Looge nende seitsme sammu abil täpsem projekti ajaskaala

Olenemata sellest, kas töötate kaskaad- või agiilse projektiga, toob projekti esialgse ajaskaala koostamine kaasa ainulaadseid väljakutseid.

Kaskaadprojektidestruktuur ja ajakava on tavaliselt üsna paindumatud, muutes kvaliteetsed prognoosid eriti oluliseks. Välearendusprojektidaga sõltuvad paindlikkusest ja aeg-ajalt keerukatest töösprintidest, mis tähendab, et juhid peavad püüdma arvestada paratamatute muudatustega. Mõlemal juhul on mõistliku projekti ajaskaala koostamine otsustav samm juba projekti varajastes etappides.

Järgmine kontroll-loend aitab projektijuhtidel ja -omanikel oma vajalikud tegevused läbi vaadata, alates projekti esimese ülesande koostamisest kuni kinnitusvoorude kavandamise ja projektiriskide leevendamiseni.

1. Kuidas minu lõppeesmärk üksikuteks ülesanneteks jaguneb?

Põhjaliku ajaskaala koostamiseks tuleb esmalt projekt osadeks jagada. Võtke projekti lõppeesmärk ja liikuge tagasisuunas, et kaardistada individuaalsed ülesanded, mis tuleb selle eesmärgi saavutamiseks täita. Alustage ainult põhipunktidega ja seejärel analüüsige järjest ajaskaalat, et lisada vahele üha detailsemaid vaheetappe.

Olenevalt projekti meetodist võivad need väiksemad vaheetapid jaguneda järjestustesse, millest saavad lõpuks sprindid. Kaskaadprojektid saavad oma raamistiku rohkem makrovõtmepunktide põhjal.

2. Kui palju aega on iga ülesande jaoks vaja?

Kui teil on ülesanded täielikult paika pandud, alustage nende täitmiseks kuluva aja lisamist. Sõltuvalt sellest, millises keskkonnas te oma ajaskaalat loote, võib see hakata sarnanema traditsioonilise Gantti diagrammiga – ja see on hea. Termineid „projektihalduse ajaskaala“ ja Gantti diagramm saab sageli kasutada samas tähenduses, kuigi kõik projektide ajaskaalad ei pea olema Gantti vormingus.

Teadmine, kui kaua iga ülesanne aega võtab, võib aidata välearendusjuhtidel hinnata ka projekti jaoks vajalike sprintide koguarvu. Isegi kui projekti kõige olulisem tegur on projekti lõppkuupäev, hakake kindlasti iga ülesande eest vastutavatelt meeskondadelt töö- ja ajaprognoose koguma. Hiljem aitab see tagada, et saate mõõta projekti ajaskaala vajadusi tegeliku täitmise suhtes

3. Mis on iga ülesande peamine töötulem?

1. ja 2. toiming hõlmavad peamiselt projekti ajaskaala koostamist ja visualiseerimist. Siit edasi hõlmab protsess rohkem kontrollimise ja logistika plaanimist, mille käigus valmib ajakava ja selgub, mida sellest kinnipidamiseks reaalselt teha tuleb.

Alustuseks tuvastage iga ülesande või sprindi peamised töötulemid. Kasutage 1. toiminguga sarnast protsessi, analüüsides ajaskaalat, et tuvastada üha detailsemad töötulemid. Mida täpsem on töötulemite loend, seda paremini projekti meeskonnad kokkulepitud eesmärke mõistavad.

4. Millised on minu ülesannete sõltuvused?

Mees hoiab käes tahvelarvutit ja räägib siseruumis nelja inimesega, kellest kahel on seljas oranžid ohutusvestid.

Proovige Microsoft Projecti tasuta

Proovige Microsoft Projecti üks kuu tasuta

TEAVE

Projektijuhtimise üldtõde on see, et igas projektis toimuvad muudatused. Vastutusalad, ressursid ja ajaskaalad muutuvad sageli ning projektijuhid saavad ainult teatud määral ette plaanida.

Üks asi, mida nad kindlasti teha saavad, on märgistada ülesanded ja eesmärgid, mis sõltuvad protsessi teistest etappidest. Nii on kõik osapooled teadlikud ülatasemel toimuvate muudatuste mõjust alumistele tasemetele.

Enamik projektijuhtimistööriistu võimaldavad kasutajatel siduda ühe ülesande teisega, mis võimaldab hõlpsalt simuleerida ühe tähtaja ületamise ülekanduvat mõju kõigele muule. Ehkki kaskaadprojekti ajaskaalade paindumatu olemus muudab selle etappi veelgi olulisemaks, aitab sõltuvuste tuvastamine välearendusjuhtidel iga sprindi jaoks vajalikke töid veelgi täpsemalt määratleda.

5. Milline tööaeg ja millised ressursid on iga ülesande täitmiseks saadaval?

2. toimingus määratlesite projekti põhiülesannete täitmiseks kuluva aja. Nüüd on aeg ära kasutada meeskonnajuhtidelt kogutud aja- ja ressursiprognoosid. Üks asi on teada, et teatud ülesande täitmiseks peaks kuluma viis päeva. Aga kui valdkonnajuht ei saa viie päeva ulatuses meeskonna tööaega pühendada, muudab see olukorra ilmselgelt keerulisemaks. Nende kahe teguri sobitamine aitab teil tuvastada võimalikke murekohti või vajadust välise peatöövõtja järele.

6. Kes vastutab iga ülesande täitmise eest?

Saadaolevate ressursside eraldamise üheks osaks on üksikisikute või meeskondade määramine kindlatele ülesannetele. See etapp on enamat kui lihtsalt nutikas märkmete tegemine: see aitab ka huvirühmadel ja otsustajatel saada linnulennult ülevaate sellest, millise taseme juhte on projekti elluviimiseks vaja.

Mida varem saate eri töötulemite eest vastutavad võtmeisikud määratud, seda parem. Meeskonnajuhid suhtuvad ressursside hindamisse enamasti tõsisemalt, kui nende konkreetsed ressursid seotakse oluliste dokumentidega. See aitab tuvastada ka valdkondi, kus töötulemid on nii kaskaad- kui ka välearendusmeetodite korral eriti tundlikud.

7. Kes vastutab iga ülesande või ülesanderühma kinnitamise eest?

See võib olla peaaegu 6. toimingu alampunkt, kuid erinevus on selles, et tuleb määrata, kes peab ülesannet täitma ja kes peab töötulemi kinnitama.

Paljudel juhtudel peavad kinnitused pärinema huvirühmadelt, kes pole ülesannete igapäevase täitmisega üldse seotud, või vähemalt eri valdkondade rühmadelt, kes peavad need järjest läbi vaatama. Nende potentsiaalselt keeruliste kinnitustoimingute plaanimine on paljude projektide jaoks väga oluline etapp – läbivaatusvoorud, mis ulatuvad nende jaoks määratud meeskondadest kaugemale, võivad projekti seisata.

Projekti ajaskaalad on iga projektiplaani kriitilise tähtsusega osa. Need ei määra üksnes projekti või tootealgatuse täideviimisega seotud üksikasju, vaid nende ülesehitus aitab ka hinnata projekti tervikuna, tuues välja peamise valdkonnapõhise tagasiside, mis aitab huvirühmadel seada realistlikke ootusi selle kohta, mida on võimalik teha ja mida mitte.

Sarnaselt paljude projektidokumentidega tehakse ajaskaalade puhul nii plaanitud kui ka plaanimata parandusi. Tähtis on tagada, et neid parandusi tehtaks ajakava algse koostamisega samal viisil: hoolikalt kogutud teabe kaudu. Olenemata sellest, kas kasutate kaskaad- või välearendusmeetodit, on selle teabe kvaliteet teie projekti ajaskaala usaldusväärsuse põhinäitaja.

Microsoft 365 meeskond on keskendunud ressursside jagamisele, et aidata teil oma ettevõtet alustada, juhtida ja kasvatada.

SEOTUD TOOTED
Microsoft Project

Alustage Microsoft 365 kasutamist

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.

Ostke kohe

Seotud sisu

Tööviljakus

Viis tüüpi koostööriistu, mis edendavad tööviljakust

Lisateave

Kontoritöö

Eesmärkide seadmine vs. eesmärkide planeerimine: kava koostamine püsivaks ärieduks

Lugege lisateavet

Kontoritöö

Kaasaegsed lõpp-punkti-lahendused: mis need on ja miks neid vaja on

Lisateave

Kontoritöö

Potentsiaali avamine: kuidas TI kontoritööriistad muudavad tööd

Lisateave

^{Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.}

Looge nende seitsme sammu abil täpsem projekti ajaskaala

1. Kuidas minu lõppeesmärk üksikuteks ülesanneteks jaguneb?

2. Kui palju aega on iga ülesande jaoks vaja?

3. Mis on iga ülesande peamine töötulem?

4. Millised on minu ülesannete sõltuvused?

Proovige Microsoft Projecti tasuta

5. Milline tööaeg ja millised ressursid on iga ülesande täitmiseks saadaval?

6. Kes vastutab iga ülesande täitmise eest?

7. Kes vastutab iga ülesande või ülesanderühma kinnitamise eest?

Alustage Microsoft 365 kasutamist

Seotud sisu

Viis tüüpi koostööriistu, mis edendavad tööviljakust

Eesmärkide seadmine vs. eesmärkide planeerimine: kava koostamine püsivaks ärieduks

Kaasaegsed lõpp-punkti-lahendused: mis need on ja miks neid vaja on

Potentsiaali avamine: kuidas TI kontoritööriistad muudavad tööd

Jälgige Microsoft 365 uudiseid