiooni Esita minu meilisõnumid abil säästa oma aega

Alustamine

Me kõik teame, et raiskame liiga palju aega koosolekutele. Kui jätkate oma ettevõttes selle kallal töötamist, võimaldab Outlook teil koosoleku plaanimist tõhustada.

Outlooki ühiskalendrite kasutamisel minge oma kalendrisätetesse ja valige inimesed, kellega soovite faile jagada (nt kolleegid või sõbrad). Saate sortida erinevaid meeskondi värvide järgi ja hallata õigusi, et lubada inimestel, kellega jagate faile, oma kalendrit ainult vaadata, redigeerida või hallata (volitatud esindaja juurdepääsuõigusega). Lisaks saate valida, milliseid üksikasju te jagate, valides suvandi Kõik, Ainult pealkirjad ja asukohad või Ainult siis, kui olen hõivatud.

# 4 Plaanimisabimehe kasutamine

Kui jagate oma kalendreid, saate meilide pideva saatmise asemel kasutada mobiilis plaanimisabimeest, et kokku leppida kohtumise aeg. Saate luua kalendris sündmuse ja lisada inimesed, keda soovite sündmusele kutsuda. Seejärel saate plaanimisabimehe kellaajavalija abil lohistada kalendrisse aja, mis muutub roheliseks. See tähendab, et kõik on saadaval. Broneerige see aeg.

# 5 Mainimine kellegi tähelepanu püüdmiseks

Kui töötate kontoris kellegi kõrval, võite talle öelda „Hei, Jane!“ Jane nime mainimine paneb teda teile tähelepanu pöörama. Sama saate teha oma telefonis Outlooki @-märgi abil mainimise funktsiooniga. Kui mainite Jane meilisõnumis @-märgi abil, näeb adressaat, et ta on kutsutud vestlusse.

Veelgi parem, kui teised inimesed mainivad teid @-märgi abil, kuvab sisendkaust vastavad laused otse teie sõnumiväljavõttes. See funktsioon annab teile kohe teada, millele peate tähelepanu pöörama.

#6 Nipsamissuvandite kohandamine

Kohtingurakenduses nipsate kaaslase leidmiseks vasakule või paremale. Saate oma Outlooki sisendkaustas sama moodi valikuid teha. Avage Outlooki mobiilisätted ja valige Nipsamissuvandid. Saate määrata käsu Nipsa paremale või Nipsa vasakule mitmele eelistatud toimingule, näiteks:

Kustuta
Märgi loetuks
Märgi mitteloetuks
Märgi lipuga
Arhiiv

#7 Suvandi „Mitte segada“ kasutamine

Postkasti pidev kontrollimine võib panna meid laborirottidena tundma. Me vajutame seda väikest nuppu uue meilisõnumi saamiseks. Kuid see segab meie keskendumist tähtsamatele ülesannetele. Veenduge, et keskendute kõige olulisematele ülesannetele, kasutades Outlooki funktsiooni Mitte segada. Kui lülitate rakenduste teatised välja, saate pöörata tähelepanu parasjagu pooleli olevale koosolekule või aruandele.

Saate ajastada funktsiooni Mitte segada igaks pärastlõunaks, kui hakkate tööpäeva lõpetama. Vaikne periood võib aidata teil oma asju korraldada ja järgmiseks tööpäevaks valmistuda. Samuti saate seadistada seda ajastatud seanssi algama kohe vastavalt vajadusele.

Suhtlemine ja asjade korraldamine liikvel olles

Sisendkausta ülekoormuse tekkimine on reaalne oht. Outlooki mobiilirakendus võimaldab suhelda ja asju korraldada liikvel olles. Nüüd saate Cortana abiga ja teiste Outlooki nõuannete ja näpunäitede abil hallata oma isiklikku ja tööalast suhtlust ja kohustusi.

Microsoft 365 meeskond on keskendunud ressursside jagamisele, et aidata teil oma ettevõtet alustada, juhtida ja kasvatada.

SEOTUD TOOTED
Microsoft 365

Alustage Microsoft 365 kasutamist

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Ostke kohe

Seotud sisu

Kontoritöö

Kümme näpunäidet pilvsalvestusruumi kasutamiseks telefonis

Lugege lisateavet